ALBO FORNITORI MEDIASET

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1 e-procurement TMP-018_11 MEDIASET ALBO FORNITORI MEDIASET Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 1 di 46

2 e-procurement TMP-018_11 Sommario MEDIASET... 1 ALBO FORNITORI MEDIASET... 1 INTRODUZIONE... 4 STRUTTURA DELL ALBO FORNITORI MEDIASET SEMAFORI INDICATIVI DI STATO DEBITI (ATTIVITÀ DA COMPLETARE)... 6 OPERATIVITÀ DELL AMMINISTRATORE CREAZIONE DELL UTENZA BUYER ASSOCIAZIONE DEL BUYER DI RIFERIMENTO PER I FORNITORI... 8 ACCESSO ALLA PIATTAFORMA ATTIVITÀ MENU ATTIVITÀ DA COMPLETARE MENU CRITERIO DI RICERCA FORNITORI DIPENDENTI BUYER CATEGORIE MERCEOLOGICHE SEDI COMUNICAZIONI CONFIGURAZIONI...18 VALUTAZIONE DOCUMENTAZIONI VALUTAZIONE QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE PER FORNITORI VALUTAZIONE QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE PER DIPENDENTI E SUB-FORNITORI ABILITAZIONE DIPENDENTI ABILITAZIONE SUB-FORNITORI VALUTAZIONE QUESTIONARIO DI QUALIFICAZIONE CATEGORIA MERCEOLOGICA CON QUESTIONARIO VUOTO CATEGORIA MERCEOLOGICA CON QUESTIONARIO CATEGORIA MERCEOLOGICA SENZA QUESTIONARIO...30 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 2 di 46

3 e-procurement TMP-018_11 4 OPERATIVITÀ SULLE SEDI INSERIMENTO NUOVA SEDE MODIFICA E RIMOZIONE DI UNA SEDE ACCETTAZIONE SEDI...32 CONFIGURAZIONE QUESTIONARI CREAZIONE O MODIFICA DEI QUESTIONARI QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE Inclusione delle Documentazioni Create nel Questionario QUESTIONARIO DI QUALIFICAZIONE Creazione o Aggiornamento della Documentazione Inclusione delle Documentazioni Create nel Questionario...38 COMUNICAZIONI CREAZIONE DI UNA COMUNICAZIONE VISUALIZZAZIONE COMUNICAZIONE...42 ELEMENTI COMUNI DEL SISTEMA ALBO FORNITORI MEDIASET...43 PAGINA PRECEDENTE...44 SCOLLEGARSI...44 GUIDA...45 CONTATTI...45 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 3 di 46

4 e-procurement TMP-018_11 Introduzione Lo scopo del presente documento è la realizzazione di un Manuale di supporto per l Utente Buyer che dovrà accedere ed operare nell Albo Fornitori di. Di seguito vengono descritte brevemente le operazioni che il Buyer può effettuare al suo primo accesso per poi entrare maggiormente nei dettagli nel corso del manuale. Per poter accedere all Albo, il Buyer dovrà essere in possesso delle Credenziali di accesso, quali Username e Password. Queste ultime arriveranno tramite mail direttamente al Buyer solo dopo che i suoi Dati Anagrafici saranno stati inseriti all interno del sistema dall Amministratore. Le funzionalità del Buyer non sono molto diverse da quelle dell Amministratore del Sistema, anzi spesso coincidono. Elenchiamo brevemente tali funzionalità: Visualizzazione dei Debiti (Attività da completare) dei Fornitori, Dipendenti e Sub-fornitori; Creazione e Gestione delle Documentazioni e Questionari; Creazione e Modifica dell Anagrafica del Fornitore; Autorizzazione dei Fornitori per determinate Sedi di fornitura; Modifica dell Anagrafica dei Sub-fornitori dei Fornitori di suo riferimento; Valutazione Questionario di Abilitazione; Valutazione Questionario di Qualificazione; Creazione delle Comunicazioni di sistema. Struttura dell Albo Fornitori All accesso dell Albo Fornitori il Buyer visualizzerà la schermata iniziale del sistema, la cui struttura comprende un Menu Principale (Figura 1) composto da specifiche sezioni di lavoro, quali: Attività: il Buyer potrà visualizzare l elenco delle Attività da completare o Debiti (per la comprensione del significato di Debiti si rimanda al paragrafo successivo, Debiti (Attività da completare)). I link di riferimento dei Debiti consentiranno di accedere direttamente alle varie funzionalità da eseguire, senza dover appositamente selezionare le rispettive sezioni di lavoro, (per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo Attività); Fornitori: è possibile, in questa sezione, visualizzare l elenco di tutti i Fornitori registrati all Albo nonché accedere, per i propri Fornitori, alle varie funzionalità quali: valutazione Questionari, valutazione delle Documentazioni e creazione e modifica delle Anagrafiche; Dipendenti: in questa sezione il Buyer visualizza tutti i Dipendenti presenti nel sistema, ma potrà abilitare e valutare le documentazioni solo dei Dipendenti dei propri Fornitori; Buyer: in questa sezione il Buyer visualizza l intero elenco dei Buyer dell Albo potendo, però, Modificare la sola propria utenza; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 4 di 46

5 e-procurement TMP-018_11 Categorie Merceologiche: in questa sezione il Buyer visualizza l elenco delle sole Categorie Merceologiche per le quali è stato delegato dall Amministratore del sistema in fase di creazione della sua Anagrafica; Sedi: il Buyer potrà creare una nuova Sede di fornitura, se necessario, e modificare o eliminare quelle già esistenti; Comunicazioni: è un area prettamente informativa nella quale è possibile visualizzare e inserire le Comunicazioni di sistema; Configurazioni: questa è la sezione di lavoro nella quale il Buyer potrà creare e configurare i Questionari; Figura 1 Le Funzionalità del Buyer appena descritte possono essere o meno integrate da altre a seconda dei ruoli associati dall Amministratore in fase di creazione del suo profilo. Per meglio comprendere l operatività del Buyer, si procede, nel capitolo successivo, ad una breve descrizione delle configurazioni dell Amministratore dell Albo Fornitori in riferimento a tale utenza. 1 Semafori indicativi di stato Ogni qual volta sia presente un semaforo colorato sull estremità sinistra di una Documentazione piuttosto che dei dati di un qualsiasi utente di sistema, il suo significato è ben preciso. I colori che il semaforo può acquisire con i rispettivi significati e Entità logiche corrispondenti vengono sintetizzate nella seguente tabella (Tabella 1): Debito per Buyer Stato Colori Entità logiche / Amministratore Fornitore Registrato Giallo Si Fornitore Abilitato Verde Fornitore Disabilitato Rosso Fornitore Inattivo Grigio Fornitore Cessata attività Nero Debito per Fornitore Sub-Fornitore In Attesa di Autorizzazione Giallo Sub-Fornitore Abilitato Verde Sub-Fornitore Disabilitato Rosso Sub-Fornitore Inattivo Grigio Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 5 di 46

6 TMP-018_11 Commessa e-procurement Entità logiche Stato Colori Debito per Buyer / Amministratore Debito per Fornitore Sub-Fornitore Cessata attività Nero Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) In attesa di Autorizzazione Giallo Si Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) Autorizzato Verde Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) Non autorizzato Rosso Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) Inattivo Grigio Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) Cessato rapporto Nero Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) Accesso: SI Verde Dipendente (Fornitore e Sub-Fornitore) Accesso: NO Rosso Documento In attesa di Invio Nessun Semaforo Documento In attesa di Approvazione Giallo Si Documento Valido Verde Documento Rifiutato Viola Si Posizione 3 Documento In Scadenza Arancione Scuro Si Posizione 2 Documento Scaduto Rosso Si Posizione 1 Documento Rifiutato Archiviato Nero Documento Archiviato Nero Documento Scaduto Archiviato Nero Domanda Aperta/Risposta In attesa di Invio Nessun Semaforo Domanda Aperta/Risposta In attesa di Approvazione Giallo Si Domanda Aperta/Risposta Valida Verde Domanda Aperta/Risposta Rifiutata Viola Si Posizione 3 Domanda Aperta/Risposta Archiviata Nero Si Posizione 2 Domanda Aperta/Risposta Rifiutata Archiviata Nero Si Posizione 1 Domanda Aperta/Risposta Aggiuntiva Valida Giallo Domanda Aperta/Risposta In Scadenza Arancione Scuro Domanda Aperta/Risposta Scaduta Rosso Sede In attesa di autorizzazione Giallo Si Sede Autorizzato Verde Sede Non autorizzato Rosso Tabella 1 2 Debiti (Attività da completare) Ogni qual volta un Fornitore invia una richiesta di Abilitazione, piuttosto che di Qualificazione, che possa essere personale o riferita ai suoi Dipendenti o Sub-fornitori, il Buyer visualizzerà la Documentazione inviata, come Debiti, all interno del menu Attività da completare. Questi ultimi verranno rispettivamente inseriti dall Applicativo nei link corrispondenti (Abilitazione, Documentazione varia, Doc. Gen. Dipendenti, Documenti dipendenti, Qualificazione, Doc. Subfornitori, Sedi e Risposte e Questionari) del menu Attività da completare (Debiti) in base alla richiesta inviata dal Fornitore. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 6 di 46

7 e-procurement TMP-018_11 Operatività dell Amministratore L Amministratore del sistema è l Utente che può gestire i Fornitori, i Dipendenti dei Fornitori, i Subfornitori, i Buyer di riferimento per i Fornitori nonché creare e gestire le Categorie Merceologiche. Le sue funzionalità non differiscono molto da quelle del Buyer, quindi, il Menu Principale sarà caratterizzato dalle stesse sezioni (Figura 2), ovvero: Attività; Fornitori; Dipendenti; Buyer; Categorie Merceologiche; Sedi; Comunicazioni; Configurazioni; Figura 2 In riferimento all utenza Buyer, l Amministratore non fa altro che creare la sua anagrafica e associare a quest ultima le deleghe opportune. 1 Creazione dell Utenza Buyer L Amministratore, accedendo alla sezione di lavoro Buyer, procede alla creazione del profilo del Buyer da creare compilando i campi informativi richiesti. Nel dettaglio, le informazioni richieste per i profili dei Buyer sono: Informazioni Utente Nome Utente; Password; Conferma password; Indirizzo mail; Lingua; Fuso orario; Informazioni Buyer Nome; Cognome; Sede; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 7 di 46

8 e-procurement TMP-018_11 Telefono; Cellulare; Fax; Riferimento per SAP; Sedi Indirizzo Sede operativa; Indirizzo di Spedizione; Indirizzo di Fatturazione; Assegnazione Ruoli Gestione del Questionario di Abilitazione. L area di compilazione maggiormente importante ai fini dell integrazione dell operatività del Buyer creato è quella dell Assegnazione dei Ruoli utente. Il Buyer che possiede il suddetto Ruolo potrà accedere alla Gestione dei Questionari di Abilitazione, oltre che di quelli di Qualificazione, per i propri Fornitori. 2 Associazione del Buyer di riferimento per i Fornitori Dopo la creazione del Buyer, l Amministratore può procedere ad associare, in fase di creazione delle anagrafiche dei Fornitori, i Buyer di riferimento. Qualora venisse creata una nuova utenza Buyer successivamente a quella di uno o più Fornitori, sarà sempre possibile per l Amministratore modificare la suddetta associazione accedendo al link Modifica dell anagrafica del Fornitore specifico. Per associare un Buyer di riferimento a una qualsiasi utenza Fornitore: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Fornitori (Figura 3); Selezionare la Ragione Sociale del Fornitore specifico dall elenco dei fornitori visualizzato(figura 3); Si accede alla schermata dell Anagrafica del fornitore in fondo alla quale è presente il link di Modifica (Figura 4) cercato. Quindi: Selezionare il suddetto link Modifica; Procedere alla modifica del Buyer associato tramite il menu a tendina contenente i Buyer di sistema (Figura 5); Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 8 di 46

9 e-procurement TMP-018_11 Figura 3 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 9 di 46

10 e-procurement TMP-018_11 Figura 4 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 10 di 46

11 e-procurement TMP-018_11 Figura 5 Infine, Cliccare il link Salva per confermare l operazione oppure Annulla per annullarla, entrambi posizionati in fondo alla pagina. Accesso alla Piattaforma Creata l utenza, al Buyer creato verrà inviata una mail di sistema contenente le Credenziali di accesso con le quali potrà effettuare il Login all Albo Fornitori inserendo negli appositi spazi la Username e la Password richieste (Figura 6). Figura 6 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 11 di 46

12 e-procurement TMP-018_11 Selezionando il tasto di Login (Figura 6) si accede quindi alla schermata iniziale della Piattaforma (Figura 1). Quest ultima è caratterizzata, per il Buyer, dalle sezioni di lavoro descritte brevemente in Struttura dell Albo Fornitori e che di seguito vengono analizzate nel dettaglio. Osservare che, al primo accesso nel sistema, l applicazione richiede, per tre volte, l inserimento della password per la Login. 1 Attività 1.1 Menu Attività da Completare Sezione di accesso all Albo nella quale è possibile visualizzare le proprie Attività da completare (Figura 7), o Debiti acquisiti (Questionari di abilitazione e qualificazione degli utenti di riferimento da valutare, Sedi da autorizzare). La presenza di tali Attività da completare (Debiti) verrà indicata all interno delle parentesi tonde posizionate accanto a ciascuna tipologia di documentazione elencata nel menu suddetto, (Figura 7). Figura 7 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 12 di 46

13 e-procurement TMP-018_11 Descriviamo il contenuto di ciascuna voce del Menu Attività da Completare: o Documentazioni: Abilitazione: il Buyer visualizza, con tale link, i Debiti riferiti all Abilitazione richiesta da uno o più Fornitori di suo riferimento. In tal caso il Buyer, dovendo valutare la richiesta di Abilitazione inviata, procede selezionando il suddetto link (non è necessario accedere alla sezione dei Fornitori per poi valutare il Questionario di abilitazione, l accesso è diretto dal presente menu. Questo vale in particolare per tutte le tipologie di Debiti). L esito della valutazione del presente questionario è fondamentale ai fini dell abilitazione del Fornitore; Documentazione varia: sono i Debiti riferiti ad ulteriore Documentazione non obbligatoria, ma inviata facoltativamente dal Fornitore. In tal caso il Debito viene visualizzato, e il Buyer procede alla valutazione delle documentazioni, ma l esito della valutazione è irrilevante ai fini dell abilitazione; Documentazione Generale Dipendenti: sono i Debiti riferiti alle Documentazioni dei Dipendenti dei Fornitori, ma di tipo Generale, ovvero validi per tutti i Dipendenti. Allo stesso modo il Buyer procede alla valutazione delle Documentazioni inviate dai Fornitori per i loro Dipendenti. In tal caso l esito della valutazione è fondamentale per l abilitazione di tutti i dipendenti contemporaneamente; Documenti dipendenti: debiti riferiti alle Documentazioni dei Dipendenti dei Fornitori, ma questa volta specifici di ognuno. Quindi il Buyer procede alla valutazione come nei casi precedenti, vincolando l abilitazione di ogni singolo Dipendente, indipendentemente l uno dall altro, con l esito della valutazione delle suddette documentazioni; Qualificazione: sono i debiti riferiti al Questionario di Qualificazione inviato dai propri Fornitori. Anche in questo caso l esito della valutazione del Buyer può essere bloccante ai fini della qualificazione del Fornitore; Documenti Sub-fornitori: analogo ai Dipendenti dei propri Fornitori; o Sedi: selezionando tale link si accede all area di accettazione delle Sedi richieste dal fornitore in fase di abilitazione (si possono accettare o rifiutare completamente o parzialmente); o Risposte e Questionari: questo è il link che consente di accedere alla valutazione diretta delle Risposte del Fornitore alle Domande Aperte, se presenti. Anche la presente valutazione è limitante per l abilitazione dell Utente; 1.2 Menu Criterio di Ricerca Al di sotto dell area Attività da completare è presente, come in gran parte delle sezioni di lavoro, un area di ricerca, Criterio di Ricerca, nella quale è possibile filtrare i dati visualizzati (Figura 8) inserendo le informazioni volute. Tali informazioni cambieranno al variare della sezione nella quale ci si trova, ma sostanzialmente il funzionamento della ricerca è lo stesso. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 13 di 46

14 e-procurement TMP-018_11 Figura 8 2 Fornitori In questa sezione è disponibile l elenco dei Fornitori presenti all interno del sistema e che è possibile filtrare tramite le voci del menu di sinistra Fornitori (Figura 9). Le voci messe a disposizione per il filtraggio sono: Tutti: questo link consente l accesso diretto all elenco di tutti i Fornitori, in qualunque stato essi si trovino; Registrati: si visualizza con tale link l elenco dei soli Fornitori registrati e non ancora abilitati; Abilitati: si accede, in questo caso, all elenco di solo i Fornitori Abilitati; Disabilitati: il link consente di visualizzare l elenco dei soli Fornitori Disabilitati con opportuna motivazione di scadenza, se presente; Inattivi: allo stesso modo, il Buyer visualizza solo i Fornitori inattivi; Cessata Attività: quest ultimo link consente la visualizzazione di tutti i Fornitori che si trovano nello stato di Cessata Attività. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 14 di 46

15 e-procurement TMP-018_11 Figura 9 3 Dipendenti In questa sezione è possibile gestire le informazioni dei Dipendenti e le relative Documentazioni (Figura 10). Figura 10 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 15 di 46

16 e-procurement TMP-018_11 L'elenco dipendenti visualizza la lista dei Dipendenti con la possibilità di modificare i dati relativi ai soli Dipendenti dei propri Fornitori (link Modifica presente nella colonna Azioni). La documentazione dipendenti permette la gestione della documentazione dei soli Dipendenti dei propri Fornitori (per maggiori dettagli si rimanda ai capitoli Valutazione Questionario di Abilitazione per Dipendenti e Sub-fornitori e Valutazione Questionario di Qualificazione). 4 Buyer In questa sezione è possibile gestire le informazioni relative ai Buyer (Figura 11), visualizzare quindi l elenco dei Buyer presenti nel sistema e modificare il proprio profilo. 5 Categorie Merceologiche Figura 11 In questa sezione è possibile gestire le informazioni relative alle Categorie Merceologiche (Figura 12). In particolare vengono visualizzate solo quelle per le quali si è stati delegati dall Amministratore, nonché visualizzare le Deleghe associate tramite il link Visualizza nella colonna Deleghe. Figura 12 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 16 di 46

17 e-procurement TMP-018_11 Solo se opportunamente delegato, il Buyer potrà accedere alla Configurazione dei Questionari di Qualificazione e associarli alle Categorie per le quali è stato Delegato (per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Configurazione Questionari). 6 Sedi In questa sezione è possibile gestire le Sedi. Nel primo form è possibile inserire una nuova Sede, mentre nella tabella sottostante sono presenti le informazioni relative alle Sedi inserite, con possibilità di modifica e rimuovi (Figura 13). 7 Comunicazioni Figura 13 In questa sezione è possibile gestire le Comunicazioni. Tramite i primi quattro link è possibile visualizzare le comunicazioni inserite, mentre tramite gli altri quattro è possibile aggiungere, modificare o rimuovere comunicazioni. (Figura 14). Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 17 di 46

18 e-procurement TMP-018_11 Figura 14 8 Configurazioni In questa sezione (Figura 15) è possibile gestire i contenuti relativi all'abilitazione e alla Qualificazione (Documenti, Questionari, Contratti). Il Buyer seleziona il link specifico dal menu di sinistra Configurazioni per accedere all operazione da realizzare. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 18 di 46

19 e-procurement TMP-018_11 Figura 15 Valutazione Documentazioni Un requisito importante per un Fornitore registrato all Albo, affinché possa accedere a tutte le funzionalità del sistema previste per la sua utenza, è quello di essere Abilitato dal proprio Buyer di riferimento (per maggiori dettagli si rimanda al Manuale di supporto per Fornitori). Dopo che un Fornitore ha inviato, quindi, la sua Richiesta di Abilitazione, il Buyer di riferimento visualizza all interno delle sue Attività da completare (o Debiti) il numero delle Documentazioni inviate che saranno quindi nello stato In attesa di approvazione. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 19 di 46

20 e-procurement TMP-018_11 1 Valutazione Questionario di Abilitazione per Fornitori Per Valutare il Questionario di Abilitazione inviato da un proprio Fornitore: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Attività; Il Buyer visualizza, all interno delle parentesi tonde posizionate accanto ai link del menu Attività da completare, il numero di Debiti, pari al numero di Documentazioni inviate dal Fornitore durante la compilazione del Questionario di Abilitazione (Figura 16). Quindi: Figura 16 Cliccare, nel menu di sinistra, Attività da completare, la voce Abilitazione (Figura 16) per la quale vengono visualizzati i Debiti (nella figura di esempio viene visualizzata anche una Documentazione varia, quindi non obbligatoria bloccante, che il fornitore facoltativamente può decidere se inviare o meno; quest ultima va valutata allo stesso modo); Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 20 di 46

21 e-procurement TMP-018_11 A questo punto si visualizza la tabella contenente le suddette Documentazioni che, in attesa di approvazione, il Buyer procede a valutare. La presente tabella (Figura 17) è suddivisa in diverse colonne, quali: - Colonna semafori indicativi di stato: per ogni Documentazione verrà riportato, all interno di tale colonna, il semaforo di stato di un colore specifico (come descritto nel paragrafo Semafori indicativi di stato); - : contiene il nome della Documentazione richiesta; - Data Scadenza: contiene la data di scadenza di ciascun Documento; - Fornitore: viene riportato in tale colonna il nome del Fornitore che ha sottomesso la specifica Documentazione; - Sub-fornitore: a sua volta, contiene il nome del Sub-fornitore, quando il documento è a lui riferito; - Stato: contiene lo stato attuale della Documentazione specifica; - Bloccante: nella presente colonna viene riportato il flag solo per le Documentazioni obbligatorie bloccanti, e quindi quelle la cui valutazione negativa da parte del Buyer blocca l Abilitazione del Fornitore; - Azioni: contiene i link delle azioni che il Buyer può realizzare. Dopodiché: Selezionare il link Modifica, posizionato nella colonna Azione (Figura 17); Ripetere la procedura per tutti i Documenti; Figura 17 Selezionando Modifica si accede alla schermata Attività da completare (Figura 18) nella quale il Buyer andrà a variare lo stato dopo aver opportunamente valutato la documentazione specifica. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 21 di 46

22 e-procurement TMP-018_11 Figura 18 Da qui: Scaricare il Documento allegato dal Fornitore e valutarlo (Figura 18); Cambiare opportunamente lo stato (in attesa di approvazione, valido o rifiutato) in base alla propria valutazione; Cliccare Conferma per confermare l operazione, oppure Annulla per annullarla (Figura 18); Man mano che il Buyer procede alla valutazione delle Documentazioni la lista di Documenti da valutare, (in Figura 17), diventerà sempre più piccola fino alla terminazione quando valutati tutti. Analogamente il numero dei Debiti visualizzati nel menu di sinistra verrà man mano ridotto fino ad azzerarsi completamente. Se non si volesse accedere, alla valutazione, direttamente dalla sezione Attività, ma dalla specifica sezione: Effettuare la login all Albo Fornitori (Figura 19); Selezionare l area Fornitori; Cliccare sul nome del Fornitore da valutare (Figura 19); Selezionare la voce Questionario di Abilitazione, dal menu di sinistra Fornitore - nome fornitore (Figura 20); Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 22 di 46

23 e-procurement TMP-018_11 Figura 19 Figura 20 Selezionare il link Modifica nella colonna Azione (Figura 20); Quindi scaricare e valutare il documento; Cambiare lo Stato (Valido, Rifiutato) a seconda dell esito della Valutazione (Figura 21); Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 23 di 46

24 e-procurement TMP-018_11 Selezionare Salva per confermare la valutazione, oppure Annulla per annullarla (Figura 21); A questo punto, se la valutazione è andata a buon fine per almeno tutti i Documenti obbligatori bloccanti, lo stato del Fornitore passerà, dallo stato di Registrato, a quello di Abilitato. Potrà quindi accedere a tutte le altre funzionalità del sistema, quali creazione dipendenti e sub-fornitori, scelta delle sedi di fornitura, compilazione questionario di qualificazione nonché abilitazione per i propri dipendenti. Qualora, invece, anche solo una documentazione obbligatoria bloccante fosse rifiutata, il Fornitore resterà nello stato di Registrato fin quando la Documentazione in oggetto, che il Fornitore rinvierà opportunamente, non sarà accettata dal Buyer. Figura 21 2 Valutazione Questionario di Abilitazione per Dipendenti e Sub-fornitori Analogamente il Buyer procede ad Abilitare i Dipendenti e i Sub-fornitori dei suoi Fornitori. Elenchiamo brevemente i passi che il Buyer effettua richiamando le immagini già viste. 2.1 Abilitazione Dipendenti Per valutare le Documentazioni dei Dipendenti inviate dal Fornitore: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Attività; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 24 di 46

25 e-procurement TMP-018_11 Cliccare, nel menu di sinistra, Attività da completare, la voce Documentazioni Generali Dipendenti, e poi allo stesso modo Documenti Dipendenti, (Figura 16); Selezionare il link Modifica, posizionato nella colonna Azione (Figura 17); Scaricare il Documento allegato dal Fornitore e valutarlo (Figura 18); Cambiare opportunamente lo stato (in attesa di approvazione, valido o rifiutato) in base alla propria valutazione; Cliccare Conferma per confermare l operazione, oppure Annulla per annullarla (Figura 18); oppure: Effettuare la login all Albo Fornitori (Figura 6); Selezionare l area Fornitori; Cliccare sul nome del Fornitore di riferimento dei Dipendenti da valutare (Figura 22); Selezionare la voce Documentazioni generale Dipendenti e allo stesso modo per Documenti Dipendenti, dal menu di sinistra Fornitore - nome fornitore (Figura 20); Selezionare il link Modifica nella colonna Azione; Quindi scaricare e valutare il documento; Cambiare lo Stato (Valido, Rifiutato) a seconda dell esito della Valutazione (Figura 21); Selezionare Salva per confermare la valutazione, oppure Annulla per annullarla; Figura 22 oppure, per la valutazione dei singoli dipendenti: Effettuare la login all Albo Fornitori (Figura 6); Selezionare l area Dipendenti; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 25 di 46

26 e-procurement TMP-018_11 Cliccare sul link Elenco dipendenti A-Z del menu di sinistra e cliccare sul nome del Dipendente da valutare oppure cliccare sul link Documentazioni dipendenti (Figura 10); Quindi scaricare e valutare il documento; Selezionare il link Modifica nella colonna Azione; Cambiare lo Stato (Valido, Rifiutato) a seconda dell esito della Valutazione; Selezionare Salva per confermare la valutazione, oppure Annulla per annullarla 2.2 Abilitazione Sub-fornitori Per valutare le Documentazioni dei Sub-fornitori inviate dal Fornitore: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Attività; Cliccare, nel menu di sinistra, Attività da completare, la voce Doc. Sub-fornitori (Figura 16); Selezionare il link Modifica, posizionato nella colonna Azione (Figura 17); Scaricare il Documento allegato dal Fornitore e valutarlo (Figura 18); Cambiare opportunamente lo stato (in attesa di approvazione, valido o rifiutato) in base alla propria valutazione; Cliccare Conferma per confermare l operazione, oppure Annulla per annullarla (Figura 18); oppure: Effettuare la login all Albo Fornitori (Figura 6); Selezionare l area Fornitori; Cliccare sul nome del Fornitore di riferimento dei Sub-fornitori da valutare (Figura 16); Selezionare la voce Elenco Sub-fornitori dal menu di sinistra Fornitore - nome fornitore (Figura 20); Cliccare sul nome del Sub-fornitore da valutare; Selezionare la voce Questionario di Sub-fornitura dal menu di sinistra Sub-Fornitore - nome Sub-fornitore (Figura 20); Selezionare il link Modifica nella colonna Azione; Quindi scaricare e valutare il documento; Cambiare lo Stato (Valido, Rifiutato) a seconda dell esito della Valutazione (Figura 21); Selezionare Salva per confermare la valutazione, oppure Annulla per annullarla; 3 Valutazione Questionario di Qualificazione Il Buyer, come descritto in precedenza, visualizzerà le Documentazioni inviate dal Fornitore come Attività da completare (Debiti) nella sezione Attività. Così come visto per l Abilitazione, esattamente allo stesso modo il Buyer procede all approvazione o al rifiuto delle Documentazioni di Qualificazione (Figura 23). Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 26 di 46

27 e-procurement TMP-018_11 Figura 23 Quindi: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Attività e quindi la voce Qualificazioni del menu Attività da completare (come in Figura 23); oppure Selezionare l area Fornitori, cliccare sul nome del Fornitore da qualificare, e Questionario di qualificazione dal menu di sinistra (come visto per l abilitazione in Figura 19 e Figura 20, e Figura 24); Figura 24 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 27 di 46

28 e-procurement TMP-018_11 A tal proposito è da osservare che non sempre il Fornitore deve sottoporre il Questionario di Qualificazione per qualificarsi per una Categoria Merceologica, in quanto tutto dipende dalla modalità di configurazione delle Categorie Merceologiche utilizzata dall Amministratore del sistema in fase di creazione delle Categorie Merceologiche. L Amministratore può, in particolare, creare tre tipologie di Categorie Merceologiche, quali: Categoria Merceologica con Questionario: in tal caso esiste un Questionario di Qualificazione che il Fornitore dovrà compilare per potersi qualificare alla specifica categoria e quindi il Buyer dovrà accettare o meno la qualifica valutando il questionario; Categoria Merceologica con Questionario Vuoto: in tal caso il Fornitore non dovrà realmente rispondere ad un Questionario di Qualificazione, in quanto quest ultimo esiste ma sarà vuoto. La presenza, anche se vuoto, del questionario da valutare consente al Buyer di accettare o meno la Richiesta di qualifica del Fornitore; Categoria Merceologica senza Questionario: in questo caso il Fornitore si qualifica direttamente per la specifica Categoria Merceologica senza dover inviare alcun Questionario di Qualifica e quindi senza dipendere da alcuna valutazione da parte del Buyer. Quindi la Valutazione del Questionario di Qualificazione dal parte del Buyer varierà a seconda della Tipologia di Categoria Merceologica per la quale il Fornitore ha richiesto la qualifica. Dopo l accesso al Questionario, si accede all elenco delle Categorie. Quindi: Selezionare il link Risposte nella colonna Azione (Figura 25); Figura 25 A seconda della tipologia di Categoria Merceologica per la quale si procede alla Qualificazione cambia la schermata alla quale si accede selezionando il link Risposte. Distinguiamo tra i diversi casi. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 28 di 46

29 e-procurement TMP-018_ Categoria Merceologica con Questionario vuoto Il sistema prevede che tale valutazione non compaia al Buyer come Debito di qualifica all interno della Attività da completare. Cliccando su Risposte si accede alla schermata di Figura 26 nella quale Accettare o Rifiutare la qualifica, ma senza dover valutare realmente alcun documento o risposta. Figura Categoria Merceologica con Questionario Cliccando sul link Risposte si accede alla schermata di Figura 27 nella quale si visualizzano, in questo caso, la Documentazione inviata, nello stato In attesa di approvazione, e quindi da valutare. Figura 27 Selezionare il link Modifica nella colonna Azione (Figura 27); Si accede alla pagina di valutazione (Figura 28) dalla quale scaricare il Documento, valutarlo per poi cambiare lo Stato (in approvazione, valido o rifiutato) in funzione dell esito della valutazione. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 29 di 46

30 e-procurement TMP-018_11 Figura 28 Cliccare Salva per confermare la valutazione, oppure Annulla per annullarla; 3.3 Categoria Merceologica senza Questionario In questo caso non viene visualizzato dal buyer alcun Debito per la qualificazione del Fornitore. Il Fornitore si qualifica direttamente alla Categoria Merceologica. Potrà in questo caso visualizzare nella lista dei fornitori qualificati la presente qualifica ottenuta dal fornitore: Selezionare la sezione Categorie Merceologiche (Figura 29); Selezionare il numero riportato nella colonna Fornitori della tabella visualizzata; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 30 di 46

31 e-procurement TMP-018_11 Figura 29 Si accede così facendo all elenco dei Fornitori Qualificati per quella Categoria Merceologica (Figura 30). 4 Operatività sulle Sedi 4.1 Inserimento nuova Sede Per inserire una nuova sede: Figura 30 Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Sedi; Compilare i campi presenti nel primo form (Figura 31); Cliccare su Conferma per confermare l operazione oppure Annulla per annullarla, entrambi posizionati nella colonna Azioni; Figura 31 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 31 di 46

32 e-procurement TMP-018_ Modifica e Rimozione di una Sede Per modificare o rimuovere una sede: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Sedi; Cliccare su Modifica per modificare oppure Rimuovi per rimuovere la sede, entrambi posizionati nella colonna Azioni del secondo form (Figura 32); 4.3 Accettazione Sedi Figura 32 Il Fornitore durante la compilazione dei questionari richiede l Abilitazione per sedi di Fornitura da lui preferite. Anche tale richiesta va accettata opportunamente dal Buyer. Quindi, visualizzate anch esse tra i Debiti, il Buyer procede alla loro valutazione accedendo alla schermata delle Attività da completare nella sezione di lavoro Attività: Effettuare la login all Albo Fornitori (Figura 6); Selezionare l area Attività; Selezionare la voce Sedi dal menu di sinistra Attività da completare (come in Figura 23); Da qui si accede all elenco dei Fornitori per i quali accettare le richieste: Selezionare il link Modifica nella colonna Azione per ciascun Fornitore; Si visualizza, quindi, per il suddetto Fornitore la lista delle sedi richieste (Figura 33). La tabella visualizzata riporta la lista di tutte le sedi inserite nel sistema; in particolare quelle per le quali il Fornitore ha richiesto l abilitazione saranno nello stato di in attesa di approvazione e distinte dal semaforo giallo; viceversa, tutte le altre saranno nello stato di non autorizzata e distinte dal semaforo rosso. A questo punto il Buyer può accettare completamente o parzialmente la richiesta del Fornitore potendo eliminare uno o più flag, nella colonna Selezione, in corrispondenza delle sedi per le quali non si vuole autorizzare. Quando si Conferma e Salva l autorizzazione, invece, lo stato passerà da In attesa di approvazione ad Autorizzato e le sedi verranno contrassegnate dal semaforo verde. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 32 di 46

33 e-procurement TMP-018_11 Quindi: oppure: Figura 33 Selezionare Conferma e Salva per confermare la valutazione, oppure Annulla per annullarla; Effettuare la login all Albo Fornitori (Figura 6); Selezionare l area Fornitori; Cliccare sul nome del Fornitore da valutare (come visto per l abilitazione in Figura 16); Selezionare la voce Sedi dal menu di sinistra Fornitore - nome fornitore (come visto in Figura 20); Da qui in poi si procede esattamente allo stesso modo di come sopra descritto. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 33 di 46

34 e-procurement TMP-018_11 Configurazione Questionari La Gestione di un Questionario, che sia di Abilitazione o di Qualificazione, consta di due fasi: 1.1 Creazione o Aggiornamento della Documentazione; 1.2 Inclusione delle Documentazioni, create al passo precedente, all interno dei Questionari; tra cui la prima, nonostante sia tipicamente compito dell Amministratore del sistema, in riferimento ai Questionari di Qualificazione, è realizzabile anche dell utenza Buyer. Quest ultima potrà quindi configurare il Questionario di Qualificazione per le Categorie Merceologiche per le quali è delegata, potendo quindi effettuare entrambi i passi suddetti. Differentemente, in riferimento ai Questionari di Abilitazione, il sistema prevede che, se possessore del Ruolo specifico (Ruolo di Gestione del Questionario di Abilitazione), il Buyer possa configurare il Questionario potendo effettivamente accedere solo alla seconda fase, dopo che l Amministratore del sistema abbia terminato la prima. 1 Creazione o Modifica dei Questionari Se l Amministratore conferisce al Buyer il ruolo di Gestione dei Questionari di Abilitazione allora il Buyer potrà creare o modificare il Questionario di Abilitazione avendo a disposizione le Documentazioni create dall Amministratore. 1.1 Questionario di Abilitazione In questo caso il Buyer può quindi realizzare la seconda delle fasi suddette, ovvero: Inclusione delle Documentazioni Create nel Questionario Affinché il fornitore possa compilare il Questionario di Abilitazione il Buyer deve inserire la documentazioni amministrative create dall Amministratore all interno del Questionario considerato. Quindi: Cliccare la voce Questionario, sottostante ad Abilitazione Questionario, nel menu di sinistra (Figura 34); Selezionare quindi il tasto Crea, posizionato in basso alla pagina; Si accede alla pagina di compilazione, Creazione di una nuova voce del Questionario di abilitazione fornitori (Figura 35),i cui campi richiesti sono: Posizione: menu a tendina dal quale selezionare la posizione del Documento nella lista; Tipo risposta: menu a tendina dal quale selezionare la tipologia di risposta voluta (testo, numero intero, numero decimale, si/no, scelta multipla e Documento) a seconda della documentazione creata precedentemente; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 34 di 46

35 e-procurement TMP-018_11 Documento: voce che si abilita solo nel caso di scelta precedente Tipo di Risposta Documento. E anch esso un menu a tendina dal quale il Buyer sceglie il Documento da includere tra quelli creati nella fase precedente; Bloccante: Scegliere se rendere la presente documentazione bloccante o meno per il fornitore ai fini della sua abilitazione; Data Scadenza: inserire la data di scadenza; Obbligatoria: selezionare se rendere la documentazione obbligatoria o meno da allegare; Quindi selezionare Salva per confermare l operazione, oppure Annulla per annullarla; Figura 34 Figura 35 Ripetere l operazione per tutte le Documentazioni da voler includere all interno del questionario, osservando che non è doveroso includerle tutte. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 35 di 46

36 e-procurement TMP-018_ Questionario di Qualificazione In tal caso il Buyer potrà realizzare entrambe le fasi di configurazione del questionario potendo creare da se le Documentazioni da includere poi nel Questionario di Qualificazione che il Fornitore compilerà ed invierà per la richiesta di qualificazione a determinate Categorie Merceologiche Creazione o Aggiornamento della Documentazione Per creare o aggiornare le Documentazioni da inserire, poi, all interno dei Questionari: Effettuare la login al sistema (Figura 6); Selezionare l area Configurazioni; Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Qualificazione Fornitori (Figura 36); Si accede alla pagina di Creazione o Aggiornamento delle Documentazioni (Figura 36), quindi: Cliccare sul link Crea in basso a sinistra della pagina; Figura 36 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 36 di 46

37 e-procurement TMP-018_11 Da qui si accede alla pagina di compilazione dei campi informativi della Documentazione da creare (Figura 37): Compilare i campi richiesti, quali: Nome del Documento; Acronimo; Selezionare se Bloccante o meno; Campo Note (da compilare facoltativamente); Allegare, se si vuole, un Template; Selezionare Salva, per confermare la creazione del Documento, o Annulla per annullarla. Figura 37 Dopodiché è possibile visualizzare la Documentazione creata o aggiunta nel sistema all interno della tabella riepilogativa mostrata in Figura 38 e a cui si accede direttamente cliccando il tasto Salva o Annulla precedenti. Figura 38 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 37 di 46

38 e-procurement TMP-018_ Inclusione delle Documentazioni Create nel Questionario Dopo aver creato e configurato le Documentazioni, queste ultime vanno inserite poi all interno del Questionario, così come per il Questionario di Abilitazione. Quindi, per realizzare l operazione: Cliccare la voce Questionario, sottostante a Qualificazione Fornitori, nel menu di sinistra (Figura 39); Si accede all elenco delle Categorie Merceologiche per le quali si è stati delegati dall Amministratore, e per ciascuna di esse è possibile creare il Questionario di Qualificazione. In particolare, osservando che quando creata, ogni Categoria Merceologica ha di default associato un questionario vuoto che può essere opportunamente riempito o annullato: Cliccare, nella colonna Azione, il link Modifica per creare o aggiornare il questionario di quella specifica categoria, oppure Annulla per annullare il questionario di default rendendo, quindi, la specifica categoria senza questionario (per maggiori dettagli sulle categorie merceologiche si rimanda a Valutazione Questionario di Qualificazione, pag. 25); Figura 39 Cliccando Modifica, si accede alla pagina Figura 40, quindi: Cliccare il tasto Crea nella pagina visualizzata, quale Questionario di abilitazione per nome categoria merceologica ; Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 38 di 46

39 e-procurement TMP-018_11 Figura 40 Da qui compare la schermata di compilazione della nuova voce del Questionario di Qualificazione (Figura 41). Figura 41 Si procede esattamente allo stesso modo appena descritto per i questionari di abilitazione. Cliccando Annulla, si accede alla pagina di Cancellazione del questionario di default Figura 42, quindi: Cliccando Conferma si annulla il questionario e si rende la specifica categoria senza questionario; a quest ultima quindi il fornitore si potrà qualificare direttamente. In questo caso la colonna Azioni di tale categoria Merceologica sarà caratterizzata da un link Crea (in verde Figura 39), da selezionare solo se si volesse creare di nuovo un questionario di qualificazione; Cliccando Annulla si annulla l operazione e la categoria resta con questionario, ma vuoto. Figura 42 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 39 di 46

40 e-procurement TMP-018_11 Comunicazioni E una sezione prettamente di visualizzazione e creazione delle Comunicazioni di sistema (Figura 43). Tramite i primi quattro link è possibile visualizzare le comunicazioni inserite mentre tramite gli altri quattro è possibile aggiungere, modificare o rimuovere comunicazioni. Le comunicazioni sono divise in quattro categorie: Novità: comprende le comunicazioni riguardanti le novità del sistema; Documentazioni: comprende le comunicazioni riguardanti le Documentazioni; Normative: comprende le comunicazioni riguardanti le normative, cambiamenti e aggiornamenti vari; Avvisi: sono comunicazioni generiche di avvertenze. 1 Creazione di una Comunicazione Per visualizzare o inserire Comunicazioni di sistema: Accedere all area Comunicazioni (Figura 43) nella quale si potranno visualizzare tutte le comunicazioni inserite precedentemente e che possono essere filtrate tramite i link del menu di sinistra evidenziato in verde in figura; Figura 43 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 40 di 46

41 e-procurement TMP-018_11 Per creare invece nuove comunicazioni, filtrate sempre tramite il menu di sinistra, evidenziato questa volta in giallo: Accedere al menu Gestione Comunicazioni e quindi la categoria per la quale voler inserire la comunicazione (Figura 44); Figura 44 Si accede alla pagina visualizzata in Figura 45 nella quale si possono visualizzare le comunicazioni della specifica categoria già esistenti e crearne delle nuove tramite il link Crea Nuova. Quindi: Figura 45 Selezionare Crea Nuova in basso a destra della pagina; Compilare i campi richiesti dalla schermata ottenuta, (Figura 46), quali il nome, il contenuto, l inserimento di un allegato se necessario; Selezionare Salva per confermare l operazione, Annulla per annullarla. Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 41 di 46

42 e-procurement TMP-018_11 Figura 46 Ovviamente è sempre possibile Modificare piuttosto che Eliminare una comunicazione tramite i link Modifica e Rimuovi posizionati nella colonna Azioni (Figura 45). 2 Visualizzazione Comunicazione Una Comunicazione, indifferentemente della categoria di appartenenza, viene così visualizzata (Figura 47): Titolo e contenuto abbreviato della Comunicazione (in giallo in Figura 48); Allegato scaricabile, se caricato in fase di creazione della Comunicazione dall Amministratore/Buyer (in verde in Figura 48); Link Segue, da selezionare se si vuole visualizzare e leggere la comunicazione per intero (in blu in Figura 48). Figura 47 Figura 48 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 42 di 46

43 e-procurement TMP-018_11 Elementi Comuni del Sistema Albo Fornitori Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 43 di 46

44 e-procurement TMP-018_11 Pagina Precedente All interno della Piattaforma è possibile tornare alla Pagina Precedente cliccando sull apposito comando posizionato sotto il Menu Istruzioni: Torna indietro (Figura 49). Figura 49 Scollegarsi Una volta effettuato l Accesso, in qualunque momento, attraverso questa funzionalità è possibile uscire dalla Piattaforma. Per effettuare l operazione cliccare su Esci, presente a destra sopra il Menu Principale (Figura 50). Figura 50 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 44 di 46

45 e-procurement TMP-018_11 Guida Una volta effettuato l Accesso, in qualunque momento, attraverso questa funzionalità è possibile accedere alla Guida in Linea. In questa sezione vengono riportate le istruzioni per l utilizzo del Software. Per effettuare l operazione cliccare su Guida, a destra sopra il Menu Principale (Figura 51). Figura 51 Contatti In qualunque momento attraverso questa funzionalità si accede alla schermata dei contatti riportante il numero Verde da chiamare per informazioni o per assistenza. Da osservare che il presente numero verde viene sempre visualizzato all interno dell Albo, in alto a sinistra di qualsiasi pagina, accanto al logo della. Per effettuare l operazione cliccare su Contatti, a destra sopra il Menu Principale (Figura 52). Figura 52 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 45 di 46

46 e-procurement TMP-018_11 Si accede così alla pagina informativa (Figura 53): Figura 53 Manuale_BUYER_vOnline.doc Pagina 46 di 46