Fatturazione elettronica con WebCare

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1 Fatturazione Elettronica con WebCare 1

2 Adempimenti per la F.E. Emissione della fattura in formato elettronico, tramite produzione di un file «XML» nel formato previsto dalle specifiche tecniche indicate dalla normativa Apposizione della firma digitale Spedizione della fattura al Sistema Di Interscambio (SdI) tramite le modalità disponibili su oppure tramite la sottoscrizione di servizi offerti da terzi intermediari Non essendo più prevista la stampa su carta, la conservazione della fattura non può più avvenire secondo le tradizionali modalità L archiviazione deve essere eseguita in modalità «sostituiva», ovvero con strumenti informatici Ne consegue che la F.E. deve avere una nuova numerazione separata 2

3 Adeguamento del sistema WebCare Apportate le modifiche necessarie per consentire l emissione della fattura nel nuovo formato file richiesto Il file viene messo a disposizione della farmacia/esercizio commerciale e può essere scaricato sul PC tramite apposito nuovo pulsante Le modalità con cui espletare i successivi adempimenti di firma, spedizione e conservazione sostitutiva, non sono gestite dal sistema WebCare La farmacia/esercizio commerciale ha quindi libertà di scelta sulle modalità, strumenti e/o fornitore di servizi a cui appoggiarsi 3

4 Verifica dei dati anagrafici (I) Per l emissione della Fattura elettronica è necessario che la farmacia/esercizio commerciale verifichi le sue informazioni anagrafiche, disponibili dalla maschera «Modifica Dati Anagrafici» 4

5 Verifica dei dati anagrafici (II) E presente la nuova informazione obbligatoria «Regime Fiscale» che viene impostata per tutti in «Ordinario». Tale informazione può essere modifica in caso di necessità tramite il menù a tendina scegliendo tra le opzioni previste dalla normativa. 5

6 Verifica dei dati anagrafici (III) Verifica ed eventuale compilazione delle nuove informazioni richieste Queste informazioni vanno indicate solamente nel caso in cui la farmacia/esercizio commerciale sia una società Nel caso di farmacie/esercizi commerciali non società (es Ditta Individuale) le informazioni non devono essere compilate. Tutte le eventuali modifiche registrate nell anagrafica vengono memorizzate per tutte le successive fatturazioni 6

7 Modalità operativa La procedura di fatturazione rimane esattamente quella attuale Con il pulsante «Contabilizza movimenti» si accede alla pagina con il riepilogo dei movimenti che possono essere fatturati Si selezionano i movimenti che si vogliono fatturare Si indicano numero e data fattura 7

8 Fatturazione eseguita entro il 30/3 Se la fatturazione viene eseguita entro il 30 marzo, si può procedere con la modalità tradizionale (stampa su carta, archiviazione cartacea, ecc.) La numerazione da apporre segue il formalismo in essere fino ad oggi I movimenti effettuati il giorno 31/3 saranno fatturati con il mese successivo, necessariamente con la nuova modalità elettronica LA SCELTA DI OPERARE CON QUESTA MODALITA RIMANE DELLA SINGOLA FARMACIA/ESERCIZIO COMMERCIALE! VERIFICARE EVENTUALI INDICAZIONI FORNITE DALLA PROPRIA ASSOCIAZIONE DI RIFERIMENTO! 8

9 Fatturazione eseguita dal 31/3 in poi Se la farmacia/esercizio commerciale indica in modo autonomo il numero fattura, e se la fatturazione viene eseguita il 31/3 o successivamente Se si vuole indicare la data del 30/3 per operare con la modalità tradizionale: ATTENZIONE ALLA DATA FATTURA!! Se si vuole indicare la data del 31/3 o successiva, devono essere seguiti i nuovi adempimenti: prima di confermare la fattura escludere le eventuali movimenti del giorno 31/3! NUOVA NUMERAZIONE SEPARATA! 9

10 Numerazione automatica fattura Nel caso in cui la farmacia/esercizio commerciale utilizzi la numerazione automatica dalla fattura, poiché la normativa richiede di assegnare una nuova numerazione separata per le F.E., WebCare applicherà automaticamente una nuova numerazione, nel formato E/INT-nnn, per tutte le fatture eseguite dal 31/3 in poi, indipendentemente dalla data fattura indicata. Se la fatturazione viene eseguita il 31/3 o successivamente ATTENZIONE ALLA DATA FATTURA!! Se la farmacia/esercizio commerciale vuole indicare la data del 30/3 per operare con la modalità tradizionale, WebCare assegnerà comunque la nuova numerazione dedicata alla Fatturazione Elettronica! In questo caso, onde evitare problemi con la successiva fattura di aprile, è necessario emettere la fattura tassativamente entro il giorno 30/3 10

11 Conferma Fatturazione Una volta indicata numero e data fattura, confermare l operazione con il pulsante «Contabilizza Movimenti» WebCare elabora i dati secondo la tradizionale procedura, proponendo la visualizzazione del file PDF con il Documento di Contabilizzazione prodotto per eventuale stampa o salvataggio In caso di necessità, il documento può essere ancora ristampato, come di consueto, tramite la funzionalità «Area Contabilità»»Consultazione Contabilizzazioni» 11

12 Prelievo del file XML (I) Verificata la completezza di tutti i dati anagrafici della farmacia/esercizio commerciale (vedere pagg. 4, 5 e 6 del presente documento), il prelievo del file XML con la fattura elettronica avviene con il nuovo pulsante «Download File Fattura Elettronica» disponibile nell area «Area Contabilità». 12

13 Prelievo del file XML (II) Nel caso il numero e la data della fattura non fossero stati precedente definiti al momento della contabilizzazione, WebCare ne richiederà l inserimento per soddisfare l obbligo della loro presenza all interno del file XML. Questo può avvenire nel caso in cui la farmacia/esercizio commerciale non utilizzi alcun meccanismo di datazione/numerazione in WebCare, perché precedentemente abituata a numerare/datare le fatture a penna sulle copie cartacee stampate tramite WebCare 13

14 Prelievo del file XML (III) Poiché è possibile, a seconda delle situazioni locali, che in fase di contabilizzazione siano prodotte più fatture contemporaneamente (ad esempio per gestioni diverse di categorie oppure per distinguere i compensi per eventuali assistiti fuori ASL, ecc.), in caso di i numeri e le date delle n fatture non fossero stati precedentemente definiti al momento della contabilizzazione, WebCare chiederà di inserire tutti i numeri e data fattura necessari in fase di download del file. In ogni caso, il file XML che sarà scaricato sarà uno e uno soltanto per il periodo di riferimento contabile; in caso di più fatture emesse nello stesso giorno o in giorni diversi per lo stesso periodo di riferimento, saranno tutte incluse nell unico file (possibilità ammessa dalle specifiche tecniche). In virtù di quanto sopra, nei casi in cui la farmacia/esercizio commerciale emetta più di una fattura per lo stesso mese di riferimento in giorni diversi, si raccomanda di eseguire l operazione di scarico ed invio del file XML unicamente dopo aver emesso l ultima fattura, così da evitare di inoltrare nuovamente fatture già spedite. 14

15 Prelievo del file XML (IV) WebCare inizia l elaborazione per verificare la presenza di tutti i dati richiesti e produrre il file Se l elaborazione si conclude senza errori, il file XML della Fattura Elettronica viene messo a disposizione in varie modalità a seconda del Browser utilizzato In caso di eventuali errori, un opportuno messaggio indica quali valori non sono corretti, ad esempio: Sarà quindi necessario tornare alla schermata di gestione dei dati anagrafici (vedere pagg. 4, 5 e 6 del presente documento), completare/correggere le informazioni e ripetere la procedura di prelievo del file XML 15

16 Annullo di una fattura Nel caso sia necessario annullare una fattura, la farmacia/esercizio commerciale deve rivolgersi, come di consueto, alla struttura che le eroga assistenza per WebCare richiedendo l annullo della stessa. Una volta applicate le eventuali correzioni/modifiche, si potrà ripetere l operazione di fatturazione e prelievo del file XML La fattura annullata era già stata spedita in modo telematico ed era stata accettata dal sistema SDI? La fattura annullata non era stata ancora spedita in modo telematico, oppure non era stata accettata dal sistema SDI? Prima di spedire la nuova fattura, è necessario verificare attentamente la notifica ricevuta per valutare l emissione di eventuale nota di Credito (da produrre nel formalismo richiesto e con sistema diverso, es gestionale) o l emissione di fattura con stesso numero e data. E possibile spedire direttamente la nuova fattura senza emissione di Nota di Credito. La nuova fattura può mantenere lo stesso numero di quella precedente! 16

17 Accesso all archivio delle fatture In qualunque istante è possibile scaricare i file XML di tutte le fatture pregresse, entrando nell «Area Contabilità» e selezionando l opportuno periodo di competenza 17

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