e-business Saipem Gare elettroniche

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1 e-business Saipem Gare elettroniche Manuale Offerente

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Gare elettroniche in qualità di offerente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Agenda Introduzione Creazione Offerta Gestione Offerta Informazioni Utili Copyright e Trademark 3

4 Introduzione Accesso al portale e-business SAIPEM Quando il fornitore riceve la notifica di una nuova gara gestita su e-business SAIPEM, può accedere al portale utilizzando il link presente nella mail di notifica o direttamente digitando su un browser l indirizzo e-business-area.saipem.com (selezionare poi Area Fornitori > Accesso ai servizi) Utilizzando la propria User ID e Password (ricevuta in precedenza dall amministratore del sistema) ciascun fornitore può accedere al sistema SRM mediante i seguenti step: Selezionare dal menù di sinistra: Appalti e Aste Al fine di unirsi al processo di gara è necessario accettare prima il "Regolamento elettronico di gara", inserendo il flag e facendo click su "Accetto": Prima di accedere alla documentazione di gara, è necessario verificare le proprie impostazioni del browser per abilitare l'utilizzo delle pop-up sul Portale di E-Business Saipem. Per i requisiti minimi hardware e software, fare per favore riferimento alla pagina dedicata all'interno del portale "Prerequisiti di sistema" A seconda delle caratteristiche della gara, la sua gestione a sistema potrebbe richiedere step operativi differenti. Si suggerisce, nella consultazione di questo manuale, di fare riferimento anche alle istruzioni ricevute dal buyer (es. nella mail d invito) per rintracciare le funzionalità di interesse. 4

5 Introduzione Ricerca Gara Elettronica Una volta fatto accesso al sistema, il fornitore ha la possibilità di ricercare la gara: Verificare che nella sezione "Interr. Attive" alla voce "Appalti Online" sia selezionato "Tutti" E' possibile ricercare una gara specifica utilizzando i criteri di ricerca nella sezione "Appalti Online Tutti" e facendo click su "Rilevare" Selezionare la gara (il riferimento gara è contenuto nella mail d invito) per visualizzare la documentazione e poter creare un offerta: fare click sul numero evidenziato nella colonna "Numero gara" Creata l'offerta, la stessa può essere aperta successivamente facendo click sul numero evidenziato nella colonna "Numero Offerta" 5

6 Introduzione Struttura Gara Elettronica Ogni gara è strutturata in tre tab principali: Informazioni Appalto: contiene alcune informazioni di gara (Termine presentazione offerta, etc.) Posizioni (solo se impostato/richiesto dal buyer): contiene le posizioni su materiali o servizi richiesti Appunti e Allegati: contiene tutti gli allegati di gara e le note inviate dal buyer 6

7 Introduzione Struttura Gara Elettronica Documentazione di Gara (Note e Allegati) Il Tab "Note e Allegati" è diviso in tre sezioni principali: Appunti: il buyer pubblica in questa sezione note e le istruzioni (già riportate nella mail d invito) per la gara Allegati commerciali: vengono pubblicati qui i requisiti commerciali Area Tecnico/Collaborativa: quest'area è dedicata alla pubblicazione di tutti i requisiti e alla documentazione tecnica, o in generale a file di gara grandi dimensioni (pagina 16-22) Per alcune gare l area tecnico/collaborativa potrebbe non essere presente/richiesta. Si faccia gentilmente riferimento alle istruzioni ricevute dal buyer al fine di comprenderne le eventuali modalità di utilizzo. Per maggiori chiarimenti contattare il buyer responsabile del processo. 7

8 Introduzione Domande & Risposte Durante la gara il buyer può strutturare alcune domande da sottomettere ai fornitori. Queste domande sono visualizzabili attraverso la sezione "Domande" all'interno del tab "Informazioni Appalto" E' necessario controllare questa sezione per avere evidenza di eventuali domande. Se la domanda è stata definita come obbligatoria dal buyer, il sistema richiederà una risposta prima di poter partecipare attivamente a gara (vedi figura). 8

9 Introduzione Domande & Risposte Durante il processo di gara il buyer incaricato può inviare comunicazioni anche mediante l invio di brevi messaggi di testo, visibili dalla funzione Domande e Risposte. E necessario controllare regolarmente la sezione per avere evidenza dei nuovi messaggi. Tali messaggi sono generalmente relativi alla parte commerciale o di carattere generale. Nuovi messaggi sono indicati dal contatore presente a lato della descrizione del tasto per accedere alla messaggistica. E possibile inviare brevi messaggi al buyer incaricato. I messaggi saranno tracciati e datati nel sistema senza possibilità di modifica/rimozione dopo l invio. Per quanto concerne lo scambio di messaggi inerenti la parte tecnica si faccia riferimento al paragrafo sulla gestione della messaggistica nell area tecnico/ collaborativa (se prevista). 9

10 Introduzione Feedback Dopo la aver letto la documentazione di gara (pagina 7) è necessario esprimere la propria intenzione a partecipare facendo click sul pulsante "Partecipare". In caso di rifiuto è possibile specificare una motivazione del diniego La scelta deve essere poi confermata mediante il pulsante di Salvataggio che apparirà nelle medesima sezione di partecipazione. 10

12 Creazione Offerta Struttura Offerta Dopo aver preso visione della documentazione di gara ed espresso la sua intenzione a partecipare è possibile creare una nuova click sul pulsante "Creare Offerta" presente all'interno della gara: Ogni offerta è strutturata in cinque tab principali: Informazioni Appalto: contiene alcune informazioni sulla gara Posizioni: è possibile quotare ogni singola posizione solo se la gara è stata così strutturata da parte del buyer (controllare e compilare questo tab solo se richiesto esplicitamente dal buyer) Note e Allegati: è il parte del documento in cui è possibile allegare l offerta divise in tre principali sezioni: o Appunti: testi brevi che dettagliano l offerta (opzionali) o Allegati Commerciali per il caricamento della parte commerciale dell offerta (salvo diverse istruzioni) o Area Tecnico/Collaborativa per il caricamento della dell offerta tecnica Riepilogo: Visualizzazione di alcune informazioni relative alla gara Tracking: in questa sezione sono tracciate le eventuali versioni dell'offerta a valle di restituzioni e successive modifiche. 12

13 Creazione Offerta Offerta per posizioni (se richiesto) Questa sezione deve essere compilata solo se esplicitamente richiesto dal buyer Per visualizzare i dettagli di ogni singolo item: selezionare la riga e fare clic su Dettagli: visualizzare i Dati posizione e gestire Note e Allegati a livello della posizione stessa (vedi slide successive su gestione Note e Allegati). 13

14 Creazione Offerta Creazione Nota Per poter aggiungere delle note da inviare al buyer, è possibile utilizzare la funzionalità "Osservazioni dell'offerente". Nella sezione "Appunti" fare click su Aggiungere > Osservazioni dell'offerente Inserire la nota o il testo nella casella di testo e poi fare click su "OK" E' possibile aggiungere solo una nota La nota sarà visionabile dal buyer solo accedendo all offerta. 14

15 Creazione Offerta Area Tecnico/Collaborativa Offerta Tecnica Quest'area (chiamata anche Area Collaborativa o C-Folder) se creata è dedicata alla gestione della documentazione tecnica e permette all'offerente di caricare la propria offerta tecnica e scambiare chiarimenti tecnici con il buyer. L'area tecnico/collaborativa è strutturata in due macro aree: Area Pubblica Area Offerente L'area pubblica contiene tutta la documentazione di gara pubblicata dal buyer, eventuali aggiornamenti in fase di gara. L'area offerente rappresenta l'area personale (privata) dell'offerente in cui lo stesso può: Allegare solo la documentazione relativa all'offerta Tecnica E richiedere/ricevere chiarimenti al/dak buyer sempre nell'ambito della documentazione tecnica. Fare click sul link "Offerta XXXXXX" per accedere alla propria area privata sul C-Folder. Alcune gare potrebbero non prevedere l'area Tecnico/Collaborativa in questo caso non sarò consentito l accesso all'area offerente ma solo all'area pubblica. Suggeriamo di leggere attentamente le istruzioni di gara, per individuare le modalità d utilizzo del C-Folder. In caso di ulteriori chiarimenti sulle istruzioni di gara fare riferimento al buyer responsabile del processo. 15

16 Creazione Offerta Area Tecnico/Collaborativa Documentazione gara ed aggiornamenti Assicurarsi che nel menu a tendina sulla sinistra sia selezionata l'area pubblica per visualizzare la documentazione di gara. Eventuali aggiornamenti sui requisiti di gara saranno pubblicati all'interno della cartella "Public Updates". Ogni aggiornamento delle cartelle vi sarà notificato da una mail automatica del sistema. Per avviare il download del file cliccare sul nome del singolo allegato. 16

17 Creazione Offerta Area Tecnico/Collaborativa Offerta Tecnica Assicurarsi che nel menu a tendina sulla sinistra sia selezionata l Area Offerta XXXXXX; 2. Seguendo il percorso Offerta XXXXXX > Bidding documents > Technical Offer e fare click su "Creare" per poter allegare la documentazione tecnica relativa all'offerta 17

18 Creazione Offerta Area Tecnico/Collaborativa Offerta Tecnica Fare click su "Documento" per allegare la documentazione tecnica di gara (sono accettati tutti i formati di file. La dimensione massima dei file che può essere allegata dipende dalla qualità della connessione della rete locale) Fare click su "Testo" per inserire un testo Per uscire dall'area tecnico/collaborativa fare click su "Terminare" in alto a destra nella finestra. Ritornare sul sistema di E- business per il caricamento dell offerta commerciale (prossima pagina) 18

19 Creazione Offerta Offerta Commerciale Questa sezione è dedicata ad allegare solo la documentazione commerciale relativa all'offerta (salvo diversa indicazione): Fare click su Aggiungere Allegato: aggiungere uno o più file da tuo PC Selezionare il file dal vostro percorso locale (sfoglia) ed inserire la descrizione estesa del file Premere OK, al termine del caricamento il file comparirà nel riepilogo allegati. 19

20 Creazione Offerta Messaggistica su C-Folder In aggiunta alla funzionalità di Domande & Risposte (slide 9) è disponibile sia per buyer che per i fornitori una funzionalità simile dentro il C-Folder dedicata ai chiarimenti lato tecnico. Attraverso questa funzionalità è possibile inviare messaggi al buyer: Accedere alla proprio area privata all'interno del C-Folder Fare click sul pulsante "Messaggi" Fare click su "Creare" per creare il messaggio da inviare al buyer Inserire il messaggio Premere il pulsante "Inviare" Ogni messaggio ricevuto è notificato mediante una mail di sistema sulla vostra casella di posta. 20

21 Creazione Offerta Messaggistica su C-Folder Ogni messaggio inviato sarà notificato via mail al buyer. Sarà sempre possibile visualizzare la storico dei messaggi scambiati: All'interno del C-Folder è necessario accedere all'area messaggi Selezionare lo stato del messaggio con il "Filtri mess." (Letto, Non letto, etc.) Selezionare il periodo (Opzionale) Fare click su "Selezionare" Attraverso le funzionalità di ricerca e preferiti è possibile rispettivamente ricercare dei contenuti nelle varie aree pubbliche/d offerta ed accedere (area preferiti) al riepilogo dei messaggi ricevuti/inviati mediante il sistema 21

22 Creazione Offerta Salvare e inviare Offerta Non appena l'offerta è pronta per essere inviata al buyer: Controllare: il sistema effettua un controllo sulla correttezza dei dati inseriti e trasmette messaggi d errore in caso di eccezioni o mancanze Chiudere: chiudere senza salvare le modifiche apportate Salvare: consente di parcheggiare l offerta e modificarla in un secondo momento Inviare: inviare l offerta al buyer, il sistema notifica l avvenuto invio. Accedere alla sezione Domande e Risposte: visualizzare e rispondere alle domande proposte dal Buyer Visualizzare solam.: tornare in modalità visualizzazione dell appalto Prima della sottomissione dell'offerta prestare attenzione all eventuale aggiornamento dell offerta documentazione tecnica (se richiesto/prevista) da allegare all'interno dell'area Tecnico/Collaborativa 22

24 Modifica Offerta Modifica Allegati Offerta Un offerta in stato "Salvato" o "Restituita" può essere modificata facendo click sul pulsante "Elaborare" È quindi possibile modificare i dati dell offerta: Dati di base, quotazione Posizioni e Note e allegati come in fase di creazione offerta. È poi possibile: Cancellare: eliminare l offerta salvata (solo se mai inviata) Inviare: inviare l offerta creata al buyer Salvare: salvare le nuove modifiche apportate Chiudere: uscire dalla elaborazione senza salvare le modifiche Se il buyer restituisce un offerta ci sono due possibili scenari: Il buyer non visualizza l'offerta inviata in precedenza : In questo caso è ancora possibile modificare per intero la documentazione precedentemente inviata. Il buyer ha visualizzato l'offerta e decide di restituirla per aggiornamento: In questo caso sarà consentito dal sistema soltanto aggiungere documenti e note a quelli precedentemente sottomessi. Questi ultimi saranno storicizzati all'interno del documento di offerta. 24

25 Modifica Offerta Modifica allegati d'offerta e gestione degli allineamenti Il buyer può richiedere ulteriori chiarimenti tecnici sulle offerte presentate, durante la quale sarà possibile scambiare documenti e note (eventuali richieste di chiarimento vi verranno notificate via mail). Il buyer ha facoltà di avviare/concludere a sistema la fase di allineamento tecnico, mettendo a disposizione del fornitore una cartella riservata nell area dell offerta (Technical Alignment) dove l offerente può caricare (con le medesime modalità prima descritte) i contenuti richiesti. All'interno di questa cartella non è consentito caricare nuove offerte tecniche, ma soltanto documenti inerenti a chiarimenti richiesti dal buyer sulle offerte già presentate. In caso di aggiornamento sostanziale dell offerta, la stessa sarà restituita dal buyer per modifica e nuova sottomissione. 25

27 Informazioni Utili Per richiesta di informazioni, di supporto operativo e gestione delle utenze, è possibile rivolgersi al Service Operation Support e-business di Saipem, disponibile sia telefonicamente che via ai seguenti riferimenti: Mail: Ebusiness.Helpdesk@saipem.com Telefono : Nelle seguenti fasce orarie di disponibilità: Dal Lunedì al Venerdì AM PM (CET) Domenica AM PM (CET) Ulteriori dettagli sono disponibili sul Portale e-business Saipem: e-business-area.saipem.com 27

29 Copyright e Trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio E-Business Saipem. 29