MANUALE UTENTE. TeamPortal Liste Distribuzioni

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1 MANUALE UTENTE

2 INDICE Introduzione Messaggi Creazione / Modifca Creazione / Modifca Sms Liste Gruppi Liste Tipi Messaggi Amministrazione Configurazione Invio Automatico Manuale utente 2

3 Introduzione è uno strumento di realizzato per migliorare e agevolare le comunicazioni nelle realtà aziendali. L applicazione permette all utente di gestire ed organizzare elenchi di destinatari (anagrafiche del portale o propri contatti) a cui poter inviare velocemente e sms. I destinatari (disponibili per il popolamento delle liste) sono definiti in Rubriche e Contatti; quindi è necessario che l utente abbia i permessi di consultazione. In caso contrario, è possibile creare la lista senza poterla popolare con i destinatari e i messaggi non potranno essere inviati. Liste e messaggi sono delle entità dunque sottoposte ad impostazioni e controllo ACLE. Come si può vedere dal Menu Applicativi le principali funzioni sono: Consultazione/Gestione Messaggi Consultazione/Gestione Liste Gestione Gruppi di Liste Gestione Tipi Messaggi Amministrazione Configurazione Amministrazione invio automatico dei messaggi in uscita Tutte le voci del menu sono soggette alle restrizioni dei Permessi Applicativi (ACLA). Manuale utente 3

4 1 - Messaggi Tramite le voci del menu: Consulta e Gestisci >>> Messaggi Consulta >>> Messaggi l utente può accedere alla gestione/consultazione dei messaggi e sms. Nel primo caso è possibile creare, modificare, eliminare, inviare, pianificare l invio di un messaggio. Nel secondo caso l utente entra nel programma in maniera di sola lettura, quindi non è abilitato a poter eseguire modifiche. Entrambe le voci del menu sono soggette alle restrizioni dei Permessi Applicativi (ACLA), quindi visibili solamente se sono stati impostati opportuni permessi. /SMS Permette di filtrare i messaggi per tipologia, utile per una prima e rapida ricerca dei messaggi. Per la creazione/gestione delle tipologie fare riferimento al capitolo Tipi Messaggi. Manuale utente 4

5 Messaggi Sia le che gli sms hanno la seguente struttura logica: Bozze: Elenco dei messaggi salvati ma non ancora inviati. In questa fase è possibile creare nuovi messaggi; visualizzare, modificare, inviare ed eliminare quelli esistenti. Modelli: Elenco dei messaggi utili come base per crearne dei nuovi da inviare. E possibile creare; visualizzare, modificare ed eliminare. Non è possibile inviare direttamente, ma è necessario copiare il modello in Bozze per poi poterlo gestire/inviare. Uscita: Elenco dei messaggi che possono essere inviati tramite la pianificazione delle attività. E possibile creare nuovi messaggi direttamente all interno di questo raggruppamento tramite il pulsante Nuovo, oppure da Bozze utilizzando il pulsante Invia dopo disponibile nella videata di modifica. Oltre a questo è possibile anche visualizzare, modificare ed eliminare quelli esistenti. L invio di questi messaggi è possibile eseguirlo nei seguenti modi: Inviarli direttamente tramite il pulsante Invia subito disponibile nella videata di modifica. Inviarli tramite l attività pianificata in Amministrazione >>> Invio Automatico >>> Esegui Inviarli tramite l attività pianificata in Amministrazione >>> Invio Automatico >>> Pianifica Attività (Quando si utilizza questo pulsante si va ad impostare una schedulazione per la notte che provvederà ad inviare tutti i messaggi presenti in Uscita. Attenzione: i messaggi possono appartenere anche ad altri utenti e ad altre aziende.). I messaggi che hanno il simbolo d errore, significa che è stato eseguito l invio automatico ma durante la fase di spedizione si sono verificati degli errori. Se questi messaggi sono lasciati in Uscita alla prossima schedulazione vengono di nuovo ripresi in esame dall invio automatico. Inviati: Lista dei messaggi spediti. Questi messaggi non sono modificabili. E possibile solamente visualizzarli, eliminarli e copiarli in Bozze per poterli di nuovo gestire ed inviare. Ordinamento Permette di selezionare la colonna con cui ordinare l elenco dei messaggi. Tramite l icona gestire l ordinamento in maniera crescente/descrescente. è possibile Filtro Permette di selezionare la colonna su cui applicare il filtro inserito nell area di testo. Nuovo Permette la creazione di un nuovo messaggio Elimina Permette la cancellazione dei messaggi selezionati nell elenco. Copia in Bozze Il pulsante è visibile solamente se sono tra i messaggi Modelli ed Inviati. Permette di eseguire una copia dei messaggi selezionati nell elenco depositandoli in Bozze. NOTE I messaggi che non hanno i permessi non sono visibili nell elenco. I messaggi di altri utenti non gestibili hanno disabilitate tutte le funzionalità di gestione; quindi possono solamente essere consultati. Manuale utente 5

6 1.1 Creazione / Modifca La creazione/modifica dell è accessibile solamente se l utente ha i permessi di gestione. Da Indirizzo del mittente. Viene proposto l indirizzo dell utente se non è stato impostato nessun indirizzo in Amministrazione >>> Configurazione (In Configurazione il valore proposto è Questo è formato da noreply preso dall indirizzo impostato in Amministrazione >>> Portale >>> Configurazione >>> Server Mail). A Lista di destinazione ( Selezione lista, Deselezione lista). Cc Lista di destinazione in Copia Carbone ( Selezione lista, Deselezione lista). Ccn Lista di destinazione in Copia Carbone Nascosta ( Selezione lista, Deselezione lista). Oggetto Titolo del messaggio Manuale utente 6

7 Allegati E possibile inserire o rimuovere allegati al messaggio. Messaggio privato Se selezionato, permette di impostare il messaggio ad uso esclusivo del proprietario. In caso contrario il messaggio sarà visibile, ma non gestibile, anche dagli altri utenti dell azienda. Messaggio Permette di associare il messaggio ad una tipologia. Questa operazione è utile in fase di consultazione quando si desidera filtrare rapidamente i messaggi. Per la creazione/gestione delle tipologie fare riferimento al capitolo Tipi Messaggi. Per togliere l associazione del messaggio con una tipologia è necessario selezionare la voce - Qualsiasi tipologia - e salvare la modifica. Priorità Permette di etichettare il messaggio come priorità Alta/Massima/Normale/Bassa/Minima. Utile per filtrare i messaggi in consultazione. Abilita HTML Consente di inserire testo in formato Html o testo semplice se l opzione è disabilitata. Invia copia al mittente per storico Permette di inviare una copia dell al mittente. Piè messaggio Permette di aggiungere una sezione di testo semplice o Html in calce al messaggio. Se questo oggetto non è presente, significa che il piè messaggio non è stato impostato in Amministrazione >>> Configurazione. Invia subito Il pulsante permette di spedire immediatamente il messaggio. Se la spedizione è andata a buon fine, l è deposta tra i messaggi Inviati. Invia dopo Il pulsante deposita il messaggio in Uscita. I messaggi presenti in questo raggruppamento possono essere inviati tramite Amministrazione >>> Invio Automatico. E possibile inviarli subito con il pulsante Esegui oppure è possibile pianificare l invio nella notte con il pulsante Pianifica Attività. In genere l orario dell invio è impostato alle ore 02:00, ma è possibile modificarlo in Amministrazione >>> Portale >>> Pianifica Attività. Salva Memorizza il messaggio nel raggruppamento selezionato (Bozze, Modelli, Uscita). Indietro Il pulsante è visibile solamente in fase di creazione dell e permette di ritornare alla maschera precedente. NOTE In fase di salvataggio e invio , almeno uno dei tre campi (A, Cc e Ccn) devono essere impostati altrimenti viene mostrato il messaggio di errore che indica di selezionare la lista di destinazione. Per selezionare una lista di destinazione è necessario che questa abbia almeno un destinatario abilitato per l invio del messaggio. Manuale utente 7

8 1.2 Creazione / Modifca Sms La creazione/modifica degli sms è accessibile solamente se l utente ha i permessi di gestione. Destinatario Lista di destinazione ( Selezione lista, Deselezione lista). Privato Se selezionato permette di impostare il messaggio ad uso esclusivo del proprietario. In caso contrario il messaggio sarà visibile, ma non gestibile, anche dagli altri utenti dell azienda. Messaggio Permette di associare il messaggio ad una tipologia. Questa operazione è utile in fase di consultazione quando si desidera filtrare rapidamente i messaggi. Per la creazione/gestione delle tipologie fare riferimento al capitolo Tipi Messaggi. Per togliere l associazione del messaggio con una tipologia è necessario selezionare la voce - Qualsiasi tipologia - e salvare la modifica. Invia subito Il pulsante permette di spedire immediatamente il messaggio. Se la spedizione è andata a buon fine, l sms viene posta tra i messaggi Inviati. Manuale utente 8

9 Invia dopo Il pulsante deposita il messaggio in Uscita. I messaggi presenti in questo raggruppamento possono essere inviati tramite Amministrazione >>> Invio Automatico. E possibile inviarli subito con il pulsante Esegui oppure è possibile pianificare l invio nella notte con il pulsante Pianifica Attività. In genere l orario dell invio è impostato alle ore 03:00, ma è possibile modificarlo in Amministrazione >>> Portale >>> Pianifica Attività. Salva Memorizza il messaggio nel raggruppamento selezionato (Bozze, Modelli, Uscita). Indietro Il pulsante è visibile solamente in fase di creazione sms e permette di ritornare alla maschera precedente. NOTE Per selezionare una lista di destinazione è necessario che questa abbia almeno un destinatario abilitato per l invio del messaggio. Manuale utente 9

10 2 -Liste Tramite le voci del menu: Consulta e Gestisci >>> Liste Consulta >>> Liste l utente può accedere alla gestione/consultazione delle liste di distribuzioni. Nel primo caso, oltre alla consultazione, si hanno anche a disposizione tutte le funzioni per la gestione delle liste e dei destinatari. Nel secondo caso è solamente possibile consultare le liste e visualizzare le informazioni dei destinatari. Entrambe le voci del menu sono soggette alle restrizioni dei Permessi Applicativi (ACLA), quindi visibili solamente se sono stati impostati opportuni permessi. Liste distribuzioni Nella parte sinistra della maschera si hanno le liste disponibili dell applicazione: Liste Predefinite, Liste Personalizzate, Gruppi Liste. Manuale utente 10

11 Liste Predefinite Sono liste prefissate del portale. Non sono modificabili, quindi possono essere solamente consultabili e ovviamente selezionabili in fase d invio messaggi. I destinatari di queste liste non sono altro che le anagrafiche e i contatti già definiti nel portale ed in Rubriche e Contatti. Per questo motivo anche in Liste Distribuzioni si hanno gli stessi raggruppamenti logici presenti per l appunto in Rubriche e Contatti. Fare riferimento alla documentazione di Rubriche e Contatti per i dettagli sui raggruppamenti logici. Liste Personalizzate Sono le liste definite dagli utenti della stessa azienda di lavoro. Queste liste sono sottoposte a controlli ed impostazioni ACLE e quindi sono visibili e gestibili in base ai permessi impostati. Se una lista è solamente visibile e non gestibile, tutte le funzioni di gestione sono disattivate limitando l utente alla sola consultazione. Per agevolare la consultazione, è anche possibile associare le liste a dei gruppi logici (per maggiori dettagli fare riferimento al capitolo Gruppi Liste). I principali raggruppamenti: Tutte Sono le tutte le liste disponibili nell azienda di lavoro. Associate ai gruppi Sono le liste disponibili nell azienda di lavoro associate a qualche gruppo logico Non associate ai gruppi Sono le liste disponibili nell azienda di lavoro non associate ancora ai gruppi logici. Le voci Associate ai gruppi e Non associate ai gruppi sono visualizzate solo nel caso in cui sia stato creato almeno un gruppo nell azienda di lavoro. Gruppi Liste Sono Liste Personalizzate associate in gruppi logici per agevolare la consultazione (per dettagli sui gruppi fare riferimento al capitolo Gruppi Liste). Questa voce è visualizzata solo nel caso in cui sia stato creato almeno un gruppo nell azienda di lavoro. Descrizione Denominazione che identifica la lista dei destinatari. Non è possibile creare più liste con la stessa descrizione. Creazione/Modifica Mostrano le date rispettivamente di creazione e di modifica della lista. Sono dei campi non modificabili dall utente. Abilita lista per invio messaggi Permette di abilitare o disabilitare l intera lista di destinatari per l invio dei messaggi. Questo campo agisce a prescindere dalla selezione impostata per l invio e Sms. Questa funzionalità è stata pensata per facilitare l utente ad abilitare/disabilitare facilmente una lista senza dover cambiare le impostazioni d invio e Sms. /Sms Permettono di abilitare/disabilitare i rispettivi tipi d invio. Manuale utente 11

12 Elenco di destinatari Nella parte di destra della maschera è disponibile l elenco dei destinatari relativi alla lista di distribuzione selezionata. Le informazioni mostrate sono: Cognome del destinatario Nome del destinatario Abilitato:indica se il destinatario è abilitato o meno per tutti i tipi d invio messaggi. indica se il destinatario è abilitato per l invio Sms: indica se il destinatario è abilitato per l invio sms Se il destinatario nella colonna Abilitato ha impostato il valore No, significa che non è abilitato ad inviare nessun tipo di messaggio a prescindere dalle impostazioni delle colonne e Sms. Se il destinatario nelle colonne e Sms non ha impostato nulla, significa che l anagrafica o il contatto relativo non ha definito le informazioni necessarie ( /Sms). Quindi è necessario andare in Rubriche e Contatti o in Amministrazione del portale per inserire le informazioni mancanti. Nelle colonne e Sms passando con il puntatore del mouse sopra al valore Si vengono mostrate le rispettive informazioni /Sms. Nota Bene! E possibile anche abilitare un destinatario che non ha definito né , né sms. Questo significa che tale destinatario è solamente predisposto a ricevere i messaggi, ma in fase d invio comunque verrà scartato e quindi non riceverà nulla. Soltanto quando si andranno a definire le informazioni mancanti ( /sms) questo destinatario verrà preso di nuovo in considerazione per gli invii dei messaggi. Permette la rimozione del destinatario dalla lista. Questa funzionalità è attiva solamente per le liste gestibili. I menu Destinatari e Modifica sono attivi solamente per le liste gestibili. Destinatari permette di accedere alle seguenti funzioni: Aggiungi da Contatti: permette di aprire la finestra di consultazione contatti per selezionare i nominativi interessati. Aggiungi da Rubriche: permette di aprire la finestra di consultazione rubriche per selezionare i nominativi interessati. Modifica permette di accedere alle seguenti funzioni: Abilita/Disabilita destinatari: permette di abilitare/disabilitare i destinatari selezionati nell elenco per l invio di tutti i tipi di messaggi Abilita/Disabilita permette di abilitare/disabilitare i destinatari selezionati nell elenco per l invio delle Abilita/Disabilita sms: permette di abilitare/disabilitare i destinatari selezionati nell elenco per l invio di sms Rimuovi: rimuove i destinatari selezionati nell elenco Manuale utente 12

13 Tramite l icona Permette di selezionare la colonna con cui ordinare l elenco dei messaggi. è possibile gestire l ordinamento in maniera crescente/descrescente. nell area di testo. Permette di selezionare la colonna su cui applicare il filtro inserito Nuova La creazione di una lista è accessibile solamente se l utente ha i permessi di gestione. Privata: Se selezionato permette di impostare la lista ad uso esclusivo del proprietario. In caso contrario la lista sarà visibile, ma non gestibile, anche dagli altri utenti dell azienda. Salva: Permette di procedre con la creazione memorizzando le informazioni impostate. Indietro: Permette di ritornare alla maschera di consultazione lista Gli altri campi sono quelli già descritti in precedenza. Salva Visibile solamente se l utente ha i permessi di gestione per la lista selezionata. Permette di memorizzare le informazioni impostate della lista. Elimina lista Visibile solamente se l utente ha i permessi di gestione per la lista selezionata. Permette di cancellare la lista. Manuale utente 13

14 Gruppi Visibile solamente se l utente ha i permessi di gestione per la lista selezionata. Permette di associare/dissociare la lista ai gruppi logici (per dettagli sui gruppi fare riferimento al capitolo Gruppi Liste). Salva: Permette di memorizzare le informazioni impostate. Reimposta: Permette di ripristinare le informazioni iniziali. Manuale utente 14

15 3 Gruppi Liste Sono dei raggruppamenti logici a cui è possibile associare le liste distribuzione. Sono utili per agevolare la consultazione/gestione delle liste stesse. La rispettiva voce in Menu Applicativi è soggetta alle restrizioni dei Permessi Applicativi (ACLA) e quindi visibile solamente se sono stati impostati opportuni permessi. I gruppi si definiscono a livello aziendale e tutti li possono vedere senza alcuna restrizione. Ordinamento Permette di selezionare la colonna con cui ordinare l elenco dei gruppi. Tramite l icona l ordinamento in maniera crescente/descrescente. è possibile gestire Filtro Permette di selezionare la colonna su cui applicare il filtro inserito nell area di testo. Manuale utente 15

16 Permette la cancellazione del gruppo. Permette la modifica del gruppo. Nuovo Permette la creazione di un nuovo gruppo. Non è possibile creare più gruppi con la stessa descrizione. Salva: Permette di procedere con la creazione memorizzando le informazioni impostate. Elimina Permette la cancellazione dei gruppi selezionati nell elenco. Manuale utente 16

17 4 Tipi Messaggi Sono dei raggruppamenti logici a cui è possibile associare i messaggi. Sono utili per agevolare la consultazione/gestione degli stessi messaggi. La rispettiva voce in Menu Applicativi è soggetta alle restrizioni dei Permessi Applicativi (ACLA) e quindi visibile solamente se sono stati impostati opportuni permessi. I tipi messaggi si definiscono a livello aziendale e tutti li possono vedere senza alcuna restrizione. Ordinamento Permette di selezionare la colonna con cui ordinare l elenco dei tipi messaggi. Tramite l icona gestire l ordinamento in maniera crescente/descrescente. è possibile Filtro Permette di selezionare la colonna su cui applicare il filtro inserito nell area di testo. Manuale utente 17

18 Permette la cancellazione del tipo messaggio. Permette la modifica del tipo messaggio. Nuovo Permette la creazione di un nuovo tipo messaggio. Non è possibile creare più tipi messaggi con la stessa descrizione. Salva: Permette di procedere con la creazione memorizzando le informazioni impostate. Elimina Permette la cancellazione dei tipi messaggi selezionati nell elenco. Manuale utente 18

19 5 Amministrazione L accesso a questa sezione del programma dovrebbe essere ristretto al solo amministratore di Liste Distribuzione perché è possibile manipolare il funzionamento dell applicativo stesso. Le relative voci del Menu Applicativi sono soggette alle restrizioni dei Permessi Applicativi (ACLA) e quindi sono visibili solamente se si hanno gli opportuni permessi. In Amministrazione è possibile gestire: Configurazione Impostazioni che regolano alcuni comportamenti dell applicativo Invio automatico Possibilità di pianificare gli invii dei messaggi in automatico Manuale utente 19

20 5.1 Configurazione La gestione delle configurazioni è soggetta ad impostazioni e controlli Permessi Applicativi (ACLA) e quindi si ha l accesso solamente se si dispone di opportuni permessi. Le informazioni che si possono impostare in questo sezione del programma, regolano alcuni comportamenti di. Tutte le impostazioni sono a livello aziendale. Le configurazioni disponibili regolano il comportamento degli invii dei messaggi e Sms. Manuale utente 20

21 Configurazioni invio Nome Server / Porta: Sono le coordinate per comunicare con il server di posta. Non sono informazioni modificabili e s impostano a livello generale all interno di (Amministrazione >>> Portale >>> Configurazione). Indirizzo mittente: Indirizzo del mittente. Al primo accesso al programma è proposto l indirizzo composto come segue: noreply + dominio (il dominio è ricavato dall indirizzo impostato in Amministrazione >>> Portale >>> Configurazione). Questo indirizzo è proposto in fase di creazione delle . Priorità: Permette d impostare la priorità predefinita in fase di creazione . Abilita html nel messaggio: Permette di impostare il tipo di messaggio (html/testo) predefinito in fase di creazione . Invia copia al mittente per storico: Permette di impostare il valore predefinito dell invio copia al mittente per storico. Piè messaggio: Permette di selezionare un file da utilizzare nelle come sezione di testo in calce al messaggio. I files supportati sono di tipo html o testo. Manuale utente 21

22 Configurazioni invio sms Periferica / Tipo connessione: Sono le coordinate per comunicare con il dispositivo di telefonia per l invio di sms. Non sono informazioni modificabili e s impostano a livello generale all interno di (Amministrazione >>> Portale >>> Configurazione). Numero max. caratteri per singolo sms: Numero massimo di caratteri consentito per singolo sms. Abilita errori nel controllo lunghezza sms:permette di mostrare errori in fase d invio sms nel caso in cui il numero di caratteri del messaggio superi quello impostato nel campo Numero max. caratteri per singolo sms. In questo caso oltre agli errori, il messaggio non è neanche spedito. Se disabilitato e si verifica il superamento del numero dei caratteri del messaggio, l sms è spedito in maniera troncata (il numero di caratteri inviati è pari al valore impostato nel campo Numero max. caratteri per singolo sms). Salva Il pulsante permette di memorizzare le informazioni impostate Predefinite Il pulsante permette di eliminare le informazioni precedentemente salvate riproponendo i valori predefiniti del programma. Amministrazione Manuale utente 22

23 5.2 Invio Automatico La gestione degli invii automatici dei messaggi è soggetta ad impostazioni e controlli Permessi Applicativi (ACLA) e quindi si ha l accesso solamente se si dispone di opportuni permessi. Invio automatico in Uscita: Tramite il pulsante Esegui è possibile eseguire la spedizione immediata di tutti i messaggi contenuti in Uscita. Il pulsante Pianifica Attività inserisce un job giornaliero in Attività pianificate del per l invio automatico dei messaggi in Uscita. In questo caso le saranno spedite nella notte. L invio dei messaggi riguarda tutti gli utenti e le aziende che hanno pianificato l invio automatico. Invio automatico sms in Uscita: Tramite il pulsante Esegui è possibile eseguire la spedizione immediata di tutti i messaggi contenuti in Uscita. Il pulsante Pianifica Attività inserisce un job giornaliero in Attività pianificate del per l invio automatico dei messaggi in Uscita. In questo caso gli sms saranno spediti nella notte. L invio dei messaggi riguarda tutti gli utenti e le aziende che hanno pianificato l invio automatico. Amministrazione Manuale utente 23

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