LA RICLASSIFICAZIONE DI BILANCIO CON MICROSOFT ACCESS

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1 LA RICLASSIFICAZIONE DI BILANCIO CON MICROSOFT ACCESS PREMESSA La fase di riclassificazione del bilancio riveste un ruolo molto importante al fine di comprendere l andamento aziendale; essa consiste, infatti, in una riorganizzazione dei dati contabili con l obiettivo di focalizzare l attenzione su talune grandezze economiche o finanziarie ritenute significative per la valutazione e la comprensione delle condizioni della gestione. L applicazione, realizzata con Microsoft Access, ha lo scopo di realizzare la riclassificazione dei saldi contabili importati da un file Excel. L esempio esplicitato prevede l utilizzo del modello di riclassificazione definito nella IV Direttiva CEE, e già in uso da molti anni anche nella pratica italiana. STRUTTURA DEL FILE EXCEL DA IMPORTARE I saldi contabili estratti dal sistema gestionale aziendale devono essere memorizzati in un file Excel denominato SaldiCoge e salvato nella stessa directory in cui è presente l applicazione Access. Affinché l importazione sia realizzata correttamente, il file Excel deve essere così strutturato: il foglio in cui sono memorizzati i dati deve essere nominato Foglio1, deve essere presente una prima riga di titoli delle colonne, i dati devono essere memorizzati a partire dalla riga 2 del foglio, le informazioni richieste sono: il codice del conto (colonna A); la descrizione (colonna B); il tipo conto, indicando P per i conti di natura patrimoniale ed E per i conti di natura economica (colonna C); il segno da attribuire ai saldi nei prospetti riclassificati (colonna D). E necessario indicare -1 se si vuole invertire il segno rispetto a quello esplicitato nel file Excel, +1 se per contro si vuole mantenere lo stesso segno. Tale informazione si rende necessaria in quanto normalmente i saldi relativi ai conti di ricavo sono espressi con segno negativo, quelli relativi ai conti di costo con segno positivo, quelli relativi ai conti patrimoniali attivi con segno positivo mentre quelli relativi ai conti patrimoniali passivi con segno negativo; il saldo con il segno contabile, così come normalmente fornito dai sistemi gestionali (colonna E).

2 Il file Excel di esempio è scaricabile con il download dell applicazione. DEFINIZIONE DELLO SCHEMA DI RICLASSIFICAZIONE Lo schema di riclassificazione è un insieme di regole che consentono di definire il modo in cui ciascun conto economico o patrimoniale deve confluire in una riga del modello proposto dalla IV Direttiva. Nell applicazione, questo schema è costituito da due livelli: il primo è rappresentato dai Mastri (ad esempio Valore della produzione), che hanno lo scopo di raggruppare le voci simili per natura; il secondo è rappresentato dalle Righe (ad esempio ricavi delle vendite e delle prestazioni, variazione dei lavori in corso su ordinazione, ecc.), che hanno lo scopo di raccogliere il dettaglio dei conti. Naturalmente è separata la definizione dello schema economico da quella dello schema patrimoniale. La suddivisione in due livelli è obbligatoria per il funzionamento dell applicazione: nel caso in cui, come accade per lo schema IV Direttiva, fosse necessario gestire un maggior numero di livelli, si può ricorrere alla definizione di mastri aggiuntivi, che consentano la separazione dei dettagli. Ad esempio, per quanto concerne il costo del personale, la IV Direttiva CEE prevede un ulteriore livello di dettaglio costituito dalle voci a) salari e stipendi, b) oneri sociali, c) trattamento di fine rapporto, d) trattamento di quiescienza e simili, e) altri costi. La definizione dello schema economico di riclassificazione prevede: l inserimento del mastro economico Costi del personale, l inserimento delle cinque voci di dettaglio nelle righe CE. I costi per servizi, per contro, non prevedono alcun ulteriore livello di dettaglio, ma rappresenta già la riga di totalizzazione; conseguentemente è necessario definire un mastro economico con descrizione vuota (questo per evitare di duplicare la stessa riga anche a livello di mastro) ed inserire come riga CE la voce costi per servizi. A patto di rispettare questa regola, l applicazione può essere utilizzata per qualunque tipo di riclassificazione: viene proposta quella relativa alla IV Direttiva a solo titolo di esempio, per migliorare la comprensione del funzionamento dell applicazione. Una voce del menù consente di azzerare rapidamente le tabelle dell esempio, in modo da poter costruire un nuovo schema di riclassificazione, secondo quanto descritto in precedenza. UTILIZZO DELL APPLICAZIONE All apertura dell applicazione una macro predispone l ambiente di lavoro, visualizzando una maschera di Avvio ed un menù personalizzato per attivare le funzionalità previste.

3 In particolare, il menù personalizzato è costituito da quattro sottomenù: File, Import, Riclassificazioni,? MENU FILE Il menù File contiene le seguenti opzioni: Dati generali: in questa maschera è necessario inserire la ragione sociale della società in oggetto e la descrizione dello schema di riclassificazione che viene utilizzato per rappresentare i saldi contabili. Tali informazioni sono altresì riportate nei report di stampa.

4 Azzera Database: funzione che consente di azzerare il contenuto delle tabelle del database. Tale operazione può essere attivata per eliminare i dati di esempio proposti. Compatta: funzione che consente di compattare il database, riducendone le dimensioni. E una operazione da eseguire periodicamente. Fine: funzione che consente di terminare ed uscire dall applicazione Access. MENU IMPORT Il menù Import riepiloga le funzionalità per l importazione e la visualizzazione dei conti e dei saldi contabili. In particolare: Importa saldi COGE: consente di importare i saldi di contabilità generale. La finestra di dialogo richiede l inserimento, da parte dell utente, della data di riferimento per l importazione, che deve essere selezionata dal calendario presente nella maschera.

5 Piano dei conti: consente di visualizzare il piano dei conti di contabilità generale desunto dall importazione dei saldi contabili. Le informazioni esplicitate sono il codice e la descrizione del conto, il tipo conto ed il segno da attribuire. Stampa piano dei conti: consente di stampare il riepilogo dei conti contabili importati, raggruppati per tipo conto. Saldi COGE conti economici: consente di visualizzare i saldi dei conti economici importati dal file Excel. Per agevolare tale controllo, è prevista la possibilità di filtrare i saldi in base all ultima data importata o in base ad una specifica data, selezionabile dalla casella a discesa.

6 Le stesse modalità operative sono previste per i saldi dei conti patrimoniali. MENU RICLASSIFICAZIONE Il menù Riclassificazioni riepiloga le funzionalità relative alla definizione dello schema di riclassificazione da utilizzare per la rappresentazione dei saldi contabili. In particolare: Mastri CE: consente di definire i mastri economici presenti nello schema di riclassificazione utilizzato. Le informazioni richieste sono: mastro: codice del mastro economico riclassificato, riga: ordine progressivo all interno del mastro economico. Vengono normalmente utilizzate una o due righe per ogni mastro per esplicitare il valore del totale e, eventualmente, il valore di un margine, descrizione: descrizione del mastro,

7 tipo mastro: tipologia del mastro economico, scegliendo tra le due opzioni S=somma o M=margine, minimo: gruppo di partenza per il calcolo del mastro, massimo: gruppo finale per il calcolo del mastro. Vengono, infatti, totalizzati tutti i conti appartenenti ai mastri compresi tra minimo e massimo. Le stesse modalità operative sono previste per la definizione dei mastri di natura patrimoniale. Righe CE: consente di definire la composizione di ogni mastro economico presente nello schema di riclassificazione utilizzato. Le informazioni richieste sono: mastro: codice del mastro economico di appartenenza, riga: codice attribuito alla riga all interno del mastro di riferimento, descrizione: descrizione della riga. Le stesse modalità operative sono previste per la definizione delle righe di natura patrimoniale.

8 Legami CE: consente di specificare in quali righe definite nello schema di Conto Economico riclassificato devono essere collocati i saldi contabili importati. Nella prima casella di riepilogo (CONTI) sono visualizzati tutti i conti contabili a cui non è ancora stata associata alcuna riga; nella seconda casella (RIGHE) le righe di Conto Economico definite, nella terza (LEGAMI CONTI/RIGA) il riepilogo dei legami già definiti. Ogni volta che viene creato un nuovo legame conto/riga, il relativo conto viene eliminato dalla casella di riepilogo, in modo da non poter essere collegato due volte per errore. Questa operazione di riclassificazione è fondamentale: i conti a cui non è associata alcuna riga non sono visualizzati nel report Conto Economico riclassificato, e generano quindi una squadratura di risultato. La cancellazione di un legame esistente viene eseguita attivando il pulsante ELIMINA LEGAME, previa selezione del dato dall elenco disponibile. Le stesse modalità operative sono previste per la definizione dei legami tra i conti e le righe di natura patrimoniale. Stampe: attiva un sottomenù che riepiloga le stampe dei mastri e dei legami conto/riga sia economici sia patrimoniali creati sulla base dello schema di riclassificazione adottato. Crea saldi riclassificati: attiva la procedura di creazione delle riclassificazioni dei saldi contabili importati. La finestra di dialogo richiede l inserimento, da parte dell utente, della data di riferimento dei saldi, che deve essere selezionata dalla casella a discesa.

9 Stampe riclassificazioni: gestisce le modalità di selezione dei report di Conto Economico e di Stato Patrimoniale riclassificati. A tal fine è necessario selezionare il tipo di report da stampare ed i periodi di riferimento da includere nella visualizzazione, fino ad un massimo di dodici. E inoltre possibile scegliere se stampare solo le righe valorizzate o se stampare lo schema di riclassificazione completo. MENU? Il menù? visualizza una maschera contenente informazioni di carattere generale relative all applicazione in oggetto.