Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 1
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- Prospero Bono
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1 Guida n 13 Ti è mai capitato di dover inviare lo stesso documento a più persone e di non avere il tempo di scrivere ogni singola lettera? Niente paura, Word ti aiuta mettendoti a disposizione il comando Stampa unione. Vediamo cos'è e come funziona questo strumento! La Stampa unione ti consente di collegare automaticamente un documento principale (lettera, busta, etichetta, ecc.) ai dati dei destinatari del documento contenuti in una lista di distribuzione (elenchi di indirizzi, database di Access, rubriche elettroniche di Excel). Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 1
2 La prima operazione da compiere per unire una lettera ai dati dei destinatari è quella di scrivere oppure visualizzare il testo del documento. Ho già aperto la lettera. Per avviare la procedura: Seleziona Stampa unione dal menu Strumenti. La finestra di dialogo Prepara stampa unione ti guida nell'esecuzione delle numerose operazioni. Per creare il documento principale: 1. Premi il pulsante Crea. 2. Seleziona dall'elenco Lettere tipo. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 2
3 La nostra lettera si trova nella finestra attiva di Word. Per indicare che questo è il documento principale da utilizzare nella procedura di Stampa unione: Premi il pulsante Finestra attiva. Adesso, bisogna creare la lista di distribuzione contenente i dati da collegare al documento principale. Per procedere: 1.Premi il pulsante Dati. 2.Seleziona Crea origine dati. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 3
4 Una lista di distribuzione è costituita da righe e celle. La prima riga (record di intestazione) contiene i nomi dei campi. Le altre righe (record) includono i dati dei destinatari del documento. All'interno di ogni cella (campo) è contenuta una singola informazione (nome, cognome, indirizzo, titolo, ecc.). Nella finestra di dialogo Crea origine dati sono contenuti alcuni campi predefiniti da Word, in cui inserire i dati dei destinatari della lettera. Se necessario, è possibile inserire nuovi campi oppure rimuovere quelli indesiderati. Per procedere nella creazione della lista: Premi il pulsante OK. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 4
5 Adesso, bisogna salvare il documento appena creato! Nella casella Nome file ho già inserito il nome della lista di distribuzione. Per effettuare il salvataggio: Premi il pulsante Salva. Il messaggio ti avverte che la lista è stata salvata, ma la tabella è ancora vuota. Per inserire i dati: Premi il pulsante Modifica origine dati. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 5
6 Come vedi, ho già compilato alcuni campi del primo record! La procedura di inserimento dei dati è molto semplice: per passare da un campo all'altro bisogna premere il tasto Tab; non è necessario riempire tutti i campi; il pulsante Nuovo consente di visualizzare un nuovo record; una volta inseriti tutti i dati bisogna premere il pulsante OK. Word ha visualizzato nella parte superiore della finestra una nuova Barra degli strumenti, denominata Stampa unione. Per inserire i campi unione dove si desidera collocare i dati di ciascun destinatario della lettera: 1.Colloca il cursore dopo la parola Gent.. 2.Premi il pulsante Inserisci campo unione. 3.Seleziona dalla lista Titolo. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 6
7 Word ha visualizzato nella parte superiore della finestra una nuova Barra degli strumenti, denominata Stampa unione. Per inserire i campi unione dove si desidera collocare i dati di ciascun destinatario della lettera: 1. Colloca il cursore dopo la parola Gent.. 2. Premi il pulsante Inserisci campo unione. 3. Seleziona dalla lista Titolo. Nel documento principale è apparso il nome del campo unione selezionato.questo significa che su ogni lettera dopo la parola Gent. comparirà il titolo del destinatario (Sig., Dott.,Ing., ecc.). Per inserire altri campi unione è necessario ripetere la stessa procedura. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 7
8 Come vedi, nella lettera sono stati inseriti altri campi unione. Per visualizzare il risultato dell'unione: Premi il pulsante (Visualizza dati uniti). Ecco, nella lettera sono stati inseriti i dati relativi al primo record della lista di distribuzione! Per vedere i dati contenuti nel secondo record devi premere il pulsante Record successivo. Invece, i pulsanti Primo record e Ultimo record ti consentono di visualizzare il primo e l'ultimo record della lista. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 8
9 La fase conclusiva della procedura prevede l'unione del documento principale ai campi contenuti nella lista di distribuzione. Per iniziare: Premi il pulsante (Prepara stampa unione). Per effettuare l'unione: Premi il pulsante Unisci. La finestra di dialogo Opzioni unione ti consente di inserire le lettere in un nuovo documento, inviarle per fax o posta elettronica, oppure stamparle. Per impostare la stampa: 1. Fai clic sulla freccia della casella Unisci a e seleziona dalla lista Stampante. 2. Premi il pulsante Unisci. Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 9
10 Adesso, per effettuare la stampa delle lettere è sufficiente premere il pulsante OK! Angelo Gueli da Puntoedu.indire Corso sull uso delle Nuove Tecnologie 10
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