Express Import system

Transcript

1 Express Import system Manuale del destinatario

2 Sistema Express Import di TNT Il sistema Express Import di TNT Le consente di predisporre il ritiro di documenti, pacchi o pallet in 168 paesi con opzione «Paga il destinatario». Lei, in quanto destinatario delle merci, dà inizio al processo inserendo un ordine di ritiro e le informazioni relative alle merci e al mittente. Il sistema invia automaticamente una mail contenente un link che consente al mittente di accedere subito al sistema. Dopo aver inserito le dimensioni e il peso delle merci da spedire, il mittente riceve via tutti i documenti di spedizione necessari e le istruzioni su come preparare la spedizione (o le spedizioni) da ritirare. Il sistema sceglie anche un autista TNT che ritira il pacchetto e lo consegna. È così semplice! Ecco come funziona il sistema Express Import: Il destinatario riceve l'offerta (facolt.) Il destinatario accetta l'offerta Il destinatario inserisce la richiesta Invito via al mittente Il mittente inserisce i dati di spedizione Il mittente riceve i documenti di spedizione La spedizione viene consegnata al destinatario

3 1. Il destinatario inserisce la richiesta Entri nel sistema con l ID utente e la password e selezioni «Crea ordine». Compili i campi, descriva le merci da ritirare e inserisca alcune informazioni riguardanti il mittente, inclusi il nome e l indirizzo del contatto. E consigliabile indicare il nome e l indirizzo di un secondo contatto da usare nel caso in cui il primo sia assente. I Suoi dati vengono salvati per cui le volte successive dovrà solo premere il pulsante «Ripeti» nella schermata «Controlla ordini» per inserire ordini nuovi modificando i dati di quelli precedenti.

4 2. Il destinatario richiede un offerta Il sistema Express Import è disponibile per molti servizi TNT, dai servizi con giorno e orario di consegna precisi al servizio Economy Express, quindi il destinatario tiene sotto controllo la velocità di fornitura e i costi e può richiedere un offerta prima della spedizione. Chi effettua spesso spedizioni e conosce i costi può saltare la fase dell offerta per risparmiare tempo. Quando richiede un offerta, riceve una mail con il prezzo di ogni servizio disponibile in base alle dimensioni e al peso delle Sue merci (come indicato dal mittente). Una volta scelto il servizio, il sistema invia al mittente tutti i documenti di spedizione necessari. Versanddokumente. Se non vuole ricevere l offerta, nella Sua richiesta si limiti a indicare il servizio desiderato. In questo caso il sistema invia al mittente i documenti dopo che quest ultimo ha inserito i dati di spedizione (se il servizio scelto non è disponibile per le dimensioni o il peso indicati, riceve una mail con le opzioni disponibili e l invito a scegliere un altro servizio).

5 3. Il mittente riceve un invito via mail x10 item Dopo aver premuto «Invia» nella schermata «Riepilogo», il sistema Express Import genera una mail che invita il mittente a selezionare un link e ad inserire i dati di spedizione. In questa fase il mittente non deve indicare una password, un codice PIN, né un numero di conto. Anche se possiede un conto TNT, il mittente può accedere al sistema solo attraverso l invito via mail. Il sistema Le consente di scegliere la lingua del messaggio da inviare al mittente. Tutti i messaggi vengono inviati nella lingua da Lei scelta e in inglese. Invece il testo nella casella «Messaggio al mittente» non viene tradotto, ma visualizzato esattamente come Lei l ha digitato. Il Destinatario Il mittente

6 4. Il mittente inserisce i dati di spedizione x10 Selezionando il link indicato nella mail di invito, il mittente visualizza la Sua prenotazione della spedizione e le merci da inviare. Per accettare l ordine, il mittente deve solo inserire le dimensioni e il peso delle merci. Il mittente può anche rifiutare l invito, ad esempio nel caso in cui le merci ordinate non siano più a magazzino. In caso di rifiuto da parte del mittente, Lei viene immediatamente informato per Il destinatario accetta l offerta x10 item Dopo aver richiesto l offerta, riceve una mail con un link che consente di visualizzare l offerta basata sulle dimensioni e sul peso indicati dal mittente. Se il servizio scelto non è disponibile per quelle dimensioni e per quel peso, riceve una mail con le opzioni disponibili e l invito a scegliere un altro servizio.

7 6. Il mittente inserisce i dati di spedizione Una volta terminata la prenotazione, cioè dopo aver scelto il servizio con o senza accettazione di un offerta, il mittente riceve una mail con le istruzioni su come preparare la spedizione. A questa mail sono allegati: condizioni generali di trasporto di TNT bolla di consegna (4 pagine) eventuale fattura commerciale Nelle istruzioni il mittente viene invitato a leggere le condizioni generali di trasporto. Il mittente deve stampare la bolla di consegna e l eventuale fattura e allegarle alla spedizione. Il mittente deve lasciare il pacco aperto in modo che l autista TNT possa controllarne il contenuto.

8 7. La spedizione viene consegnata al destinatario L esistenza della documentazione indica che la spedizione è stata inserita nel sistema di prenotazione di TNT e programmata per il ritiro. Nella schermata «Controlla ordini» è indicato un numero di spedizione per ogni prenotazione confermata. Può controllare lo stato della Sua spedizione in qualsiasi momento semplicemente inserendo tale numero nella sezione «Tracking» del sito web di TNT.

9 Domande e risposte Fase iniziale Come effettuo la registrazione nel sistema Express Import? Se è già cliente di TNT deve solo accedere al Suo conto mytnt sul sito Se non ha ancora un conto mytnt può registrarsi su Il sistema indica le informazioni necessarie per la registrazione. Oppure può rivolgersi al Customer Service di TNT Swiss Post. Ho dimenticato la password oppure non riesco a registrarmi. Cosa devo fare? Nella schermata «Login» selezioni il link «Ha dimenticato la Sua password?». Una serie di istruzioni La aiuteranno ad accedere al Suo conto.

10 Creazione e gestione degli ordini Quali informazioni mi servono per creare un ordine? Ha bisogno dell indirizzo del mittente e del nome e dell indirizzo di un contatto. E consigliabile indicare il nome e l indirizzo di un secondo contatto da usare nel caso in cui il primo sia assente. Come si crea un ordine nuovo? Selezioni «Crea ordine» nella prima schermata che compare dopo l accesso e segua le istruzioni. In quali paesi è possibile effettuare il ritiro di merci? Può predisporre il ritiro di spedizioni in uno dei 168 paesi in cui è disponibile il servizio Express Import. L elenco di questi paesi si trova nella sezione «Services» del sito tntswisspost. com. Si consiglia di controllare regolarmente l elenco perché il servizio Express Import viene costantemente migliorato ed esteso a nuovi paesi. Il mittente parla una lingua diversa dalla mia. Cosa devo fare? Nessun problema. Il sistema offre diverse lingue, tra cui inglese, francese, tedesco, italiano, spagnolo e cinese semplificato. Basta scegliere la lingua del mittente nel menu a discesa della sezione «Dati mittente» nella schermata «Riepilogo». La mail viene trasmessa nella lingua scelta e in inglese. Se la lingua del mittente non è inclusa tra quelle disponibili nel sistema, si rivolga al Customer Service di TNT Swiss Post per predisporre il Suo ordine Express Import. Posso richiedere un offerta prima di trasmettere un ordine? Sì. Selezioni «sì» quando, al momento della creazione di un ordine, nella schermata «Selezione servizio» Le viene chiesto se desidera un offerta. In caso affermativo, il mittente riceve un invito. Una volta inseriti le dimensioni e il peso della spedizione, Lei riceve una mail contenente i servizi disponibili e le rispettive tariffe in base ai dati forniti. L ordine viene inoltrato solo dopo che avrà accettato l offerta selezionando il servizio desiderato. Come faccio a sapere se il mittente ha ricevuto il mio invito? Esistono due possibilità per sapere se il mittente ha risposto: riceve un avviso via mail. Può selezionare questa opzione nel menu «Impostazioni» del sistema Express Import. può controllare lo stato della Sua prenotazione nella sezione «Controlla ordini».

11 Cosa devo fare se il mittente non risponde? Il mittente può non rispondere per diversi motivi: Il mittente non ha ancora aperto l invito via mail. Otto ore dopo il primo invito viene inviato automaticamente un promemoria. L invito scade dopo 24 ore; in tal caso Lei viene informato e deve inviare un nuovo invito. Gli uffici del mittente non sono ancora aperti. Alla voce «Ora mittente» nella schermata «Controlla ordini» può vedere l ora locale della località in cui ha sede il mittente. Il mittente non è in ufficio, magari la persona da contattare è assente. Per evitare situazioni di questo tipo, si consiglia di indicare nell ordine il nome e l indirizzo di un secondo contatto. L indirizzo del mittente è sbagliato. Controlli l indirizzo nella schermata «Controlla ordini» e selezioni «Visualizza ordine». Il sistema Express Import Le invia un messaggio non consegnabile» se non riesce a trovare l indirizzo mail del mittente. Per modificare l indirizzo, selezioni «Ripeti ordine». Corregga l indirizzo e trasmetta di nuovo l invito. Se il mittente continua a non rispondere all invito via mail, deve mettersi direttamente in contatto con lui. Cosa devo fare per modificare richiesta? Per modificare un ordine deve crearne uno nuovo nel sistema Express Import. Vada nella schermata «Controlla ordini» e prema il tasto «Annulla». A questo punto può inviare un altro invito con la richiesta modificata: cerchi l ordine nella schermata «Controlla ordini», modifichi i dati e prema «Ripeti ordine». Il sistema comunica al mittente se un ordine è stato annullato e perché; allo stesso tempo, gli comunica che potrebbe ricevere un nuovo invito. Posso annullare un ordine? Sì. Un ordine può essere annullato nel sistema fino a un ora prima del ritiro. In seguito non può più effettuare l annullamento on-line, ma deve contattare telefonicamente il Customer Service di TNT Swiss Post. Annullamento di un ordine nel sistema: Selezioni l ordine nella schermata «Controlla ordini». Indichi il motivo dell annullamento. Il mittente viene informato via mail. Il mittente può cambiare il servizio che ho scelto? No. Solo Lei, in quanto destinatario, può scegliere il servizio.

12 Posso seguire l andamento del mio ordine? Sì. Nella schermata «Controlla ordini» cerchi il codice della Sua spedizione e lo inserisca nella sezione «Tracking» del sito tntswisspost.com. Sicurezza del sistema I dati nel mio conto mytnt sono protetti? Sì. Il sistema Express Import è sicuro e la Sua password è codificata. Come ulteriore misura di sicurezza, il sistema si disattiva dopo 15 minuti per proteggere i dati contro l uso non autorizzato. Per maggiori informazioni sulla sicurezza on-line, consulti le condizioni generali di trasporto e le esclusioni di garanzia. Posso autorizzare il mittente ad accedere al mio conto mytnt? No. Ai mittenti serve solo un invito via mail per predisporre la spedizione. Solo Lei può utilizzare il Suo numero di conto e i dati di login. Ha ancora bisogno di assistenza? Per informazioni su come contattare il rappresentante locale del Customer Service, consulti il sito dove può anche scaricare una copia del «Manuale del mittente».