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1 Capitolo Terzo Primi passi con Microsoft Access Sommario: 1. Aprire e chiudere Microsoft Access Aprire un database esistente La barra multifunzione di Microsoft Access Creare e salvare un nuovo database Chiudere un database La guida in linea. 1. Aprire e chiudere Microsoft Access Esistono differenti procedure per lanciare l esecuzione di Microsoft Access. La prima consiste nel cliccare il tasto Start (o Avvio) e selezionare la voce Tutti i programmi. Tra i programmi visualizzati, si deve selezionare il gruppo Microsoft Office e poi cliccare su Microsoft Access Una rapida alternativa per lanciare Microsoft Access è quella di cliccare due volte sulla sua icona ( ) se presente sul Desktop di Windows Vista. Appena si è avviato Microsoft Access 2007, viene visualizzata la finestra di dialogo Introduzione a Microsoft Access nella quale a sinistra si trovano proposte di modelli di database predefiniti, mentre nel riquadro di destra sono elencati i database recentemente creati o modificati. Nella parte centrale della finestra di dialogo sono proposti i modelli. La finestra di apertura di Microsoft Access

2 206 Parte Quinta - Il database Situato nell angolo superiore sinistro, il pulsante Office permette di visualizzare i comandi di menu relativi ai file, come ad esempio aprire, salvare o chiudere un database. Per uscire da Microsoft Access, cioè per chiudere il programma di database, è sufficiente cliccare sul pulsante Office e dal menu successivo cliccare sul pulsante Esci da Access. Per la chiusura di Microsoft Access, in alternativa al comando Esci da Access, si può cliccare sul pulsante Chiudi finestra presente in altro a destra sulla barra del titolo della finestra, oppure si può anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Alt + F4. 2. Aprire un database esistente Il modo più semplice per aprire un database già esistente consiste nel cliccare il pulsante Office e, dal successivo menu, cliccare sul comando Apri. Appare la finestra di dialogo mostrata nella figura successiva nella quale sono visualizzati, nella parte centrale, tutti i file di database creati in precedenza da Microsoft Access. I file hanno l estensione.accdb se creati con la versione 2007, mentre hanno estensione.mdb se creati con versioni precedenti di Access. L apertura di un database esistente

3 Capitolo Terzo - Primi passi con Microsoft Access 207 Quando è stato aperto un database Microsoft Access presenta una schermata simile a quella rappresentata nella figura mostrata di seguito Pulsante Office Barra di accesso rapido Barra multifunzione Barra del titolo Riquadro di spostamento Finestra del documento Nel riquadro a sinistra della figura, il cd. riquadro di spostamento, sono riportati tutti gli oggetti del database che appartengono a diverse categorie; in particolare abbiamo: le tabelle: sono rappresentate dalle icone. Nell esempio le tabelle sono tre e sono denominate Autore, Materia e Libro. le maschere: sono rappresentate dalle icone. Nell esempio le maschere sono tre e sono denominate Autore, Materia e Libro. Occorre notare a questo proposito che nonostante i nomi delle maschere siano uguali ai nomi delle tabelle, non c è alcuna confusione tra gli oggetti citati, in quanto essi appartengono a tipologie differenti. le query: sono rappresentate dalle icone. Nell esempio di cui alla figura le query sono due e si chiamano Libri di ECO e libri economici. i report: sono rappresentati dalle icone. Nel database Biblioteca, c è un solo report denominato Elenco Libri. Nella parte superiore della schermata si trova la barra multifunzione di Microsoft Access che dalla versione 2007 di Access, sostituisce i menu e le barre degli strumenti presenti nelle versioni precedenti del programma.

4 208 Parte Quinta - Il database 3. La barra multifunzione di Microsoft Access 2007 La barra multifunzione è costituita da diverse schede di comandi, quella mostrata in figura è la scheda Home. In ogni scheda i comandi sono raccolti in gruppi ciascuno dei quali contiene pulsanti di comando. Ad esempio, nella scheda Home sono presenti i gruppi Visualizzazioni, Appunti, Carattere, Formato RTF, Record, Ordina e filtra e Trova. La barra multifunzione, in definitiva, consente di individuare rapidamente i comandi necessari per completare un attività. Ogni scheda, come abbiamo appena chiarito, è collegata a un certo tipo di attività, ad esempio la scrittura dei record in una tabella. Allo scopo di ottimizzare lo spazio disponibile, alcune schede sono visualizzate solo quando sono necessarie. Ad esempio, la scheda Strumenti immagine viene visualizzata solo quando si deve gestire un immagine. La barra degli strumenti di accesso rapido occupa la parte superiore sinistra della schermata classica di Microsoft Access 2007 e si presenta inizialmente come mostrato in figura. Questa barra contiene i comandi utilizzati frequentemente e perciò attivabili semplicemente cliccando sull icona corrispondente al comando stesso. Nell immagine mostrata in figura sono contenuti i comandi Salva, Annulla e Ripristina. Naturalmente si può personalizzare la barra di accesso rapido aggiungendo ulteriori comandi o cancellando quelli preesistenti. Per fare ciò si può ricorrere alla freccia dell elenco Personalizza barra di accesso rapido ( ) e poi cliccando sul pulsante relativo al comando. 4. Creare e salvare un nuovo database Se si desidera creare un nuovo database, Microsoft Access offre la possibilità di utilizzare un modello predefinito. Se, ad esempio, si vuole creare un database scolastico, si potrebbe sfruttare un modello Studenti che tenga traccia delle informazioni degli studenti. Ogni modello al suo interno contiene un database completo con tabelle, maschere, query e report già realizzati: occorre solo procedere a fare qualche integrazione (se necessaria) ed inserire i dati. Sia che si utilizzi o meno un modello, in ogni caso se si vuole creare un database, bisogna assegnare ad esso un nome ed un percorso, ovvero una cartella nella quale memorizzare il database. Per creare un database vuoto, dopo aver avviato Microsoft Access ed aver visualizzato la finestra di Introduzione a Microsoft Office Access bisogna cliccare sull icona Database vuoto posta nella parte centrale della finestra, in alto.

5 Capitolo Terzo - Primi passi con Microsoft Access 209 Viene visualizzato immediatamente un riquadro sulla destra della finestra dove si deve digitare il nome del database il percorso dove creare il database, ovvero la cartella che conterrà il database. Per fare ciò, occorre cliccare sul pulsante Cerca il percorso in cui inserire il database ( ) posto affianco al nome del file e poi procedere sfogliando, secondo le usuali regole di Windows Vista per selezionare il percorso. Dopo aver cliccato sul pulsante appare la finestra Salva nuovo database che serve per attribuire il percorso al database che si sta creando. Il salvataggio del database Si può quindi scegliere dove archiviare il file di database. Il programma suggerisce automaticamente la cartella Documenti (che appare evidenziata da un sottile riquadro), ma è possibile navigare sulle risorse del computer e selezionare un percorso diverso eventualmente accedendo a dispositivi una rete locale, se si è collegati ad essa). In particolare, seguendo l esempio cui fa riferimento la figura precedente si ipotizza di aver scelto la cartella Database presente nella cartella Documenti. Nella parte bassa della finestra, infine, si può scegliere il nome che si desidera attribuire al database, ad esempio Database1, e il tipo di archivio che si vuol creare: in questo caso si può scegliere Database di Microsoft Office Access 2007 (.accdb).

6 210 Parte Quinta - Il database Al termine delle operazioni non resta che cliccare sul pulsante OK e sarà nuovamente visualizzata la finestra da cui si era partiti, ma con il percorso assegnato e con il nome attribuito al database. Terminate le operazioni di creazione del database è necessario cliccare sul pulsante Crea. Dopo pochi istanti, verrà visualizzata la finestra mostrata nella figura che segue nella quale Microsoft Access presenta nella parte centrale una tabella vuota (denominata provvisoriamente Tabella1) ed attende istruzioni. La creazione della tabella Dopo aver creato gli oggetti necessari (le tabelle, le maschere, le query e i report) ed aver popolato il database, occorre salvarlo su una unità di memorizzazione che, normalmente, è il disco fisso. Quali sono i formati di salvataggio disponibili? Sono possibili tipi diversi di salvataggi che dipendono essenzialmente dalle esigenze dell utente. Infatti, si può decidere di salvare il database nel formato di Microsoft Access 2007 oppure si può utilizzare un formato di una qualsiasi versione precedente di Microsoft Access.

7 Capitolo Terzo - Primi passi con Microsoft Access 211 Se si decide di salvare il database per Microsoft Access 2007, è sufficiente cliccare sul pulsante Office e da questo cliccare sul comando Salva, ottenendo un file con estensione.accdb (nel caso dell esempio Database1.accdb). Se invece si vuole salvare una copia di un database oppure modificare il formato del database secondo una versione precedente di Microsoft Access sempre dopo aver cliccato sul pulsante Office, bisogna cliccare sul comando Salva con nome. Salva con nome In ogni caso, dopo aver cliccato sul formato con cui salvare il file, viene visualizzata la finestra Salva con nome, già mostrata in precedenza per selezionare l unità e la cartella dove salvare il database. Naturalmente bisogna digitare nella casella Nome file il nome del file che si vuole attribuire al database ed infine cliccare sul pulsante Salva. 5. Chiudere un database Per chiudere un database si deve cliccare sul pulsante Office e, dal menu successivamente visualizzato, cliccare su Chiudi database. Questa procedura chiude solo il database e non Microsoft Access che resta ancora aperto.

8 212 Parte Quinta - Il database Anche in questo caso le eventuali modifiche effettuate sui file aperti danno luogo a segnalazioni attraverso una finestra che chiede se riportare, o meno, le ultime azioni effettuate sul database. 6. La guida in linea Casella di ricerca La Guida in linea QUESTIONARIO 1. Come si avvia e come si chiude Microsoft Access 2007? (par. 2) Durante l utilizzo di Microsoft Access, quando sono necessarie informazioni e suggerimenti su alcune funzioni del programma si può fare ricorso alla guida in linea o ai vari strumenti di aiuto. Le funzioni della guida in linea o di Microsoft Access, come di tutti gli altri programmi che costituiscono la suite Microsoft Office, sono raggiungibili cliccando sul simbolo?, posto sulla barra multifunzione oppure premendo semplicemente il tasto F1. Per cercare informazioni sull utilizzo di Microsoft Access si può prima cliccare sulla casella di riepilogo Cerca, allo scopo di restringere la propria ricerca in un certo ambito dell applicazione, così come mostrato in figura. In ogni caso, per cercare aiuto per un certo argomento, si deve immettere una o più parole chiave nella casella di ricerca e poi cliccare sul pulsante Cerca. Saranno visualizzati tutti gli argomenti che sono connessi alla parola chiave digitata in precedenza. 2. Qual è la funzione del riquadro di spostamento e quali categorie di oggetti contiene? (par. 3) 3. Quali sono le operazioni da eseguire per creare un database vuoto attraverso Microsoft Access 2007? (par. 4) 4. Quale è la procedura per per chiudere un database precedentemente aperto? (par. 5) 6. Quando si ricorre alla visualizzazione della guida in linea di Microsoft Access? (par. 6)