Gestione Risorse Umane Web

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1 La gestione delle risorse umane Gestione Risorse Umane Web Generazione attestati di partecipazione ai corsi di formazione (Versione V03) Premessa... 2 Configurazione del sistema... 3 Estrattore dati... 3 Attività a catalogo... 3 Attività a calendario... 4 Configurazione mail... 5 Configurazione processo schedulato... 5 Setup Formazione... 5 Generazione manuale degli attestati... 6 Generazione automatica degli attestati... 7 Visualizzazione attestati di partecipazione ai corsi... 8 Generazione attestati di partecipazione ai corsi di formazione Pagina 1 di 8

2 Premessa Il presente documento ha l obbiettivo di spiegare la configurazione e la gestione della generazione degli attestati di partecipazione ai corsi di formazione che possono essere forniti ai partecipanti ed eventualmente ai formatori, interni o esterni. Si evidenzia che per usufruire di questa funzionalità è necessario avere a disposizione nel sistema il modulo base di Gestione Risorse Umane Web e il modulo aggiuntivo Estrattore dati. Attraverso questa utilità è possibile, partendo da un modello di attestato standard, generare lo stesso per tutti i partecipanti ad una certa attività formativa ed eventualmente inviare lo stesso documento via mail a ciascun soggetto interessato. L attestato rilasciato viene anche visualizzato nello storico della formazione del soggetto stesso. La generazione e l invio possono essere gestiti manualmente oppure attraverso un processo schedulato in maniera automatica. 2

3 Configurazione del sistema Di seguito vengono riportate le configurazioni utili ad usufruire della funzionalità in oggetto. Estrattore dati Come passo iniziale occorre definire un estrazione partendo dalla tabella hvfo_calendaract18 ovvero HRM-Attività a calendario Attestati. In questa estrazione devono essere riportati tutti i campi che si intendono utilizzare nei modelli di attestato. Nell estrazione occorre precisare che il formato da utilizzare è Stampa unione in formato RTF. A questo punto occorre agire sul modello sostituendo tutte le parti variabili dello stesso con il relativo campo estratto nell estrazione stessa. Il procedimento è il medesimo che si utilizza in una qualunque estrazione in stampa unione. Si precisa che anche in questo caso il modello deve essere salvato in formato RTF. Alla stessa estrazione possono essere collegati n modelli di attestato, in questo modo gli stessi sono disponibili in un unico punto di menu. Attività a catalogo E possibile inizializzare i valori relativi agli attestati direttamente nei cataloghi di formazione. Gli stessi dati non vengono riportati in automatico nel calendari relativi ma attraverso un collegamento è possibile valorizzare le stesse informazioni presenti nel calendario in base a quanto stabilito nel catalogo stesso. La maschera da compilare all interno del catalogo è denominata Attestati. Campi disponibili: Estrazione: indicare l estrazione precedentemente creata in cui sono associati i modelli di attestato da utilizzare. Modello: indicare il modello che si intende utilizzare selezionandolo tra quelli associati all estrazione scelta nel campo precedente. Generazione automatica: valorizzando il campo si indica che la generazione degli attestati viene eseguita attraverso apposito processo schedulato, viceversa si intendono gestire gli attestati manualmente. Natura di partecipazione: questo campo consente di stabilire la natura della partecipazione dei diversi soggetti all attività formativa, in questo modo si possono collegare n modelli di attestato alla stessa attività e stabilire per natura di partecipazione quale deve essere generato. Nel caso in cui gli attestati debbano essere generati solo per i partecipanti, allora valorizzare il campo in oggetto con Partecipanti. % di partecipazione: questo campo permette di indicare quale deve essere la % di partecipazione al corso di formazione da raggiungere al fine del rilascio attestati (in precedenza era possibile rilasciare l attestato ai soli soggetti aventi una percentuale di partecipazione pari al 100% delle ore previste dal corso stesso). Si evidenzia che tale campo è visibile solo se: 3

4 - Il menù a tendina Crediti formativi è nascosto oppure è visibile ma impostato a Crediti non gestiti. - Il campo Nat. Partecipazione è impostato a Partecipante. Per default il nuovo campo viene inizializzato come di seguito descritto: - 100% per tutti quegli attestati già associati all attività prima dell introduzione del nuovo campo % Partecipazione. - 90% per tutti i nuovi attestati che si aggiungono dopo l introduzione del nuovo campo % partecipazione. Il valore proposto di default è modificabile. Impostando, ad esempio, una percentuale di partecipazione del 90%, in fase di rilascio dell attestato, quest ultimo potrà essere generato solo per quei soggetti la cui presenza è stata superiore o uguale alla percentuale indicata. Tipo di avviso: sono state predisposte due mail automatiche: una prevede la possibilità di informare i soggetti che è stato pubblicato nel menu Storico attività formative l attestato di partecipazione al corso di formazione; l altra informa il soggetto che l attestato è disponibile e lo invia in allegato al messaggio stesso. Attraverso questo campo occorre selezionare la modalità di invio mail che si intende gestire. Attività a calendario Nella maschera Attestati di questo menu, è possibile associare all edizione in gestione i modelli di attestato che si intendono prevedere. Nel caso si tratti di un calendario che nasce da un catalogo della formazione è possibile usufruire del collegamento Carica modelli per inizializzate i valori indicati in precedenza nel catalogo stesso. In questo modo non è necessario compilare due volte la stessa informazione in due menu differenti. I valori inizializzati possono essere forzati rispetto a quanto previsto nel catalogo stesso. I campi disponibili sono gli stessi spiegati nel paragrafo precedente. Nel caso si tratti di un attività spot, ovvero un attività extra catalogo le informazioni relative agli attestati devono essere valorizzate direttamente in questo menu. L unica informazione in più, rispetto al catalogo è data dal flag: Generazione attestati effettuata: questo campo consente di stabilire se sono stati generati gli attestati per questa attività. Nel caso in cui il campo è valorizzato, si possono ottenere nuovamente gli attestati solo se si è scelto di gestire gli stessi in maniera manuale. Nel caso in cui la gestione sia automatica, per ottenere di nuovo gli attestati per l attività occorre togliere la spunta da questo campo. 4

5 Configurazione mail Come indicato in precedenza è possibile scegliere di accompagnare la generazione degli attestati con un messaggio che informa i soggetti interessati di questo evento. Sono state predisposte due tipologie di messaggi diversi a seconda che si intenda allegare l attestato generato o semplicemente informare i soggetti dell avvenuta generazione dello stesso. In entrambi i casi occorre predisporre l oggetto e il messaggio che si intendono visualizzare. L indirizzo per i partecipanti e per i formatori interni viene letto dall anagrafico soggetto, sezione Altri indirizzi, tipologia indirizzo RA. Per i formatori esterni viene letto l indirizzo presente nella maschera Contatti della tabella Formatore esterno, se non è presente viene letto l indirizzo presente nella maschera Indirizzi dell anagrafico soggetto Accedere al menu Sistema Messaggio mail Esistono due tipologie di messaggio predisposte a questa gestione: Sistema: informa il partecipante che è stato pubblicato l attestato di partecipazione. Questa mail si limita ad informare i partecipanti che è stato generato l attestato di partecipazione ad un certo corso, eventualmente nel testo di può indicare che lo stesso è disponibile all interno del menu Storico formazione. Sistema: Invio attestato al partecipante Questa mail prevede le stesse variabili disponibili nel messaggio precedente, la differenza sostanziale tra i due è data dal fatto che con questo invio, in allegato viene predisposto il modello RTF dell attestato di partecipazione. Configurazione processo schedulato Nel caso si intende utilizzare la generazione automatica degli attestati di partecipazione, occorre configurare il relativo processo schedulato: Sistema Schedulatore Attivazione. Scegliere Nuova schedulazione e valorizzare il campo Processo con Generazione automatica attestati di formazione. Stabilire la modalità di schedulazione. A seguito dell esecuzione del processo, se previsto, vengono generati gli attestati e inviati i relativi messaggi . Setup Formazione All interno del menu Sistema Setup formazione è stato aggiunto il campo Generazione automatica attestati, al termine dell' attività formativa. Questo campo consente, in modalità di generazione automatica degli attestati, di stabilire il numero di giorni a seguito del termine dell attività formativa che si intendono aspettare prima di generare l attestato stesso ed eventualmente informare i partecipanti via mail. Lasciando il campo vuoto, ovvero con il valore zero, l attestato viene generato e inviato senza eseguire alcun controllo sulle date, pertanto alla prima sechedulazione stabilita, parte la generazione ed eventualmente l invio . 5

6 Generazione manuale degli attestati La generazione degli attestati in maniera manuale viene eseguita direttamente dal menu Attività a calendario. In modalità di interrogazione dei dati, nella sezione Definizione viene resa disponibile l utilità Rilascio attestati. In questa maschera vengono visualizzati i dati relativi all attività selezionata: il piano di formazione, il titolo dell attività e le date di svolgimento. Esistono poi una serie di informazioni: Data stampa attestato: inizializzata con la data di fine dell attività formativa. Questo valore può ovviamente essere modificato. Indica la data in cui viene rilasciato l attestato di partecipazione al corso. Tipo generazione: serve per stabilire la tipologia di operazione che si intende eseguire. Nella fase di prima generazione occorre necessariamente scegliere il valore Inserimento attestati genera attestati, le altre due opzioni in fase di prima generazione non eseguono alcuna operazione. A seguito della prima generazione possono essere utilizzate, a seconda delle esigenze, anche le opzioni: Aggiorna data attestato genera attestati e Genera attestati. La prima delle due riportate consente di modificare la data attestato indicata in fase di prima generazione associando ai modelli una data diversa, infatti gli attestati vengono rigenerati con la nuova data. La seconda consente di rigenerare i documenti degli attestati. Invio mail di pubblicazione attestati: il campo viene inizializzato. Nel caso in cui si intende di inviare una comunicazione ai soggetti interessati attraverso gli appositi messaggi precedentemente configurati, allora occorre lasciare il campo valorizzato, viceversa occorre togliere la spunta. Si precisa che: 1. se nella configurazione degli attestati non è stato previsto l invio di alcuna e in fase di generazione il flag in oggetto risulta comunque valorizzato, la mail non viene comunque inviata. 2. se in fase di configurazione è stata prevista la possibilità di inviare un messaggio mail, ma in fase di generazione degli attestati il campo in oggetto non viene valorizzato, allora la mail non viene comunque inviata. 3. se nella configurazione è stato previsto l invio di un messaggio e in fase di generazione attestati il campo risulta valorizzato, allora la mail viene correttamente inviata. Nella parte successiva della maschera viene riportato l elenco dei soggetti per cui verrà generato l attestato. Per eseguire la generazione premere il pulsante Salva. A seguito di ciò il sistema esegue la generazione degli attestati e restituisce una maschera attraverso la quale è possibile accedere direttamente all attestato generato. I dati generati sono riportati nella maschera Attestati dell attività a calendario. Nella griglia disponibile viene riportata una riga per ogni soggetto per cui è stato generato l attestato. L attestato generato è disponibile anche nel menu Storico formazione nella riga relativa all attività formativa interessata. A seguito della prima generazione viene valorizzato il campo Generazione attestati effettuata. Anche con il campo valorizzato è possibile ottenere ulteriori generazioni successive. Nel caso in cui è stato previsto l invio di un messaggio sotto la griglia viene visualizzato il campo attestato inviata. Lo stesso campo viene visualizzato per tutti i soggetti a cui è stato inviato un messaggio . 6

7 Generazione automatica degli attestati Per attivare la gestione automatica occorre innanzi tutto valorizzare nell attività a calendario il campo Generazione automatica su ciascuna riga interessata. A seguito di ciò, occorre predisporre il processo schedulato. Infine, è eventualmente possibile indicare nel setup formazione il numero di giorni al termine del quale generare l attestato e, se previsto, inviare la mail di comunicazione ai soggetti. Nel caso di generazione automatica, la data dell attestato viene impostata con la data in cui viene eseguita la generazione dello stesso. A seguito della prima schedulazione, il campo Generazione automatica attestati viene automaticamente valorizzato, di conseguenza alla prossima schedulazione non verranno più generati gli attestati per tale attività. 7

8 Visualizzazione attestati di partecipazione ai corsi Una volta generati gli attestati di partecipazione, il sistema offre la possibilità all utente di decidere se visualizzare o no gli stessi all interno di: - Anagrafici Soggetto Dati professionali Storico formazione - Formazione Storico attività formative Tale impostazione viene settata all interno del setup di formazione (Sistema - Setup), più precisamente all interno del campo Visibilità attestati. Se il parametro nel setup è attivo, gli attestati rimangono visibili: Disattivando invece tale opzione, nello storico formazione dei vari soggetti, non saranno visibili gli attestati eventualmente generati per la partecipazione ai corsi: 8