POLIAGE GUIDA RAPIDA

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1 &%'%$%(%)*)+,-,'!-#,%$. POLIAGE GUIDA RAPIDA I. Codifica di una prestazione Pag. 2 II. Inserimento di un nuovo professionista 4 I Creazione Profilo Agenda 6 II Gestione Prestazioni Professionista 8 III. Fatturazione di una visita 10 I Fatturazione rapida 10 II Fatturazione manuale 12 III Ripartizione delle percentuali 14 IV Combinazioni di prestazioni professionisti predefinite 15 IV. Fatturazione servizi con iva 16 V. Statistiche fatture, riepiloghi giornalieri, mensili, 17 annuali. I Definizione di Standard UNO, Standard MOLTI, 17 Interna UNO II Riepilogo Giornaliero 18 III Riepilogo mensile e annuale 21 1

2 I. Codifica di una prestazione 1. cliccare sull icona Costi (img. 1) 2. cliccare su Prestazioni, Prestazioni standard (img. 2) (img. 1) (img. 2) 3. cliccare su Nuovo e digitare il codice prestazione nella finestra di richiesta che si apre ( Inserisci nuovo codice prestazione ), cliccare su ok (img. 3) (img. 3) 4. inserire una Descrizione della prestazione ed eventualmente selezionare il Gruppo Prestazione di appartenenza -- il gruppo prestazione viene codificato in: Costi/Impostazioni/Gruppi prestazioni (img.4) (img.4) 2

3 5. inserire il Prezzo Base, che corrisponde al prezzo a cui verrà fatturata la prestazione, e la % Standard, che rappresenta la percentuale del Prezzo base che rimane alla Struttura. (img. 5) Nel caso in esempio, la prestazione verrà fatturata 120euro, alla struttura rimarrà il 40%, quindi 48euro e al professionista andranno 72euro. (img. 5) 6. cliccare su Memorizza per memorizzare la nuova prestazione. 3

4 II. Inserimento di un nuovo professionista 1. cliccare sull icona Progetto Poliage (img. 6) (img. 6) 2. cliccare su Archivi, Gestione Professionisti (img. 7) (img. 7) 3. cliccare su Nuovo verrà proposto in automatico dal programma un codice progressivo. Tale codice può anche essere modificato e sostituito da un codice scelto dall utente. 4. inserire tutti i dati del professionista negli appositi campi. 5. ogni campo è contrassegnato da una lettera T (che sta per timbro), spuntando la T si configura il programma in modo che al momento della fatturazione sul timbro del professionista riporti i dati scelti. (img. 8). Nel caso in esempio i dati sul timbro della fattura saranno: titolo, Rag. Soc., Specialità, Indirizzo, Cap, Città, Prov., Telefono. (img. 9) (img. 8) 4

5 (img. 9) 5

6 II.I Creazione profilo agenda Questa funzione permette di associare il professionista all agenda per la creazione degli appuntamenti. 1. cliccare su Profilo Agenda confermare la creazione di un profilo agenda per il professionista. 2. inserire il Codice Professionista Agenda, che in genere corrisponde al nome o al cognome del professionista. (img. 10) (img. 10) 3. cliccare su ok compare una maschera che riporta alcuni dati del professionista. 4. inserire il tempo di durata della prestazione a livello del campo Tempo 5. facoltativamente inserire la classificazione, scegliendola tra quelle codificate. (img. 11) (img. 11) 6

7 6. cliccare su Memorizza per completare la procedura. 7. entrando in agenda tra i professionisti apparirà anche quello appena inserito. (img. 12) (img. 12) 7

8 II.II Gestione prestazioni professionista Questa funzione permette di associare al professionista tutte le prestazioni che può prestare all interno della struttura. Tali prestazioni devono essere già state codificate. (cfr. sez. I - Guida rapida) 1. cliccare su Prestazioni, si aprirà la maschera di Gestione Prestazioni l associazione delle prestazioni al professionista può essere fatta con inserimento manuale oppure con il recupero delle prestazioni inserite dal Modulo Costi. - Inserimento manuale: Consiste nel codificare ex-novo delle prestazioni cliccando su Nuova Riga e compilando i vari campi. Questo tipo di inserimento è sconsigliato in quanto le prestazioni codificate non vengono riportate nella lista delle prestazioni gestita dal Modulo Costi. - Inserimento da lista: è consigliato perché velocizza la procedura, evita errori, permette di scegliere più prestazioni, consente di mantenere un unica lista esatta delle prestazioni della struttura. 1. cliccare su Riporto gruppo prestazioni standard, comparirà una finestra che mostra tutte le prestazioni inserite. 2. cliccare su Seleziona tutto o Deseleziona tutto per selezionare o deselezionare tutte le prestazioni della lista. 3. è possibile selezionare solo una o solo alcune prestazioni facendo doppio click direttamente sulla descrizione (le prestazioni selezionate appaiono evidenziate). (img. 13) (img. 13) 4. cliccare su Riporta per attribuire al professionista le prestazioni selezionate. (img. 14) 5. cliccare su Memorizza e su Chiudi per ritornare alla videata iniziale di inserimento dati professionista. Le prestazioni inserite potranno essere utilizzate al momento della fatturazione. (img. 15) 8

9 (img. 14) (img. 15) 9

10 III. Fatturazione di una visita III.I Fattura rapida 1. cliccare sull icona Progetto Poliage (img. 16) 2. cliccare su Fatture / Gestione Fatture (img. 17) (img. 16) (img. 17) 3. cliccare su Nuovo e confermare la creazione di un nuovo documento. 4. cliccare su Cliente per richiamare il cliente intestatario della fattura. Nel caso in cui i dati del cliente non siano completi o non siano ancora stati inseriti: - cliccare su Edita Cl. - cliccare su Edita X per modificare e completare l inserimento dei dati - cliccare su Nuovo per inserire il nuovo cliente - cliccare su Memorizza per salvare e quindi Ritorna per riportare il cliente nell intestazione fattura. 5. cliccare su Profess. per agganciare il professionista che ha eseguito la prestazione 6. cliccare su Prestaz. per agganciare la prestazione eseguita dal professionista (verranno mostrate solo le prestazioni codificate per il professionista scelto.) 7. cliccare su Memorizza per salvare la fattura 8. cliccare su Yes per confermare la generazione della descrizione prestazione e del timbro professionista. (img. 18) In questo modo verrà generata la fattura con il testo e il timbro professionista. (img. 19) 10

11 (img. 18) (img. 19) 11

12 III.II Fatturazione manuale Adatta nei casi in cui la fattura preveda più professionisti e/o un solo professionista con più prestazioni. 1. cliccare sull icona Progetto Poliage (img. 16) 2. cliccare su Fatture / Gestione Fatture (img. 17) (img. 16) (img. 17) 3. cliccare su Nuovo e confermare la creazione di un nuovo documento. 4. cliccare su Cliente per richiamare il cliente intestatario della fattura. 5. cliccare su Profess. per inserire il professionista principale 6. cliccare su Testo 7. cliccare su Aggiungi Timbro 8. cliccare su Medico1 per inserire il primo medico (img. 18) e mettere il check in corrispondenza di T1 per far comparire il timbro del professionista. (img. 18) 9. a livello della griglia cliccare rispettivamente su 1, 2, per inserire le prestazioni relative al primo professionista. 10. cliccare su Memorizza per salvare i dati e quindi su Chiudi per ritornare alla schermata iniziale della fattura. 12

13 11. cliccare su Medico 2 per inserire il secondo professionista e procede come per il primo professionista per l inserimento delle prestazioni. 12. cliccare su Ritorna e confermare per creare il corpo della fattura. Nota: la presenza di più professionisti in una fattura lancia una procedura automatica di generazione di sottodocumenti, detti fatture interne che hanno lo stesso numero della fattura madre e la desinenza INTn. Questa fatture hanno importanza per le statistiche. (img. 19) (img. 19) 13

14 III.III Ripartizione delle percentuali Se una prestazione viene eseguita da due professionisti è possibile in fase di fatturazione suddividere percentualmente il prezzo. 1. codificare i professionisti e associare una prestazione. 2. cliccare su / e cliccare su Yes per confermare la ripartizione percentuale. (img ) (img. 20) (img. 21) Nota: Il tasto verifica esegue un controllo sulla correttezza dei dati inseriti (es. le prestazioni collegate al professionista ) e sulla ripartizione delle percentuali in caso di inserimento manuale delle percentuali. 14

15 III.IV Combinazioni di prestazioni professionisti predefinite E possibile creare delle combinazioni di prestazioni professionisti predefinite ossia dei gruppi di lavoro con le seguenti caratteristiche: - un professionista che esegue sempre la stessa combinazione di prestazioni; - più professionisti che eseguono insieme sempre le stesse prestazioni. Queste combinazioni possono essere memorizzate e quindi richiamate all occorrenza. (img. 22) (img. 22) Per richiamare una combinazione già memorizzata: - spostarsi sulla griglia con le freccette direzionali fino a trovare la combinazione (img. 23) - cliccare su Ricerche e una volta identificata la combinazione cliccare su Ritorna. (img. 23) 15

16 IV. Fatturazione servizi con iva Per creare una fattura con iva: 1. cliccare su Nuovo Pers. 2. scegliere se creare una fattura con aliquota iva unica (img. 24) o con più aliquote iva (img. 25) 3. procedere come per la creazione di una fattura senza iva visto in precedenza. (img. 24) (img. 25) 16

17 V. Statistiche fatture, riepiloghi giornalieri, mensili, annuali. 1. cliccare sull icona Costi (img. 26) 2. cliccare su Statistiche, Statistiche Fatture (img. 27) (img. 26) (img. 27) V.I Definizione di Standard UNO, Standard MOLTI, Interna UNO Standard UNO: Standard MOLTI: Interna UNO: per interrogazioni che riguardano fatture con un professionista e una prestazione. per interrogazioni che riguardano fatture con più professionisti e/o più prestazioni. per interrogazioni sulle fatture interne generate dalle fatture con più prestazioni o più professionisti. Le fatture interne ai fine delle statistiche possono essere assimilate alla fattura con un professionista e una prestazione. Le diverse tipologie di interrogazione possono anche essere usate in combinazione. Esempi di combinazioni: Standard UNO + Interna UNO Standard UNO + Standard MOLTI Ottengo il fatturato complessivo apportato da un professionista. Vengono analizzate infatti sia le fatture in cui ha operato come unico professionista con un unica prestazione, sia le fatture in cui ha collaborato con più professionisti o in cui ha eseguito più prestazioni. Combinazione utilizzata per interrogazioni più ampie nelle quali si analizzano i fatturati di più professionisti e di più prestazioni. 17

18 V.II Riepilogo Giornaliero a) Riepilogo fatturato totale giornaliero L interrogazione riporta il totale fatturato nel giorno su tutte le prestazioni e tutti i professionisti. - cliccare su Nuovo - inserire un Titolo Stampa - impostare come data iniziale e finale il giorno di cui si vuole eseguire la statistica. Eventualmente l interrogazione può essere effettuata per n. Fattura. - Mettere il check su Standard Uno e Standard Molti (img. 28) - Cliccare su Stampa (img. 28) b) Riepilogo fatturato giornaliero per professionista e per prestazione L interrogazione riporta il totale fatturato nel giorno sul singolo professionista e/o sulla prestazione effettuata. - cliccare su Nuovo - inserire un Titolo Stampa - impostare come data iniziale e finale il giorno di cui si vuole eseguire la statistica. Eventualmente l interrogazione può essere effettuata per n. Fattura. - Mettere il check su Standard Uno e Interna Uno (img ) - Cliccare su Stampa 18

19 (img. 29) Possibilità: - mettere il check su Ragg. Prof. per ottenere i risultati dell interrogazione raggruppati per professionista (img. 31) - selezionare il professionista 1 Profess. per ottenere l interrogazione giornaliera del fatturato per singolo professionista (img. 32) - selezionare sia 1 Profess. che 2 Prestaz. per avere l interrogazione più ristretta che da il fatturato di un singolo professionista su una determinata prestazione ad una certa data. (img. 30) 19

20 (img. 31) (img. 32) (img. 33) 20

21 Nella stampa è possibile anche far comparire la data di stampa, il nome del paziente e il tipo di incasso. (img. 34) (img. 34) V.III Riepilogo mensile e annuale La procedura di interrogazione dei dati è la stessa del riepilogo giornaliero, solo che anziché mettere su data iniziale e finale lo stesso giorno, si imposta l intervallo di tempo desiderato. Ovviamente, agendo su una gamma di dati più ampia l elaborazione sarà più lenta. 21