OGGETTO: aggiornamento della procedura Protocollo Informatico dalla versione alla versione

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1 PROTOCOLLO INFORMATICO OGGETTO: aggiornamento della procedura Protocollo Informatico dalla versione alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 20/10/2014 Halley Informatica Area Segreteria Pagina 1 di 14

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 Operazioni preliminari... 3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento... 4 MIGLIORIE... 9 ERRORI RISOLTI ALLEGATO A ALLEGATO B Pagina 2 di 14

3 Istruzioni per eseguire l aggiornamento Operazioni preliminari Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che la procedura PI Protocollo Informatico sia alla versione (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). Verificare che la procedura HH Ambiente Halley sia alla versione (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Pagina 3 di 14

4 Cosa fare per effettuare l aggiornamento Aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore; - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: - per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - selezionare il tasto Esegui Aggiornamento ; - al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - selezionare il tasto Continua. Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - scegliere Cambia [D]rive ; - facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, inserire il percorso al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - selezionare Continua. Pagina 4 di 14

5 Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 5 di 14

6 Aggiornamenti automatici dal client Per velocizzare le operazioni di aggiornamento, è possibile procedere direttamente dal client. Una volta entrati nella procedura da aggiornare: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire per la procedura su cui si sta lavorando, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio della voce, saranno elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 6 di 14

7 Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema (si vedano le istruzioni in merito). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato. Pagina 7 di 14

8 Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti al server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Protocollo informatico verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; chiamare l assistenza Halley e comunicare il problema. Pagina 8 di 14

9 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. Migliorie Migliorie Anagrafiche È stata realizzata una serie di migliorie riguardanti le anagrafiche del protocollo, le novità relative sono contenute nell allegato A alla presente lettera. (PI ) Migliorie Fascicoli È stata realizzata una serie di migliorie riguardanti i fascicoli, le novità relative sono contenute nell allegato B alla presente lettera. (PI 1805) Invio mail a molti destinatari Durante l' invio delle a tanti destinatari (esempio 100) viene data la possibilità, impostandola dalle Comunicazioni, di fare l'invio a scaglioni. (PI 1949) Indirizzi mail Viene data la possibilità di inserire lettere maiuscole nell'indirizzo mail delle anagrafiche. (PI 1902) Selezione multipla degli indirizzi mail Viene data la possibilità di scegliere più/tutti gli indirizzi di un'anagrafica come destinatari dell' da inviare, sia in fase di inserimento di una comunicazione di tipo , sia dalla funzione Protocollo / Inserimento (senza aver preparato la comunicazione interna di tipo ), per non dover fare "Rispedisci " per ogni indirizzo. Sarà sufficiente aggiungere l anagrafica tante volte quanti sono gli indirizzi mail a cui si vuole spedire. (PI 1503) Uffici destinatari In caso di protocollo in partenza si avrà la possibilità di indicare gli uffici interni a cui per conoscenza deve partire la comunicazione interna di avviso del protocollo. (PI 1402) Modificare/eliminare indirizzo mail Dalla funzione Protocollo / Inserimento si avrà la possibilità di poter modificare / eliminare l'indirizzo di un'anagrafica già esistente. (PI 1031) Stampa delle anagrafiche Nella stampa delle anagrafiche verrà riportato anche il codice fiscale e l indirizzo mail. (PI ) nel dettaglio delle anagrafiche da sostituire Effettuando la sostituzione della anagrafiche, nel dettaglio di quella da mantenere, verrà visualizzato l'indirizzo dell'anagrafica . (PI 528) Pagina 9 di 14

10 Errori risolti Sono stati corretti tutti gli errori e i malfunzionamenti riguardanti l utilizzo della funzione Fascicoli. Non viene più visualizzato l errore "Routine: WCALL riga: xxx File non trovato #18 File/ANLOGO.HBR istr. xcall envset (8,hpade,0,fclos,fmem,k) Rout. WCAL; ANACOL; PIANXF; PIANAG" in fase di inserimento manuale di una anagrafica. È stato corretto l errore per cui dalla funzione Anagrafiche, selezionando Interpro veniva visualizzato il messaggio: "You have an error in your sql syntax check the manuale that corrispondet to your my sql server version for the right sintax to use near...". È stato corretto l errore per cui in fase di modifica di un'anagrafica se prima del luogo di "residenza" viene inserito quello di "nascita" e poi si confermano i dati il luogo di nascita non viene memorizzato. Non si verifica più il caso per cui in modifica di un'anagrafica, se si clicca su Modifica, si toglie la spunta da eliminata e poi si va a modificare un dato dell'anagrafica (es. l'indirizzo), confermando le modifiche non viene memorizzata la riattivazione dell'anagrafica. È stato corretto l errore per cui dopo aver settato il preimposta accesso consultazione attivo solo per il responsabile e l'accesso solo al responsabile dell'ufficio non veniva disattivata la sezione delle opzioni delle comunicazioni. È stato corretto l errore per cui in un'anagrafica non si riescono a cancellare i dati di nascita. Non si verifica più l errore per cui durante la Ricerca/consultazione del protocollo tramite le frecce precedente/successivo l'operatore riesce a consultare anche i protocolli per cui non ha accesso. E stato corretto l errore per cui l'allegato visualizzato al protocollo e' errato, non corrisponde a quello collegato in fase di inserimento. Non si verifica più l errore per cui se un protocollo con accesso operatori TUTTI viene collegato ad un fascicolo che ha l'accesso ristretto prende in automatico l'accesso del fascicolo. PI 1803 PI 1860 PI 1557 PI 1461 PI 1318 PI 1289 PI 1062 PI 1801 PI 2033 PI 1500 Durante la Stampa del fascicolo non viene più visualizzato l errore: ""routine: PISTSF RIGA xxx errore: n.troppo grande #15 istruzione: IF (RIGSTi INCR RIGST) Alla istruzione xxx della routine PISTSF SERVER (xxx.xxx.x.xxx)"". [Funzione: per codice classificazione e aperti da data a data] Durante l' invio delle non verranno più inviate le notifiche eccezione se il documento primario non e' firmato digitalmente. (Circolare Agid 60/2013) PI 2063 PI 2058 Pagina 10 di 14

11 Allegato A La versione del Protocollo Informatico contiene novità significative riguardanti le anagrafiche, in particolare la funzione Sistemazione, contenuta nel modulo Protocollo Anagrafiche. Le modifiche sono state pensate per dare la possibilità agli utenti di riordinare i dati inseriti in procedura, in primo luogo perché con questo aggiornamento viene effettuato il passaggio dal campo unico ai due campi Nome e Cognome per le persone fisiche, in secondo luogo per permettere di individuare le persone giuridiche e rendere meno traumatico possibile il passaggio alle anagrafiche uniche che sarà effettivo con un prossimo aggiornamento, anche se opzionale. Per questo motivo viene chiesto ai clienti un lavoro di sistemazione delle anagrafiche, che una volta eseguito consentirà una maggiore fluidità nella ricerca delle stesse, ma anche nel lavoro quotidiano di protocollazione. Accedendo alla funzione Sistemazione, verrà visualizzato l elenco delle anagrafiche inserite in archivio e si potrà procedere con il lavoro di pulizia, che naturalmente ogni cliente potrà scaglionare nel tempo; si può infatti accedere alla funzione ogni volta che si vuole e quindi procedere per step. Si consiglia di terminare il lavoro prima possibile e comunque di organizzarlo nel seguente modo: selezionare prima le persone giuridiche con doppio clic del mouse (saranno evidenziate in rosso) e poi cliccare sul bottone Giuridica, in questo modo la procedure le toglierà dall elenco che quindi verrà aggiornato. Terminato il lavoro sulle giuridiche è bene procedere con la sistemazione delle persone fisiche utilizzando la stessa logica, ovvero selezionandole dall elenco proposto. In questo caso occorre però prestare un attenzione particolare: si consiglia di selezionare per gruppi tutte quelle inserite con lo stesso criterio, ad esempio prima il nome e poi il cognome; una volta evidenziate infatti, cliccando sul bottone Fisica, verrà visualizzato il seguente messaggio: Si dovrà indicare il criterio prescelto in modo che la procedura sistemi automaticamente il contenuto nei due campi; solo per le anagrafiche che contengono il doppio nome, ad esempio Maria Grazia, è necessario l intervento dell operatore poiché l automatismo non riesce a collocare correttamente le informazioni (in questo caso sarà necessario cercare l anagrafica e sistemarla manualmente). Per le persone fisiche si consiglia di procedere per gruppi in base al criterio di inserimento perché sicuramente nel database della procedura alcune anagrafiche sono state inserite come Mario Rossi e altre come Rossi Mario. Accedendo alla funzione Sistemazione, quando l elenco sarà vuoto, vuol dire che tutte le anagrafiche sono state sistemate. Pagina 11 di 14

12 Altra novità riguarda la possibilità di creare dei gruppi di anagrafiche da poter inserire sia nel protocollo che in fase di invio comunicazione, in pratica una sorta di anagrafiche ricorrenti. Dalla funzione Protocollo/Anagrafiche si accede alla voce Gruppi anagrafiche, dove è possibile tramite il tasto Aggiunta creare un gruppo. Dopo aver assegnato un nome e aggiunto le anagrafiche interessate si potrà richiamare il gruppo in fase di inserimento del protocollo E in fase di preparazione di una nuova comunicazione In automatico verranno riportati tra i destinatari tutti i componenti del gruppo. Ultima modifica riguarda la possibilità di abilitare solo alcuni operatori all inserimento delle anagrafiche. Se si vuole permettere a tutti l inserimento non occorre fare alcuna precisazione, se al contrario si vuole restringere gli abilitati a tale funzione è necessario accedere alla funzione Utilita /Dati generali e cliccare sul bottone Abilitazioni anagrafiche per aggiungere i nominativi, a questo punto solo gli operatori indicati potranno creare anagrafiche nuove. Pagina 12 di 14

13 Allegato B La versione del Protocollo Informatico contiene novità significative riguardanti i fascicoli: il modulo infatti è stato rivisto e dotato di funzionalità nuove, tutte pensate per ottimizzare il lavoro e incentivare l utilizzo dei contenitori virtuali. La realizzazione della I.I prevede una serie di migliorie che andiamo ad elencare e specificare: AUTOMATISMI 1. Riscontrando un protocollo con un altro, appartenente ad un fascicolo, anche il nuovo protocollo verrà inserito nel medesimo fascicolo 2. Modificando un ufficio, la procedura in automatico cessa il precedente e ne crea uno nuovo; a partire da questa versione il gestionale andrà a sostituire il nuovo ufficio all'interno dei fascicoli, lo stesso meccanismo è stato previsto anche all interno degli oggetti ricorrenti; il nuovo ufficio si sostituirà al vecchio 3. In fase di inserimento del protocollo, aggiungendo un nuovo fascicolo, la procedura riporterà in automatico l anno e la classificazione del protocollo 4. In fase di apertura annuale dei fascicoli la procedura trasferirà in automatico gli accessi e gli uffici indicati nei fascicoli dell'anno precedente all interno dei nuovi NUOVE FUNZIONI E POSSIBILITÀ 1. Nel dettaglio del protocollo, all interno della sezione relativa al fascicolo, è stato reso visibile anche il numero manuale del fascicolo 2. Storico dei fascicoli: la nuova funzione memorizza le variazioni intervenute nel corso del tempo e ne consente la visualizzazione 3. Cliccando sul bottone Annulla presente nella maschera di dettaglio del fascicolo, prima di annullarlo la procedura visualizzerà un messaggio di conferma circa l annullamento 4. In fase di inserimento di un sottofascicolo se si vuole abbandonare l azione, uscendo con la freccia rossa, la procedura chiederà conferma tramite un messaggio 5. Nella maschera di dettaglio del fascicolo a fianco del bottone "Sottofascicoli" è stato aggiunto il numero di questi, in modo da evidenziarne la presenza 6. Dal dettaglio del sottofascicolo e anche del fascicolo nel caso si vogliano collegare dei protocolli, viene data la possibilità di effettuare la selezione multipla dei protocolli da collegare al fascicolo e al sottofascicolo (dalla lista della ricerca avanzata) 7. Viene data la possibilità di modificare/aggiungere un allegato del protocollo accedendo dal fascicolo e non dalla funzione Consultazione e modifica del protocollo 8. Nella ricerca avanzata del fascicolo è stato aggiunto come parametro di ricerca l'anno del protocollo 9. Nella funzione "Documenti" si ha la possibilità di richiamare i fascicoli in modo da allegare il documento stesso, anche se non protocollato, al fascicolo 10. Dalla funzione Apertura Annuale Fascicoli si offrono le seguenti possibilità (II 1934) Pagina 13 di 14

14 Selezionando con un doppio clic i fascicoli (verranno evidenziati in rosso) che si vogliono aprire per l anno nuovo (2015) e cliccando sul bottone Apri fascicoli questi verranno generati (quindi cercandoli nel 2015 verranno trovati) mentre nell anno in corso rimarranno APERTI anche se viene immessa la data di chiusura di default 31/12/20xx. Quando non si dovrà più lavorare su questi fascicoli nell anno in corso/vecchio (2014) sarà sufficiente entrare nella funzione e senza selezionare alcun fascicolo cliccare sul bottone Chiudi fascicoli. 11. Viene offerta la possibilità di gestire fascicoli senza classificazione, c.d. liberi, es: quelli relativi a persone fisiche/giuridiche (II 1881) 12. Aggiungendo i fascicoli ricorrenti oltre a poter indicare la denominazione e la classificazione si possono indicare anche i sottofascicoli 13. Nella stampa del fascicolo si chiede di riportare anche i sottofascicoli e i protocolli ad essi associati 14. Nell' Inserimento del fascicolo per tutti gli operatori che hanno un profilo con la sola consultazione dei protocolli ma tutto abilitato per i fascicoli, si ha la possibilità di gestire (inserire e modificare) solo i fascicoli anche dall'apposita funzione nel dettaglio del protocollo. (II 1969) Pagina 14 di 14