BILANCI E ANALISI DEI DATI

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1 Release 5.20 Manuale Operativo BILANCI E ANALISI DEI DATI Libro Inventari La gestione del libro inventari consente di effettuare l elaborazione e la stampa del libro inventari. Può essere composto da: - Bilancio CEE - Nota Integrativa - Bilancio di Verifica - Saldi Clienti e Fornitori - Cespiti - Rimanenze di Magazzino

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 LIBRO INVENTARI Includi Bilancio CEE Includi Nota Integrativa Includi Bilancio di Verifica Allegato Saldi Clienti/Fornitori Allegato Cespiti Allegato Rimanenze di Magazzino Generazione Libro Inventari... 11

3 BILANCI E ANALISI: Libro Inventari LIBRO INVENTARI La nuova funzione 1 permette di generare in automatico il LIBRO INVENTARI in formato Word dando inoltre la possibilità all utente di inserire in modo agevole eventuali integrazioni. Il documento finale viene generato come composizione di singoli documenti che vengono emessi dalle funzioni standard della procedura oppure da documenti ad inserimento manuale. Per poter effettuare la generazione del libro inventari è innanzitutto necessario indicare all interno delle impostazioni della procedura il percorso di dove effettuare il salvataggio dei file generati: è possibile selezionare una qualsiasi cartella (ad esempio la cartella dell installazione server oppure la cartella dei documenti) precedentemente creata (in caso di utilizzo della procedura in rete, si consiglia di selezionare una cartella a cui possano accedere tutti gli utenti). Entrare quindi nel Menù Archivi Impostazioni Definizione Percorso Licenza ed Archivi ed indicare il Percorso Libro Inventario. Le sezioni che costituiscono il LIBRO INVENTARI sono: Bilancio CEE Nota Integrativa Bilancio di Verifica Saldi Clienti e Fornitori Cespiti Rimanenze di Magazzino La funzione può essere utilizzata sia per le contabilità di studio sia per le aziende: queste ultime, se gestiscono anche il magazzino, potranno disporre in automatico dei valori delle rimanenze calcolati dalle funzioni di valorizzazione di magazzino. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Generazione Libro Inventari In fondo alla maschera di generazione del libro inventari sono presenti i pulsanti Conferma Visualizza Documento Genera PDF Struttura File Esterni Esci 1 presente solo nel caso in cui la società è in contabilità Ordinaria e se è presente il modulo NOTAINT.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Includi Bilancio CEE Il libro inventari può essere innanzitutto composto dal Bilancio CEE 2 : abilitando il flag Includi Bilancio CEE viene generato in automatico un documento Word (denominato Bilcee_1.doc) con la situazione del Bilancio CEE aggiornata alla fine dell esercizio in corso utilizzando la funzione Riclassificazione e Stampa del menù Bilancio Cee. La stampa del libro inventari, con l opzione di inclusione del Bilancio CEE, non consente di includere anche il bilancio di verifica: le due opzioni sono alternative. Per questa scelta è possibile allegare facoltativamente al documento generato un altro documento word di dettaglio delle voci presenti (il documento è denominato Allegato_Cee_1.doc): abilitare il flag Allega il File ed indicare il percorso del file word da allegare al documento. Una volta premuto sul pulsante Conferma, viene aperta una nuova maschera in cui sono presenti le seguenti opzioni: Solo Voci Significative Arrotonda Importi Bilancio in Forma Abbreviata Bilancio Compattato L utente potrà quindi impostare le opzioni necessarie e quindi premere il pulsante Prosegui per procedere con l elaborazione. In automatico sono impostate le opzioni di stampa senza il numero di pagina e di generazione di un nuovo Bilancio (non viene quindi utilizzato lo storico, ma rigenerato il bilancio per l esercizio relativo alla data di lavoro). 2 questa scelta è disponibile se è presente il micromodulo CONT_CEE nella Licenza e se è attivo il flag per il nuovo metodo Bilancio CEE (presente nei Parametri della Procedura).

5 BILANCI E ANALISI: Libro Inventari Includi Nota Integrativa Nel caso in cui sia stata selezionata l opzione Includi Bilancio CEE, è possibile effettuare la generazione del libro inventari includendo anche la Nota integrativa abilitando il flag Includi Nota Integrativa. L utente deve selezionare il file della nota integrativa precedentemente creato tramite la funzione di Generazione Nota Integrativa (con l opzione Nota No Link): viene generato un documento denominato Nota1.doc che verrà utilizzato per la composizione del libro inventari.

6 6 Manuale Operativo 1.3 Includi Bilancio di Verifica Abilitando il flag Includi Bilancio di Verifica viene generato un documento con la situazione saldi alla fine dell esercizio in corso: tale documento viene denominato Bilv_1.doc. E possibile includere il bilancio di verifica solo se non è stata selezionata la scelta Includi Bilancio Cee (le due opzioni sono alternative). Anche per questa scelta è possibile allegare facoltativamente al documento generato un altro documento word di dettaglio delle voci presenti (il documento generato è Allegato_Bilver_1.doc): abilitare il flag Allega il File ed indicare il percorso del file word da allegare al documento. Per la generazione di questi documenti sono automaticamente impostate alcune opzioni: Solo Significativi Escludi Bilancio di chiusura Non stampare il numero di pagina

7 BILANCI E ANALISI: Libro Inventari Allegato Saldi Clienti/Fornitori Abilitando il flag Allegato Saldi Clienti/Fornitori vengono generati due documenti Word, uno con la situazione saldi clienti (BilvCli_1.doc) l altro con quella dei fornitori (BilvFor_1.doc). Per questa scelta è possibile allegare facoltativamente al documento generato un altro documento word di dettaglio delle voci presenti (il documento generato è Allegato_CliFor_1.doc): abilitare il flag Allega il File ed indicare il percorso del file word da allegare al documento. L utilizzo di un file esterno come allegato della situazione clienti e fornitori può essere utilizzata, ad esempio, dagli utenti che nella procedura gestiscono le società solo per bilanci: non è infatti possibile, in questi casi, avere una situazione dei clienti e dei fornitori in quanto sono presenti solamente i saldi finali contabili. Per la generazione di questi documenti sono automaticamente impostate alcune opzioni di stampa: Tipo di stampa bilancio verifica clienti o fornitori Significativi diversi da 0 Escludi Bilancio di chiusura Non stampare il numero di pagina Bilancio Verifica Clienti Bilancio Verifica Fornitori

8 8 Manuale Operativo 1.5 Allegato Cespiti Abilitando il flag Allegato Cespiti 3 viene generato un documento Word con la situazione Cespiti alla fine dell esercizio in corso (il documento generato è Cesp_1.doc). Al fine di effettuare la stampa dell Allegato Cespiti è stata realizzata una nuova funzione Elenco Cespiti a Fine esercizio presente nel menù Cespiti che consente di ottenere un report con l elenco dei cespiti presenti alla fine dell esercizio. Il dettaglio dei cespiti può essere ottenuto in automatico se la società gestisce i cespiti integrati (vengono estratti i cespiti attivi alla fine esercizio) oppure tramite importazione dei dati da un file esterno con il seguente tracciato fisso (formato excel o testo): Codice Categoria Descrizione Categoria Codice cespite Descrizione cespite Valore Aggiornato (separare i decimali con la virgola) Fondo Ammortamento (separare i decimali con la virgola) Valore Residuo Se il file è in formato testo i campi devono essere delimitati dal carattere punto e virgola, se il file è in formato excel non deve essere presente nella prima riga l intestazione delle colonne. Per ulteriori informazioni sulla struttura del file si rimanda al paragrafo Generazione Libro Inventari. 3 scelta disponibile se è presente il micromodulo CESPITI nella Licenza

9 BILANCI E ANALISI: Libro Inventari Allegato Rimanenze di Magazzino Le rimanenze di magazzino si possono ottenere in automatico se è gestita la movimentazione di magazzino (Aziende) 4 : è comunque possibile importare i dati da un file esterno avente un tracciato fisso (formato excel o testo). Abilitando il flag Allegato Rimanenze di Magazzino viene generato un documento Word con le rimanenze di magazzino valorizzate alla fine dell esercizio in corso (il documento generato è Maga_1.doc). Le Rimanenze di magazzino possono essere calcolate per Codice Articolo : abilitando il flag Raggruppa per Categoria Merceologica saranno raggruppate per la relativa Categoria Merceologica. Se è attivata la gestione automatica delle rimanenze di magazzino vengono estratti i dettagli per l esercizio in elaborazione. Prima di effettuare la generazione del libro inventari, è necessario procedere con l elaborazione da una delle seguenti funzioni di stampa impostando il flag Memorizza Valorizzazione per Libro Inventari. Le funzioni di stampa sono: Stampa Valorizzazioni LIFO / FIFO Stampa FIFO Movimenti Stampa Valorizzazioni di Magazzino 4 solo se è presente il micromodulo MAGA_BASE nella Licenza.

10 10 Manuale Operativo Nel caso in cui non sia gestito il magazzino (ad esempio lo studio commercialista) è possibile importare i dati da un file esterno con un tracciato fisso (formato excel o testo). Il file esterno deve essere in formato Excel o Txt con il seguente tracciato record: Codice Articolo/Categoria Merceologica Descrizione Articolo/Descrizione Categoria Merceologica Unità di misura Quantità (separare i decimali con la virgola) Costo Unitario / Importo (separare i decimali con la virgola) Per ulteriori informazioni sulla struttura del file si rimanda al paragrafo Generazione Libro Inventari. Se il file è in formato testo i campi devono essere delimitati dal carattere punto e virgola, se il file è in formato excel non deve essere presente nella prima riga l intestazione delle colonne.

11 BILANCI E ANALISI: Libro Inventari Generazione Libro Inventari Una volta effettuata l impostazione dei file da includere nel libro inventari, premendo sul pulsante Conferma, vengono creati i singoli documenti word per gli elementi che compongono il libro inventari i quali verranno poi integrati in un unico documento finale con il nome Libro Inventari.doc. Questo documento riepilogativo è salvato nella cartella indicata nel Percorso Libro Inventari presente nella funzione Definizione Percorso Licenza ed Archivi (dal menù Archivi Impostazioni): per ogni società elaborata viene creata una cartella con il nome della società suddivisa per esercizi. Al termine dell elaborazione viene automaticamente aperto il file Word che è stato salvato nell apposito percorso. Ogni volta che si genera il libro inventari viene sovrascritto il file precedentemente elaborato: è quindi necessario, in caso di modifiche effettuate da parte del cliente, salvare una copia del file prima di effettuare una nuova generazione. Il documento integrato generato è composto da una pagina introduttiva con indicato LIBRO INVENTARI, i dati dell esercizio, i dati della società e dagli allegati selezionati: tutte le pagine che costituiscono il documento sono numerate automaticamente. La configurazione del documento da generare viene salvata e riproposta ad ogni nuova generazione sia se effettuata nello stesso esercizio sia se effettuata in quelli successivi: per gli esercizi successivi si dovrà solamente indicare nuovamente i nomi dei files da allegare. Con il pulsante Visualizza documento è possibile visualizzare il documento word precedentemente generato. Con il pulsante Genera PDF è possibile convertire il documento Word precedentemente generato in formato PDF. Il documento viene visualizzato a video e salvato con il nome Libro Inventari.pdf nella stessa cartella del documento Word.

12 12 Manuale Operativo Con il pulsante Struttura Files Esterni è possibile verificare la struttura dei files esterni dei Cespiti e delle Rimanenze di Magazzino (utilizzati per l importazione). Per le rimanenze di magazzino occorre impostare la struttura del file a seconda che si desideri importare il riepilogo per categoria oppure i singoli articoli. Nel primo caso (per categoria) occorre avere la seguente struttura: Categoria merceologica Descrizione Categoria Merceologica Unità di Misura Quantità Importo totale per categoria Nel secondo caso (singolo articolo) occorre avere la seguente struttura: Codice Articolo Descrizione Articolo Unità di Misura Quantità Costo Unitario