Microsoft EXCEL 2000

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1 Ivan Renesto 24 Microsoft EXCEL 2000 CREAZIONE DI UN DATA BASE CON L AUSILIO DI MICROSOFT EXCEL Tra gli utilizzi di Microsoft Excel osserviamo la possibilità di creare delle Basi di Dati strutturate come semplici tabelle. Il meccanismo di creazione è del tutto analogo a quello utilizzato con Microsoft Access, nonostante però le differenze restino molte: - con Access è possibile creare Basi di Dati strutturate in più tabelle, tra loro relazionate, mentre con Excel no - con Access è possibile definire proprietà specifiche per ogni campo di una tabella, ponendo vincoli negli inserimenti e tutta una serie di controlli invece non previsti in Excel. Ma allora perché, e quando usare Excel al posto di Access per creare, gestire ed interrogare Basi di Dati? Il motivo risiede nella facilità di utilizzo di Excel rispetto ad Access, ed in una maggiore rapidità nella creazione di Basi di Dati usando il primo anziché il secondo. Usando Access, invece, si riescono a creare Basi di Dati più complesse, meglio definite, e soprattutto più funzionali, rispetto a quelle che è possibile creare e gestire con Excel. Si provi a ricreare lo stesso Data Base in precedenza creato con l ausilio di Microsoft Access, utilizzando Microsoft Excel. Si inseriscano i titoli dei campi che comporranno la tabella che dovrà contenere i dati: Si selezionino i titoli dei campi inseriti e si impostino le proprietà delle celle che li contengono in modo che i titoli risultino: - in grassetto - in corsivo - centrati rispetto alla colonna in cui sono contenuti - con stile Tahoma - con dimensione dei caratteri pari a 16 punti

2 Ivan Renesto 25 Si modifichino ora le larghezze delle colonne in modo tale da consentire la completa visualizzazione di tutti i titoli dei vari campi. Per farlo si tenga premuto il tasto sinistro del mouse in corrispondenza della linea verticale che separa gli identificativi delle colonne di cui modificare la dimensione (larghezza), e si sposti il mouse rilasciandone il tasto sinistro appena raggiunta la dimensione voluta. Tra i vari modi per modificare le proprietà di un oggetto, dove con il termine oggetto intendiamo: - celle - righe - colonne - foglio quello che prevede l utilizzo dei comandi da menu è anche quello che consente di apportare il maggior numero di modifiche. Si provi ad aprire il menu Formato: esistono almeno tanti sotto-menu quanti sono gli oggetti di cui voler modificare le proprietà (per le celle si avrà invece un comando). Dal sotto-menu Colonna, ad esempio, e possibile osservare la presenza di diversi comandi per modificare le proprietà della colonna stessa: - Nascondi, per nascondere la colonna alla visualizzazione dell utente - Larghezza, per impostare manualmente la larghezza della colonna o delle colonne selezionate - Adatta, per adattare la larghezza della colonna al contenuto della cella selezionata

3 Ivan Renesto 26 POPOLAZIONE DELLA BASE DI DATI Popolare una semplice Base di Dati con Microsoft Excel risulta essere abbastanza semplice e diretto: ci si posiziona nella cella relativa al primo campo del primo elemento che si vuole inserire, e si compilano i vari campi, spostandosi da un campo all altro con l ausilio del tasto [TAB]. Conclusa la compilazione del primo elemento, premendo il tasto [INVIO] ci si posiziona nella cella relativa al primo campo del secondo elemento e si prosegue con la compilazione. Si popoli la Base di Dati creata, utilizzando il meccanismo appena illustrato, con i seguenti dati: Rubrica Telefonica Nome Cognome Via Num. CAP Città Provincia!" #$ %!" &$! '"&#!" "+ '", ) *!-." /!0" %.."#. ""!#1 "$$1" *!- # '"!" &#! -!!" "" - '2 *!-! &! '2 % *!- &#! /" '"! ) *!- - #+" 3" *

4 Ivan Renesto 27 FORMATTAZIONE DELLA TABELLA Per determinare la formattazione di una tabella, come quella appena creata, si può procedere in almeno due modi: - con una impostazione personalizzata delle proprietà della tabella - avvalendosi del comando Formattazione automatica presente nel menu Formato FORMATTAZIONE AUTOMATICA Si selezioni l intera area del foglio di lavoro che compone la tabella (Base di Dati). Si prema sul menu Formato e sul comando Formattazione automatica. Dalla finestra che viene visualizzata, selezionare un insieme di proprietà da una delle voci di cui è disponibile un anteprima e premere sul pulsante [OK].

5 Ivan Renesto 28 In particolare, si selezioni l anteprima chiamata: Elenco 2, e si prema sul pulsante [OK]. Le proprietà dell area selezionata vengono modificate in modo da corrispondere a quelle dell anteprima scelta nella finestra di dialogo: Formattazione automatica. FORMATTAZIONE PERSONALIZZATA La formattazione di un insieme di celle può non solo essere effettuata mediante l utilizzo di uno strumento automatico, scegliendo tra un insieme di formattazioni predefinite, ma anche impostando manualmente ogni singola proprietà della cella o del suo contenuto. Tali proprietà posso essere impostate: - dal menu Formato - con appositi pulsanti sulla barra degli strumenti Formattazione I PULSANTI DELLA BARRA DEGLI STRUMENTI Distinguiamo i pulsanti che ci consentono di modificare: - la cella (o un insieme di celle) o l aspetto grafico i bordi il colore di background (sfondo) il colore di foreground (contenuto)

6 Ivan Renesto Antepone 29 ad un numero il simbolo della valuta: L., arrotonda all intero e separa le migliaia - il contenuto della cella o l aspetto numerico le proprietà della valuta formato percentuale stile separatore (migliaia) aumenta decimali diminuisci decimali Moltiplica un numero per 100 e gli postpone il simbolo di percentuale: % Applica un separatore di migliaia o l aspetto testuale il tipo di carattere la dimensione del carattere grassetto corsivo sottolineato o l allineamento allineamento centrato allineamento a sinistra allineamento a destra Unione delle celle e allineamento centrato Si applica successivamente alla selezione di alcune celle, che unisce in un'unica cella, di cui centra il contenuto LE SCHEDE DELLA FINESTRA: FORMATO CELLE Attraverso il menu Formato e il comando Celle viene visualizzata una finestra dalla quale è possibile modificare ogni caratteristica di una o più celle, o del relativo contenuto.

7 Ivan Renesto 30 La finestra Formato celle è a sua volta suddivisa in più schede, ognuna delle quali consente di modificare determinate caratteristiche: - Numero: questa scheda consente di selezionare il tipo di numero che dovrà essere contenuto all interno di una cella, o di un insieme di celle, e di specificarne le relative caratteristiche. - Allineamento: consente di specificare orientamento, allineamento e controllo del testo.

8 Ivan Renesto 31 - Carattere: consente di modificare: o tipo di carattere o dimensione o stile o colore o sottolineatura o eventuali altri effetti - Bordo: permette di specificare il tipo di bordo della cella o delle celle selezionate.

9 Ivan Renesto 32 - Motivo: consente di impostare il colore di sfondo ed un eventuale texture come motivo interno della cella. - Protezione:

10 Ivan Renesto 33 INSERIMENTO DI UN TITOLO DELLA TABELLA Per inserire un titolo che sia centrato esattamente con il corpo della tabella, si selezionino tutte le celle che sovrastano la tabella stessa, come nel nostro esempio: dalla B2 alla H2. Si prema il pulsante unisci e centra e si inserisca il titolo: Rubrica. Si formatti adeguatamente il titolo. AGGIUNTA DI UNA COLONNA Alla tabella Rubrica manca ancora una colonna: quella che dovrà contenere i numeri di telefono degli utenti. Per aggiungere una colonna ad una tabella preesistente, avente quindi una sua particolare formattazione, sarà sufficiente: 1. spostarsi nella cella contenente l ultimo titolo: Provincia, la cella H4 2. premere il tasto [TAB] ed ottenere non solo lo spostamento laterale alla cella I4, ma anche un estensione delle proprietà della cella H4 alla cella I4, estensione che verrà confermata premendo il tasto [INVIO] dopo aver inserito da tastiera il nuovo titolo. A questo punto, si ripeta il precedente passo 2, inserendo i numeri di telefono degli utenti.

11 Ivan Renesto 34 Si completi la tabella con i seguenti numeri di telefono: Rubrica Telefonica Nome Cognome Via Num. CAP Città Provincia Telefono!" #$ %!" % &$! '"&#!" ()** "+ '", ) *!- )*." /!0" % %(.."#. *) ""!#1 "$$1" *!- )* # '"!" * &#! -!!" %( ) "" - '2 *!- )*%! &! '2 % *!- )) &#! /" '"! ) *!- )*( - #+" 3" * *% Dopo aver inserito i numeri telefonici, potrebbe essere opportuno uniformare il formato della nuova colonna con quello dell intera tabella qualora il meccanismo di estensione delle proprietà della cella accanto non sia stato applicato correttamente o non abbia funzionato. A tale scopo si troverà notevole utilità nel pulsante Copia formato Successivamente, si selezioni l intera colonna Telefono e si adatti la larghezza della colonna in modo che i numeri vengano inseriti esattamente all interno di ogni cella. - si selezioni la colonna I - si prema sul menu Formato - si prema sul sotto-menu Colonna - si prema sul comando Adatta La colonna si allargherà a sufficienza affinché tutte le celle possano contenere completamente i loro numeri di telefono.

12 Ivan Renesto 35 Si osservi che ciò che è stato inserito all interno delle celle della colonna Telefono non sono da considerare numeri, bensì stringhe testuali, perché tra il prefisso e la restante parte del numero è stato inserito uno spazio. Questo è sufficiente per far considerare a Microsoft Excel il contenuto di una cella di tipo testuale anziché di tipo numerico. Ora si estenda la cella che contiene il titolo della tabella anche alla cella I2: - selezionando le celle B2:I2 - premendo il pulsante Unisci e centra

13 Ivan Renesto 36 INTERROGAZIONE DELLA BASE DI DATI Lo strumento in Excel che può consentire di interrogare una Base di Dati è rappresentato dai Filtri. Questo strumento ci permetterà di creare un filtro per ogni campo della nostra tabella, ovvero per ogni colonna della nostra Base di Dati, attraverso i quali determinare uno o più criteri di selezione che Excel utilizzerà per nascondere temporaneamente una parte di dati, visualizzando solo quella che soddisfa i criteri inseriti. FILTRO AUTOMATICO Si selezionino le celle dalla B4 alla I4, ovvero tutte e sole le celle che contengono i titoli dei campi. Si prema sul menu Dati, sul sotto-menu Filtro e sul comando Filtro automatico. Accanto ad ogni titolo comparirà un piccolo pulsante che determinerà l apertura di un menu a cascata che consentirà di specificare i criteri per estrarre dalla Base di Dati solo le informazioni di interesse. Pulsante che attiva il filtro sul campo Città (Tutto) : Nessun Filtro applicato (Primi 10 ) : Filtra solo i primi 10 elementi (Personalizza ) : Applica un criterio di filtro personalizzato Moncalvo : Filtro che estrae tutti i record con Città = Moncalvo

14 Ivan Renesto 37 PERSONALIZZA FILTRO AUTOMATICO È possibile creare Filtri automatici personalizzando il criterio di estrazione delle informazioni. Tale funzionalità si otterrà dalla voce (Personalizza ) che comparirà nell elenco di voci di ogni menu associato a un filtro. Tale voce permetterà di accedere alla finestra di dialogo Personalizza filtro automatico. Potrà essere impostato un criterio basato su due confronti, legati logicamente dall operatore logico AND o dall operatore logico OR. Ogni confronto sarà definito mediante la specificazione di un operatore di confronto (nella casella d inserimento di sinistra, mediante la selezione di una voce dal menu a cascata che si genera successivamente alla pressione del pulsante ) e di un valore di raffronto (nella casella d inserimento di destra). Sarà possibile utilizzare i caratteri jolly: - * -? Il criterio verrà confermato alla pressione del pulsante [OK].

15 Ivan Renesto 38 Si provi ora a definire una query che estragga, o meglio, visualizzi solo le informazioni relative a utenti il cui domicilio è in una Strada o in un Corso : Il risultato di tale personalizzazione del filtro automatico avrà il seguente effetto sulla nostra tabella di dati: Gli elementi della Base di Dati che non soddisfano il criterio del filtro vengono occultati, ed il campo su cui è presente un filtro viene segnalato dal colore blu del pulsante. ORDINARE IL CONTENUTO DELLA BASE DI DATI È possibile ordinare il contenuto di una Base di Dati mediante i pulsanti: - Ordinamento crescente - Ordinamento decrescente Si osservi la possibilità di incorrere in un errore. Prima di utilizzare uno di questi pulsanti, occorrerà selezionare gli elementi ai quali si vuole dare un ordinamento. In una Base di Dati un elemento non è rappresentato solo da un singolo campo in una riga, bensì dall insieme di valori di tutti i campi della tabella su quella riga. Volendo visualizzare, quindi, il risultato della nostra query in ordine crescente per Nome :

16 Ivan Renesto 39 - Selezionare i nomi dalla tabella NON DOVREMO - Premere sul pulsante Perché si otterrebbe solo l ordinamento della colonna stessa, perdendo quindi l importante corrispondenza con le altre informazioni! BENSÌ DOVREMO - Selezionare tutta la tabella, titoli esclusi, partendo dalla colonna che dovrà rappresentare l oggetto dell ordinamento - Premere sul pulsante

17 Ivan Renesto 40 In questo modo, la prima colonna della selezione verrà utilizzata come discriminante per l ordinamento crescente, e la restante parte della tabella verrà modificata in modo da impedire la perdita di correlazione tra i nomi degli utenti e le altre informazioni. ELIMINARE IL FILTRO AUTOMATICO Per eliminare un filtro impostato, semplicemente si potrà: 1) - selezionare la voce (Tutto) dal menu a cascata ottenuto dalla pressione del pulsante relativo al filtro attivo che si vuole disattivare 2) - Premere sul menu Dati - Premere (col tasto sinistro del mouse) sul sotto-menu Filtro - Premere sul comando ) Filtro automatico