Servizio e-business eni Centro Stampa. Manuale Fornitore

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1 Servizio e-business eni Centro Stampa Manuale Fornitore

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Centro Stampa in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio e di prestare attenzione alle eventuali specificità indicate nelle pagine di HighLights & Warnings. 2

3 Sommario Flusso di Processo Richiesta Generica 4 Flusso di Processo Richiesta Specifica 5 Prima Pagina Visualizzare Posta Interna..7 Visualizzare/Elaborare Conferma....8 Confermare Entrata Merci 9 Creare Preventivo...10 Confermare Preventivo...23 Visualizzare PEM automatica Elaborare PEM automatica.25 Consultazione Allegati 29 Elaborare PEM automatica con contingency 31 Confermare PEM automatica..34 Creare Proposta Entrata Merci 35 Storico richieste 37 Uscire dal servizio...42 HighLights..43 Informazioni utili Copyright & Trademark 45 3

4 Flusso di Processo Richiesta Generica L approvazione dello SB NON può essere parziale Step necessario soltanto per PEM con posizione di contingency, altrimenti viene bypassato 4

5 Flusso di Processo Richiesta Specifica 5

6 Prima pagina All accesso a sistema si presenta la seguente schermata come Prima Pagina. 6

7 Visualizzare Posta interna Nella sezione Posta Interna -> Messaggi è possibile visualizzare i messaggi automatici di avviso di approvazione/rifiuto proposta entrata merci. Per visualizzare il contenuto del messaggio cliccare il link oppure l icona lente. Per cancellare il messaggio cliccare l icona bidone 7

8 Visualizzare/elaborare Conferma Selezionando dal Menu Proposta Entrata Merci > Elaborare Entrata Merce, nella parte alta dello schermo compare un menù a tendina per selezionare il tipo di operazione che si intende effettuare. Selezionando Visualizzare/elaborare conferma Proposte Entrate Merci creati in precedenza. è possibile visualizzare Preventivi e Eseguire la ricerca valorizzando i campi utili nella sezione Cercare conferma E possibile risalire alla PEM (e all ordine consuntivo associato) indicando il numero di preventivo nello specifico campo: cliccare Carica per caricare il dato inserito (e quindi Inizio) Cliccare il testo Inizio per avviare la ricerca Cliccare l icona lente o il link relativo per visualizzare il dettaglio 8

9 Confermare entrata merci Selezionando dal Menu Proposta Entrata Merci > Elaborare Entrata Merce e selezionando Confermare entrata merci/acquisire prestazione è possibile creare Preventivi o inserire Proposte Entrate Merci per ordini la cui PEM automatica è stata precedentemente respinta: Eseguire la ricerca valorizzando i campi utili nella sezione Cercare ordine d acquisto Cliccare il testo Inizio per avviare la ricerca 9

10 Creare Preventivo Una volta individuato la richiesta per la quale si intende creare il Preventivo, Premere l icona foglio. 10

11 Compilazione Preventivo Compilare i dati obbligatori prima di scaricare gli item da catalogo: Data Consegna/prestazione e Doc.di riferimento. Inserire tutte le prestazioni necessarie per soddisfare la richiesta. Le prestazioni sono selezionabili unicamente da catalogo. 11

12 Creazione Preventivo - Selezione catalogo Per selezionare le prestazioni effettuando lo scarico da catalogo premere il tasto Inizio. Di default, a seconda che la richiesta provenga dalla società EniServizi o da altre società del gruppo eni, è possibile lo scarico dal relativo catalogo (EniServizi o Altre Società del gruppo eni). 12

13 Il catalogo del Centro Stampa la ricerca degli articoli avviene per fornitore o parola chiave o avanzata, come per tutti gli articoli 13

14 Ricercare articoli da catalogo materiali Nella prima pagina del catalogo saranno presenti le classi merceologiche per cui siete abilitati ad acquistare. Selezionando Gruppi prodotto si passa ad una modalità più fine di ricerca. 14

15 Ricerca per Gruppi Prodotto : ulteriori selezioni ciascuno dei link presenti in questa parte della finestra consente di ridurre l insieme degli item su cui ricercare secondo i diversi criteri: categoria fornitore produttore fascia di prezzo 15

16 Ricerca per Gruppi Prodotto : selezione articolo Avendo ridotto dinamicamente la ricerca ad uno specifico Fornitore, nella seconda parte della finestra del motore di ricerca appaiono gli Articoli a catalogo che rispettano i criteri indicati. Cliccando sul nome si accede al dettaglio dell articolo Cliccando sulla X si annulla la selezione 16

17 Visualizzare dettaglio posizione Cliccando sull icona si inserisce l articolo nel carrello o nella lista di confronto Cliccando su si torna all elenco di ricerca 17

18 Ricerca per Fornitore Sulla barra di selezione si trova la selezione per Fornitori 18

19 Ricerca per Fornitore Selezionando il fornitore desiderato, si accede alla lista degli articoli 19

20 Ricerca per parole chiave La barra della ricerca testuale contiene il campo per il testo da cercare e la scelta della modalità: Predefinito: cerca la/le parole indicate è possibile usare i caratteri + e per le parole che devono essere presenti e NON devono essere presenti. Esempio: +carta +fotografica cercherà gli articoli con entrambe le parole nella descrizione. Racchiuse tra invece indicano la ricerca del testo esattamente come indicato. Esempio carta fotografica cercherà gli articoli con questa stringa esatta. Carattere Jolly: es. pen cercherà gli articoli la cui descrizione ha parole che iniziano con pen; Simile: es. cartone cercherà tutti gli articoli che contengono parole simili; 20

21 Ricerca avanzata Si accede alla ricerca avanzata cliccando nella barra in alto a destra 21

22 Ricerca avanzata Il pulsante Avanzata nella barra della ricerca apre una nuova parte della finestra dove è possibile indicare valori ricercati per diverse colonne caratterizzanti l Articolo 22

23 Ricerca avanzata Oltre ai campi fissi, sono presenti quattro campi impostabili con valori inseriti all interno del catalogo. Le selezioni operano insieme e i risultati danno una lista di materiali che soddisfano tutti i requisiti impostati 23

24 Ricerca avanzata La ricerca per Attributi permette di selezionare le classi merceologiche della classificazione inserita 24

25 Selezionare articoli da catalogo questa icona inserisce l articolo nel Carrello questa icona inserisce l articolo nella Lista di Confronto Dalla lista Articoli o dal dettaglio è possibile indicare la quantità d acquisto (il default è la quantità minima prevista) e con un click del mouse inserire l articolo nel Carrello oppure nella Lista di Confronto, il cui numero di item presenti è visualizzato sulla barra in alto. 25

26 Confrontare articoli Selezionare Confronta Articoli dalla barra, sulla finestra che si apre è possibile definire (o cambiare) un Articolo Guida e in giallo appariranno le differenze degli altri articoli con quello Guida. 26

27 Salvare nel carrello Selezionare Carrello della Spesa dalla barra, sulla finestra che si apre è possibile cambiare la quantità in ordine, rimuovere un articolo, aggiungere articoli digitando il codice fornitore o la prima parte del codice 27

28 Liste della spesa Dal Carrello della Spesa prima di chiudere la ricerca e creare lo Shopping Basket in eprocurement, è possibile preparare e aggiornare le proprie Liste della Spesa: q caricare il carrello partendo da un file di testo q salvare il carrello come lista personale q aggiungere un item ad una lista personale 28

29 Creazione Preventivo - Selezionare posizione di contingency E possibile inserire una posizione di contingency (ovvero un importo massimo di variabilità al preventivo dovuto a prestazioni non pianificabili a priori), selezionando la posizione a catalogo e successivamente cliccando l icona del carrellino 29

30 Ordinare articoli Dal Carrello della Spesa per terminare la sessione di ricerca e creare lo Shopping Basket in eprocurement si seleziona il pulsante Ordina Articoli 30

31 Modifica posizione di contingency In caso di posizione di Contingency, prima di Confermare il Preventivo è necessario inserire una motivazione nel campo Testi: - Cliccare l icona lente relativa alla posizione di contingency -Inserire la descrizione nel campo Testi della cartella Documenti Se non viene inserita descrizione il sistema segnala un errore bloccante 31

32 Consultazione Allegati Il fornitore può consultare i documenti che sono stati allegati alla richiesta di preventivo. Nella sezione Dati di testata, Documenti è evidenziato il link che rimanda all area collaborativa nella quale sono stati inseriti eventuali file da parte del richiedente. Per accedere, cliccare sul link e dare l ok al Pop Up. 32

33 Consultazione Allegati L area collaborativa viene aperta in una nuova finestra. Cliccando sulla cartella, il fornitore può visualizzarne il contenuto. Per visualizzare il file è necessario cliccare sul link: dopo aver dato l ok ad un Pop Up, il sitema apre il file. Per uscire dall area collaborativa, cliccare Terminare. 33

34 Confermare Preventivo E possibile a questo punto Confermare il Preventivo (oppure Parcheggiare il Preventivo, per completare in seguito l elaborazione) cliccando il relativo tasto. 34

35 Visualizzare Proposte Entrata Merci automatica Dal Menu Proposta entrata merci selezionare Elaborare entrata merci, successivamente selezionare dal menu a tendina Visualizzare/Elaborare conferma Nella sezione Cercare conferma è possibile impostare vari criteri di ricerca per selezionare l ordine per il quale si vuole elaborare la proposta entrata merci. Cliccando su Ricerca ampliata si aprono ulteriori campi per specificare i criteri di ricerca. 35

36 Elaborare Proposta Entrata Merci automatica Per elaborare la Proposta Entrata Merci creata in automatico che è identificata dallo stato In attesa, cliccare l icona lente e successivamente il tasto Modificare per poter inserire il Doc. di riferimento. 36

37 Elaborare Proposta Entrata Merci automatica E possibile inserire un testo sulla posizione: cliccare l icona lente, relativa alla posizione dalla cartella Dati posizione, selezionare Documenti. una volta inserita la nota, cliccare il tasto Rilevare testo. 37

38 Consultazione Allegati Il fornitore può consultare gli allegati inseriti dal richiedente nell area collaborativa. Nella sezione Dati di testata, Documenti è evidenziato il link che rimanda all area collaborativa nella quale sono stati inseriti eventuali file da parte del richiedente. Per accedere, cliccare sul link e dare l ok al Pop Up. 38

39 Consultazione Allegati L area collaborativa viene aperta in una nuova finestra. Cliccando sulla cartella, il fornitore può visualizzarne il contenuto. Per visualizzare il file è necessario cliccare sul link: dopo aver dato l ok ad un Pop Up, il sitema apre il file. Per uscire dall area collaborativa, cliccare Terminare. 39

40 Elaborare Proposta Entrata Merci automatica con contingency Nel caso di Proposta Entrata Merci con contingency (derivante da Richiesta Generica che da preventivo richiedeva una posizione di contingency con valore limite), è possibile modificare la PEM automatica inserendo la posizione da catalogo, entro il limite della contingency. 40

41 Elaborare Proposta Entrata Merci automatica con contingency Cliccare il tasto Inizio Selezionare la posizione da catalogo Cliccare Aggiungi al carrello Cliccare Ordina articoli 41

42 Elaborare Proposta Entrata Merci automatica con contingency Per controllare la correttezza della Proposta Entrata Merci, cliccare il tasto Controllare. Se il valore delle posizioni scaricate supera il limite della contingency (inserito a preventivo), il sistema visualizza un messaggio bloccante 42

43 Confermare Proposta Entrata Merci automatica Per confermare la Proposta Entrata Merci, dopo aver inserito il documento di riferimento, cliccare Confermare. Il sistema visualizza il messaggio di avvenuto salvataggio. 43

44 Creare Proposta Entrata Merci Se la Proposta Entrata Merci automatica viene respinta è necessario inserirne una nuova creata manualmente. Selezionare dal Menu Proposta Entrata Merci > Elaborare Entrata Merce Selezionare dal Menu a tendina Confermare entrata merci/acquisire prestazione Eseguire la ricerca dell ordine Cliccare l icona foglietto 44

45 Creare Proposta Entrata Merci Una volta individuato l ordine per la cui è necessario creare la PEM manuale: premere l icona foglio valorizzare la Data consegna/prestazione e Doc. di riferimento premere il tasto Confermare 45

46 STORICO RICHIESTE CENTRO STAMPA 46

47 Storico Richieste Per visualizzare l elenco di tutti i Preventivi, le Proposte Entrata Merci e le Richieste specifiche, con relativi dettagli, è disponibile lo storico delle richieste. Per accedere allo storico delle richieste selezionare dal Menu Gestione Richieste -> Storico Richieste 47

48 Ricercare Lista Richieste La ricerca può essere effettuata utilizzando i campi del Filtro (periodo, stato di elaborazione, ). 48

49 Visualizzare Lista Richieste Ogni riga corrisponde ad una singola richiesta e riporta il tipo di flusso, il numero dei documenti successivi creati, le relative date di creazione dei documenti e lo stato della richiesta. Lo stato della richiesta è evidenziato dalle seguenti icone: Richiesta in errore Richiesta in corso Richiesta conclusa con successo, documenti trasferiti Richiesta cancellata Lo stato è dettagliato nel Messaggio di stato. 49

50 Visualizzare Dettagli dei Documenti Per visualizzare i dettagli del documento di interesse cliccare il link corrispondente che ne riporta il numero. 50

51 Uscire dal servizio Per uscire da e-procurement è necessario: Premere il pulsante Logoff. Non premere invece il pulsante!! 51

52 HIGHLIGHTS Accedendo alla voce di Menu Elaborare Entrata Merci -> Confermare entrata merci/acquisire prestazione, la visibilità è limitata a: richieste generiche per cui è necessario inserire preventivo (distinguibili dal nome del tipo Preventivo+Società+Tipo lavorazione) ordini le cui relative PEM automatiche sono state respinte (distinguibili dal nome del tipo Ordine+Società) Le Proposte Entrata Merci automatiche NON posso essere modificate in termini di quantità Non sono ammesse Proposte Entrata Merci parziali. 52

53 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul Portale del Servizio. 53

54 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 54