Manuale per i Fornitori

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1 Manuale per i Fornitori

2 INDICE DEGLI ARGOMENTI 1 INTRODUZIONE DEFINIZIONI ED ACRONIMI ACCESSO AL PORTALE GARE ON LINE INVITO DEL FORNITORE ALLA NEGOZIAZIONE COME VISUALIZZARE LA GARA A CUI SI È STATI INVITATI E I RELATIVI ALLEGATI TECNICI COME VISUALIZZARE LA DOCUMENTAZIONE DI GARA, ALLEGATI E INFORMAZIONI FORNITE DALLA REA APPROVVIGIONAMENTI VISUALIZZARE DOMANDE A CUI SI DOVRA RISPONDERE COME STAMPARE LA RICHIESTA DI OFFERTA CONFERMA SULL INTERESSE ALLA PARTECIPAZIONE ALLA GARA COME INSEIRE I PREZZI DI OFFERTA E EL ALTRE INFORMZIONI RICHIESTE CONFERMA SULL INTERESSE ALLA PARTECIPAZIONE ALLA GARA Inserire il prezzo Come rispondere alle domande inserite nella gara Inserimento Allegati Controllo e conclusione della preparazione dell offerta Richieste di chiarimenti durante la Gara Gestione Area Collaborativa SUCCESSIVI ROUND DI NEGOZIAZIONE COMUNICAZIONE ESITO GARA REQUISITI TECNICI

3 1 INTRODUZIONE Il presente documento rappresenta il manuale utente per i FORNITORI PORTALE di DOLOMITI ENERGIA e si colloca all interno del progetto relativo alla revisione dei processi di acquisto tramite la piattaforma SAP SRM. 1.1 DEFINIZIONI ED ACRONIMI Nel prosieguo del documento saranno utilizzati i seguenti acronimi: SRM SQM SUS Il portale degli acquisti del Gruppo Dolomiti energia Il portale di qualificazione dei fornitori del Gruppo Dolomiti energia Il portale per lo scambio di ordini e contratti per i fornitori del Gruppo ECC Backend SAP R/3 EHP BID QUOT cfolders RDQ VR Enhancement Package. Componente software che abilita funzionalità aggiuntive. Bid Invitation Richiesta di Offerta Quotation Offerta Collaboration Folders Area collaborativa con i fornitori Richiesta di Qualifica Vendor Rating valutazione dei Fornitori 3

4 2 ACCESSO AL PORTALE Per accedere al Portale Fornitori Dolomiti Energia, accedere al link Inserire le proprie credenziali, che sono state fornite al momento della registrazione nei seguenti campi: ID Utente = user_id di accesso al Portale Fornitori Dolomiti Energia Password = password per l accesso al Portale Fornitori Dolomiti Energia Figura 1: Log on Cliccare sul tasto per entrare. ATTENZIONE Se si inseriscono le credenziali errate, il sistema risponde con un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima di bloccare l utenza. ATTENZIONE: Al primo accesso, il sistema restituirà il messaggio Password Scaduta e consentirà all utente di cambiare la password ricevuta dal gruppo Dolomiti Energia per impostarne una propria. Per fare 4

5 cioò, si inserisca la password ricevuta dal gruppo DE nel campo password precedente e la nuova nel campo nuova password. Si confermi la nuova password e si clicchi su Modifica. Figura 2: Impostazione password personale 5

6 3 GARE ON LINE Questa sezione è dedicata alla fase di presentazione delle offerte ed eventuale loro negoziazione attraverso il Portale Fornitore Dolomiti Energia. Verrà illustrato il processo di presentazione delle offerte, ovvero: 1. come il fornitore riceve l invito ad una negoziazione; 2. come crea la propria offerta; 3. come questa potrà essere inviata all Area Approvvigionamenti Dolomiti Energia. Particolare attenzione sarà posta sullo strumento chiamato Area Collaborativa attraverso il quale il fornitore e l ufficio acquisti Dolomiti Energia cooperano per la produzione di tutta la documentazione necessaria. 3.1 Invito del fornitore alla negoziazione Per ogni negoziazione alla quale il fornitore è invitato, lo stesso riceve una nella casella di posta della persona di contatto indicata, contenete il riferimento alla gara o appalto che è stata emessa dall Area Approvvigionamenti Dolomiti Energia. Il testo della mail è il seguente: 6

7 Figura 3: Testo Mail invito Gara ATTENZIONE:Il link diretto per l accesso al portale fornitori del gruppo Dolomiti Energia è 7

8 3.2 Come visualizzare la gara a cui si è stati invitati ed i relativi allegati tecnici. Il fornitore accede quindi al portale usando la User Id e password in proprio possesso (vedi cap 2 - ACCESSO AL PORTALE), entra nella sezione appalti e ricerca il documento di interesse. In particolare, per ricercare un appalto a cui è stato invitato, il fornitore dovrà cliccare sulla VISTA pubblicato ed individuare l appalto di interesse scorrendo verso il basso la lista. Per effettuare, invece, una ricerca più dettagliata, il fornitore può utilizzare i criteri rapidi di ricerca: inserendo, per esempio, il numero dell evento (appalto), il sistema restituirà soltanto l appalto desiderato. Figura 4: Ricerca appalto pubblicato ATTENZIONE: Nel caso la lista pubblicato dovesse essere vuota (ovvero restituire 0 affianco a pubblicato ) nonostante si sia ricevuta una di invito, si clicchi su pubblicato e si prema su aggiorna. Il refresh può essere indispensabile per la visualizzazione della gara. Per ricercare, invece, un qualsiasi documento, il fornitore potrà ad accedere ad una delle VISTE disponibili, divise per tipologia di documento (aste e richieste di offerta) e stato dei documenti (pubblicato, concluso, etc.). La VISTA tutto, relativa alle richieste di offerta online per esempio, contiene la lista di tutti gli appalti in cui il fornitore è stato oppure è coinvolto, indipendentemente dallo stato del documento. Si noti che in tutte le VISTE è possibile ricercare le richieste di offerta a cui si è stati invitati nonché visualizzare, per singola gara e qualora sia stata creata, la propria offerta. 8

9 Figura 5: Visualizzazione RdO e relativa Offerta Una volta trovato la rdo richiesta di offerta - di interesse premere sul numero della stessa per visualizzarla. Il sistema apre una nuova finestra che contiene i dettagli dell appalto che è stata selezionato. Figura 6: Testata Appalto In particolare è necessario prendere atto di informazioni fondamentali quali la data e l ora di termine presentazione delle offerte e la data e l ora di fine richiesta chiarimenti, tenuto conto che normalmente nella documentazione di gara sono indicate le modalità operative per la formalizzazione di tali richieste. Visualizzare inoltre il dettaglio di ogni posizione richiesta premendo su Posizioni. 9

10 Figura 7: RdO - tab.posizioni 3.3 Come visualizzare la documentazione di Gara, allegati e informazioni fornite dall Area Approvvigionamenti Nella sezione note potranno essere presenti alcuni messaggi di testo inviati dal Buyer specifici per la negoziazione. La sezione va quindi sempre controllata, in quanto contiene informazioni e documenti che precisano, anche ai fini di un eventuale contratto, le condizioni tecniche e contrattuali di approvvigionamento. NB: nel messaggio di posta elettronica di invito alla gara sono già presenti e scaricabili tutti i documenti necessari alla predisposizione dell offerta, raggiungibili anche da questa sezione. I testi possono riferirsi all appalto nella sua generalità o ad una singola posizioni richiesta, ma eventualmente indicate solo al fine di agevolare le operazioni di presentazione delle offerte. Per visualizzare questi testi, si clicchi sul link corrispondente (come evidenziato nella prossima figura) Figura 8: RDO - tab. Note e Allegati: appunti 10

11 Sempre nel tab. Note ed Allegati esistono due ulteriori sezioni dove il buyer può inserire documenti relativi alla gara. La prima è la sezione allegati. Per scaricare gli allegati, si clicchi sul link corrispondente (come evidenziato nella prossima figura). capitolo 4. ATTENZIONE: Per un corretto download degli allegati si consultino i requisiti tecinici contenuti nel Figura 9: RdO: tab. Note ed Allegati: download degli allegati La seconda sezione è costituita dall area collaborativa alla quale si può accedere premendo su Collaborazione Appalto. Si può così visualizzare la documentazione inserita dal Buyer durante la creazione dell Appalto. Nota: l utilizzo dell area collaborativa vinee generalmente indicato nell invito a presentare offerta, ed è limitato alle gare per le quali la documentazione di gara è particolarmente consistente. 11

12 Figura 10: RdO - Accesso all'are documentale Figura 11: documenti 12

13 3.4 Visualizzare Domande a cui si dovrà rispondere Il buyer potrà definire delle domande alle quali il fornitore sarà obbligato a rispondere, tali domande saranno visibili nel tab Informazioni Appalto nella sezione Domande. Figura 12: Domande Le domande con * sono obbligatorie per cui non si potrà sottomettere l offerta fino a quando non si è risposto alle domande obbligatorie. Le domande possono essere inserite ai fini di: 1) Precisare alcuni contenuti di dettaglio delle condizioni di offerta non economici -. 2) Aiutare il fornitore a verificare la completezza della propria offerta 3.5 Come stampare la richiesta di offerta Attraverso il pulsante Anteprima di stampa il fornitore, ha la possibilità di visualizzare e stampare, a proprio uso interno, la richiesta di offerta in formato PDF. Figura 13: RdO: Stampa 13

14 Figura 14: Stampa 14

15 3.6 Conferma sull interesse alla partecipazione alla Gara Per tutte le gare è richiesta al Fornitore la Cortesia di esprimere la propria volontà di partecipare o non partecipare all evento attraverso gli appositi pulsanti sotto evidenziati. Va tenuto presente che tale scelta è modificabile. Figura 15: Dichiarazione di intento Il fornitore potrà tornare successivamente sull appalto per poi procedere alla creazione dell offerta vera e propria. 3.7 Come inserire i prezzi di offerta e le altre informazioni richieste Entrando in visualizzazione dell appalto tramite il tasto Creare offerta si procede a creare una bozza della offerta che potrà poi essere lavorata. In alternativa l offerta può essere creata direttamente dalla lista degli appalti selezionando la riga corrispondente all appalto desiderato e cliccando su Creare Risposta, come evidenziato nella prossima figura. motivazioni: ATTENZIONE: Se il tasto creare oferta è non attivo o non è presente ci possono essere due - la gara non è ancora aperta la data inserita nel campo data inizio non è ancora superata - l offerta è già stata creata in bozza per verificare tale ipotesi andare sulla pagina principale Appalti e Aste, premere aggiornare e verificare se è presente il numero offerta sulla gara di interesse 15

16 Figura 16: Creare Offerta Una volta creata la bozza dell offerta sul sistema si devono fare le seguenti operazioni: - Inserire il prezzo per ogni posizione - Aggiungere gli allegati (se richiesto nell invito) Inserire il prezzo Accedere al tab Posizioni e per ogni riga presente valorizzare il campo prezzo (il sistema calcolerà il valore complessivo dell offerta). ATTENZIONE: L inserimento del prezzo è possibile solo se si è in modalità Elaborare. Pertanto se si visualizza il pulsante Elaborare premerlo prima di procedere all inserimento del prezzo. ATTENZIONE: Il pulsante Elaborare e di conseguenza la possibilità di inserire il prezzo saranno visibili solo nella OFFERTA. Controllare pertanto di non essere nella pagina della RICHIESTA DI OFFERTA Come rispondere alle domande inserite nella gara Potrà essere richiesto al Fornitore di indicare alcune condizioni specifiche di offerta anche rispondendo ad alcune domande visibili nel tab Informazioni Appalto nella sezione Domande : 16

17 Figura 17: RDO - risposta alle domande Nel caso in cui nella gara siano state inserite delle domande andare nel tab Domande e rispondere alle singole domande. Se il campo Commento è attivo si può dettagliare meglio la risposta. Nel caso in cui la risposta alla domanda deve essere dettagliata si può inserire un rimando ad un allegato. Le domande possono essere inserite ai fini di: 1) Precisare alcuni contenuti di dettaglio delle condizioni di offerta non economici -. 2) Aiutare il fornitore a verificare la completezza della propria offerta ATTENZIONE: I campi per le risposte non saranno editabili qualora non si fosse nella pagina dell OFFERTA e in modalità Elaborare. Controllare quindi la presenza del pulsante Elaborare (nel caso premerlo) e che effettivamente si sia nella pagina OFFERTA Inserimento Allegati Se nell invito si richiede di allegare dei documenti andare sul tab note e allegati e premere il tasto aggiungere Allegato. Figura 18: Note e Allegati 17

18 3.7.4 Controllo e conclusione della preparazione dell offerta Una volta completate le operazioni di cui sopra premere Controllare e se il controllo non ha rilevato errori sarà POSSIBILE SVOLGERE DUE OPERAZIONI: A) Salvare l offerta prima dell invio definitivo al Gruppo Dolomiti Energia tasto salvare B) Inviare definitivamente l offerta ritenuta valida. NB una volta inviata l offerta tasto inviare non può più essere modificata. C) Nel caso di malfunzionamenti è possibile inviare l offerta in formato pdf attraverso la posta elettronica tradizionale, tenendo conto di quanto segue: le segnalazioni relative a ritenuti malfunzionamenti o difetti riguardanti i servizi di connettività necessari a raggiungere, attraverso la rete pubblica di telecomunicazioni, il Sistema, dovranno essere fatte pervenire, esclusivamente via all indirizzo approvvigionamenti@dolomitienergia.it, tassativamente entro i 60 (sessanta) minuti successivi al momento di chiusura della gara; per permettere all Area Approvvigionamenti del Gruppo Dolomiti Energia di fornire riscontro in tempo utile ad eventuali domande e/o richieste di chiarimento concernenti l inserimento a Sistema delle proprie offerte da parte dei fornitori, questi ultimi dovranno provvedere a contattare il personale ai riferimenti riportati al precedente punto almeno 120 (centoventi) minuti prima del momento di chiusura della gara. ATTENZIONE: Il pulsante aggiungere allegati è visualizzabile solo se si è in modalità Elaborare. Pertanto se si visualizza il pulsante Elaborare premerlo prima di procedere ad allegare documenti. ATTENZIONE: Il solo salvataggio dell offerta non ne implica la sottomissione. Pertanto un offerta in stato Salvato non è visibile al gruppo acquisti di Dolomiti Energia. Lo stato di una OFFERTA si può leggere direttamente nell offerta in alto a destra. Per essere certi che lo stato sia corretto, si clicchi su AGGIORNARE Richieste di chiarimenti durante la Gara Quando un fornitore riceve una richiesta di Offerta, entrando in visualizzazione dell appalto, nel tab Informazioni RFx è specificata la data di fine periodo chiarimenti che eventualmente un fornitore può chiedere al buyer nel periodo di preparazione della propria offerta. Quando il fornitore visualizza una richiesta di offerta, cliccando sul tasto Domande e risposte, ha l opportunità di chiedere chiarimenti alla Società che ha inviato la richiesta di offerta con le seguenti modalità: 18

19 Figura 19: Chiarimenti Cliccando sul tasto, si apre la finestra della figura che segue Figura 20: Chiarimenti Quando la Società che ha inviato la richiesta di offerta avrà risposto, al fornitore apparirà il tasto Domande e risposte con specificato il numero di messaggi inviati e ricevuti. Figura 21: Chiarimenti All apertura dei messaggi, il fornitre avrà tutta la cronologia dei messaggi inviati e ricevuti 19

20 Figura 22: Chiarimenti Gestione Area Collaborativa Ricordiamo che normalmente l uso dell Area Collaborativa è limitati alle gare che prevedono la gestione di documenti complessi, ed è indicata nell invito a presentare offerta, Nell area documentale, il fornitore può effettuare il caricamento della documentazione di offerta. Le operazioni necessarie per inserire un nuovo documento all interno di una delle cartelle presenti sono: 1. Cliccare sul tasto Creare ; Figura 23: Crea nuovo documento 20

21 2. Selezionare il link Documento ; Figura 24: Crea nuovo documento 3. Specificare un nome (può essere anche diverso da nome del documento sul proprio PC); 4. Inserire eventualmente una descrizione estesa; 5. Proseguire nell elaborazione cliccando Continuare ; Figura 25: Crea nuovo documento 6. A questo punto apparirà la classica interfaccia per il caricamento di un file dal proprio PC (in locale), cliccare Sfoglia e cercare tra le proprie cartelle e selezionare l allegato che si desidera caricare; Figura 26: Crea nuovo documento 7. Cliccare Salvare. 21

22 3.8 Successivi round di negoziazione quando previsti -. Una volta inviata la prima offerta, al fornitore potrebbe essere richiesto di prendere parte a ulteriori round di negoziazione. In questi casi riceverà una contenente alcuni indicazioni specifiche e, in particolar modo, il nuovo termine di presentazione delle offerte. L offerta precedentemente inviata, a questo punto, diviene nuovamente modificabile in modo da consentire di apportare le modifiche richieste. I successivi round di negoziazione possono richiedere le seguenti operazioni: l inserimento di nuova documentazione; la modifica (versionamento) di documenti esistenti; la ridefinizione del valore economico complessivo dell offerta stessa. Per accedere all offerta precedentemente inviata e modificarla, dalla lista degli appalti, individuare l appalto in oggetto e, sulla stessa riga, cliccare sul numero di offerta corrispondente. All interno della pagina dell offerta premere Elaborare. 3.9 Comunicazione esito Gara Nella pagina di visualizzazione delle gare e delle offerte è possibile vedere l esito della negoziazione. Figura 27: RdO: esito Nella colonna Stato offerta si visualizza lo stato corrente dell offerta inviata: 22

23 - Presentato: l offerta assume tale stato se è stata inviata al buyer ma non è ancora stata valutata dallo stesso. - Rifiutato: la propria offerta non è risultata aggiudicataria. - Accettato: la propria offerta è risultata aggiudicataria, anche non esclusiva, della gara o di parte della stessa. Occorre chiarire che le procedure informatiche di svolgimento delle negoziazioni e anche di eventuale comunicazione di aggiudicazione non impegnano contrattualmente le Società del Gruppo Dolomiti Energia. 23

24 4 REQUISITI TECNICI Dal punto di vista tecnico il fornitore, per poter usufruire delle funzionalità del portale deve avere a disposizione uno dei seguenti browser: - Internet Explorer versione 7 o successive; - Mozzila Firefox (scaricabile gratuitamente online). N.B. Se si utilizza un browser differente da quelli sopra elencati (Chrome, Safari, etc.), le funzionalità del portale possono risultare alterate. Il fornitore deve inoltre abilitare la propria connessione agli applet Java, al download documenti, alla visualizzazione di compatibilità e allo sblocco pop-up secondo la seguente procedura: 1) Collegarsi al browser e seguire il percorso Strumenti Opzioni Internet Protezione Figura 28: Opzioni Internet- Protezione 2) Nel TAB "Protezione" scegliere "Livello personalizzato". Scorrere la lista fino a "esecuzione script delle applet java" e impostare "Attiva". Sempre in livello personalizzato, si imposti su attiva anche l opzione esecuzione automatica del download dei file (sezione downloads). Inoltre, si flagghi Disabilita per il blocco pop-up (questa impostazione può essere bypassata se viene richiesto dal browser di consentire i pop-up. In quel caso, si consentano i pop-up e si ignori questa impostazione) 24

25 Figura 29: Opzioni Internet - abilitazione applet Java Figura 30: Opzioni Internet - Abilitazione download automatico 25

26 Figura 31: Opzioni Internet - Sblocca pop-up 3) Infine, se la propria versione Explorer è successiva alla 8, si abiliti la vista di compatibilità: Strumenti Internet Vista di compatibilità 26