PROTOCOLLO INFORMATICO

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1 PROTOCOLLO INFORMATICO OGGETTO: aggiornamento della procedura Protocollo Informatico dalla versione xx alla versione Nell inviarvi quanto in oggetto Vi ricordiamo che gli aggiornamenti vanno effettuati tempestivamente e nella sequenza di arrivo. I problemi derivanti da aggiornamenti non effettuati, effettuati in ritardo o fuori sequenza, non sono coperti dal contratto di assistenza. Confermandoci a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti, Vi invitiamo a visitare il sito E- Procedure, raggiungibile dal menù della procedura, consultando il quale potete trovate: il contenuto degli aggiornamenti in corso di realizzazione, il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk), le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.), i video-corsi ed altre interessanti novità. Cordialmente. Matelica, lì 20/02/2008 Halley Informatica Area segreteria

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO...3 Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento...3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento...3 MIGLIORIE...5 ERRORI...8 2

3 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento - Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte) - Accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento. - Verificare che la versione della procedura Protocollo Informatico sia o superiore (le operazioni che seguono vanno effettuate dall unità centrale) : 1. entrare nell AMBIENTE Halley Informatica 2. selezionare la funzione GESTIONE DEL SISTEMA, quindi la funzione [7] GESTIONE PROCEDURE (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) 3. verificare che la procedura Protocollo Informatico sia alla versione o superiore (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti) 4. uscire con [/], ritornare al menù principale di gestione del sistema. - Per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio:norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..) Cosa fare per effettuare l aggiornamento Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti, verrà proposta la maschera di seguito riportata. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera. - Per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere delle procedure in elenco; una volta consultate le lettere nella colonna CONSULTATO compare SI - selezionare il tasto ESEGUI AGGIORNAMENTO - al termine dell aggiornamento di ogni procedura in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente, selezionare il tasto [C]ontinua. 3

4 Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare AGGIORNAMENTO PROCEDURE; - scegliere CAMBIA [D]rive; - inserire il percorso [spazio (con barra spaziatrice)/cd] come nell esempio: facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della / ; - selezionare CONTINUA. In entrambi i casi attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Protocollo Informatico verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: - trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; - chiamare l assistenza Halley e comunicare il problema. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley 2. aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente 3. ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare "Altre Funzioni", digitare Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo) 2. selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti) 3. procedere con l aggiornamento dell ente selezionato 4. ripetere per ogni ente da aggiornare 4

5 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione, è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. MIGLIORIE Gestione dei fascicoli ricorrenti PI-225 Nella funzione CODICI PROTOCOLLO è stata aggiunta la sottofunzione Fascicoli ricorrenti per poter codificare i fascicoli di più comune utilizzo al fine di snellire il più possibile le operazioni di inserimento. Sarà infatti possibile identificare i vari fascicoli attraverso una sigla che si potrà richiamare in fase di inserimento del fascicolo stesso e che riporterà in automatico la descrizione del fascicolo e la classificazione. Accedendo alla funzione verrà visualizzata la seguente videata: Andando in aggiunta si ha la possibilità di inserire i fascicoli ricorrenti compilando i campi relativi a: Sigla del fascicolo ricorrente da richiamare in fase di inserimento del fascicolo Denominazione del fascicolo. Questa sarà la denominazione del fascicolo che verrà proposta in automatico dal programma richiamando il fascicolo ricorrente. Categoria-Classe-Sottoclasse: per indicare qual è la classificazione del fascicolo ricorrente in questione. Ricerca avanzata dei fascicoli per ufficio Nella ricerca avanzata dei fascicoli è stato aggiunto come parametro di ricerca l ufficio. PI-888 5

6 Numero manuale del fascicolo non modificabile PI-889 Nei dati generali della procedura su Impostazioni è stata aggiunta la flag Numero fascicolo manuale non modificabile per rendere il campo Numero manuale del fascicolo non modificabile dalla funzione FASCICOLI/Consultazione e modifica. Ricevuta del protocollo allegata al protocollo stesso ed alla comunicazione. PI-890 Nei dati generali della procedura su Impostazioni è stata aggiunta la flag Ricevuta allegata al protocollo per indicare se si desidera che le eventuali ricevute stampate per ogni protocollo vengano memorizzate tra gli allegati al protocollo. Impostando questa flag dopo aver stampato una ricevuta al protocollo andando nel dettaglio del protocollo stesso, tra gli allegati, risulterà la lettera stampata. Detta ricevuta verrà anche riportata come allegato nella comunicazione che viene inviata alla registrazione dei protocolli in arrivo. N.B.: per coloro che intendono attivare questa opzione è consigliabile gestire le ricevute dei protocolli con dei testi Word. 6

7 Funzionalità di copia degli allegati PI-891 All interno dei fascicoli, sottofascicoli ed inserti, è stata aggiunta la possibilità di copiare degli allegati già esistenti da fascicoli, sottofascicolo o inserti presenti in archivio. Pertanto dal dettaglio di un fascicolo, sottofascicolo o allegati cliccando Allegati c è l opzione Copia allegati dalla quale si può selezionare se andare a copiare gli allegati di un fascicolo, sottofascicolo o inserto già esistente. Una volta scelto da dove si vuole andare a copiare l allegato il programma proporrà la videata di ricerca del fascicolo, sarà necessario andare a ricercare il fascicolo interessato, dal dettaglio del fascicolo stesso sarà presente l opzione per importare gli allegati nel fascicolo che si sta inserendo/consultando. Funzionalità di copia dei fascicoli PI-892 Nella funzione di Inserimento dei fascicoli è stata aggiunta la possibilità di copiare un fascicolo già esistente comprensivo di eventuali sottofascicoli ed inserti. Scegliendo Copia fascicolo è possibile effettuare una ricerca del fascicolo che si intende copiare, una volta visualizzato il dettaglio dello stesso si potrà selezionare di nuovo l opzione Copia fascicolo attraverso la quale verranno riportati tutti i dati del fascicolo ricercato compresi sottofascicoli ed inserti. 7

8 ERRORI Per i documenti scansionati del protocollo non viene messa la spunta su primario. Scansionando i documenti del protocollo il programma non riporta automaticamente sul documento la spunta di primario. PI-881 8