ALBO FORNITORI MEDIASET

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1 e Procurement TMP 018_11 MEDIASET ALBO FORNITORI MEDIASET Manuale di supporto per Fornitori Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 1 di 52

2 e Procurement TMP 018_11 Sommario MEDIASET... 1 ALBO FORNITORI MEDIASET... 1 INTRODUZIONE... 4 STRUTTURA DELL ALBO FORNITORI MEDIASET SEMAFORI INDICATIVI DI STATO DEBITI (ATTIVITÀ DA COMPLETARE)... 7 OPERATIVITÀ DELL AMMINISTRATORE CONFIGURAZIONE DOCUMENTAZIONE DI ABILITAZIONE CONFIGURAZIONE DOCUMENTAZIONE DI QUALIFICAZIONE... 9 ACCESSO ALLA PIATTAFORMA ATTIVITÀ MENU ATTIVITÀ DA COMPLETARE MENU CRITERIO DI RICERCA ABILITAZIONE ANAGRAFICA QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE DOCUMENTAZIONE VARIA DIPENDENTI DOCUMENTAZIONE GENERALE SEDI ELENCO DIPENDENTI A Z DOCUMENTAZIONE DIPENDENTI QUALIFICAZIONE SUB FORNITORI ELENCO SUB FORNITORI A Z CREA SUB FORNITORE COMUNICAZIONI RICHIESTA ABILITAZIONE COMPILAZIONE/INVIO DELLA RICHIESTA DI ABILITAZIONE AGGIORNAMENTO DEL QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE INVIO DELLA DOCUMENTAZIONE VARIA Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 2 di 52

3 e Procurement TMP 018_11 GESTIONE DIPENDENTI RICHIESTA DI ABILITAZIONE PER DIPENDENTI AGGIORNAMENTO DEI QUESTIONARI DOCUMENTAZIONE GENERALE ANAGRAFICA DIPENDENTI DOCUMENTAZIONE DIPENDENTI QUALIFICAZIONE FORNITORE INVIO DELLA RICHIESTA DI QUALIFICAZIONE CATEGORIA MERCEOLOGICA SENZA QUESTIONARIO CATEGORIA MERCEOLOGICA CON QUESTIONARIO Questionario vuoto Questionario con domande GESTIONE SUB FORNITORI INSERIRE L ANAGRAFICA DI UN SUB FORNITORE ABILITARE UN SUB FORNITORE GESTIONE DIPENDENTI DI UN SUB FORNITORE COMUNICAZIONI ELEMENTI COMUNI DEL SISTEMA ALBO FORNITORI MEDIASET PAGINA PRECEDENTE SCOLLEGARSI GUIDA ALLA CORRETTA IMMISSIONE DELLA DATA DI SCADENZA DEI DOCUMENTI GUIDA CONTATTI Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 3 di 52

4 e Procurement TMP 018_11 Introduzione Lo scopo del presente Documento è la realizzazione di un Manuale di supporto per l Utente Fornitore che dovrà accedere ed operare nell Albo Fornitori di. Di seguito vengono descritte brevemente le operazioni che il Fornitore potrà effettuare all accesso per poi entrare maggiormente nei dettagli nel corso del manuale. Per poter accedere all Albo, il Fornitore dovrà essere in possesso delle Credenziali di accesso. Queste ultime arriveranno tramite mail direttamente al Fornitore solo dopo che i suoi Dati Anagrafici saranno stati caricati all interno del sistema. In riferimento a questa operazione bisogna distinguere tra due casi: Se l anagrafica del Fornitore è già presente all interno di SAP (Sistema di Gestione delle Anagrafiche e Ordine dei Fornitori), esiste una Procedura schedulata che gestisce, ogni notte, il caricamento delle Anagrafiche dei Fornitori dal SAP all Albo Fornitori; Se l anagrafica del Fornitore non esiste in SAP allora sarà l Amministratore che procederà ad inserire i dati per la prima volta nel sistema. Quindi, in possesso delle suddette credenziali, quali Username e Password, il Fornitore potrà accedere all Albo Fornitori e procedere, nel caso verifichi incompletezza o inesattezze relativamente ai propri dati Anagrafici, al completamento o alla correzione degli stessi nonché Abilitarsi al pieno utilizzo del sistema compilando il Questionario di abilitazione che, precedentemente, l Amministratore avrà creato appositamente. Il primo accesso al sistema è totalmente guidato dalla Piattaforma grazie alla successione di determinati step operativi (per maggiori dettagli sull abilitazione del fornitore si rimanda al capitolo Richiesta Abilitazione). Inviato il Questionario di Abilitazione, il Fornitore resterà in attesa della valutazione. Solo se la valutazione sarà positiva il Fornitore verrà Abilitato a tutti gli effetti all Albo Fornitori potendo accedere, quindi, a tutte le funzionalità della sua utenza, ovvero potrà gestire: le Documentazioni e l Anagrafica dei propri Dipendenti; le Sedi di fornitura; le Categorie merceologiche e i relativi Questionari associati; l Anagrafica e le Documentazioni dei propri Sub fornitori; le Comunicazioni. Struttura dell Albo Fornitori Accedendo all Albo il Fornitore visualizzerà la schermata base della sua utenza (Error! Reference source not found.), caratterizzata da un Menu Principale composto da sei sezioni di lavoro (tra le Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 4 di 52

5 e Procurement TMP 018_11 quali solo la prima sarà abilitata per consentire al fornitore la compilazione del Questionario di Abilitazione), quali: Attività: il Fornitore potrà visualizzare l elenco delle Attività da completare o Debiti (per maggiore comprensione sul significato di Debiti si rimanda al paragrafo Debiti (Attività da completare)). Tali Debiti consentiranno al Fornitore Abilitato di accedere direttamente alle varie funzionalità del sistema senza dover accedere appositamente alle specifiche sezioni (per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo Attività); Abilitazione: è possibile qui visualizzare e modificare, se necessario, la propria anagrafica nonché accedere ai Questionari di Abilitazione da inviare al Buyer di riferimento compilati; Dipendenti: in questa sezione il Fornitore gestirà i suoi Dipendenti, dall Anagrafica alla Documentazione specifica di ognuno; Qualificazione: il Fornitore potrà richiedere in tale area la Qualificazione per una o più Categorie Merceologiche; Sub Fornitori: area nella quale verranno creati e gestiti i profili dei Sub Fornitori; Comunicazioni: è un area prettamente informativa nella quale è possibile visualizzare le Comunicazioni di sistema. Figura 1 Molte delle suddette funzionalità del Fornitore sono strettamente dipendenti da precedenti impostazioni da parte dell Amministratore del Sistema. Per meglio comprendere l operatività del Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 5 di 52

6 TMP 018_11 Commessa e Procurement Fornitore, si procede, nel capitolo successivo (Operatività dell Amministratore), ad una breve descrizione delle operazioni effettuate dall Amministratore dell Albo per poi descrivere più nel dettaglio l operatività del Fornitore in ciascuna delle sezioni di lavoro. 1 Semafori indicativi di stato Ogni qual volta è presente un semaforo colorato sull estremità sinistra di una Documentazione piuttosto che dei dati di un Amministratore/Buyer, Fornitore, Dipendente o Subfornitore, il suo significato è ben preciso. I colori che il semaforo può acquisire con i rispettivi significati e Entità logiche corrispondenti vengono sintetizzate nella seguente tabella (Tabella 1): Entità logiche Stato Colori Fornitore Registrato Giallo Si Fornitore Abilitato Verde Fornitore Disabilitato Rosso Fornitore Inattivo Grigio Fornitore Cessata attività Nero Debito per Buyer / Amministratore Debito per Fornitore Sub Fornitore In Attesa di Autorizzazione Giallo Sub Fornitore Abilitato Verde Sub Fornitore Disabilitato Rosso Sub Fornitore Inattivo Grigio Sub Fornitore Cessata attività Nero Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) In attesa di Autorizzazione Giallo Si Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) Autorizzato Verde Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) Non autorizzato Rosso Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) Inattivo Grigio Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) Cessato rapporto Nero Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) Accesso: SI Verde Dipendente (Fornitore e Sub Fornitore) Accesso: NO Rosso Documento In attesa di Invio Nessun Semaforo Documento In attesa di Approvazione Giallo Si Documento Valido Verde Documento Rifiutato Viola Si Posizione 3 Documento In Scadenza Arancione Scuro Si Posizione 2 Documento Scaduto Rosso Si Posizione 1 Documento Rifiutato Archiviato Nero Documento Archiviato Nero Documento Scaduto Archiviato Nero Domanda Aperta/Risposta In attesa di Invio Nessun Semaforo Domanda Aperta/Risposta In attesa di Approvazione Giallo Si Domanda Aperta/Risposta Valida Verde Domanda Aperta/Risposta Rifiutata Viola Si Posizione 3 Domanda Aperta/Risposta Archiviata Nero Si Posizione 2 Domanda Aperta/Risposta Rifiutata Archiviata Nero Si Posizione 1 Domanda Aperta/Risposta Aggiuntiva Valida Giallo Domanda Aperta/Risposta In Scadenza Arancione Scuro Domanda Aperta/Risposta Scaduta Rosso Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 6 di 52

7 e Procurement TMP 018_11 Entità logiche Stato Colori Debito per Buyer / Amministratore Debito per Fornitore Sede In attesa di autorizzazione Giallo Si Sede Autorizzato Verde Sede Non autorizzato Rosso Tabella 1 2 Debiti (Attività da completare) Ogni qual volta una Documentazione inviata dal Fornitore viene invalidata, quindi Rifiutata, dal Buyer di riferimento (o Amministratore) e ogni qual volta una Documentazione sia in Scadenza, già Scaduta o In attesa di invio, verrà automaticamente inserita dal sistema all interno della sezione Attività, visualizzata dal Fornitore come propri Debiti (menu Attività da completare). Il Fornitore che accede al sistema e visualizza uno o più Debiti, sa di dover rinviare tali Documentazioni per risottometterle alla valutazione del Buyer. Qualora tali Documentazioni non vengano rinviate nei tempi prestabiliti e, quando in Scadenza, prima della loro definitiva scadenza, possono rappresentare motivo di non abilitazione o disabilitazione del Fornitore. In aggiunta, una documentazione Scaduta non può essere più risottomessa nel sistema, ma viene automaticamente archiviata. Operatività dell Amministratore L Amministratore del sistema è l Utente che può gestire i Fornitori, i Dipendenti dei Fornitori, i Sub fornitori, i Buyer di riferimento per i Fornitori nonché creare e gestire le Categorie Merceologiche. Visualizzerà, quindi, un Menu Principale caratterizzato da un numero maggiore di sezioni (Figura 2), quali: Attività; Fornitori; Dipendenti; Buyer; Categorie Merceologiche; Sedi; Comunicazioni; Configurazioni; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 7 di 52

8 e Procurement TMP 018_11 Figura 2 1 Configurazione Documentazione di Abilitazione Dopo l inserimento delle Anagrafiche dei Fornitori, se non presenti in SAP, l Amministratore procede alla Configurazione delle Domande e Documentazioni di Abilitazione. In riferimento all Abilitazione dei Fornitori le operazioni che l Amministratore esegue, sono: Accede, tramite Login, all Albo Fornitori e, nel Wizard di Abilitazione Fornitori definisce la tipologia e le caratteristiche relative alle Domande e Documentazioni necessarie per l abilitazione dei Fornitori. In particolare la Documentazione da creare può essere di tre tipi: o Documentazione obbligatoria bloccante: documentazione che il Fornitore dovrà inviare obbligatoriamente e la cui valutazione sarà bloccante ai fini della sua abilitazione; o Documentazione obbligatoria non bloccante: documentazione che il Fornitore dovrà inviare obbligatoriamente, ma la cui valutazione non sarà bloccante ai fini della sua abilitazione; o Documentazione non obbligatoria e non bloccante: documentazione che il Fornitore facoltativamente può decidere di inviare o meno. Quindi procede all inserimento delle Domande e Documentazioni create all interno del Questionario. Quest ultimo sarà il Questionario di abilitazione che il Fornitore dovrà compilare, allegando tutte le Documentazione richieste, ed inviare per poter essere abilitato; Allo stesso modo l Amministratore configura il Questionario di Abilitazione per i Sub Fornitori del Fornitore, mentre una piccola differenza esiste per i Dipendenti del Fornitore per i quali l Amministratore procede alla configurazione di: Documentazioni o Domande di Abilitazione che saranno: o Documenti Generici: validi per tutti i Dipendenti; o Documenti Dipendenti: specifici per ciascun Dipendente; anche tali Documentazioni possono essere delle tre tipologie sopra descritte. Tipo di contratto: creazione documentazioni contrattuali per i Dipendenti; Questionari che il Fornitore compilerà per i suoi Dipendenti. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 8 di 52

9 e Procurement TMP 018_11 2 Configurazione Documentazione di Qualificazione Come per l Abilitazione, anche per la Qualificazione il Fornitore potrà essere sottoposto ad un Questionario di Qualificazione anch esso configurato dall Amministratore tramite la creazione delle Domande e Documentazioni che lo andranno a caratterizzare. La Qualificazione per una Categoria Merceologica non sempre richiederà la compilazione di un Questionario e la conseguente valutazione da parte del Buyer di riferimento (o dell Amministratore stesso) e questo al variare della scelta effettuata dall Amministratore in fase di Creazione delle Categorie Merceologiche. L Amministratore può, in particolare, creare tre tipologie di Categorie Merceologiche, quali: Categoria Merceologica con Questionario: in tal caso esiste un questionario che il Fornitore dovrà compilare per potersi qualificare alla specifica categoria e quindi condizione necessaria per qualificarsi sarà l esito della valutazione del Buyer; Categoria Merceologica con Questionario Vuoto: in tal caso il Fornitore non dovrà realmente rispondere ad un Questionario di Qualificazione, in quanto quest ultimo esiste ma sarà vuoto. La differenza è nel fatto che il Buyer di riferimento si riserba la facoltà, in questo caso, di accettare o meno la Qualificazione del fornitore, esattamente come nel caso precedente (Valutazione questionario); Categoria Merceologica senza Questionario: in questo caso il Fornitore si qualifica direttamente per la specifica categoria merceologica senza dover dipendere da alcuna accettazione da parte del Buyer. Si osserva che ciascuna Documentazione ha una data di scadenza, superata la quale se non inviata/rinviata comporta la disabilitazione del Fornitore e l Archiviazione del Documento. Differentemente accade per una Domanda, per la quale la scadenza imposta, inserita dall Amministratore o Buyer di riferimento, limita il Fornitore sulla tempistica di risposta. Se il Fornitore risponde alla Domanda fuori tempo massimo verrà disabilitato o meno a seconda dell obbligatorietà o meno della Domanda. Le domande, a differenza delle Documentazioni, possono essere obbligatorie o meno, ma non bloccanti e non bloccanti. Accesso alla Piattaforma Affinché un Fornitore riceva le Credenziali di accesso e possa modificare la sua Anagrafica nonché compilare e sottomettere il Questionario di Abilitazione, è indispensabile che la sua Anagrafica sia presente nel Sistema. Con le Credenziali di accesso, ricevute tramite mail, il Fornitore potrà effettuare il Login all Applicativo inserendo negli appositi spazi la Username e la Password richieste (Figura 3). Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 9 di 52

10 e Procurement TMP 018_11 Figura 3 Selezionando il tasto di Login (Figura 3) si accede quindi alla schermata base della propria utenza (Error! Reference source not found.). Quest ultima è caratterizzata, per il Fornitore, dalle sezioni di lavoro descritte brevemente in Struttura dell Albo Fornitori e che di seguito vengono analizzate nel dettaglio. Osservare che, al primo accesso nel sistema, l applicazione richiede, per tre volte, l inserimento della password per la Login. 1 Attività 1.1 Menu Attività da Completare Sezione di accesso nella quale è possibile visualizzare le proprie Attività da completare (Figura 4), ovvero i Debiti acquisiti (tipologia di Documenti, personali o dei propri Dipendenti e Sub Fornitori, Rifiutati in fase di valutazione, in Scadenza, già Scaduti o In attesa di invio e che devono essere quindi inviati/rinviati al Buyer di riferimento). La notifica dei suddetti Debiti viene indicata all interno delle parentesi tonde posizionate accanto a ciascun link indicativo della tipologia di Documentazione descritta, (Figura 5). Figura 4 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 10 di 52

11 e Procurement TMP 018_11 Figura 5 Descriviamo il contenuto di ciascuna voce del Menu Attività da Completare: Abilitazione: il Fornitore visualizza, in tale link, i propri Debiti in riferimento all Abilitazione richiesta. Dovrà quindi, per non essere disabilitato, rinviare, nel tempo prestabilito comunicatogli per mail, le Documentazioni e le Risposte opportune; Documentazione varia: sono i Debiti riferiti ad ulteriore Documentazione non obbligatoria, ma inviata facoltativamente dal Fornitore. In tal caso il debito viene visualizzato, ma non vincola l abilitazione. Il Fornitore può anche decidere di non rinviare tale Documentazione; Documentazione Generale Dipendenti: sono i Debiti del Fornitore riferiti e validi per tutti i suoi Dipendenti. In tal caso, se non saldati nel tempo prestabilito, verranno disabilitati tutti i Dipendenti del Fornitore; Documenti dipendenti: Debiti riferiti ai Dipendenti del Fornitore, ma questa volta specifici di ognuno. Quindi se non rinviati correttamente saranno disabilitati solo i Dipendenti per i quali i Debiti non sono saldati ; Qualificazione: il Fornitore visualizza, in tale link, i propri Debiti in riferimento alla Qualificazione per Categorie Merceologica richiesta. Funziona esattamente come per l Abilitazione; Documenti Sub fornitori: analogo ai Dipendenti; Documenti in attesa di invio: tale link consente di visualizzare i Debiti riferiti a Documenti allegati ma non inviati e quindi nello stato In attesa di invio. 1.2 Menu Criterio di Ricerca Al di sotto dell area Attività da completare è presente, come in ciascuna sezione di lavoro del menu principale, un area di ricerca, Criterio di Ricerca, nella quale è possibile filtrare i dati Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 11 di 52

12 e Procurement TMP 018_11 visualizzati (Figura 6) inserendo le informazioni volute. Tali informazioni cambieranno al variare della sezione nella quale ci si trova, ma sostanzialmente il funzionamento della ricerca è lo stesso. 2 Abilitazione Figura 6 In questa sezione è possibile visualizzare e modificare i dati riguardanti le tre categorie elencate nella sezione di sinistra (Figura 7) (per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Richiesta Abilitazione). 2.1 Anagrafica Nella sezione Anagrafica, oltre a gestire i propri dati anagrafici, è possibile modificare la password iniziale di accesso al portale. 2.2 Questionario di Abilitazione Dalla sezione del Questionario di Abilitazione è possibile visualizzare le Documentazioni e le Domande, facenti parte del Questionario, da inviare per richiedere l Abilitazione. 2.3 Documentazione Varia Nella sezione Documentazione Varia è possibile gestire un archivio di documentazione generica non obbligatoria da mettere a disposizione del Buyer per la consultazione. Questo tipo di Documentazione non è bloccante ai fini dell Abilitazione del Fornitore. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 12 di 52

13 e Procurement TMP 018_11 Figura 7 3 Dipendenti Il menù Dipendenti consente di poter gestire tutta la Documentazione e le impostazioni necessarie per la configurazione dei propri Dipendenti (Figura 8) (per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Gestione Dipendenti). 3.1 Documentazione Generale Nella sezione Documentazione Generale è possibile gestire la documentazione e le domande generali per tutti i Dipendenti. 3.2 Sedi Nella sezione Sedi è possibile visualizzare le sedi di fornitura per le quali si è stati abilitati dall Amministratore del sistema. Si osserva che le sedi scelte dal Fornitore saranno univoche anche per i suoi Dipendenti e non associabili diversamente per ciascuno di essi. 3.3 Elenco Dipendenti A Z Nella sezione Elenco Dipendenti A Z viene gestita l Anagrafica di tutti i Dipendenti dell azienda fornitrice, sia tramite inserimento diretto, sia tramite caricamento massivo; oltre a gestire i propri dati Anagrafici, è possibile modificare la password iniziale di accesso al portale. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 13 di 52

14 e Procurement TMP 018_11 Figura Documentazione Dipendenti Nella sezione Documentazioni Dipendenti è possibile gestire le documentazioni e domande specifiche dei singoli Dipendenti del fornitore. Anche in tale sezione è possibile filtrare le informazioni visualizzate tramite il motore di ricerca messo a disposizione in basso a sinistra. 4 Qualificazione In questa sezione è possibile gestire i Questionari relativi alle Categorie Merceologiche di interesse (Figura 9) (per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Qualificazione Fornitore). Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 14 di 52

15 e Procurement TMP 018_11 Figura 9 5 Sub Fornitori In questa sezione è possibile gestire le informazioni relative ai Sub fornitori (Figura 10) (per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Gestione Sub fornitori). 5.1 Elenco Sub fornitori A Z Elenco Sub fornitori A Z visualizza l'elenco dei sub fornitori creati con la possibilità di modificarne le informazioni. 5.2 Crea Sub fornitore Crea sub fornitore consente la creazione di un nuovo sub fornitore accedendo alla schermata di compilazione dei dati anagrafici. 6 Comunicazioni Figura 10 In questa sezione è possibile visualizzare le comunicazioni di sistema(figura 11). Tramite i quattro link posizionati nel menu Comunicazioni, a sinistra della pagina, è possibile visualizzare le comunicazioni inserite dall Amministratore/Buyer di riferimento. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 15 di 52

16 e Procurement TMP 018_11 Figura 11 Richiesta Abilitazione 1 Compilazione/Invio della Richiesta di Abilitazione Un Fornitore, Registrato nell Albo, e quindi in possesso di Username e Password, accederà, effettuando il Login (come descritto in Accesso alla Piattaforma), ad una Procedura Guidata per la compilazione del Questionario di Abilitazione caratterizzata da cinque step: 1. Benvenuto: viene visualizzato dal Fornitore un messaggio di benvenuto alla Gestione dell Albo Fornitori di (Figura 12). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step successivo; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 16 di 52

17 e Procurement TMP 018_11 Figura Anagrafica: viene data la possibilità al Fornitore di confermare o modificare, se necessario, i propri dati anagrafici (Figura 13). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step successivo, mentre in basso a sinistra il link Precedente per accedere alla pagina precedente quando necessario; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 17 di 52

18 e Procurement TMP 018_11 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 18 di 52

19 e Procurement TMP 018_11 Figura Questionario di Abilitazione: questo è lo step di compilazione del Questionario di Abilitazione. Il Fornitore compilerà ogni campo richiesto e allegherà le Documentazioni necessarie, per poi accedere allo step successivo, inoltre è possibile per il fornitore dichiarare se ha l esigenza di utilizzare personale per l erogazione dei servizi o meno (Figura 14). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step seguente, mentre in basso a sinistra il link Precedente per accedere alla pagina precedente quando necessario. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 19 di 52

20 e Procurement TMP 018_11 Figura Documentazione Varia: tale step da la possibilità al Fornitore di rispondere ad una domanda o allegare una Documentazione ritenuta comunque utile all abilitazione, ma che, non essendo obbligatoria, è non vincolante ai fini dell Abilitazione del Fornitore (Figura 15). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step successivo, mentre in basso a sinistra il link Precedente per accedere alla pagina precedente quando necessario. Figura Conclusione: quest ultimo step conferma il successo dell operazione eseguita con l aggiunta di alcune informazioni per il Fornitore (Figura 16). A questo punto il fornitore deve attendere la valutazione della sua Richiesta di Abilitazione. L esito di quest ultima gli verrà comunicata per mail e solo se positiva potrà accedere all Albo da Fornitore Abilitato; viceversa dovrà ricompilare opportunamente il Questionario. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 20 di 52

21 e Procurement TMP 018_11 Figura 16 2 Aggiornamento del Questionario di Abilitazione Il Questionario di Abilitazione può essere successivamente aggiornato, da parte dell utenza Amministratore o Buyer di riferimento, con l aggiunta di una Documentazione o di una Domanda a cui un Fornitore Abilitato dovrà comunque rispondere in tempistiche predefinite. Nel caso di Documentazione obbligatoria bloccante o Domanda obbligatoria, qualora il Fornitore non rispondesse nei tempi prestabiliti verrà automaticamente disabilitato dal sistema. Tali aggiornamenti verranno comunicati al Fornitore per mail e comunque visualizzati nell area Attività da completare come suoi Debiti da saldare (per dettagli sul significato di Debiti si rimanda al paragrafo Debiti (Attività da completare)); in tal caso: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Abilitazione; Cliccare, nel menu di sinistra Abilitazione, la voce Questionario di Abilitazione (Figura 17). Figura 17 Si accede quindi alla schermata (Figura 18) nella quale vengono visualizzate tutte le Documentazioni inviate in fase di compilazione del Questionario (step 3 sopra descritto) nonché le nuove Documentazioni inserite successivamente dall Amministratore. La schermata suddetta (Figura 18) è così caratterizzata: Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 21 di 52

22 e Procurement TMP 018_11 Semafori indicativi di stato: per ogni Documentazione/Domanda verrà riportato, all interno di tale colonna, il semaforo del colore corrispondente allo stato specifico (come descritto in Semafori indicativi di stato); Colonna Testo Domanda: contiene il nome della Documentazione richiesta o il testo della Domanda Aperta. L Asterisco, quando presente, è simbolo dell obbligatorietà della Risposta (Domanda/Documentazione obbligatoria bloccante); Colonna Risposte: contiene tutte le informazioni sulla Documentazione/Domanda richiesta. E a sua volta suddivisa in sottocolonne, una per ogni informazione: Documento: si visualizza il link del Documento allegato ed inviato; Data di scadenza del Documento; Stato: contiene lo stato del documento (Valido, Rifiutato, in Attesa di invio,in attesa di approvazione, in Scadenza o Scaduto); Modello: riporta la tipologia del file allegato (icona); Azione: contiene i link delle azioni possibili per quella Documentazione/Domanda. Colonna Note: vengono riportate le note riferite al Documento/Domanda scritte dall Amministrazione in fase di configurazione del questionario (è un campo non obbligatorio). Per effettuare l operazione voluta: Figura 18 Selezionare il link Modifica nella sottocolonna Azione della colonna Risposte (come ingrandito in Figura 19) delle Documentazioni da inviare (ovvero il cui stato è In scadenza oppure Rifiutato stato assente); Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 22 di 52

23 e Procurement TMP 018_11 Figura 19 Si accede alla schermata Attività da completare (Figura 20) caratterizzata dai campi vuoti da compilare a seconda della tipologia di risposta da dare: Campo di allegato con tasto Sfoglia: nel caso di Documentazione (come riportato in Figura 20); Campo vuoto di testo, risposta SI/NO, e così via in base a come è stata formulata la Domanda dall Amministratore: nel caso di Domanda; Data di scadenza: il Fornitore inserisce la data di scadenza della documentazione allegata, qualora ci dovesse essere. Figura 20 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 23 di 52

24 e Procurement TMP 018_11 Cliccare Conferma per confermare o Cancella per terminare l operazione senza risposta (Figura 20); Ripetere l operazione sopra descritta per tutte le Domande/Documentazioni del Questionario di Abilitazione. A questo punto le risposte date saranno nello stato iniziale di In Attesa di Invio fin quando non si termina l invio del Questionario di Abilitazione. Quindi completato tutto il Questionario: Selezionare Invio, evidenziato in verde in Figura 18; La Documentazione inviata passerà, dallo stato In attesa di invio senza semaforo, a quello In Attesa di Approvazione con semaforo giallo. Inviate le suddette Documentazioni/Risposte, al Fornitore non resta che attendere la valutazione da parte del Buyer di riferimento (o Amministratore). Se la valutazione è positiva, il Fornitore verrà Abilitato e potrà procedere ad operare pienamente all interno dell Albo. In tal caso le Documentazioni passeranno nello stato Valido con semaforo verde. Viceversa, qualora la valutazione fosse negativa, anche solo per una sola Risposta/Documentazione obbligatoria bloccante rifiutata, al Fornitore verrà notificato per mail la sua non abilitazione con motivazione opportuna. A questo punto le Documentazioni/Risposte inviate non accettate passeranno allo stato di Rifiutate con semaforo blu e il Fornitore, per potersi abilitare, deve riaccadere al Questionario di Abilitazione e rinviare le sole Risposte Rifiutate. 3 Invio della Documentazione Varia Il Fornitore può facoltativamente inviare la Documentazione Varia (non Obbligatoria Bloccante) e lo può fare o compilando i campi dello step 4 della Procedura Guidata descritta precedentemente (Compilazione/Invio della Richiesta di Abilitazione), oppure seguendo i passi giù descritti: Effettuare la login all Albo Fornitori; Selezionare l area Abilitazione; Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Documentazione Varia (Figura 21); Selezionare la tipologia di documento tra quelle impostate dall Amministratore in fase di configurazione documentazione; Allegare le Documentazioni richieste cliccando su Sfoglia; Inserire la scadenza della documentazione; Cliccare su Salva (Figura 22); Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 24 di 52

25 e Procurement TMP 018_11 Figura 21 Figura 22 Salvate le Documentazioni Varie (quindi quelle facoltative e la cui valutazione non è bloccante ai fini dell abilitazione) verranno visualizzate nell elenco sottostante (area gialla Figura 22) con stato In attesa di Invio senza semaforo. Quindi analogamente a come già visto per il Questionario di Abilitazione: Selezionare Invio per inviare la documentazione (Figura 22); La Documentazione passerà quindi allo stato In attesa di approvazione (Figura 23) con semaforo giallo. Figura 23 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 25 di 52

26 e Procurement TMP 018_11 Gestione Dipendenti Un Fornitore Abilitato può accedere a tutte le funzionalità dell Albo tra cui, ovviamente, quella della Gestione dei propri Dipendenti di cui la prima fase è appunto quella della loro abilitazione. Così come per la propria, anche per l Abilitazione dei Dipendenti il Fornitore verrà guidato da una Procedura nella quale analogamente, attraverso determinati step, invierà il Questionario di Abilitazione configurato opportunamente dall Amministratore, o eventualmente dal Buyer di riferimento. 1 Richiesta di Abilitazione per Dipendenti Le Documentazioni per i Dipendenti dei Fornitori sono di due tipi: Documentazione Generale: è uguale per tutti e quindi vincolante per l abilitazione di tutti i Dipendenti contemporaneamente. Va inviata una sola volta valida per tutti i Dipendenti; Documentazione dipendenti: può essere differente a seconda del Dipendente per il quale la si sta inviando, è quindi vincolante per l abilitazione del Dipendente specifico. Va inviata per ogni Dipendente. Per richiedere l abilitazione dei propri Dipendenti, gli step da seguire sono cinque: 1. Documentazione Generale: all interno di tale step il Fornitore allegherà le Documentazioni Generali, valide quindi per tutti i suoi dipendenti; 2. Sedi: in tale step il Fornitore selezionerà le sedi di fornitura alle quali i suoi dipendenti dovranno far riferimento; 3. Elenco Dipendenti:è possibile ora inserire i dati dei Dipendenti da volere abilitare all interno dell Albo, inserendo per ciascuno di essi le informazioni richieste; 4. Documenti dipendenti: si procede, in tale step, ad allegare ed inviare le Documentazioni per i singoli dipendenti che possono variare in base alle richieste dell Amministratore per la tipologia di contratto di ciascuno di essi; 5. Congratulazioni: in quest ultimo step viene data la notifica dell avvenuto invio della richiesta di abilitazione. Quindi, per inviare la Richiesta di abilitazione per i Dipendenti: Effettuare la Login al sistema; Selezionare l area Dipendenti; Si accede al primo step della suddetta Procedura Guidata (Figura 24): Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 26 di 52

27 e Procurement TMP 018_11 Caricare le Documentazioni richieste o rispondere alle Domande, se presenti, per poi selezionare il link Successiva in basso a destra (Figura 24); Si accede al secondo step (Figura 25), quindi: Figura 24 Figura 25 Selezionare per ciascuna sede voluta il flag (in rosso in Figura 25) nella colonna Selezione, per poi cliccare su Successiva per procedere al successivo step oppure su Indietro per tornare a quello precedente; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 27 di 52

28 e Procurement TMP 018_11 Si accede al terzo step (Figura 26), quindi: Figura 26 Compilare i campi richiesti per ogni Dipendente da voler abilitare (in giallo in Figura 26). Verrà a crearsi man mano un elenco nell area sottostante; Cliccare su Successiva per procedere al successivo step oppure su Indietro per tornare a quello precedente (Figura 26); Cliccando su Successiva si accede al quarto step (Figura 27), quindi: Figura 27 Allegare (Sfoglia in Figura 27) la/le Documentazione/i richiesta/e per ciascun Dipendente inserito precedentemente, dopodiché inviare i dati cliccando su Invia Dati (Figura 27); Inviati i dati, si visualizza la pagina delle Congratulazioni (Figura 28). Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 28 di 52

29 e Procurement TMP 018_11 Figura 28 Qualora il Fornitore inserisca un nuovo Dipendente successivamente alla suddetta procedura, per procedere ad abilitarlo deve: Effettuare la Login al sistema; Selezionare l area Dipendenti; Accedere al menu di sinistra Documentazione dipendenti (Figura 31), e selezionare l ultimo link, Documentazioni dipendenti; Si accede all elenco dei propri Dipendenti tra cui, quello/i aggiunto/i avranno, a differenza degli altri già autorizzati, la voce Modifica nella colonna Azioni; quindi: Selezionare il link Modifica nella colonna Azioni (Figura 29) per ciascun dipendente aggiunto; Caricare la Documentazione richiesta (visualizzabile all interno della colonna Tipologia documento di Figura 29) cliccando su Sfoglia della pagina Modifica (Figura 30); Inserire la Data di scadenza opportuna della Documentazione inserita per poi cliccare il link Conferma per confermare oppure Annulla per annullare l operazione (Figura 30); Figura 29 A questo punto la Documentazione allegata andrà nello stato di In attesa di invio fin quando il Fornitore non invierà definitivamente la Documentazione. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 29 di 52

30 e Procurement TMP 018_11 Figura 30 Quindi, per inviare definitivamente la Documentazione dopo averla inserita per tutti i Dipendenti aggiunti: Selezionare il link Invia Dati (in blu in Figura 29) per inviare definitivamente la Documentazione; Così facendo le Documentazioni passeranno dallo stato di in attesa di invio a In attesa di approvazione. A questo punto sarà l Amministratore o il Buyer di riferimento ad approvare o meno la Documentazione inviata. 2 Aggiornamento dei Questionari Anche i questionari di Abilitazione per i Dipendenti, così come quello per il Fornitore, possono subire delle modifiche con l aggiunta di ulteriori Documentazioni o Domande da parte dell Amministratore o Buyer di riferimento. Il comportamento del Fornitore resta lo stesso di quello già descritto. Ovvero ci saranno sempre due possibili strade per inviare le nuove Documentazioni tra cui, quella della risoluzione dei Debiti (sezione Attività), per la quale la procedura è la stessa con la differenza della selezione dei link Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 30 di 52

31 e Procurement TMP 018_11 opportuni, quali Doc. Gen. Dipendenti e Documentazioni Dipendenti, e quella passante, invece, dalla sezione specifica dei Dipendenti. Per quest ultimo caso si procede alla descrizione dei passi da realizzare. 2.1 Documentazione Generale Per inviare le Documentazioni Generali per Dipendenti aggiunte dall Amministratore all interno del Questionario: Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Documentazione Generale (Figura 31); Cliccare su Modifica, nella colonna Azione (Figura 32); Caricare la Documentazione cliccando su Sfoglia, inserire la data di scadenza, e poi su Conferma per confermare l operazione o su Annulla per annullarla (Figura 33); Figura 31 Figura 32 Quindi la Documentazione caricata è nello stato di In attesa di Invio che passa a In attesa di approvazione quando si invia la documentazione. Per inviare la Documentazione Generale per i Dipendenti: Selezionare Invia Dati (Figura 34); Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 31 di 52

32 e Procurement TMP 018_11 Figura 33 Figura Anagrafica Dipendenti Per inserire l anagrafica dei propri Dipendenti: Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Elenco dipendenti A Z (Figura 35); Si accede alla schermata di compilazione Dati Dipendenti da compilare per tutti i dipendenti da inserire nel sistema (Figura 36). Compilare tutti i campi vuoti richiesti; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 32 di 52

33 e Procurement TMP 018_11 I campi richiesti, da compilare per ogni fornitore, sono (Figura 36): Nome; Cognome; Telefono; Cellulare Categoria Contrattuale; Flag Extracomunitario; Stato; Cliccare su Conferma, per confermare l inserimento, oppure su Cancella per annullare l operazione (Figura 36), posizionati nella colonna Azioni; Figura 35 Figura 36 Tutti i dipendenti inseriti nell Albo verranno poi visualizzati nell elenco sottostante all area di inserimento Dati, (come mostrato in Figura 37). Ciascuno sarà caratterizzato da un semaforo del colore corrispondente al loro stato. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 33 di 52

34 e Procurement TMP 018_11 Figura 37 Per ogni singolo Dipendente inserito, il Fornitore provvede all inserimento della relativa Documentazione di Tipo Contrattuale. 2.3 Documentazione dipendenti Analogamente, nel caso di modifica del Questionario per dipendenti: Effettuare la Login al sistema; Selezionare l area Dipendenti; Accedere al menu di sinistra Documentazione dipendenti (Figura 38),e selezionare l ultimo link, Documentazioni dipendenti; Selezionare il link Modifica nella colonna Azioni (Figura 39); Caricare la Documentazione richiesta cliccando su Sfoglia della pagina Modifica (come in Figura 30); Inserire la Data di scadenza opportuna della Documentazione inserita per poi cliccare il link Conferma per confermare oppure Annulla per annullare l operazione (come in Figura 30); Selezionare il link Invia Dati (come in blu in Figura 29) per inviare definitivamente la Documentazione; L operazione va ripetuta per tutti i Dipendenti per poi procedere all Invio definitivo e all attesa della valutazione dal Buyer di riferimento (o Amministratore). Inoltre se un Documento Dipendenti obbligatorio bloccante, specifico invece per ciascun dipendente, viene rifiutato, la valutazione negativa comporta la non abilitazione dei soli Dipendenti per i quali è stata rifiutata la documentazione. All interno dell elenco saranno gli unici ad essere contrassegnati dal semaforo rosso, tutti gli altri dipendenti verranno invece abilitati. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 34 di 52

35 e Procurement TMP 018_11 Figura 38 Figura 39 Qualificazione Fornitore Il Fornitore Abilitato può richiedere la qualifica per una o più Categorie Merceologiche. Come già visto per l Abilitazione, anche in questo caso il Fornitore potrà sottoporre, se necessario, un Questionario di Qualificazione al proprio Buyer di riferimento (per maggiori dettagli sulla creazione delle Categorie Merceologiche si rimanda a Configurazione Documentazione di Qualificazion). 1 Invio della Richiesta di Qualificazione Per richiedere la Qualificazione per una o più Categoria/e Merceologica/che: Effettuare la Login al sistema; Selezionare l area Qualificazione; Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Cat. Merceologiche e questionari (Figura 40); Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 35 di 52

36 e Procurement TMP 018_11 Figura 40 Si accede all elenco delle Categorie Merceologiche, create precedentemente dall Amministratore, e per ciascuna delle quali è possibile richiedere la Qualificazione (Figura 41). In particolare è possibile richiedere la Qualifica tramite i link presenti nella colonna Azioni che possono essere di due tipi: Gestione della qualifica: presente per le Categorie Merceologiche senza questionario e per le quali il Fornitore si qualifica direttamente; Richiede Qualificazione: presente per le Categorie Merceologiche con questionario, sia esso vuoto o con documentazioni e domande da compilare ed inviare; quindi è bene distinguere tra i due tipi di questionari. 1.1 Categoria merceologica senza questionario Selezionare il link Gestione della qualifica nella colonna Azioni (Figura 41); Figura 41 Si accede all area di qualifica riportata in Figura 42 nella quale per qualificarsi: Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 36 di 52

37 e Procurement TMP 018_11 Inserire il flag evidenziato in giallo e cliccare Salva per terminare l operazione (Figura 42); Figura Categoria merceologica con questionario Selezionare il link Richiedi Qualificazione nella colonna Azioni (Figura 41); l operazione suddetta riporta, a seconda della tipologia di Questionario, a: Questionario vuoto In questo caso (Figura 43) non c è alcuna domanda o documentazione associata a tale categoria merceologica, quindi: Figura 43 Selezionare Invia per inviare la richiesta di qualifica, viceversa Annulla per annullare l operazione; Inviata la richiesta, la categoria verrà contrassegnata da semaforo giallo fin quando l Amministratore del sistema o Buyer di riferimento non accetti la richiesta Questionario con domande In questo caso (Figura 44) ci saranno domande e/o documentazioni componenti il Questionario da inviare, quindi: Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 37 di 52

38 e Procurement TMP 018_11 Figura 44 Selezionare Sfoglia per allegare le documentazioni, Inserimento per rispondere alle domande, per poi cliccare Invia per inviare la richiesta di qualifica, Salva per salvarla o Annulla per annullare l operazione; Gestione Sub fornitori Nel caso un Fornitore ufficiale si debba avvalere delle prestazione di un altra Azienda (Sub fornitore) per erogare Servizi all interno di, deve dapprima procedere all inserimento dell Anagrafica del Sub Fornitore. 1 Inserire l Anagrafica di un Sub fornitore Per inserire l Anagrafica di un Sub fornitore: Effettuare la login al sistema; Selezionare l area Sub fornitori; Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Crea Sub fornitore (Figura 45); Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 38 di 52

39 e Procurement TMP 018_11 Figura 45 Si accede quindi alla schermata (Crea Sub fornitore) di inserimento dati del sub fornitore (Figura 46) nella quale inserire i dati richiesti. In particolare, osservando che un qualsiasi Fornitore ufficiale già presente nel sistema può fungere da Sub fornitore di un altro Fornitore, possiamo distinguere tra le seguenti modalità di inserimento anagrafica: Se il l anagrafica del Sub fornitore (Fornitore ufficiale) esiste già nel sistema in quanto inserito come Fornitore ufficiale: Inserire la Partita IVA o il Codice Fiscale del Fornitore nell area di campo vuota (Figura 46); Cliccare Cerca (Figura 46); Il sistema cercherà tra le anagrafiche presenti quella richiesta e la inserirà come proprio Sub fornitore. NOTA: In questo caso, la richiesta di Abilitazione per tale Sub fornitore dovrà essere caratterizzata dall invio della sola Documentazione di Sub fornitura e non anche di quella dei Dipendenti perché significherebbe inviare di nuovo la stessa documentazione inviata, dal Sub fornitore stesso (come utenza Fornitore), per la richiesta di abilitazione dei suoi dipendenti. Figura 46 Se si vuole inserire, invece, un Sub fornitore nuovo, non presente già nelle anagrafiche del sistema: Cliccare direttamente su Cerca (Figura 46); La voce Crea cambia in Crea nuovo (Figura 47), quindi: Cliccare su Crea nuovo; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 39 di 52

40 e Procurement TMP 018_11 Figura 47 Da qui, si accede alla schermata Creazione di un Azienda Fornitrice (Figura 48) contenente tutti i campi di inserimento dati dell Anagrafica del Sub fornitore da inserire, per procedere con la creazione è necessario: Compilare tutti i campi, almeno quelli obbligatori (asteriscati) richiesti; Generare un PDF riepilogativo con i valori inseriti cliccando su Crea PDF (Figura 48), se non saranno visualizzati errori verrà generato il documento in formato PDF; Firmare offline il file PDF generato e caricare sull applicazione tramite il tasto Sfoglia (Figura 48). Dopo aver caricato sull applicazione il PDF firmato comparirà il tasto Invia richiesta (Figura 49 ) che inoltra il documento al buyer mediaset responsabile dell'approvazione del documento. Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 40 di 52

41 e Procurement TMP 018_11 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 41 di 52

42 e Procurement TMP 018_11 Figura 48 Le informazioni richieste sull Azienda sono in particolare suddivise in quattro tipologie: o Informazioni sull azienda Ragione sociale; Numero di contratto elenco di tutti i contratti cui il fornitore ha accesso e sono ancora in corso di validità; Partita iva; Codice fiscale; Forma giuridica; Stato; Data inizio subfornitura; Data fine subfornitura; Società committente; Riferimento commerciale; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 42 di 52

43 e Procurement TMP 018_11 o Indirizzo sede operativa Via e numero civico; Località; Frazione; Codice provincia; Cap; Codice paese; o Indirizzo sede legale Stesse informazioni della sede operativa, ma dati non obbligatori; o Contatti Primo numero telefono; Secondo numero telefono; Cellulare; Numero di Telefax. NOTA: In questo caso, invece, essendo un utenza Sub fornitore ex novo si dovrà inviare, per l abilitazione anche la Documentazione per i Dipendenti e non solo la Documentazione di subfornitura. Figura 49 Completato l inserimento dell anagrafica dei Sub fornitori, se l operazione va a buon fine saremo ridiretti nella pagina Elenco Sub fornitori A Z e vedremo il sub fornitore appena inserito con lo stato In Attesa di autorizzazione (Figura 50). Accedendo all elenco dei propri Sub fornitori. La sola Azione che è possibile fare in questo caso è la modifica dell anagrafica (Error! Reference source not found.). Figura 50 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 43 di 52

44 e Procurement TMP 018_11 Abilitare un Sub fornitore Per inviare la richiesta di abilitazione dei propri Sub fornitori: Effettuare la login al sistema; Selezionare l area Sub fornitori; Cliccare il nome del Sub fornitore (da voler abilitare) posizionato nella colonna Ragione Sociale, (Figura 49); Figura 49 Si accede alla schermata visualizzata in (Figura 50) il cui menu di sinistra è caratterizzato da quattro voci: Figura 50 Anagrafica: è possibile modificare o visualizzare l anagrafica del Sub fornitore specifico; Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 44 di 52

45 e Procurement TMP 018_11 Documentazione Sub appalto: è il link che consente la compilazione e l invio della richiesta di abilitazione per i propri Sub fornitori; Elenco dipendenti A Z: è possibile in tale schermata inserire i Dipendenti dei Sub fornitori e visualizzarne l elenco; Documenti dipendenti: tale link consente di accedere alla compilazione del questionario di abilitazione dei Dipendenti dei Sub fornitori; quindi: Accedere al menu di sinistra selezionando il link Documentazione Sub appalto (Figura 51); Compilare il Questionario allo stesso modo di come descritto finora. 2 Gestione Dipendenti di un Sub fornitore Figura 51 La gestione dei Dipendenti di un Sub fornitore funziona esattamente allo stesso modo della gestione dei propri Dipendenti (come visto in Gestione Dipendenti) con la differenza che, inserite le loro anagrafiche, bisognerà inviare la sola Documentazione per i singoli dipendenti, non esiste una Documentazione Generale. Per inserire le anagrafiche dei Dipendenti dei Sub fornitori: Effettuare la Login al sistema; Selezionare l area Sub fornitori; Cliccare sul nome del Sub fornitore specifico; Accedere nel menu di sinistra al link Documenti dipendenti (Figura 50); Procedere come per i propri Dipendenti; Per inviare la richiesta di abilitazione dei Dipendenti dei Sub Fornitori: Accedere nel menu di sinistra al link Elenco dipendenti A Z (Figura 50); Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 45 di 52

46 e Procurement TMP 018_11 Procedere come per i propri Dipendenti; Comunicazioni E una sezione di visualizzazione delle Comunicazioni inserite dall Amministratore o dal Buyer di riferimento. Le comunicazioni sono divise in quattro categorie (Figura 11): Novità: comprende le comunicazioni riguardanti le novità del sistema; Documentazioni: comprende le comunicazioni riguardanti le Documentazioni; Normative: comprende le comunicazioni riguardanti le normative, cambiamenti e aggiornamenti vari; Avvisi: sono comunicazioni generiche di avvertenze. Una Comunicazione, indifferentemente della categoria di appartenenza, viene così visualizzata (Figura 52): Titolo e contenuto abbreviato della Comunicazione (in giallo in Figura 52); Allegato scaricabile, se caricato in fase di configurazione dall Amministratore/Buyer (in verde in Figura 52); Link Segue, da selezionare se si vuole visualizzare eleggere la comunicazione per intero (in blu in Figura 52). Figura 52 Manuale_FORNITORI_vOnline doc Pagina 46 di 52