NUOVO SISTEMA AGGIORNAMENTO DA FYO

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1 NUOVO SISTEMA AGGIORNAMENTO DA FYO 1 Introduzione La sezione FYO permette di allineare i dati delle vendite di Vodafone con quelli registrati dall Agenzia Vodafone. L allineamento è possibile caricando i file Excel sia di tipo Bsale che Omnisale. Possiamo scegliere a quale prodotto in CRM abbinare il piano tariffario di FYO. Ad uno stesso piano tariffario possono venire associati più prodotti in CRM È un sistema di apprendimento intelligente: crea e fissa le associazioni che imposta l Utente Il processo di associazione viene automatizzato, evitando di ricorrere alla gestione manuale Quando il sistema non trova un associazione, è possibile notare immediatamente se si tratta di eventuali errori di back office Eventuali discrepanze che possono sorgere dall automatismo della lettura da mail di attivazione possono sono ovviate con una specifica funzione del sistema Pagina 1 di 12

2 2 Importazione Attivazioni Da FYO Seguendo il percorso Amministrazione Caricamenti FYO Nuovo Caricamento entriamo nella sezione Importazione Attivazioni da FYO 2.1 Tipo di File Nella sezione IMPORTAZIONE ATTIVAZIONI DA FYO è possibile caricare i file Excel di FYO. Selezioniamo prima che tipo di file Excel stiamo caricando, Bsale o Omnisale. In entrambi i casi, ci compariranno due colonne: l elenco delle colonne di un file Excel in ordine alfabetico e l elenco dei campi del CRM che verranno compilati dal sistema. 2.2 Colonna e Campo CRM La prima colonna (Colonna) non deve contenere celle vuote per tutte le righe significative. Per ciascuna colonna del file Excel che importiamo da FYO dobbiamo far corrispondere un campo del CRM. Se vogliamo cambiare la corrispondenza inserita di default, è sufficiente selezionare dai menù a tendina di cui è fornita ciascuna voce dei due elenchi. Una volta impostata la nuova corrispondenza, clicchiamo su Reimposta. 2.3 Opzioni caricamento Quando carichiamo i file Excel da FYO, dobbiamo impostare le date di riferimento delle pratiche del CRM che vogliamo considerare, ossia la data di inserimento della pratica in CRM. Pagina 2 di 12

3 In questo modo il sistema considera le pratiche inserite in CRM solo in quel periodo di riferimento. La data impostata di default è la data odierna. Cliccando su Scegli file andiamo quindi a selezionare il o i file di FYO che vogliamo caricare. Pagina 3 di 12

4 2.4 Caricamento file Selezioniamo dalla nostra cartella il o i file che vogliamo caricare, facendo attenzione che il file non contenga le prime righe vuote Il numero dei file non superi il 50 Il file sia in versione xls 97/2003 Pagina 4 di 12

5 3 Allineamento da FYO 3.1 Funzionamento Quando abbiamo caricato i file, veniamo indirizzati alla pagina Allineamento da FYO. In alto visualizziamo la ragione sociale del cliente il link all elenco degli ordini del cliente (order entry). Cliccando su ragione sociale, accediamo alla scheda cliente. Apri order entry è uno short cut da cui accediamo all elenco di tutti gli ordini effettuati dal cliente. In questo modo allineiamo il file di FYO col rispettivo order entry del cliente in CRM. Leggiamo successivamente l ID pratica relativo alla lettura del file di FYO che stiamo importando. Visualizziamo poi due riquadri: in uno abbiamo la lettura dal file di FYO e in quello accanto la lettura da CRM. I campi del CRM si compilano automaticamente in base alla corrispondenza che abbiamo deciso in precedenza. Pagina 5 di 12

6 3.2 Allineamento del File FYO Quando carichiamo il file di FYO il sistema associa al piano tariffario letto da FYO, un dato prodotto in CRM. Se il prodotto presente sul file di FYO è già presente in CRM, nel riquadro evidenziato in verde, verrà visualizzata la dicitura Nuovo - Trovata Associazione. Se l associazione trovata dal sistema è sbagliata, apportiamo la nostra modifica nel campo Prodotto e selezioniamo il flag Sostituisci Associazione Esistente Prodotto nel riquadro evidenziato in rosso. Per mezzo del flag Automatizza, possiamo indicare se mantenere l associazione suggerita in automatico dal sistema o salvare l associazione che abbiamo modificato. Rimaniamo nel riquadro evidenziato in rosso. Nel campo Qta CRM il sistema di default inserisce la stessa quantità inserita nel campo Quantità. Ma possiamo impostarla noi una regola che associa una diversa quantità in CRM. La regola è impostabile solo se il prodotto indicato si trova già nell order entry del cliente. Pagina 6 di 12

7 Nel caso non volessimo mantenere l associazione suggerita dal sistema, abbiamo altre opzioni. Nella stessa pagina, il sistema elenca le altre pratiche del periodo di riferimento (precedentemente indicato) associate ad altri prodotti in CRM già acquistati dal cliente. Pagina 7 di 12

8 3.3 Creazione Nuova Associazione Se decidiamo di inserire un nuovo prodotto in CRM e quindi di creare un associazione che ancora non esiste, possiamo modificare il campo Prodotto e quindi tutti gli altri campi. Sotto la sezione con tutte le caratteristiche del prodotto, compare una nuova opzione selezionabile: Memorizza. Insieme al flag Automatizza, è necessario affinchè il sistema registri la nuova associazione FYO/CRM. Se vogliamo che il sistema non consideri un determinato tipo di piano tariffario importato da FYO, invece, dobbiamo cancellare il nome in campo Prodotto in CRM e ripetere la procedura appena descritta. Pagina 8 di 12

9 A fine operazione, si presenterà il seguente file con l elenco dei prodotti che non verranno considerati nell elenco della sezione Gestione Allineamento Prodotti FYO/CRM. Pagina 9 di 12

10 4 Gestione Allineamento da FYO In questa sezione, vengono visualizzati i processi di allineamento tra il file di FYO che sto caricando e il CRM. Cliccando Continua Elaborazione procediamo con le altre pratiche e ripercorriamo il procedimento descritto al punto 3.3 o 3.4. Pagina 10 di 12

11 5 Gestione Allineamento Prodotti FYO/CRM Seguendo il percorso Prodotti Allineamento Prodotti FYO/CRM entro nella sezione Gestione Allineamento Prodotti FYO/CRM. In questa sezione è possibile vedere l elenco di tutte le associazioni tra i piani tariffari di FYO e i prodotti in CRM. Le associazioni si creano, se nel caricamento dei file Excel da FYO abbiamo comunicato al sistema di memorizzare e automatizzare l abbinamento piano tariffario (FYO) con prodotto (CRM). Le sezioni Piano Tariffario Tipo sono due informazioni provenienti dal file di FYO che vengono associate alla sezione Prodotto Inserita in CRM. Le righe colorate in giallo, sono quelle corrispondenti ai piani tariffari di FYO che non hanno ancora un associazione coi prodotti in CRM. Pagina 11 di 12

12 5.1 Associazione Piano Tariffario di FYO/Piano Tariffario In Mail di Attivazione È stato notato che l automatismo dell associazione piano tariffario da FYO con il prodotto in CRM a volte non combacia. Quindi, il sistema non legge nella Mail di attivazione l esatto prodotto associato al Paino Tariffario descritto nel file di FYO. È stata inserita la colonna Piano in Mail di Attivazione, in cui viene inserita la nomenclatura del piano tariffario che il CRM si aspetta di leggere nella Mail di Attivazione per attivare quel piano tariffario. Pagina 12 di 12