Il calcolo delle provvigioni con Excel

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1 Il calcolo delle provvigioni con Excel PREMESSA L applicazione, realizzata con Microsoft Access, ha lo scopo di agevolare la fase di gestione e di calcolo delle provvigioni riconosciute agli agenti. Per il suo corretto utilizzo è necessario che siano attivate alcune librerie di Visual Basic. Normalmente tale operazione è automatica, senza alcuna necessità di intervento. In caso contrario, all apertura del database dell applicazione viene eseguito un controllo che segnala, attraverso la visualizzazione di una maschera, i collegamenti mancanti. In particolare viene evidenziato il nome del collegamento della libreria mancante ed il percorso nel quale verrà realizzata la ricerca, attivabile cliccando sul relativo pulsante ricerca. E possibile che al criterio di selezione corrisponda più di un fi le: l elenco delle librerie disponibili viene riepilogato nella casella a discesa che appare al termine dell operazione. A questo punto è necessario: selezionare un opzione dall elenco (preferibilmente la versione più recente - ad esempio per la libreria Microsoft Offi ce XP la versione è quella 10.0., per Offi ce 2003 è la versione 11.0) cliccare sul pulsante ATTIVA per realizzare il collegamento. METODO DI CALCOLO DELLE PROVVIGIONI Gli elementi che condizionano la determinazione delle provvigioni spettanti agli agenti sono: L aliquota di provvigione da applicare per il calcolo. E previsto il rispetto di una sequenza gerarchica per l individuazione dell aliquota di provvigione da applicare, così come esplicitato nella fi gura di seguito allegata. In particolare viene prevista: l applicazione, in prima istanza, dell aliquota di provvigione defi nita per particolari combinazioni articolo/cliente, sempre che sia realizzata dall agente; qualora tale condizione non sia verifi cata, l applicazione dell aliquota di provvigione riconosciuta sul singolo articolo; se nessuna delle due condizioni si è verifi ca, l applicazione dell aliquota di provvigione riconosciuta all agente indipendentemente dall articolo venduto. 1

2 Di seguito illustriamo un esempio al fi ne di chiarire ulteriormente tale procedura. Supponiamo di riconoscere le seguenti provvigioni: L agente FRIGE vende al cliente C00002 gli articoli A007 ed A001 Le aliquote da applicare per il calcolo delle provvigioni dell agente FRIGE sono così determinate: Sul fatturato derivante dalla vendita dell articolo A007 è riconosciuta l aliquota di provvigione associata all articolo stesso, pari al 4,50%, in quanto alla combinazione articolo A007 e cliente C00002 non è riconosciuta alcuna aliquota particolare; Sul fatturato derivante dalla vendita dell articolo A001 è riconosciuta, invece, l aliquota di provvigione associata alla combinazione articolo/cliente pari al 6%. La base su cui effettuare il calcolo delle provvigioni. L applicazione prevede due opzioni: Fatturato o Incassato. Nel primo caso la base di calcolo è costituita dal fatturato complessivo realizzato dall agente: la maturazione delle provvigioni avviene in base alla data di emissione della fattura. Nel secondo caso, invece, la base di calcolo è rappresentata dal totale degli incassi percepiti: la data di incasso determina perciò il momento di maturazione della provvigione. 2

3 Il problema che si incontra nel caso in cui si utilizzi l incassato come base di calcolo delle provvigioni è il seguente: come distribuire l incasso tra i differenti articoli al fi ne di applicare la corretta aliquota di provvigione. La soluzione da noi adottata prevede che il totale incassato sia ripartito tra gli articoli venduti in funzione della loro incidenza sul totale fatturato. Un esempio chiarirà questo concetto. L agente RIGA vende al cliente C00004 i seguenti articoli: Alla fi ne del mese, l incasso della fattura è pari a 135 mila euro su un fatturato complessivo di 735 mila euro. Il fatturato dell articolo A001 rappresenta il 34,0% del totale, quello dell articolo A009 il 18,4%, ed infi ne quello dell articolo A002 il restante 47,6%. Da ciò deriva che: Sul 34% del totale incassato pari a 135 mila euro, verrà applicata l aliquota associata all articolo pari al 3%; Sul 18,4% l aliquota associata all articolo pari al 3,50%; Sul restante 47,6% l aliquota particolare per combinazione articolo/cliente pari al 5%. UTILIZZO DELL APPLICAZIONE All apertura dell applicazione una macro predispone l ambiente di lavoro, visualizzando una maschera di Avvio che contiene un insieme di pulsanti per attivare le funzionalità previste. 3

4 In particolare, i pulsanti gestiscono le seguenti funzionalità: Articoli: gestisce l anagrafi ca degli articoli venduti. A tal fi ne vengono richieste le seguenti informazioni: il codice alfanumerico dell articolo, che può essere al massimo di quindici caratteri, la descrizione dell articolo, la provvigione applicata, se riconosciuta sul singolo articolo venduto. In caso contrario non deve essere indicato alcun valore. E possibile inserire fi no ad un massimo di 40 articoli. Agenti: gestisce l anagrafi ca degli agenti. Le informazioni richieste sono: il codice alfanumerico di riconoscimento attribuito all agente, che può essere al massimo di dieci caratteri, il cognome e nome dell agente, la provvigione riconosciuta all agente indipendentemente dall articolo venduto, il tipo di calcolo per defi nire la base su cui determinare le provvigioni. Le opzioni disponibili sono: FATTURATO o INCASSATO. 4

5 Tutti i campi devono essere valorizzati. E possibile inserire fi no ad un massimo di 15 agenti Clienti: gestisce l anagrafi ca dei clienti. A tal fi ne è necessario inserire: il codice di identifi cazione attribuito al cliente, che può essere al massimo di quindici caratteri, la ragione sociale, l agente di riferimento, selezionando il relativo codice dall elenco disponibile. 5

6 Articolo - Cliente: gestisce le combinazioni di articolo/cliente che generano una provvigione particolare all agente indipendentemente da quella legata alle singole anagrafi che degli articoli e dei clienti. I codici articoli ed i codici clienti sono selezionabili dall elenco disponibile. Inserisci fatture: gestisce l inserimento delle nuove fatture. Le informazioni richieste sono la data della fattura, il numero della fattura ed il codice cliente, selezionabile dall elenco disponibile. Tutti i campi richiesti devono essere valorizzati. E previsto un controllo sul numero fattura per evitare che la stessa numerazione sia inserita più volte. Per tale ragione, è visualizzato il numero dell ultima fattura caricata nell applicazione. Dopo aver immesso tutti i dati relativi alla testata della fattura, è possibile procedere all inserimento delle righe di dettaglio. A tal fi ne è necessario selezionare il record inserito, in modo che a lato appaia una freccia, così come indicato nella fi gura di seguito riportata, 6

7 ed attivare il pulsante RIGHE FATTURA. Le informazioni richieste sono: il numero progressivo della riga di fattura (è consigliabile partire da 1), il codice dell articolo venduto, selezionabile dall elenco disponibile, ed il relativo importo fatturato. Selezionando, invece, il pulsante INCASSI è possibile procedere all inserimento degli incassi, indicando la data di incasso ed il relativo importo incassato. Tale operazione può essere realizzata anche successivamente all inserimento della nuova fattura selezionando l opzione Visualizza fattura dal menù di avvio. 7

8 Visualizza fatture: attivando tale pulsante è possibile visualizzare tutte le fatture emesse in un determinato periodo temporale prescelto dall utente sulla base della selezione della data iniziale e della data fi nale dai relativi calendari. La visualizzazione e/o la modifi ca della testata e dei dettagli di una fattura e l inserimento dei relativi incassi sono attivabili selezionando la fattura di riferimento dall elenco disponibile ed attivando i relativi pulsanti (modifi ca testata fattura - righe fattura incassi). Le modalità operative sono le stesse previste nel caso di inserimento di nuova fattura. Segnaliamo, infi ne, che non è possibile eliminare i record di testata, una volta inseriti. Calcola Provvigioni: dopo aver inserito tutti i dati di input (anagrafi che, fatture e gli eventuali incassi), è possibile procedere alla determinazione delle provvigioni. Il calcolo può essere effettuato sia su tutti gli agenti (pulsante Seleziona tutti ) sia su alcuni di loro, selezionando il relativo codice dall elenco visualizzato. Qualora non venga impostato alcun periodo (data iniziale e data fi nale), l applicazione effettuerà il calcolo su tutti i dati disponibili. 8

9 I risultati del calcolo, dettagliati per agente, sono riepilogati in un report pronto per la stampa dove viene esplicitato: Il dettaglio delle fatture su cui si basa il calcolo delle provvigioni; Le date di incasso ed il totale incassato, visibile solo per gli agenti cui è associato il calcolo su INCASSATO ; Il valore della provvigione riconosciuta su ogni fattura/incasso. Cancella dati di esempio: elimina i dati di esempio, rendendo il database pronto per l utilizzo. 9