Manuale Utente ServizioFatturaNoProblem

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1 Manuale Utente ServizioFatturaNoProblem Versione /10/2015 1

2 Sommario 1. Accesso all applicazione web Autenticazione Schermata principale Profilo utente Visualizzazione Profilo utente Modifica Profilo utente Cambia password Logout Profilo azienda Ricerca azienda Dettaglio e modifica dati azienda Fattura elettronica Ricerca fatture elettroniche Dettaglio fattura elettronica Azioni eseguibili su fattura elettronica Ricevuta e notifica di esito di una fattura elettronica Duplica fattura Inserimento di una nuova fattura elettronica Dati aggiuntivi e campi opzionali Upload file

3 6 Gestioni acquisti Crea Ordine Storico Acquisti Fatture ricevute Conservazione Creare un Pacchetto di Versamento Ricerca Pacchetto di Versamento Link utili

4 1. Accesso all applicazione web Il servizio FatturaNoProblem è disponibile all'indirizzo (Figura 1).L'accesso al servizio è garantito attraverso un sistema di autenticazione, tramite le opportune credenziali (username e password). 1.1 Autenticazione Per accedere alla propria area riservata è necessario inserire nei campi della pagina di login le credenziali di accesso (username e password): Figura 1 In caso di primo accesso, la password da utilizzare è quella inviata, insieme allo username, alla casella di posta elettronica dell'utente. Tale password di primo accesso serve esclusivamente per consentire all'utente di impostare una propria password. Una volta effettuato il primo accesso, è opportuno sostituire tale password. Come mostrato in Figura 2, la nuova password (che deve contenere minimo otto caratteri) va inserita due volte e confermata tramite il tasto "Cambia password", con il quale si accede anche all'applicazione. Per gli accessi successivi, basta inserire le proprie credenziali di accesso (username e nuova password) negli appositi campi della pagina di login e cliccare sul tasto Accedi (Figura 3). 4

5 Figura 2 Figura 3 5

6 1.2 Schermata principale Una volta effettuato l accesso, si apre la schermata principale che contiene il Riepilogo Fatture, ovvero tutte le fatture emesse fino a quel momento suddivise in base allo stato: accettate non accettate scartate dal SdI, in decorrenza termini impossibile recapito altri Nella schermata in basso è presente un serbatoio azzurro di forma rettangolare (Figura 4) che indica il numero totale di fatture acquistate e quello di fatture disponibili. La schermata principale, così come tutte le altre, mostra inoltre i seguenti dati (Figura 4): In alto a destra, il nome dell utente; Sulla sinistra un menù verticale contenente le voci in Tabella 1: 6

7 Voce di Menù Aziende/Gruppi Fattura Elettronica Gestione Acquisti Conservazione Sottovoce di Menù Ricerca Ricerca Nuova Upload File Acquista articolo Fatture ricevute Elenco Pacchetti versamento Crea Pacchetto versamento Tabella 1 7

8 Figura 4 2. Profilo utente 2.1 Visualizzazione Profilo utente Per visualizzare in dettaglio i dati personali dell utente, cliccare sul nome utente (presente in alto a destra in ogni schermata) e poi sul pulsante Profilo. In questo modo è possibile visualizzare: il nome utente e l azienda ad esso associata (attraverso il campo Visualizza ) il serbatoio azzurro indicante il numero di fatture totali e disponibili 8

9 l indirizzo e il recapito telefonico l elenco degli stati delle fatture in corrispondenza dei quali l utente riceve una notifica via ( Figura 5). Figura 5 9

10 2.2 Modifica Profilo utente Per modificare i dati personali cliccare sul pulsante Modifica presente nella sezione Profilo ( Figura 5). Tale azione permette la modifica dei dati e il loro salvataggio, tramite il pulsante Salva (Figura 6). Figura 6 10

11 2.3 Cambia password Per modificare la password d accesso, cliccare sul pulsante Cambia password presente nella sezione Profilo (Figura 7). Tale azione visualizza la finestra di Figura 7, che permette l inserimento e il salvataggio della nuova password tramite il pulsante Cambia password. Figura 7 11

12 3. Logout Per terminare la sessione di lavoro, cliccare sul pulsante Logout disponibile nel menù a tendina della sezione Profilo (Figura 8). Figura 8 12

13 4. Profilo azienda Per la gestione del profilo dell azienda, selezionare la voce di menu Aziende/Gruppi presente sulla sinistra di ogni schermata. 4.1 Ricerca azienda Per visualizzare tutte le aziende associate all utente, selezionare la sottovoce Ricerca della voce di menù Aziende/Gruppi (Fig. 9). Per affinare la ricerca, è possibile filtrare i dati mediante l utilizzo del campo Ricerca libera (Figura 9), in cui è possibile inserire una o più lettere relative alle informazioni del Nome azienda o della Descrizione. Figura 9 13

14 4.2 Dettaglio e modifica dati azienda Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un azienda, cliccare sul nome dell azienda presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Aziende/Gruppi (Figura 10). Per modificare i dati di un azienda vi sono 2 possibilità: cliccare sul pulsante Modifica, posto alla destra di ogni azienda presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Aziende/Gruppi (Figura 10) visualizzare il dettaglio di un azienda e cliccare sul pulsante Modifica posto in basso alla schermata (Figura 11) Una volta effettuate le modifiche, per salvarle, occorre cliccare sul pulsante Salva (Figura 12). Si specifica che i campi Nome azienda, Partita IVA, Codice fiscale, Denominazione, Nome e Cognome non sono modificabili dall utente. Figura 10 14

15 Figura 11 15

16 Durante la modifica dei dati di un azienda è possibile inserire dei dati aggiuntivi (Dati anagrafici aggiuntivi, Stabile organizzazione, Iscrizione REA, Contatti) cliccando sul bottone Campi opzionali, posto sulla destra della maschera (Figura 12). Figura 12 16

17 5 Fattura elettronica Per gestire la fattura elettronica, è necessario cliccare sulla voce di menù Fattura elettronica posta alla sinistra di ogni schermata. 5.1 Ricerca fatture elettroniche Per ricercare una o più fatture elettroniche, cliccare sulla sottovoce Ricerca della voce di menù Fattura elettronica. Per effettuare una ricerca specificando alcuni criteri: si possono compilare i campi Filtro Azienda, Stato fattura, Data creazione (da), Data creazione (a) si può compilare il campo Ricerca libera con uno o più caratteri relativi a Nome fattura, Destinatario, Stato (Figura 13). 17

18 Figura Dettaglio fattura elettronica Per visualizzare il dettaglio di una fattura, effettuare un operazione di ricerca (vedi par. 5.1) e cliccare sul nome del documento (in colore arancione). 5.3 Azioni eseguibili su fattura elettronica A destra di ciascuna fattura visualizzata nell elenco risultato di ricerca (par. 5.1,) è possibile effettuare delle azioni aggiuntive posizionando il cursore sotto la voce Azione. A questo punto, appariranno due pulsanti, Apri/Modifica e una Freccetta (Figura 14). Cliccando sulla Freccetta è possibile visualizzare un elenco di azioni eseguibili. 18

19 Tali azioni dipendono dallo Stato della fattura e sono quelle elencate in Tabella 2. Figura 14 STATO FATTURA DESCRIZIONE AZIONI Bozza In attesa di firma La fattura è stata inserita, salvata ed è possibile modificarla. Il credito della fattura non viene scalato finché la stessa non viene inviata. La fattura è stata inviata al back-office ed è in attesa di essere firmata, non può più essere modificata. Il credito della fattura viene scalato. Modifica; Invio; Eliminazione; Visualizzazione storia. Apertura; Download in formato XML; Visualizzazione storia. 19

20 STATO FATTURA DESCRIZIONE AZIONI Riaperta in modifica Firmato Inviato Scartato Non consegnato Impossibile recapito Consegnato Accettato Non accettato Il back-office può riaprire in modifica una fattura non ancora inviata allo SdI (Sistema di Interscambio). La fattura è stata firmata digitalmente. La fattura è stata trasmessa allo SdI. La fattura è stata scartata dallo SdI. La fattura è acquisita dal sistema di interscambio ma non può essere temporaneamente recapitata alla Pubblica Amministrazione (PA). La fattura è acquisita dallo SdI, ma non può essere recapitata poiché il cessionario/committente non è individuabile all interno dell Indice delle PA. La fattura è stata consegnata alla PA destinataria. La PA ha accettato la fattura. La PA ha rifiutato la fattura. Modifica; Invio; Eliminazione; Visualizzazione storia. Apertura; Download in formato XML; Download in formato P7M; Visualizzazione storia. Decorrenza termini Sono trascorsi i 15 giorni di tempo a disposizione della PA per esprimere un parere sulla fattura (accettato, non accettato). Se la fattura è errata, il fornitore deve essere informato dalla PA. In quest ultimo caso, il fornitore deve emettere una nota di credito e, 20 Apertura; Download in formato XML; Download in formato P7M; Visualizzazione storia

21 STATO FATTURA DESCRIZIONE AZIONI successivamente, una nuova fattura. Tabella 2 Inoltre in funzione dello stato e del profilo utente è possibile utilizzare i pulsanti in calce alla lista risultato della ricerca (Figura 14): Invia selezionati, consente di inviare contemporaneamente alla firma le fatture selezionate nello stato di bozza e in attesa di firma. Firma selezionati, consente di firmare contemporaneamente le fatture selezionate nello stato in attesa di firma, il pulsante è visibile solo per gli utenti front office configurati come emittenti. Invia selezionati a SdI, consente di inviare al Sistema di Interscambio le fatture selezionate nello stato di firmato, il pulsante è visibile solo per gli utenti front office configurati come emittenti Ricevuta e notifica di esito di una fattura elettronica Per visualizzare la ricevuta di consegna di una fattura al SdI (Figura 15) e la notifica di esito da parte della PA (Figura 16) cliccare sulla Freccetta, sotto la voce Azione posizionata a destra di ogni fattura (Figura 14) cliccare sul pulsante Visualizza Storia (Figura 17) cliccare sul pulsante Apri (Figura 18) Per effettuare il download della ricevuta di consegna di una fattura al SdI (Figura 15) e della notifica di esito da parte della PA (Figura 16) cliccare sulla Freccetta, sotto la voce Azione posizionata a destra di ogni fattura (Figura 14) cliccare sul pulsante Visualizza Storia (Figura 17) cliccare sul pulsante Scarica (Figura 18) 21

22 Figura 15 22

23 Figura 16 Figura 17 23

24 Figura 18 24

25 5.3.2 Duplica fattura Per duplicare una fattura: cliccare sulla Freccetta, sotto la voce Azione posizionata a destra di ogni fattura (Figura 14) cliccare sul pulsante Duplica fattura (Figura 19). Figura 19 Il clic sulla voce Duplica fattura mostra la maschera di Figura 20, che consente di duplicare la fattura scegliendo Tipo, Numero e Data del documento da duplicare. Il click sul bottone Duplica ricrea la stessa fattura nello stato Bozza. 25

26 Figura 20 26

27 5.4 Inserimento di una nuova fattura elettronica Per inserire una nuova fattura elettronica, cliccare sulla sottovoce Nuova della voce di menù Fattura elettronica, compilare in modo opportuno i campi disponibili della maschera attiva. Nota: Il pulsante (dopo l inserimento del Codice Destinatario ) consente la compilazione automatica dei campi della sezione Dati Destinatario. L azione è definita al click sul pulsante Salva della successiva finestra di pop-up Dati aggiuntivi e campi opzionali In caso vi sia la necessità d inserire dati aggiuntivi relativi alla sezione Dettaglio Fatturazione, è possibile introdurle cliccando sul pulsante (Figura 21). Si aprirà, allora, una maschera (Figura 22) dove poter aggiungere i dati desiderati. Figura 21 27

28 Figura 22 La compilazione della fattura elettronica prevede anche dei campi opzionali che possono essere inseriti mediante l ultilizzo del menù a tendina Campi Opzionali posto in alto a destra, nella maschera contenente la fattura da compilare (Figura 23). Una volta selezionato uno o più campi opzionali, questi si aggiungereranno automaticamente nella fattura da compilare. 28

29 I Campi Opzionali disponibili sono: o Dati Cassa Previdenziale o Sconto Maggiorazione o Dati Ordine Acquisto o Dati Contratto o Dati Convenzione o Dati Ricezione o Dati SAL o Dati DDT o Dati Fatture Collegate o Dati Trasporto o Dati Pagamento o Fattura Principale o Norma Riferimento o Dati veicoli o Allegati Una volta compilati tutti i campi, cliccare sul pulsante Salva, posto in fondo al format proposto (Figura 24). 29

30 Figura 23 30

31 Figura 24 31

32 5.5 Invio di una fattura elettronica Al fine di un corretto invio della fattura, è necessario sia salvare sia inviare il documento. L azione di salvataggio di una fattura pone la stessa in stato Bozza (con possibilità, quindi, di successive modifiche) e non esegue l invio al sistema FatturaNoProblem. Per effettuare l operazione di invio fattura, dall elenco fatture aprire il dettaglio del documento avente stato Bozza e cliccare sul pulsante Invia, posto in fondo alla schermata (Figura 25). In alternativa, dall elenco risultato di ricerca, selezionare la voce Invia disponibile nel menù del campo Azione della fattura di interesse (Figura 26). 32

33 Figura 25 33

34 Figura 26 Nota: La voce Tipo, presente nel campo Dati Documento e posta sotto Dati Generali Fatturazione, seleziona automaticamente l opzione Fattura, posizionandosi sulla quale è possibilevisualizzare un menù a tendina che consente di scegliere una differente opzione tra quelle proposte (Figura 27). Nota: La voce Ritenuta, presente nel campo Dati Documento e posta sotto Dettaglio Fatturazione, è selezionabile spuntando il quadratino sottostante, al click del quale è consentito inserire i dati della fattura relativi alla ritenuta (Figura 28). 34

35 Figura 27 35

36 Figura Upload file Per effettuare l upload a sistema di fatture, in formato XML o ZIP, cliccare sulla sottovoce Upload File della voce di menù Fattura Elettronica. L azione visualizza la maschera di Figura 29 per la selezione e caricamento su di una determinata azienda del file interessato; dopo aver selezionato il file desiderato attraverso il pulsante Cerca, premere su Carica tutti per completare l operazione di upload, che aggiunge la fattura al sistema con Stato Bozza. Per proseguire con l azione di invio vedere Par

37 Figura 29 6 Gestioni acquisti 6.1 Crea Ordine Per gestire i propri acquisti, cliccare sulla sottovoce di menù Acquista Articolo all interno della voce di menù Gestione Acquisti posizionandosi nella sezione Crea ordine. 37

38 Per procedere all ordine di acquisto di un articolo all interno della sezione Crea ordine, seguire i seguenti passaggi: o Cliccare sul filtro Articolo per selezionare un servizio da acquistare e, successivamente, sul tasto "Aggiungi per aggiungerlo al carrello (Figura 30) o Cliccare sul bottone Conferma per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso per rimuovere l ordine (Figura 31). 38

39 Figura 30 39

40 Figura 31 40

41 6.2 Storico Acquisti Per visualizzare gli ordini effettuati, sia quelli in attesa di approvazione che quelli approvati, cliccare sulla sezione Storico acquisti, presente nella sottovoce di menù Acquista Articolo all interno della voce di menù Gestione Acquisti (Figura 32). Figura 32 41

42 6.3 Fatture ricevute Per visualizzare le fatture ricevute relative agli acquisti effettuati, cliccare sulla sottovoce di menù Fatture ricevute all interno della voce di menù Gestione Acquisti (Figura 33). Al momento dell emissione della fattura da parte del sistema FatturaNoProblem, viene automaticamente inviata all utente un dall indirizzo Figura 33 Per visualizzare il dettaglio della fattura, posizionarsi sulla riga d interesse in corrispondenza dello stato Azione (Figura 34). Il clic sul tasto Apri consente di aprire in visualizzazione la fattura. E possibile anche effettuare il download della fattura in formato pdf o xml cliccando sulle omonime voci. 42

43 Figura Conservazione 7.1 Creare un Pacchetto di Versamento Per creare il pacchetto di versamento, all apertura del sottomenù Nuovo Versamento è necessario compilare i campi (Figura 35): Anno di riferimento: l anno di riferimento delle fatture Azienda: nome dell azienda di proprio interesse Tipo versamento: selezionare, tra le voci presenti nel menù a tendina, Fatture elettroniche FNP Descrizione: informazioni connesse al pacchetto di versamento Una volta compilati i campi, premere sul pulsante Salva (Figura 36). 43

44 Figura 35 44

45 Una volta effettuato il salvataggio si apre una nuova sezione, ossia Seleziona fatture da versare che visualizza l elenco delle fatture prodotte dall azienda selezionata nell anno di riferimento e permette di scegliere le fatture da inserire nel pacchetto di versamento. Figura 36 Selezionare una o più fatture da inserire nel pacchetto di versamento spuntando la casella posta alla sinistra del nome della fattura e premere sul tasto Aggiungi selezionati, le vostre fatture verranno aggiunte nel pacchetto di versamento (Figura 37). Nella sezione sottostante, ossia nella sezione Elenco documenti è possibile visualizzare le fatture presenti nel pacchetto di versamento. Qualora si desiderasse eliminare una o più fatture dal pacchetto di versamento, spuntare la casella posta alla sinistra del nome della fattura e premere sul tasto Elimina selezionati (Figura 37). 45

46 Figura 37 46

47 7.2 Ricerca Pacchetto di Versamento Per visualizzare tutti i pacchetti di versamento selezionare la sottovoce Ricerca Versamento della voce di menù Conservazione. Alla selezione della sottovoce il sistema restituirà in automatico l elenco dei pacchetti di versamento. Se si desidera invece eseguire una ricerca specifica, basta agire sui campi Descrizione, Stato e/o Data creazione (da) (Figura 38). 47

48 Figura 38 A destra di ciascun pacchetto visualizzato nell Elenco dei Pacchetti di Versamento, in corrispondenza della colonna Azione, è presente un pulsante multifunzione, che consente di eseguire le seguenti azioni: Visualizza Storia: cronologia degli stati del pacchetto di versamento Modifica: presente a condizione che non sia stato eseguito il versamento Elimina Esegui Versamento: presente a condizione che siano state aggiunte fatture all elenco documenti del PdV Riferimenti normativi Decreto 3 Aprile 2013, n.55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 Dicembre 2007, n. 244; Decreto 7 marzo 2008, Individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007; Circolare interpretativa del Ministero dell Economia e Finanze numero 1 del 31 marzo Link utili 48

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