Guida alla gestione dei Verbali d esame online

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1 Guida alla gestione dei Procedura informatica ESSE3 Versione 2.2 Autore Stato Revisore Data 31/01/2014 Distribuito a: Gruppo di lavoro ESSE3 Docenti dell Ateneo

2 Sommario Introduzione Accesso all Area Web Riservata Gestione appelli d esame con firma digitale Inserimento Componenti della Commissione Stampa lista iscritti all appello Funzione Inserimento Esiti Importazione/Esportazione foglio Excel Verbalizzazione con Firma Digitale... 17

3 Introduzione La registrazione dei verbali di esame con procedura di Firma Digitale è una funzione disponibile nell Area Web riservata al docente, insieme con altre funzionalità correlate alla didattica (ad esempio, visualizzazione degli appelli d esame con relativi prenotati, inserimento contenuti e testi per i corsi, compilazione Registro, compilazione Questionari,...). Di seguito vengono descritti i passi da seguire per utilizzare la funzionalità. Il docente che non è ancora in possesso delle credenziali di accesso all Area Web riservata, può farne richiesta inviando una all indirizzo: helpdocenti@unisa.it. Inoltre, è necessario che il docente abbia attivato la firma digitale remota, secondo la procedura descritta nella relativa guida, disponibile nell area intranet dedicata ai Servizi per la didattica dei docenti Il PIN che verrà richiesto per la firma dei verbali, come descritto nel seguito, è il PIN DI FIRMA, ossia il PIN deciso dal titolare al momento dell attivazione (vedi figura sotto): Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 1

4 Nota BENE: Non bisogna utilizzare, per firmare i Verbali di esame, il PIN contenuto nella busta (vedi immagine sotto), che è stata consegnata al docente insieme con la cartellina INFOCERT. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 2

5 1 Accesso all Area Web Riservata La pagina iniziale del sito dell Università degli Studi di Salerno, il cui indirizzo è contiene in alto a destra il campo LINK RAPIDI, in cui bisogna selezionare Servizi informatici: Verrà visualizzata la pagina seguente: Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 3

6 Per accedere all area riservata, selezionare il link Servizi on line Docenti per la Didattica. Nella pagina successiva selezionare la voce Login Si apre una finestra, in cui il docente inserisce il proprio Nome utente e Password, come mostrato di seguito: Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 4

7 Dopo aver cliccato sul bottone partenza per poter utilizzare le funzioni disponibili ai docenti:, apparirà la seguente maschera, che rappresenta il punto di Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 5

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9 2 Gestione appelli d esame con firma digitale Dalla maschera iniziale dell Area Riservata, cliccare sulla voce Calendario esami in alto, a sinistra. La pagina contiene l elenco di tutti gli insegnamenti di propria competenza per i quali è possibile gestire appelli di esame, ossia le attività didattiche alle quali è stato associato il docente nella procedura ESSE3, a cura del personale preposto alla gestione dell offerta didattica (tipicamente, personale dell Ufficio di Presidenza di Facoltà). Selezionando l icona < > in corrispondenza dell attività didattica di cui si desidera visualizzare l appello, compare la finestra con la lista di appelli definiti su quella attività didattica. Se si sceglie l attività didattica PRINCIPI DI INFORMATICA [ ], Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 7

10 si ottiene la lista degli appelli definiti su questa attività didattica. L appello di tipo Firma Digitale è rappresentato con accanto il simbolo. Nella colonna Studenti iscritti, viene visualizzato lo stato dell appello ed il numero di iscritti: indica che l appello si è concluso indica che l attività è in corso indica che l attività si è conclusa Nella colonna Azioni, sono già graficamente rappresentate alcune informazioni inerenti l appello: indica che non ci sono studenti iscritti all appello; indica che ci sono studenti iscritti all appello. Cliccando sull icona verrà visualizzata la lista di studenti prenotati all appello, eventualmente suddivisi in Turni, che può essere: o riordinata a piacimento, in base al cognome, data di prenotazione o matricola o stampata o esportata in formato Excel come descritto nella maschera riportata di seguito. consente di accedere alla pagina descrittiva dell appello, in cui vengono visualizzati alcuni dettagli, come la data di inizio e fine prenotazioni, la data inizio esami; inoltre, è possibile inserire i Componenti della Commissione. Alla stessa pagina, si accede cliccando sulla Descrizione dell Appello. I contenuti di tale maschera sono generalmente non modificabili dal docente, ad eccezione della gestione dei Componenti della Commissione. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 8

11 2.1 Inserimento Componenti della Commissione Come descritto al paragrafo precedente, selezionando Calendario esami e cliccando sull icona accanto all insegnamento, si accede alla pagina contenente la Lista degli appelli d esame. Cliccando sulla Descrizione Appello, si accede alla pagina mostrata nell immagine sotto, da cui è possibile inserire i Componenti della Commissione. Si precisa che il Presidente può inserire i Componenti e può designare un differente Presidente in sua vece; inoltre, esclusivamente il Presidente può firmare digitalmente il verbale. Attualmente, l Ateneo ha stabilito che le Commissioni debbano essere composte dal Presidente ed almeno un Componente, scelto tra i docenti incardinati in Ateneo. Il nome del Presidente viene associato all appello in fase di definizione dell appello stesso, a cura del personale dell Ufficio di Presidenza, mentre i Componenti possono essere inseriti via web dal Presidente, prima di iniziare gli esami, selezionando la voce Docenti. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 9

12 Viene visualizzata l attuale composizione della Commissione: Con il link Aggiungi Docente è possibile selezionare il nominativo del docente da inserire, scegliendolo dalle Commissioni di Esame valide per l appello (precaricate nel sistema informatico, per ogni singolo insegnamento, dal personale degli Uffici di Presidenza): Dopo aver selezionato il nome del docente, alzando il flag SEL, si procede selezionando il bottone Associa. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 10

13 A questo punto sarà visibile la nuova commissione dell appello. In corrispondenza del docente appena inserito in Commissione, bisogna definire il ruolo e poi selezionare il bottone Salva. Selezionare il bottone Esci per procedere con la gestione dell appello. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 11

14 2.2 Stampa lista iscritti all appello All interno della pagina Lista iscritti è possibile effettuare una serie di azioni che permettono la Gestione della Prova d Esame. Prima di iniziare gli esami, il Presidente della Commissione stampa la lista iscritti dalla sua area web, selezionando la voce Stampa Lista iscritti, in alternativa, l icona della stampante. La stampa è necessaria in quanto, per ogni esaminato, il docente inserisce il voto, lo studente appone la firma e la data dell esame. Il foglio così compilato va consegnato all Ufficio di Segreteria Studenti al termine degli esami. Esempio di stampa Lista Iscritti: Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 12

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16 2.3 Funzione Inserimento Esiti Nella pagina Lista Iscritti, cliccando sul link è possibile inserire il voto o il giudizio per ciascun candidato, insieme con le domande d esame. Una volta scelto il metodo di valutazione, con il bottone esiti. si accede alla pagina di inserimento Da qui è già possibile inserire gli esiti selezionandoli dal menu a tendina. Cliccando sull icona Domande di esame, si accede alla pagina da cui è possibile inserire la data dell esame, il voto, le domande di esame ed eventuali note (visibili solo allo studente al cui esito sono associate). Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 14

17 Allo scopo di consentire l elaborazione di statistiche sull andamento degli esami ed il computo delle ore che i docenti dedicano agli esami, si suggerisce di registrare l esito anche se dovesse risultare negativo o se l esaminando decidesse di ritirarsi. In questi casi, la registrazione non viene inclusa nel verbale e non contribuisce al calcolo della media in Libretto dello studente. Dopo aver riempito i campi di interesse, si può procedere cliccando su che salva e riporta alla pagina precedente, oppure cliccando su accedendo così ai dati del successivo studente iscritto all appello. Una volta inseriti e salvati gli esiti, cliccando su si torna alla lista iscritti, dove compaiono gli esiti inseriti. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 15

18 2.4 Importazione/Esportazione foglio Excel Un ulteriore possibilità di inserimento esiti è data dalle funzionalità di esportazione e importazione dei dati della lista iscritti. tramite questa funzione viene esportato un file.xls con gli studenti iscritti e tutti i campi precompilati, ad eccezione di Esito, Domande di Esame e Data superamento: Una volta salvato il file sul proprio computer, si procede inserendo gli esiti ed eventualmente le Domande d esame e la Data di Superamento. Al termine delle operazioni, si procede all importazione degli esiti nel sistema tramite la funzione Tramite il bottone Sfoglia, si seleziona il file precedentemente salvato, quindi si clicca sul link Importazione esiti. E importante procedere con il caricamento dello stesso file esportato e compilato. A conferma della corretta importazione apparirà il messaggio di Salvataggio Eseguito. A questo punto cliccando su si torna alla lista iscritti che nell elenco studenti contiene ora gli esiti. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 16

19 2.5 Verbalizzazione con Firma Digitale La funzione è utilizzabile esclusivamente dal Presidente della Commissione. Per poter procedere alla generazione del verbale d esame e alla sua firma è necessario che la gestione degli esiti sia stata completata. Per generare i verbali si procede cliccando su. Si apre la pagina con l elenco di tutti gli esiti da verbalizzare. E possibile procedere generando gruppi di verbali, ad esempio, raggruppando coloro che sono stati esaminati in un unica giornata, alzando il flag in corrispondenza del campo Sel. Successivamente alla generazione di un verbale, è ancora possibile inserire gli esiti e generare il relativo verbale per i prenotati a cui non è stato ancora attribuito alcun esito. Il sistema per default seleziona tutti gli studenti prenotati all appello ed imposta come Assenti i prenotati a cui non è stato attribuito alcun esito. Gli studenti con esito Ritirato, Insufficiente o Assente non vengono inclusi nel verbale. Tuttavia, vengono segnati dal sistema con l indicazione Elenco esiti senza verbale e non è più possibile inserire un diverso esito: Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 17

20 Per proseguire con la generazione e la firma dei verbali cliccare su. La pagina successiva contiene l elenco dei verbali. Cliccando sull icona è possibile accedere alla Preview HTML del verbale. Per procedere con la firma cliccare su. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 18

21 Verrà richiesto l inserimento del proprio codice PIN ed il codice OTP. A conclusione del processo apparirà il messaggio Operazione di Firma completata con successo. NOTA: quando si parla del PIN associato al servizio, si intende il PIN di firma, quello scelto all atto dell attivazione del certificato sul sito InfoCert. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 19

22 In caso di errato inserimento del PIN di firma, al terzo tentativo il sistema blocca ulteriori inserimenti per i successivi 15 minuti, trascorsi i quali è possibile riprovare ad inserire il PIN. In caso di smarrimento del PIN di firma, non è recuperabile in alcun modo; bisogna richiedere un nuovo certificato di firma digitale. I codici OTP ricevuti tramite SMS sul cellulare non cambiano finché non vengono utilizzati per una verbalizzazione. Cliccando su OK si torna alla pagina Lista Iscritti dell appello dove sarà comparso il link alla funzione di Ristampa: Cliccando sulla funzione Ristampa si accede alla pagina dei verbali generati Cliccando sul codice del Lotto si può accedere al dettaglio dei verbali ed eventualmente alla loro modifica. Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 20

23 Selezionando ad esempio il verbale della matricola si accede alla pagina di Gestione Verbali dove è possibile correggere il voto, la data di esame o le domande d esame. Una volta concluse tutte le verbalizzazioni il link pagina Lista iscritti. non sarà più presente sulla Gruppo di lavoro ESSE3 Pag. 21