Analisi dei dati di Navision con Excel

Transcript

1 Analisi dei dati di Navision con Excel Premessa I dati presenti nei sistemi gestionali hanno il limite di fornire una visione monodimensionale degli accadimenti aziendali, essendo memorizzati in tabelle operative, orientate alle transazioni (ordine, documento di trasporto, fattura, ecc.) più che all analisi dei risultati. Nei contesti caratterizzati da una elevata competizione aziendale o in quelli dove l evoluzione dei prodotti e dei servizi richiede una pronta capacità di reazione da parte dei soggetti coinvolti, diviene indispensabile monitorare e valutare in modo tempestivo l andamento della propria attività, attraverso un analisi accurata degli elementi economico-finanziari. In questo contesto l analisi multidimensionale dei dati contenuti nei sistemi gestionali supporta la velocità di decisione. Prendiamo spunto dall analisi dei dati di vendita, generati dal gestionale Microsoft Business Solution-Navision, per approfondire questo tema. Questa analisi va oltre il dato aziendale complessivo, cioè i ricavi realizzati durante il periodo di riferimento e desunti dalla contabilità: l attenzione viene focalizzata sulle dimensioni gestionali che hanno determinato il risultato, al fine di capire dove intervenire. La scelta delle dimensioni di analisi è strettamente collegata alla struttura organizzativa e decisionale della società e alle particolari caratteristiche del mercato in cui opera. Nel caso di Navision, la struttura contabile prevede due dimensioni principali di analisi, in cui sono solitamente specificati i riferimenti a grandezze rilevanti, quali il centro di costo, la divisione aziendale, la commessa, ecc.. A queste si aggiungono altre dimensioni fino ad un massimo di otto, per arricchire in maniera sostanziale la possibilità di analisi del dato. L applicazione è realizzata con Microsoft Excel e consente di estrarre i dati di ordine e di vendita contenuti nel database di Navision (versione 3.70), nelle tabelle: Testata ordini, Righe ordini, Testata fatture, Righe fatture. Per incrementare le possibilità di utilizzo, lo stesso schema può essere applicato ad altre tabelle contenute in database di tipo Microsoft Access o Microsoft SQLServer, dopo aver creato le opportune origini dati ODBC. Lo strumento che viene utilizzato per rappresentare le informazioni in modo multidimensionale è la Tabella Pivot di Excel: è una tabella interattiva che combina e confronta rapidamente grandi quantità di dati in vari formati e configurazioni, senza necessità di scrivere codice per le interrogazioni (query) di recupero dei dati e per il loro trattamento. Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 1 di 8

2 I dati, che possono essere originati sia da database esterni, sia da intervalli di celle all'interno di un foglio di lavoro Excel, vengono rappresentati in una visione multidimensionale con dimensioni di analisi sulle righe, sulle colonne e sulle intestazioni di pagina. Questo strumento consente, in modo abbastanza agevole, le due principali funzionalità di navigazione nei dati: slice and dice: permette di girare i dati come le facce del cubo di Rubik o di selezionare, scegliendo un valore particolare per una grandezza di riga/colonna/pagina, una sola fetta di essi. drill-down: con un doppio click su una cella dell'area dei dati, la tabella pivot crea automaticamente un nuovo foglio di lavoro, con il dettaglio delle righe di risultato della query che compongono il valore della cella, che rappresenta un totale, una media, un conteggio, ecc. La tabella pivot può essere creata manualmente, selezionando dal menu Dati l opzione Rapporto tabella pivot e grafico pivot e seguendo passo passo le istruzioni del wizard che viene lanciato. Definizione di una origine dati ODBC La definizione di una origine dati ODBC viene realizzata selezionando l opzione Origine dati ODBC dalla voce Strumenti di amministrazione presente nel Pannello di controllo (nel caso di sistema operativo Window XP). Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 2 di 8

3 La procedura guidata per la definizione di una origine dati ODBC è differente a seconda del driver che viene selezionato. Ricordiamo che l applicazione, come già specificato in premessa, consente di recuperare i dati memorizzati in origini di Navision, SQL Server e MS Access. Di seguito viene esplicitata la definizione di una origine dati per la connessione al gestionale Navision, nell utilizzo con il database proprietario. Prima di procedere alla creazione dell origine dei dati, è ovviamente necessario aver caricato dal disco di Navision i driver che consentono l accesso al database. Dalla finestra di dialogo Origine dati ODBC selezionare la scheda DSN utente; Cliccare il pulsante Aggiungi e selezionare il driver per il quale si desidera aggiungere la nuova origine. Nel nostra caso abbiamo selezionato il driver per Navision (C/ODBC32 bit); Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 3 di 8

4 Specificare il nome da attribuire all origine dati ed eventualmente la descrizione facoltativa della stessa, selezionare il nome del database a cui connettersi e la società di riferimento. Nel nostro caso l esempio viene realizzato con i dati della società di prova di Navision (Cronus Italia SpA). Impostazione autorizzazioni su database Access Se il database di riferimento è di tipo Microsoft Access, è necessario impostare le autorizzazioni di accesso, per garantire il corretto funzionamento dell applicazione. Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 4 di 8

5 Le operazioni da eseguire sono: Aprire il database Access; Selezionare dal menù Strumenti la voce Protezione e l opzione Autorizzazioni utenti e gruppi ; Scegliere dalla finestra di dialogo la scheda Autorizzazioni, selezionare l oggetto MSysObject dall elenco disponibile ed attivare i flag di Lettura struttura e Lettura dati. Utilizzo dell applicazione All apertura della cartella Excel una macro predispone l ambiente di lavoro, posizionando il focus sul foglio iniziale; da qui è possibile lanciare una barra di menù personalizzata (pulsante Visualizza barra dei comandi ), che consente di muoversi all interno dell applicazione. L applicazione contiene dei dati di esempio, recuperati dal sistema gestionale Navision, che hanno lo scopo di esplicitare le funzionalità del modello; le tabelle pivot presenti non devono essere riaggiornate, in quanto non è disponibile l origine dati di riferimento. Per poter eliminare i dati di esempio è possibile utilizzare il relativo pulsante CANCELLA DATI DI ESEMPIO. Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 5 di 8

6 La barra di menù personalizzata gestisce le seguenti funzionalità: MENU, che consente in qualsiasi momento di ritornare al foglio iniziale. DEFINIZIONE STRUTTURA TABELLE, che attiva una finestra di dialogo che gestisce la definizione dei dati da riportare nella tabella pivot. Le informazioni richieste riguardano la definizione: Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 6 di 8

7 dell origine dei dati a cui connettersi per recuperare le informazioni su cui basare la tabella pivot. A tal fine è necessario specificare: il database di riferimento, selezionando la relativa opzione dalla casella a discesa che riporta l elenco di tutte le origini dati di tipo Sql Server ( S ), Access ( A ) e Navision ( C ) definite sul proprio PC; la tabella contenente i dati; l elenco di tutte le tabelle presenti nel database selezionato viene creato automaticamente. Come già specificato, nel caso di selezione del database Navision, le tabelle da cui è possibile recuperare i dati sono predefinite e relative alle vendite; dell elenco dei campi, contenuti nella tabella del database precedentemente selezionata, da visualizzare nella tabella pivot. In particolare è necessario specificare: il campo (fino ad un massimo di 15) da importare, selezionando l opzione dall elenco disponibile. Nella casella Tipo Dati viene visualizzato il tipo di dati contenuto nel campo selezionato (TX= Testo, IN=Intero, DT=Data, DC=Decimale, ND=Non disponibile). Nel caso di Navision, tale informazione non è mai valorizzata; il nome da attribuire al campo nella visualizzazione della tabella pivot. Di default viene riproposto lo stesso nome definito nella tabella del database. Tale descrizione può essere, ovviamente, modificata; la posizione del campo nella tabella pivot (riga, colonna, pagina e dati). Definita la struttura è possibile attivare il comando per la creazione della tabella pivot; alternativamente è possibile memorizzare solo la struttura della tabella pivot. Le strutture salvate possono essere richiamate successivamente al fine di procedere alla creazione della tabella pivot. La pivot visualizzata può essere modificata a seconda delle esigenze sfruttando le funzionalità tipiche di tale strumento. FILTRI TABELLA PIVOT che attiva una finestra di dialogo che gestisce la deselezione dei subototali e le modalità di filtraggio dei dati visualizzati nella tabella pivot. Prima di selezionare tale opzione è necessario posizionarsi sul foglio contenente la tabella pivot. Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 7 di 8

8 A tal fine, per poter procedere all attivazione dei comandi è necessario selezionare il campo della tabella pivot di riferimento. Il pulsante TUTTI attiva la selezione di tutti i dati inclusi nella casella di riepilogo. FORMATTAZIONE FOGLIO che attiva una funzione per la formattazione dei fogli in termini di carattere e dimensione. La formattazione può essere comunque modificata manualmente dall utente. Analisi dei dati di Navision con Excel Pag. 8 di 8