Procedura SMS. Manuale Utente

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1 Procedura SMS Manuale Utente

2 INDICE: 1 ACCESSO Messaggio di benvenuto UTENTI Gestione utenti (utente di Livello 2) Creazione nuovo utente Modifica dati utente Eliminazione dell utente Modifica della propria password Gestione credito (utenti di Livello 2) Distribuzione del credito Ripresa del credito LISTE Gestione Liste (utente di Livello 2) Nuova Lista Modifica Lista Cancellazione Lista Utenti abilitati Nuovo Utente Modifica abilitazione Utente Cancellazione abilitazione Utente Iscritti alla lista Nuovo Iscritto Modifica iscrizione Cancellazione iscrizione Gestione Liste (utente di Livello 3) Iscritti alla lista Nuovo Iscritto Modifica iscrizione Cancellazione iscrizione Importazione massiva SMS Gestione SMS Nuovo SMS Modifica SMS Aggiungi Lista Aggiungi contatto Modifica abilitazione lista Cancellazione lista

3 Modifica abilitazione contatto Cancellazione contatto Spedizione SMS Spedizione SMS Posticipati Cancellazione SMS Visualizzazione SMS

4 1 Accesso Per accedere alla piattaforma per la gestione degli SMS è necessario inserire lo username e la password fornita dal CST. E possibile modificare le credenziali di accesso seguendo le istruzioni fornite successivamente. Username e password sono case sensitive, cioè è importante rispettare l inserimento delle lettere maiuscole/minuscole. 1.1 Messaggio di benvenuto Una volta inserite le credenziali di accesso una finestra di benvenuto ricorda i principali dati relativi al profilo. Il dati riportati sono: -credito rimanente (calcolato se spedissimo SMS di alta qualità) -il link che porta alle istruzioni per eseguire la ricarica degli SMS -numero degli SMS spediti -istruzioni per ottenere informazioni sulla piattaforma (nel caso di utenti di secondo livello si viene rimandati al CST, nel caso di utenti di terzo livello si viene rimandati al responsabile di secondo livello del comune) -informazioni relative all ultimo accesso alla piattaforma 2 Utenti 2.1 Gestione utenti (utente di Livello 2) Per accedere alla gestione utenti selezionare la voce Gestione utenti, tale funzione è disponibile ai soli utenti di livello 2, in quanto a differenza degli utenti di terzo livello, solo questi possono creare e gestire nuovi utenti figli. L elenco potrebbe risultare vuoto, questo accade e il comune non ha inserito utenti di terzo livello. La voce Nuovo utente è comunque sempre presente e permette l inserimento di nuovi utenti Creazione nuovo utente Selezionando la voce Nuovo utente nella schermata di Gestione utenti compare la maschera per l inserimento dei dati del nuovo utente. 4

5 I dati fondamentali da inserire sono: -username: sarà utilizzato dall utente per accedere all applicazione -password: sarà utilizzata dall utente per accedere all applicazione Per evitare errori di battitura viene chiesto di inserire una seconda volta la nuova password. Seguono poi una serie di dati con contenuto informativo -nome utente: utilizzato come descrizizione dell utente - -telefono al termine dell inserimento dei dati premere il pulsante Aggiungi. In caso di errori la schermata riporta l errore bloccante in colore rosso Esempio di password non coincidenti Modifica dati utente Dalla schermata di gestione utenti, selezionado la voce modifica viene mostrata la schermata contenente i dati utente. Una volta modificato i dati, premendo il pulsante modifica sarà possibile ottenere le vaariazioni richieste. Le modifiche saranno immediate. Oltre ai dati precedentemente visti, in questa schermata è possibile agire su alcuni nuove impostazioni dell utente. - Utente attivo : solo utenti con questo campo spuntato ( ) possono utilizzare la piattaforma, ciò è utile come passo intermedio rispetto all eliminazione dell utente - Utente gestisce anagrafiche : se questo campo è spuntato, l utente può modificare le anagrafiche telefoniche. Ciò è utile se il comune vuole fornire un account che può solo occuparsi della spedizione SMS e non delle anagrafiche. 5

6 - Utente utilizza credito del comune : nel caso questo campo non sia attivato ( ), l utente avrà un proprio monte credito. Se il credito si esaurirà a seguito delle spedizioni sarà necessario reintegrarlo prendendo credito SMS dal proprio monte credito. Nel caso il campo sia spuntato, l utente di secondo livello e questo utente condivideranno lo stesso credito SMS. Esaurito quello sarà necessario contattare il CST per il reintegro del credito Eliminazione dell utente Nella schermata di gestione utenti, premendo sulla riga corrispondente la voce Elimina è possibile eliminare l utente di terzo livello. Alla poressione della voce, compare un messaggio di richesta conferma. In caso si confermi premendo il pulsante OK, l eliminazione avverrà. L eliminazione avviene in maniera definitiva. 2.2 Modifica della propria password Tramite la voce Modifica password è possibile modificare le proprie credenziali di accesso. Per ottenere la modifica è necessario inserire: -la vecchia password -la nuova password Per evitare errori di battitura viene chiesto di inserire una seconda volta la nuova password. Al termine del inserimento, premere Cambia password affinche le modifiche abbiano effetto. 2.3 Gestione credito (utenti di Livello 2) Dal menù principale, selezionando la voce ricariche si viene rimandati alla schermata comprendente l elenco degli utenti di terzo livello. Questa voce è attiva a menù solo se il comune ha provveduto a creare utenti di terzo livello Distribuzione del credito Premendo la voce distribuisci credito, la schermata riporta ulteriori campi oltre all elenco riassuntivo in testa. 6

7 I dati da inserire sono: -numero di SMS da trasferire (il numero si riferisce considerando SMS ad alta qualità) -utente di terzo livello al quale trasferire il credito. Premendo il pulsante trasferisci credito il credito verrà trasferito. Il credito non può essere trasferito a utenti che condividono il credito del comune. Controlli di errore impediscono che all utente possa essere trasferito un credito superiore a quello disponibile Ripresa del credito Premendo la voce riprendi credito, la schermata riporta ulteriori campi oltre all elenco riassuntivo in testa. I dati da inserire sono: -numero di SMS da trasferire (il numero si riferisce considerando SMS ad alta qualità) -utente di terzo livello al quale diminuire il credito. Premendo il pulsante trasferisci credito il credito verrà trasferito. Il credito non può essere preso ad utenti che condividono il credito del comune. Controlli di errore impediscono che all utente possa essere trasferito un credito superiore a quello disponibile all utente. 3 Liste Il modulo di gestione liste, differisce dal tipo di utente (Livello2 o Livello3) 3.1 Gestione Liste (utente di Livello 2) Selezionando Gestione Liste, la procedura visualizza tutte le liste appartenenti all utente. 7

8 E possibile, utilizzando l apposito menù di scelta,visualizzare le liste utilizzabili da uno specifico utente di Livello 3. I dati visualizzati nella lista sono: Nome Lista Numero utenti abilitati e numero max utenti collegabili alla lista Numero Iscritti alla lista e numero max iscritti possibili Data ultima modifica dei dati specifici della lista Lista pubblica o no (cioè se visibile nei form online di iscrizione alle liste) Lista Attiva o no Nuova Lista Dall elenco liste, cliccando su Nuova lista, si accede alla maschera di creazione lista. Oltre al nome e alla descrizione dela lista, è possibile definire il numero max di utenti di livello 3 collegabili e il numero max di iscritti ammessi. Si definisce anche se la lista è pubblica o no e se la lista è attiva o no Modifica Lista Dall elenco liste, cliccando su modifica, si accede alla maschera di modifica della corrispondente lista. E possibile modificare tutti i valori inseriti in fase di inserimento di una Nuova lista. 8

9 3.1.3 Cancellazione Lista Dall elenco liste, cliccando su cancella, si può cancellare la corrispondente lista. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva Utenti abilitati Dall elenco liste, cliccando sul numero di utenti abilitati abilitazioni utenti (di livello 3) alla lista corrispondente., si accede alla gestione delle I dati visualizzati nella lista sono: Codice Utente Nome Utente Utente Attivo o no Data ultima modifica dell abilitazione Utente abilitato alla gestione della lista Abilitazione Attiva o no Nuovo Utente Dall elenco utenti, cliccando su Nuovo utente, si accede alla maschera di abilitazione utenti alla lista. Vengono visualizzati gli utenti che non sono già abilitati alla lista. E possibile selezionare più utenti per fare una abilitazione multipla. Inoltre è possibile indicare se l utente (o gli utenti) sono abilitati alla gestione della lista (cioè possono gestire gli iscritti oppure no). Per ritornare alla lista utenti abilitati, si deve selezionare il link Indietro posto in alto. 9

10 Modifica abilitazione Utente Dall elenco utenti, cliccando su modifica, si accede alla maschera di modifica della abilitazione utente. E possibile modificare l abilitazione attiva o no e il livello di abilitazione (gestione o no) Cancellazione abilitazione Utente Dall elenco utenti, cliccando su cancella, si può cancellare la corrispondente abilitazione utente. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva Iscritti alla lista Dall elenco liste, cliccando sul numero di iscritti lista., si accede alla gestione degli iscritti alla I dati visualizzati nella lista sono: Numero di cellulare Cognome e nome Iscritto Attivo o no Data ultima modifica dell iscrizione Iscrizione alla lista Attiva o no 10

11 Nuovo Iscritto Dall elenco iscritti alla lista, cliccando su Nuovo Iscritto, si accede alla maschera di iscrizione alla lista. Vengono visualizzati gli iscritti al comune che non sono già iscritti alla lista. E possibile selezionare più iscritti per fare una iscrizione multipla. Inoltre è possibile indicare se l iscrizione è attiva o no. Per ritornare all elenco iscritti alla lista, si deve selezionare il link Indietro posto in alto Modifica iscrizione Dall elenco iscritti, cliccando su modifica, si accede alla maschera di modifica dell iscrizione. E possibile modificare l iscrizione attiva o no Cancellazione iscrizione Dall elenco iscritti, cliccando su cancella, si può cancellare l iscrizione alla lista. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva. 11

12 3.2 Gestione Liste (utente di Livello 3) Selezionando Gestione Liste, la procedura visualizza tutte le liste appartenenti all utente. Nome Lista Numero Iscritti alla lista e numero max iscritti possibili Data ultima modifica dei dati specifici della lista Lista pubblica o no (cioè se visibile nei form online di iscrizione alle liste) Lista Attiva o no Iscritti alla lista Dall elenco liste, cliccando sul numero di iscritti lista., si accede alla gestione degli iscritti alla I dati visualizzati nella lista sono: Numero di cellulare Cognome e nome Iscritto Attivo o no Data ultima modifica dell iscrizione Iscrizione alla lista Attiva o no NOTA: se l utente non è abilitato alla Gestione della lista, le scritte Nuovo Iscritto, modifica cancella non sono presenti Nuovo Iscritto Dall elenco iscritti alla lista, cliccando su Nuovo Iscritto, si accede alla maschera di iscrizione alla lista. Vengono visualizzati gli iscritti al comune che non sono già iscritti alla lista. E possibile selezionare più iscritti per fare una iscrizione multipla. Inoltre è possibile indicare se l iscrizione è attiva o no. Per ritornare all elenco iscritti alla lista, si deve selezionare il link Indietro posto in alto. 12

13 Modifica iscrizione Dall elenco iscritti, cliccando su modifica, si accede alla maschera di modifica dell iscrizione. E possibile modificare l iscrizione attiva o no Cancellazione iscrizione Dall elenco iscritti, cliccando su cancella, si può cancellare l iscrizione alla lista. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva Importazione massiva E possibile importare contatti nella lista da altri programmi. Il file utilizzato come interscambio è CSV. Il contenuto delle colonne del file csv è: -cellulare (nel formato ) -nome (attenzione alle lettere accentate: il carattere non è permesso) -cognome (attenzione alle lettere accentate: il carattere non è permesso) Per accedere alla funzione accedere nella gestione iscritti, a base pagina è presente la possibilità di sottoporre il file csv attraverso le voci riportate: 13

14 Cliccare su Sfoglia e apparirà la schermata Permettendo di selezionare il file opportuno. Una volta selezionato, premere il pulsante Submit per sottoporre all applicativo l importazione del file. Al termine della procedura un messaggio indicherà avvenuta importazione. 14

15 4 SMS Il modulo di gestione liste, differisce dal tipo di utente (Livello2 o Livello3) 4.1 Gestione SMS Selezionando Gestione SMS, la procedura visualizza tutti gli SMS dell utente. Per gli utenti di livello 2, vengono visualizzati tutti gli SMS suoi e tutti gli SMS degli utenti di Livello 3. NOTA: solo per gli utenti di livello 2, è presente la possibilità di visualizzare gli SMS di un singolo utente di livello 3 ( ). I dati visualizzati nella lista sono: Descrizione SMS Testo (parziale) dell SMS Tipo qualità (Alta o Bassa) SMS attivo o no SMS spedito o no Eventuale numero SMS spediti Data e ora Spedizione prevista (solo per gli SMS posticipati) Data e ora Spedizione Effettiva Non è possibile modificare o cancellare un SMS già spedito. Non è possibile spedire Online un SMS posticipato. L utente di livello 2 ha la completa gestione degli SMS creati dagli utenti di livello Nuovo SMS Dall elenco SMS, cliccando su Nuovo SMS, si accede alla maschera di creazione SMS. La creazione di un SMS si divide in due fasi: - creazione dati SMS (testo, qualità, eventuale data e ora di invio) - definizone liste o singoli contatti ai quali spedire l SMS 15

16 La descrizione dell SMS è ad uso interno della procedura. Non viene utilizzata nella spedizione. Il mittente (max 11 caratteri) è usato solo per gli SMS in alta qualità. Gli SMS in bassa qualità hanno come mittente un numero di cellulare (del fornitore del servizio di Gateway). Il testo può essere di 160 caratteri max. Un contatore indica i caratteri usati. Se viene selezionato l opzione SMS postticipato, è possibile selezionare la data di spedizione (cliccando sull icona compare una maschera di selezione data) e l ora e minuti di invio. Inseriti i dati necessari e confermando con un click su Continua, si passa automaticamente alla maschera di modifica SMS per la gestione Liste e contatti ai quali si vuole spedire l SMS Modifica SMS Dalla lista SMS cliccando su modifica, o direttamente dalla maschera Nuovo SMS, si accede alla maschera di modifica SMS. E possibile modificare tutti i valori inseriti in fase di inserimento e si possono gestire le liste e i contatti ai quali spedire l SMS. Cliccando su Aggiungi Lista o Aggiungi Contatto, si entra nella maschera di selezione liste o contatti. E, inoltre, presente un contatore, aggiornato in tempo reale, del numero degli SMS che saranno spediti a fronte delle liste e/o contatti selezionati. Viene tenuto conto solo delle liste attive, delle abilitazioni attive alle liste, delle abilitazioni attive Lista/SMS, dei contatti attivi, delle abilitazioni attive contatti/sms. Inoltre, vengono automaticamente eliminati numeri di cellulare doppi. Quando sono già state inserite liste e/o contatti, la lista delle liste/contatti visualizza i dati nel seguente modo: 16

17 Aggiungi Lista Dalla modifica SMS, cliccando su Aggiungi Lista, si accede alla maschera di scelta liste alle quali spedire l SMS. Vengono visualizzate le liste che non sono già selezionate per l SMS. E possibile effettuare una selezione multipla delle liste. Per ritornare alla Modifica SMS, si deve selezionare il link Torna alla Lista posto in alto Aggiungi contatto Dalla modifica SMS, cliccando su Aggiungi Contatto, si accede alla maschera di scelta contatti ai quali spedire l SMS. Vengono visualizzati i contattiche non sono già selezionati per l SMS. E possibile effettuare una selezione multipla dei contatti. Per ritornare alla Modifica SMS, si deve selezionare il link Torna alla Lista posto in alto Modifica abilitazione lista Dall elenco liste/contatti, cliccando su modifica (relativo ad una lista), si accede alla maschera di modifica dell abilitazione della lista all SMS.. E possibile modificare l abilitazione attiva o no. 17

18 Cancellazione lista Dall elenco liste/contatti, cliccando su cancella (relativo ad una lista), si può cancellare la lista dalla spedizione dell SMS. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva Modifica abilitazione contatto Dall elenco liste/contatti, cliccando su modifica (relativo ad un contatto), si accede alla maschera di modifica dell abilitazione del conattto all SMS.. E possibile modificare l abilitazione attiva o no Cancellazione contatto Dall elenco liste/contatti, cliccando su cancella (relativo ad un contatto), si può cancellare il contatto dalla spedizione dell SMS. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva Spedizione SMS Dalla lista SMS cliccando su Invia SMS, o dalla maschera Modifica SMS cliccando su Spedisci SMS, si accede alla maschera di Invio SMS. 18

19 Viene visualizzata la disponibilità di SMS a disposizione (sia in Alta che in Bassa qualità). Se la disponibilità non è sufficiente a inviare l SMS a tutti i destinatari, il bottone Invia SMS non viene visualizzato e non è possibile spedire l SMS. Cliccando su Invia SMS, il messaggio è immediatamente spedito. NOTA: il conteggio degli SMS da spedire è sempre effettuato in tempo reale Spedizione SMS Posticipati Alla data e ora specificate, si attiva automaticamente la procedura di invio SMS. Viene rifatto il calcolo degli SMS da spedire e solo se c è credito sufficiente, gli SMS vengono spediti. Se non c è abbastanza credito o se, per motivi tecnici, gli SMS non possono essere spediti, un mail viene mandato automaticamente all utente proprietario dell SMS e l SMS viene messo in stato NON ATTIVO Cancellazione SMS Dall elenco SMS, cliccando su cancella, si può cancellare l SMS. Viene richiesta una conferma perchè la cancellazione è definitiva. NOTA: non è possibile cancellare SMS già inviati Visualizzazione SMS Dall elenco SMS, cliccando su visualizza, si possono visualizzare i dati dell SMS inviato. 19