Gestione e verbalizzazione appelli online - Manuale Studenti

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1 Gestione e verbalizzazione appelli online MANUALE STUDENTI REV.2 Autore: Sistemi Informativi di Ateneo Revisore: Segreterie Studenti Destinatari: Studenti Data realizzazione: 14/03/2013 Data Revisione: 04/04/2013

2 Sommario 1 Introduzione Tipologie di appelli Verbalizzazione online Prenotazione ad una prova parziale Prenotazione ad un appello d esame di profitto (prova finale) Bacheca Prenotazioni Bacheca Esiti e Rifiuto del Voto Comunicazioni automatiche Pubblicazione voto appello Aggiornamento libretto informatico Registrazione voto d esame Aggiornamento libretto informatico Correzione voto d esame Riferimenti per eventuali segnalazioni... 14

3 1 Introduzione In questa guida verrà illustrato come effettuare la prenotazione agli appelli via web, come consultare la bacheca delle prenotazioni e quella degli esiti e come esprimere l eventuale rifiuto del voto di una prova d esame finale in forma scritta. Prima di procedere con l illustrazione delle diverse procedure, però, è opportuno illustrare alcuni concetti chiave che aiutano a chiarire le diverse modalità di gestione degli esami. 1.1 Tipologie di appelli La tipologia associata all appello identifica le modalità di gestione (amministrativa) adottate per l esame; permette di definire le modalità con cui verranno gestiti gli esiti e le relative verbalizzazioni nonché lo stato dell insegnamento (frequentato/non frequentato) richiesto in carriera per effettuare la prenotazione all esame. Sono possibili due tipologie di appelli: 1. Prove parziali 2. Appelli d esame di profitto (prove finali) Di seguito si illustrano le principali differenze che intercorrono tra le due tipologie di appelli: Prove parziali: Gli appelli definiti come prove parziali si riferiscono a quegli esami il cui esito non deve essere verbalizzato, ossia registrato, nella carriera dello studente; tali sono, ad esempio, gli esoneri e/o gli esami definiti per i singoli moduli che compongono un dato insegnamento; I crediti associati all insegnamento/modulo per il quale è stata definita una prova parziale non saranno conteggiati in carriera fino al sostenimento della relativa prova finale; Gli esiti di una prova parziale possono essere pubblicati nella Bacheca Esiti presente nell area web riservata dello studente della segreteria online; Gli esiti pubblicati sono visibili per 60 giorni; Non è possibile effettuare il rifiuto dell esito di una prova parziale; La prenotazione è sempre consentita, non è necessario avere l insegnamento in stato frequentato. Appelli d esame di profitto (prove finali): Gli appelli d esame di profitto (prove finali) sono quegli appelli per cui viene effettuata la verbalizzazione dell esito, ossia il voto conseguito viene caricato nel libretto dello studente; Gli esiti di una prova finale devono essere pubblicati nella Bacheca Esiti presente nell area web riservata dello studente della segreteria online; Chi volesse rifiutare il voto d esame conseguito deve indicarlo esplicitamente accedendo alla Bacheca Esiti secondo le modalità descritte nel presente manuale, in caso contrario il voto verrà verbalizzato e caricato in carriera; Gli esiti pubblicati sono visibili nella Bacheca esiti per 60 giorni oltre la data indicata come termine ultimo per effettuare il rifiuto del voto; Effettuata la verbalizzazione dei voti, gli esiti non saranno più visibili nella propria Bacheca Esiti ; Per effettuare la prenotazione è necessario avere l insegnamento in stato frequentato. 1

4 1.2 Verbalizzazione online Per verbalizzazione si intende la registrazione dell esito dell esame in carriera e il conseguente caricamento del voto nel libretto informatico dello studente. A partire dalle sessioni estive dell anno accademico 2012/2013, tutti gli appelli degli esami di profitto (prove finali) adotteranno il metodo di verbalizzazione ONLINE. Con tale metodologia di verbalizzazione i registri cartacei vengono eliminati e tutto il processo di gestione degli esami viene gestito telematicamente (pubblicazione esiti, eventuale rifiuto del voto, stampa del verbale). Il processo di verbalizzazione può essere così schematizzato: 1. Prenotazione da parte dello studente all appello d esame di profitto (prova finale); 2. Stampa da parte del docente della lista iscritti; 3. Svolgimento esame; 4. Pubblicazione da parte del docente degli esiti dell esame; 5. Per gli esami svolti in forma scritta, eventuale rifiuto da parte dello studente del voto entro i termini indicati (silenzio/assenso); 6. Stampa da parte del docente del verbale d esame, trascorso il termine ultimo per indicare il rifiuto del voto; Firma e consegna alle segreterie studenti (sul verbale non viene richiesta la firma degli studenti); 7. Aggiornamento, da parte del personale dell Ufficio segreterie studenti, dei libretti degli studenti. 2 Prenotazione ad una prova parziale 1) all interno della tua area riservata della segreteria online, cliccare sul link presente nella colonna dei menù sotto la sezione HOME: 2) Cliccare sul link Prove parziali : 2

5 3) si apre la pagina che riporta la lista delle prove parziali prenotabili alla data di consultazione (la colonna Iscrizione riporta, per ciascun appello, la data di inizio e quella di fine per effettuare l iscrizione). Nella pagina è presente anche un menù a tendina che può tornare utile per visualizzare solo gli appelli definiti per l attività didattica specificata. Individuato l appello interessato cliccare sull icona a forma di libro rosso presente sulla sinistra della denominazione dell insegnamento: 4) si apre la pagina di dettaglio dell appello; se presenti leggere attentamente le note riportate quindi cliccare sul pulsante Prenotati all appello : 3

6 5) nella pagina successiva cliccare sul pulsante Procedi : 6) si apre la pagina di selezione del turno d appello tra quelli disponibili; selezionare quello al quale ci si vuole prenotare quindi cliccare sul pulsante Procedi : 7) si apre la pagina di conferma della prenotazione; si può inserire una eventuale nota per il docente quindi cliccare sul pulsante Conferma prenotazione : NOTA BENE: ANCHE SE NON È OBBLIGATORIO, SI CONSIGLIA DI EFFETTUARE SEMPRE LA STAMPA DEL PROMEMORIA DELLA PRENOTAZIONE E PORTARSELA CON SÉ IL GIORNO DELL APPELLO. 8) se si è proceduto con la stampa del promemoria, la conferma dell avvenuta prenotazione è data dal pdf generato dal sistema. Se non si è proceduto con la stampa del promemoria, si apre la pagina che riporta lo stato della prenotazione con il messaggio Prenotazione effettuata : 4

7 In ogni caso qualora la prenotazione non vada a buon fine compare il messaggio Prenotazione non effettuata. 3 Prenotazione ad un appello d esame di profitto (prova finale) Per effettuare una prenotazione ad un appello: 1) all interno dell area riservata della segreteria online, cliccare sul link presente nella colonna dei menù sotto la sezione HOME: 2) di default, si apre la pagina che riporta la lista degli appelli d esame di profitto definiti a sistema e prenotabili alla data di consultazione (la colonna Iscrizione riporta, per ciascun appello, la data di inizio e quella di fine per effettuare l iscrizione), in alternativa cliccare sulla voce di menù Appelli : 3) nella pagina è presente anche un menù a tendina che può tornare utile per visualizzare solo gli appelli definiti per l attività didattica specificata. Individuato l appello interessato cliccare sull icona a forma di libro blu presente sulla sinistra della denominazione dell insegnamento: 5

8 4) si apre la pagina di dettaglio dell appello; la voce Tipo Verbalizzazione indica che verrà adottata la verbalizzazione online, se presenti leggere attentamente le note riportate quindi cliccare sul pulsante Prenotati all appello : 5) nella pagina successiva cliccare sul pulsante Procedi : 6) si apre la pagina di selezione del turno d appello tra quelli disponibili; selezionare quello al quale ci si vuole prenotare quindi cliccare sul pulsante Procedi : 7) si apre la pagina di conferma della prenotazione; si puòi inserire una eventuale nota per il docente e quindi procedere cliccando sul pulsante Conferma prenotazione : 6

9 NOTA BENE: ANCHE SE NON È OBBLIGATORIO, SI CONSIGLIA DI EFFETTUARE SEMPRE LA STAMPA DEL PROMEMORIA DELLA PRENOTAZIONE E PORTARSELA CON SÉ IL GIORNO DELL APPELLO. 8) se si è proceduto con la stampa del promemoria, la conferma dell avvenuta prenotazione è data dal pdf generato dal sistema. Se non si è proceduto con la stampa del promemoria, si apre la pagina che riporta lo stato della prenotazione con il messaggio Prenotazione effettuata : In ogni caso qualora la prenotazione non vada a buon fine compare il messaggio Prenotazione non effettuata. 3 Bacheca Prenotazioni Dalla bacheca prenotazioni è possibile visualizzare tutte le prenotazioni effettuate agli appelli (prove parziali/esami di profitto) aggiornata al giorno di consultazione. Da quest area, inoltre è possibile: 1. effettuare la stampa del promemoria di prenotazione; 2. eliminare la prenotazione ad un appello: NOTA BENE: QUESTA OPERAZIONE È CONSENTITA ENTRO GLI STESSI TERMINI INDICATI PER EFFETTUARE L ISCRIZIONE ALL APPELLO 3. Visualizzare gli iscritti all appello. Per consultare la bacheca delle prenotazioni: 1) Cliccare sulla voce di menù Bacheca prenotazioni : 2) si apre la pagina che riporta l elenco delle prenotazioni effettuate aggiornato al giorno di consultazione: 7

10 Se sull angolo superiore destro della descrizione dell appello è riportata l icona allora l appello adotta una verbalizzazione di tipo online; se sull angolo superiore destro della descrizione dell appello è riportata l icona allora l appello è una prova parziale. Per effettuare la cancellazione di una prenotazione clicca sull icona interessato. presente nella colonna Cancella dell appello Per effettuare la stampa del promemoria di prenotazione clicca sull icona dell appello interessato. presente nella colonna Stampa NOTA: È POSSIBILE, SUCCESSIVAMENTE ALLA PRENOTAZIONE, EFFETTUARE LA STAMPA DEL PROMEMORIA O LA CANCELLAZIONE DI UNA PRENOTAZIONE ANCHE DALLA LISTA APPELLI (PROVE PARZIALI/APPELLI DI PROFITTO) CLICCANDO SULLA RELATIVA ICONA: 8

11 3) per visualizzare la lista degli iscritti all appello è sufficiente cliccare sul link Numero Iscrizione : cliccando sul pulsante si ritorna alla bacheca delle prenotazioni. 4) cliccando sul link Cronologia completa, presente nella pagina delle prenotazioni effettuate, si apre la pagina che riporta tutte le operazioni di sottoscrizione e cancellazione agli appelli: 9

12 4 Bacheca Esiti e Rifiuto del Voto All atto della pubblicazione degli esiti da parte del docente, lo studente riceve sulla propria casella di posta elettronica di ateneo la notifica di avvenuta pubblicazione. Il messaggio è generato automaticamente dal sistema informatico di segreteria online, il testo è come quello di seguito riportato: Gentile <COGNOME> <NOME>, le comunichiamo che l'esito della prova d'esame relativa all'attività didattica <INSEGNAMENTO>, da Lei sostenuta in data <DATA_ESAME>, è: <VOTO>. Accedendo alla BACHECA ESITI, presente nella sua area web riservata della segreteria online, può: 1) visionare l'esito della prova; 2) per i soli esami di profitto svolti in forma scritta, esprimere il rifiuto del voto entro il <DATA_ULTIMO_RIFIUTO>. ATTENZIONE: Non è possibile esprimere il rifiuto per le prove parziali e gli esami orali o che si concludono con una prova orale. <EVENTUALE_NOTA_DOCENTE> NOTA BENE: QUESTO MESSAGGIO É GENERATO AUTOMATICAMENTE DAL SISTEMA INFORMATICO DI SEGRETERIA ALL'ATTO DELLA PUBBLICAZIONE WEB DEGLI ESITI DA PARTE DEL DOCENTE; NON RISPONDERE ALLA PRESENTE MAIL Nel messaggio viene indicato anche il termine ultimo entro il quale è possibile indicare il rifiuto del voto; la possibilità di esprimere il rifiuto dell esito è consentita per i soli esami di profitto che si svolgono in forma scritta. ATTENZIONE: A PARTIRE DALLE SESSIONI D ESAME ESTIVE DELL ANNO ACCADEMICO 2012/2013, L EVENTUALE RIFIUTO DEL VOTO VA DICHIARATO VIA WEB SECONDO LE MODALITÀ ILLUSTRATE NEL SEGUITO; VALE INFATTI LA REGOLA DEL SILENZIO/ASSENSO. Per consultare la bacheca degli esiti: 1) Cliccare sulla voce di menù Bacheca esiti : 10

13 2) si apre la pagina che riporta l elenco degli appelli sostenuti dallo studente e per i quali è stato pubblicato un esito da parte del docente: Per ogni appello, nell angolo superiore destro della colonna Voto o Giudizio, è riportata un icona che indica la tipologia di appello: - Indica che l appello si riferisce una prova parziale - Indica che l appello adotta la metodologia di verbalizzazione online Sotto il riquadro dei dati dell appello viene riportata l eventuale nota inserita dal docente in fase di pubblicazione degli esiti. Questa nota è comune a tutti gli studenti iscritti all appello. 3) Cliccando sull icona : presente nella colonna Voto o giudizio si apre la pagina Gestione esito esame che riporta il dettaglio dell appello (con eventuali note aggiunte dal docente) e l esito dell esame: 11

14 Esempio visualizzazione per una Prova Parziale Esempio visualizzazione per un appello di profitto (Prova Finale) 4) per una prova parziale nella pagina Gestione esito esame un messaggio informa che l esito non può essere verbalizzato: 5) se l esito si riferisce ad un appello d esame di profitto (prova finale) che adotta la verbalizzazione online, allora, nella pagina Gestione esito esame un messaggio indica entro quale data è possibile esprime il rifiuto del voto: 6) Solo per gli appelli d esame di profitto (prove finali) svolti in forma scritta: per esprimere il rifiuto del voto, nella pagina Gestione esito esame, selezionare il relativo flag e cliccare sul pulsante : 12

15 Confermato il rifiuto, in bacheca esiti il voto associato all appello verrà marcato con una : per eliminare il rifiuto del voto è sufficiente entrare nuovamente nella pagina Gestione esito esame e deselezionare il flag di rifiuto dell esito quindi confermare l operazione cliccando sul pulsante. Se non si intende effettuare alcun rifiuto dell esito, nella pagina Gestione esito esame è sufficiente cliccare sul pulsante. RICORDA CHE: IL RIFIUTO DEL VOTO PUÒ ESSERE ESPRESSO ENTRO IL TERMINE INDICATO NELLA SEZIONE DELL ESITO DELL ESAME NONCHÉ RIPORTATO NELLA COMUNICAZIONE DI AVVENUTA PUBBLICAZIONE DEGLI ESITI. 5 Comunicazioni automatiche Al verificarsi di alcuni eventi applicativi, il sistema di segreteria online genera delle comunicazioni automatiche che vengono inviate via mail agli studenti iscritti all appello. Tali comunicazioni vengono inviate all indirizzo di posta elettronica dell università, è quindi opportuno prestare attenzione alle dimensioni della propria casella eliminando le mail non più utili. In caso di overquota, infatti, le comunicazioni non vengono recapitate. Di seguito vengono elencate le comunicazioni automatiche impostate. 5.1 Pubblicazione voto appello All atto della pubblicazione degli esiti da parte del docente, gli studenti iscritti all appello ricevono la comunicazione di avvenuta pubblicazione. Al ricevimento di questa comunicazione, lo studente potrà consultare l esito dell esame accedendo alla Bacheca Esiti (cfr. 4). 5.2 Aggiornamento libretto informatico Registrazione voto d esame All atto dell acquisizione dei verbali d esame da parte dell ufficio segreterie studenti, i libretti degli studenti iscritti all esame vengono aggiornati con la registrazione del voto conseguito per cui si riceve la comunicazione dell avvenuta registrazione: 13

16 5.3 Aggiornamento libretto informatico Correzione voto d esame Se, successivamente alla registrazione in carriera del voto di un esame, avviene una correzione dello stesso, si riceve la comunicazione dell avvenuta correzione: 6 Riferimenti per eventuali segnalazioni Mail: Telefono:

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