Appunti di: MICROSOFT EXCEL

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1 Appunti di: MICROSOFT EXCEL

2 INDICE PARTE I: IL FOGLIO ELETTRONICO E I SUOI DATI Paragrafo 1.1: Introduzione. 3 Paragrafo 1.2: Inserimento dei Dati....4 Paragrafo 1.3: Ordinamenti e Filtri... 6 PARTE II: L ELABORAZIONE DEI DATI Paragrafo 2.1: Le Formule....7 Paragrafo 2.2: Le Funzioni...9 Paragrafo 2.3: I Subtotali PARTE III: TABELLE PIVOT Paragrafo 3.1: Le Tabelle Pivot.. 12 Paragrafo 3.2: Campi Calcolati nelle Tabelle Pivot Paragrafo 3.3: Grafici (Cenni)...17 Paragrafo 3.4: Le Macro (Cenni)

3 Parte I: IL FOGLIO ELETTRONICO E I SUOI DATI Paragrafo 1.1 : INTRODUZIONE I fogli elettronici si basano su un area di lavoro, detta foglio di lavoro, costituita da una griglia di righe e di colonne. L intersezione tra una riga e una colonna è detta cella. Una cella è l unità elementare di un foglio di lavoro, ognuna delle quali può contenere un dato del testo od una formula. Excel è un foglio elettronico: ogni file di Excel è formato da più fogli di lavoro, ciascuno di righe e 256 colonne, contenuti in una cartella. Coordinate Pulsanti Formattazione testo Barra della formula Cella Fogli di Lavoro (Schede) 3

4 Paragrafo 1.2 : INSERIMENTO DEI DATI Nella cella attiva si possono immettere due tipi di dati: 1. un valore costante, cioè un numero o un testo; 2. una formula, ossia una sequenza di valori, riferimenti di cella, funzioni e operatori matematici che generano un nuovo valore partendo dai valori esistenti. L immissione può avvenire direttamente nella cella. Il contenuto della cella attiva viene visualizzato anche nella barra della formula. Nel caso in cui i valori inseriti non vengano visualizzati in maniera corretta perché eccedono rispetto alle dimensioni della cella si può ricorrere a FORMATO nella barra degli strumenti. Dalla stessa tendina a cascata è possibile accedere alla formattazione dei dati nelle celle: si procede selezionando CELLE dal menu FORMATO, la finestra che ci apparirà sarà: Seguendo le varie sezioni è possibile impostare la formattazione secondo il tipo di dato presente nelle celle. E inoltre possibile creare delle formattazioni personalizzate. L inserimento dei dati può essere agevolato dalla possibilità di copiare nelle celle attigue alla cella attiva gli stessi valori o valori congruenti ad una progressione; per fare ciò basta posizionarsi nell angolo in basso a destra della cella attiva in modo che il cursore assuma il simbolo +, a questo punto clickiamo con il tasto sinistro e mantenendolo premuto lo trasciniamo nella direzione in cui vogliamo riproporre il dato. 4

5 Nel caso venga riconosciuta l appartenenza ad un determinato elenco del valore presente nella cella attiva, il trascinare tale valore nelle celle attigue implica l inserimento dei valori appartenenti all elenco. Nel caso il dato non sia in un elenco: Nel caso il dato sia in un elenco: Ora vediamo come creare nuovi elenchi, scegliamo ELENCHI dal menù Strumenti Opzioni: Clickare x selezionare un elenco esterno A questo punto è possibile o digitare le voci di un nuovo elenco nella parte destra, oppure importare un elenco già compilato precedentemente in Excel. 5

6 Paragrafo 1.3 : ODINAMENTI E FILTRI Un aspetto chiave dell utilizzo di Excel è la possibilità di ordinare e o Filtrare i dati presenti nelle Tabelle. Data una tabella, l ordinamento si può effettuare selezionando Dati Ordina, apparirà la seguente schermata dove è possibile impostare i parametri dell ordinamento: Ordina x Quantità Versata crescente e a parità di quantità versata ordina per MINSAN crescente. Qual ora si volesse selezionare solo specifici dati di una tabella è possibile inserire semplicemente dei filtri, che possono agevolmente individuare i soli dati di interesse. Selezionando Dati Filtro Automatico, vengono inserite nelle celle della prima riga delle tendine a cascata, clickando su di esse è possibile effettuare selezioni successive: 6

7 Parte II: L ELABORAZIONE DEI DATI Paragrafo 2.1 : LE FORMULE Le Formule e le Funzioni rappresentano degli aspetti fondamentali nell uso di Excel, in particolare tramite queste si possono effettuare delle elaborazioni sui dati a disposizione. Una formula si distingue da un dato costante perché inizia con il segno uguale =. Nelle formule ci possono essere operatori logici di testo o matematici, nel contempo ci saranno i riferimenti alle celle da cui vengono presi i dati per il calcolo: es. =(A1*B5) la formula moltiplicherà il valore contenuto nella cella le cui coordinate sono A1 e lo moltiplicherà per il valore contenuto nella cella B5. Un riferimento ad una cella può essere: 1. RELATIVO: quando viene conservata la distanza e non la posizione fisica (ossia trascinando in giù la formula vista prima avremo la moltiplicazione =(A2*B6)). 2. ASSOLUTO: quando viene conservata la posizione fisica della cella (nel caso si tratti della formula =($A$1*B1), trascinandola in giù verrà riportata la moltiplicazione =($A$1*B2). Formula presente nella cella D5 Celle considerate per il calcolo Non appena si preme INVIO, nella Cella D5 apparirà il risultato del calcolo (ossia 200) 7

8 I riferimenti possono essere estesi anche ad altri fogli della stessa cartella di lavoro e persino a diverse cartelle di lavoro. Un riferimento ad un altro foglio di lavoro si esprime come: es. =Foglio2!A6 (ossia si riferisce alla cella A6 della scheda Foglio2 ). Nel caso di riferimenti ad altri file: es. =c:\documenti\[prova.xls]foglio2!a6 (ossia si riferisce alla cella A6 della scheda Foglio2 che è contenuta nel file Prova.xls che si trova nella directory Documenti del disco C. Qui di seguito riporto una tabellina con le principali operazioni: + ADDIZIONE - SOTTRAZIONE * MOLTIPLICAZIONE / DIVISIONE RICORDA Per inserire una formula devi prima digitare il segno = e poi immettere la formula matematica. 8

9 Paragrafo 2.2 : LE FUNZIONI Una funzione è una formula predefinita che riceve uno o più valori, detti argomenti, li elabora e produce come risultato uno o più valori. La sintassi è: =Funzione(arg1;arg2; ;argn) Gli argomenti possono essere a loro volta delle funzioni sino ad arrivare a 7 livelli di nidificazione. Per utilizzare tutte le funzioni di Excel si può utilizzare L autocomposizione richiamabile dal menu Inserisci Funzione: Degna di nota è la funzione CERCA.VERT (Cerca Verticale), supponiamo di avere 2 tabelle in cui una contiene il codice MINSAN e la quantità venduta in un periodo, l altra contiene il codice MINSAN e le giacenza ad una determinata data: Tabella VENDITE Tabella GIACENZE 9

10 A questo punto lo scopo è inserire una colonna nella tabella vendite che contenga il valore delle giacenze preso dalla tabella giacenze; così operando avremo un unica tabella in cui per ciascun articolo vedremo le vendite e le giacenze. Supponiamo che le 2 tabelle indicate siano 2 fogli dello stesso file, i cui nomi sono Vendite, Giacenze. La sintassi della formula è quella descritta nella figura sopra. Paragrafo 2.3 : I SUBTOTALI Una funzionalità di Excel interessante è costituita dalla possibilità di sommare i dati appartenenti ad un determinato elenco; supponiamo di avere una tabella come quella qui proposta: 10

11 Supponiamo ora di voler aggregare per categoria di prodotto: selezioniamo l area interessata, clickiamo su Dati Subtotali: a questo punto impostiamo i parametri come in figura sopra. Una volta premuto OK ci si presenterà il seguente risultato: Opzioni di visualizzazione A questo punto selezionando le opzioni di visualizzazione 1,2 o 3 è possibile visionare i SubTotali in modi differenti. 11

12 Parte III: TABELLE PIVOT, Paragrafo 3.1 : LE TABELLE PIVOT Un rapporto di tabella pivot è una tabella interattiva che consente di riepilogare rapidamente grandi quantità di dati. È possibile ruotarne le righe e le colonne per visualizzare diversi riepiloghi di dati di origine, per filtrare i dati visualizzando pagine diverse o per visualizzare i dettagli relative ad aree di interesse. Supponiamo di avere una tabella che contiene i seguenti dati: Supponiamo di voler creare un report che riassuma le quantità caricate per ogni magazzino e per ogni linea di appartenenza. La via più veloce è senz altro procedere con la costruzione di una TABELLA PIVOT: selezioniamo Dati Rapporto Tabella Pivot e Grafico Pivot. 12

13 Scegliere AVANTI...impostare l area contenente i dati, scegliere AVANTI. 13

14 a questo punto premere su LAYOUT per impostare i dati da considerare nel report Tipo di campo presente nelle Colonne Tipo di campo presente nelle Righe Dati sui quali eseguire un operazione..spostare i campi a destra nelle aree come indicato nella figura sopra; proseguire clickando su OK e poi su FINE. A questo punto il prospetto che si ottiene è il seguente: Come è possibile osservare, tutti i dati richiesti all inizio sono visualizzati, se volessimo sapere quindi quanta merce è stata caricata della linea BAYER sul magazzino D, non ci resta che leggerlo in tabella nell intersezione di questi due elementi (800). 14

15 Paragrafo 3.2: CAMPI CALCOLATI NELLE TABELLE PIVOT Supponiamo di ripartire dalla tabella costruita nella pagina precedente, vogliamo ora calcolare il valore della merce caricata per ciascun magazzino. Per fare ciò abbiamo bisogno di utilizzare un campo prezzo che valorizza ciascun articolo; tale informazione è presente nella tabella che è l origine dei dati della PIVOT. Possiamo procedere in 2 modi: 1. inseriamo una colonna nella tabella origine con la formula che calcola il valore della merce caricata (Quantità X Prezzo). Poi procediamo nella costruzione della tabella PIVOT includendo nell area DATI sia la quantità versata che il valore della merce. 2. inseriamo nella Pivot già costruita un CAMPO CALCOLATO, il quale in maniera automatica svolge l operazione richiesta direttamente nella PIVOT. Descriviamo ora questa seconda possibilità, clickiamo con il tasto destro del mouse su una cella all interno della TABELLA PIVOT: Click desto del MOUSE Selezione da effettuare A questo punto apparirà una schermata dove sarà possibile digitare il nome del campo che stiamo calcolando e la relativa formula per il calcolo: 15

16 Digitare il nome che si vuole dare al campo Impostare la formula prelevando con un doppio CLICK i campi dalla finestra sotto premendo su OK apparirà il risultato finale atteso: 16

17 Paragrafo 3.3: I GRAFICI (Cenni) Excel permette di creare rapidamente grafici di diverso tipo partendo da un insieme di dati e di osservare con immediatezza e chiarezza il fenomeno a cui i dati si riferiscono. La via più veloce per la costruzione di un grafico è seguire l autocomposizione, seguendo il percorso Inserisci Grafico, oppure tal tasto di scelta rapida. Da qui è possibile proseguire agevolmente seguendo le indicazioni che vengono proposte. Paragrafo 3.4: LE MACRO (Cenni) Una macro è un insieme di comandi che eseguono una serie di operazioni ed è richiamabile con un nome od una semplice combinazione di tasti. Per creare una macro bisogna effettuare una registrazione della sequenza di operazioni necessarie per portare a termine un operazione complessa. Per registrare una macro bisogna scegliere Strumenti Macro Registra nuova Macro: Nome che si vuole dare alla MACRO Dopo aver premuto il tasto Ok inizia la registrazione della macro che può essere terminata clickando sull icona termina macro apparsa sullo schermo. Per eseguire la macro si procede scegliendo Strumenti Macro Macro; qui appaiono tutte le macro registrate, scegliere quella da eseguire e premere su ESEGUI 17