Uso di base delle funzioni in Microsoft Excel

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1 Uso di base delle funzioni in Microsoft Excel Le funzioni Una funzione è un operatore che applicato a uno o più argomenti (valori, siano essi numeri con virgola, numeri interi, stringhe di caratteri) restituisce un valore. Ad esempio, la funzione radice quadrata può essere indicata così: y = RADQ(x) cosicché applicata a un valore, ad esempio x=6,25 restituisce y=2,5. a Nota Bene. Nei numeri, il separatore dei decimali dalle unità dipende dall impostazione internazionale che si è data al sistema operativo. Tipicamente, nella versione italiana del sistema operativo il separatore è il carattere virgola, mentre nella versione inglese il separatore è il carattere punto.. Se si usa il separatore sbagliato, il foglio elettronico interpreta il numero come una stringa di caratteri, per cui non è in grado di utilizzare quel numero per fare calcoli, ma lo può usare solo come un insieme di caratteri (vi sono comunque funzioni che lavorano su argomenti che sono stringhe di caratteri, ma non sono funzioni che fanno calcoli numerici!). Un foglio elettronico può calcolare in modo automatico un gran numero di funzioni, ad esempio la funzione SOMMA(), la funzione PRODOTTO(), la funzione MEDIA(), la funzione GIORNO.SETTIMANA() (che restituisce a partire da una data, il giorno della settimana), la funzione SE() (che effettua un test e restituisce uno di due valori, in base al fatto che il test abbia dato risultato positivo o negativo). Nota Bene. Le funzioni disponibili in un foglio elettronico sono denominate nella lingua del programma utilizzato; per cui la funzione che usando la versione italiana del programma è denominata SOMMA(), deve essere denominata SUM() se il foglio viene aperto con la versione inglese. Quindi, quando i nomi delle funzioni sono scritti manualmente dall utente, devono essere inseriti nella lingua nativa del programma. Per evitare errori di digitazione sulla tastiera, si consiglia di effettuare la scelta della funzione nella finestra di scorrimento resa disponibile dal programma (come illustrato in seguito). Argomenti e insiemi di celle In generale una funzione può avere molti argomenti, cioè valori su cui viene calcolato il risultato [Es = SOMMA(1;2;5)]. In un foglio elettronico la funzione va inserita nella cella che si vuole contenga il risultato e i suoi argomenti vanno inseriti come riferimenti a celle e separati dal carattere punto e virgola ;. Vedremo quindi che per sommare il contenuto della cella B3 con il contenuto della cella C5 si potrà usare la funzione di somma scrivendo così =SOMMA(B3;C5). [Si noti l uso del punto e virgola.] Nota Bene. Questo è un caso semplice a scopo didattico: è ovvio che per fare la somma si poteva anche usare l operatore +, scrivendo così =B3+C5. a Il corso di Informatica non intende essere un corso di matematica né formare matematici. Tuttavia si ritiene che calcoli quali la somma di un insieme di valori, o la media, o il calcolo di una percentuale, o la conversione da una valuta a un altra possano essere di utilità quotidiana (o quasi) e l uso di un foglio elettronico li possa rendere più semplici, efficaci e efficienti.

2 Nota bene. Sarebbe sbagliato scrivere =SOMMA(B3+C5), perché la funzione SOMMA() diviene inutile! Vediamo come viene calcolata questa funzione: viene fatta l operazione B3+C5, e successivamente viene applicata la funzione SOMMA(), che però ha un solo argomento, che non viene sommato a nient altro, per cui il risultato rimane quello dell operatore +. Pertanto, anche se il contenuto nella cella del risultato è corretto, vi è un errore concettuale dietro questa scrittura, e pertanto NON deve essere usata. Se le celle coinvolte nell operazione sono contigue, è possibile specificare solo gli estremi, usando come separatore i due punti :. Ad esempio, se si vuole sommare il contenuto delle celle da A1 a A10 (estremi inclusi) si può scrivere =SOMMA(A1:A10) anziché =SOMMA(A1;A2;A3;A4;A5;A6;A7;A8;A9;A10). [Si noti come è più concisa l espressione, con conseguente maggiore leggibilità e ridotto rischio di fare errori di digitazione.] Se si vuole fare il prodotto delle celle comprese nel rettangolo B2-E2-E7-B7, si può scrivere =PRODOTTO(B2:E7), intendendo con questo tutte le celle comprese nel rettangolo avente come vertici opposti B2 e E7. Per sommare tutte le celle indicate in figura si può scrivere =SOMMA(B2:C4; D3:F5; B7:C9); infatti l insieme di celle indicato con i due punti costituisce un solo argomento per le funzioni come SOMMA() e PRODOTTO(). Nota Bene. Negli esempi si sono usati sempre riferimenti relativi alle celle. È ovvio che si possono anche usare riferimenti assoluti alle celle. Quale usare deve essere deciso dall utente, alla luce dell applicazione del foglio che sta creando. Per una discussione sull uso dei riferimenti assoluti e relativi si veda la parte che ne contiene una spiegazione introduttiva. In generale non è consigliabile mescolare riferimenti assoluti e relativi

3 quando si definisce un insieme di celle con il simbolo due punti (cioè, ad esempio, A1:$C$4), in quanto nel caso la formula venga copiata in un altra cella si possono avere comportamenti inaspettati, a meno che l utente non sappia effettivamente come verranno gestiti questi riferimenti combinati. Calcolo di formule Com è dunque possibile inserire una funzione in una cella in modo che quest ultima contenga il risultato della funzione applicata ai suoi argomenti? Vi sono vari modi, che conducono allo stesso risultato. Qui ne verrà illustrato uno elementare e un altro che, forse, richiede una maggiore esperienza e conoscenza delle varie funzioni. Metodo 1 Si supponga di avere il seguente foglio elettronico (si noti, sopra le lettere che identificano le colonne, la barra della formula dopo il simbolo =, cioè l elemento dell interfaccia del programma che evidenzia il contenuto, formula, stringa o numero, che è contenuto nella cella selezionata) Barra della formula Cella selezionata e di volere nella cella F4 la media dei valori da A1 a E1. Fare clic nella cella F4 (selezione di F4), poi scegliere il menu Inserisci-Funzione. Comparirà una finestra che contiene, nella parte sinistra, i gruppi di funzioni disponibili, ad esempio quelle trigonometriche, o quelle finanziarie. Il gruppo Tutte comprende tutte le funzioni utilizzabili, il gruppo Usate più di recente contiene le funzioni che sono state inserite più di recente nelle celle del foglio usando un metodo automatico come questo. Una volta scelto il gruppo di funzioni desiderato, nella parte destra è possibile scegliere, eventualmente scorrendo verso il basso la casella, la funzione desiderata; quando si fa clic su una funzione, in basso compare una breve spiegazione sulla funzione e sui suoi argomenti. Scelta una funzione e facendo clic su OK, questa viene inserita nella cella selezionata F4. Scegliamo quindi la funzione MEDIA() (che si trova nei gruppi Tutte e Statistiche). Viene aperta una finestra le cui caselle Num1, Num2, Num3 (quest ultima viene aggiunta quando si inserisce Num2) ecc. si possono inserire i vari argomenti (celle singole o insiemi di celle contigue) su cui deve essere calcolata la media.

4 Gli argomenti possono essere inseriti digitandoli nelle caselle, oppure facendo clic sui tasti indicati dalle frecce verdi nella figura precedente e andando a selezionare le celle con il mouse direttamente nel foglio elettronico (la selezione si può fare con un clic se si vuole scegliere una cella singola, o trascinando a partire dalla prima cella in alto a sinistra dell insieme di celle che si vuole selezionare fino ad arrivare a quella in basso a destra). Una volta selezionato l argomento direttamente nel foglio, premere il tasto Invio (Enter). Quando sono stati inseriti tutti gli argomenti della funzione, fare clic sul tasto OK. Nel caso d esempio si otterrà (avendo selezionato da A1 a E1): Si noti il contenuto della cella F4 e il contenuto della barra della formula (quando F4 è selezionata). Uno dei vantaggi del foglio elettronico risiede nel fatto che nel caso in cui una o più celle vengano modificate, il foglio elettronico ricalcola immediatamente tutte le funzioni che da queste celle dipendono (direttamente o indirettamente). Si confronti l esempio sotto con la figura precedente (si è cambiato il valore in D1, e il foglio ha ricalcolato automaticamente il valore in F4). Metodo 2 Un altro modo per inserire una funzione (conoscendone il nome) è quello di fare clic nella cella in cui si vuole inserire la funzione, e poi scriverla per esteso nella barra della formula. Nell esempio in esame si sarebbe potuto fare clic in F4 e poi scrivere nella barra della formula =MEDIA(A1:E1). Con questo secondo metodo, cioè scrivendo nella barra, è possibile apportare modifiche alla formula, cambiando la funzione, o i suoi argomenti, o aggiungere altre funzioni (ripetendo il procedimento avendo avuto l accortezza di essersi posizionati nel posto giusto della formula). Se, ad esempio, si vuole che in F4 la media delle celle da A1 a E1 sia divisa per la somma delle celle B1 e D1, si può fare clic su F4, poi nella barra della formula fare clic al fondo

5 della formula e inserire il simbolo slash / (che indica la divisione). Infine, usando il menu Inserisci-Funzione si può aggiungere SOMMA(B1;D1) ripetendo il procedimento visto in precedenza per inserire una funzione e i suoi argomenti. * I marchi e i nomi citati in questo documento sono in genere depositati o registrati ai rispettivi produttori.