Sistema Pagamenti SSR

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1 Sistema Pagamenti SSR Manuale funzionalità inserimento fattura formato FatturaPa Utente profilo Fornitore Beni e Servizi Accordo Pagamenti

2 Indice Introduzione inserimento standard: invio del lotto allo sdi inserimento manuale: inserimento del lotto sul sistema pagamenti PROCEDURA DI INSERIMENTO NUOVA FATTURA COMPILAZIONE DETTAGLIO FATTURA CONFERMA IBAN CERTIFICATO INSERIMENTO ALLEGATI INSERIMENTO ORDINE E/O DDT CREAZIONE FLUSSO XML APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE PER L INVIO DEL FLUSSO ALLO SDI FIG. 1 NUOVA FATTURA... 7 FIG. 2 INSERIMENTO DA LISTA DEL CODICE IPA DESTINATARIO... 8 FIG. 3 MASCHERA DATI CEDENTE... 9 FIG. 4 MASCHERA DATI COMMITTENTE FIG. 5 MASCHERA INSERIMENTO DETTAGLIO FATTURA_ FIG. 6 MASCHERA INSERIMENTO DETTAGLIO FATTURA_ FIG. 7 MASCHERA CONDIZIONI DI PAGAMENTO_ FIG. 8 MASCHERA CONDIZIONI DI PAGAMENTO_ FIG. 9 MASCHERA CONDIZIONI DI PAGAMENTO_ FIG. 10 MASCHERA CONDIZIONI DI PAGAMENTO_ FIG. 11 SALVATAGGIO MODALITÀ DI PAGAMENTO_ FIG. 12 PULSANTE RIGHE FIG. 13 INSERIMENTO ALLEGATI_ FIG. 14 INSERIMENTO ALLEGATI_ FIG. 15 INSERIMENTO ALLEGATI_ FIG. 16 INSERIMENTO ALLEGATI_ FIG. 17 INSERIMENTO ALLEGATI_ FIG. 18 MASCHERA PER L INSERIMENTO ORDINE E/O DDT FIG. 19 MASCHERA NUOVA FATTURA FIG. 20 MASCHERA INSERIMENTO ORDINI_ FIG MASCHERA INSERIMENTO ORDINI_ FIG. 22 MASCHERA INSERIMENTO ORDINI_ FIG. 23 MASCHERA INSERIMENTO ORDINI_ FIG. 24 MASCHERA INSERIMENTO DDT_ FIG MASCHERA PER L INSERIMENTO DDT_ FIG MASCHERA PER L INSERIMENTO DDT_ FIG MASCHERA PER L INSERIMENTO DDT_ FIG. 28 PULSANTE RIGHE FIG. 29 MASCHERA DI RIEPILOGO FATTURE INSERITE FIG.30 MASCHERA DI RIEPILOGO FATTURE INSERITE FIG. 31 MASCHERA RIEPILOGATIVA DEL LOTTO APPENA CREATO FIG. 32 MASCHERA DI SALVATAGGIO DEL LOTTO... 38

3 FIG. 33 PULSANTE RICERCA FIG. 34 VISUALIZZAZIONE DEL LOTTO CREATO IN STATO IN ATTESA DI CONFERMA

4 INTRODUZIONE Con l'entrata in vigore della legge sulla fatturazione elettronica, il Sistema Pagamenti si è integrato con il SDI e avrà quindi il ruolo di intermediario per le Aziende Sanitarie della Regione Lazio. A fronte di ciò, tutti i documenti contabili immessi nei confronti delle ASL della Regione Lazio esclusivamente nel formato "FatturaPA" 1, dovranno essere accettati e veicolati dal SDI verso il Sistema Pagamenti che provvederà al conseguente invio alle ASL. In particolare, per i fornitori che hanno sottoscritto l'accordo Pagamenti, varranno le seguenti modalità per la trasmissione delle fatture: 1. Inserimento standard: Invio del lotto allo SDI. 2. Inserimento manuale: inserimento del lotto sul Sistema Pagamenti Il presente manuale ha lo scopo di mostrare le funzionalità del Sistema Pagamenti collegate alla fatturazione elettronica, messe a disposizione degli utenti aventi profilo Fornitore Beni e Servizi, e le operazioni necessarie alla loro corretta esecuzione. La lista delle funzionalità descritte nel presente manuale è di seguito sintetizzata: Inserimento fattura in formato FatturaPA via maschere web Visualizzazione lotti formato SDI (Sistema di Interscambio) Visualizzazione storico degli eventi della fattura 1

5 1 INSERIMENTO STANDARD: INVIO DEL LOTTO ALLO SDI Una fattura emessa verso una Azienda Sanitaria della Regione Lazio potrà essere inviata al Sistema di Interscambio secondo le modalità operative indicate sul portale e quindi potrà essere ricevuta dal Sistema Pagamenti (Sistema Pagamenti Fatturazione Elettronica) nel formato FatturaPA. Il Sistema di Interscambio (SDI) trasmetterà tale documento contabile al Sistema Pagamenti che provvederà all invio all Azienda Sanitaria competente. A seguito dell integrazione con il Sistema di Interscambio (SDI), il processo di acquisizione della fattura (emessa in formato FatturaPA ) da parte del Sistema Pagamenti, prevede il seguente scenario: 1. Il fornitore invia allo SDI un file di tipo lotto, detto flusso SDI, firmato digitalmente che può contenere al suo interno una o più fatture unitamente ai relativi allegati. 2. Lo SDI compie i controlli sulla correttezza formale del file XML (es: correttezza dell Identificativo Fiscale del fornitore, del codice IPA del destinatario, presenza di firma digitale sul file). 3. Se l esito dei controlli è positivo, SDI invia al Sistema Pagamenti il lotto. 4. Al ricevimento del lotto, il Sistema Pagamenti tenta una prima elaborazione i cui obiettivi sono: identificazione del fornitore (attraverso la PIVA) e validazione del flusso nel caso in cui il fornitore venga identificato come Firmatario dell Accordo Pagamenti. 5. Successivamente il SP processa ulteriormente il flusso SDI al fine di validarlo. I vincoli, per ogni fattura nel lotto, sono: i. Presenza del codice IBAN censito nell Anagrafica Fornitore del SP ii. Tipologia documento: a)fattura, b)nota di credito, c)nota di Debito. Se una fattura del lotto non soddisfa i suddetti vincoli, il SP respinge automaticamente il lotto inviando una Notifica di Esito Committente di tipo Negativo allo SDI che a sua volta notifica il fornitore. Se la fattura soddisfa i vincoli, il SP processa le fatture contenute nel lotto secondo le tradizionali modalità di gestione (ricerca delle fatture, riconciliazione, gestione delle cessioni, ecc ). Al termine dell elaborazione, il flusso SDI è prelevabile dall Azienda Sanitaria per il caricamento in contabilità.

6 2 INSERIMENTO MANUALE: INSERIMENTO DEL LOTTO SUL SISTEMA PAGAMENTI Il Sistema Pagamenti fornirà alle Imprese che hanno sottoscritto o sottoscriveranno l'accordo Pagamenti la funzionalità di inserimento della fattura in formato FatturaPA, attraverso nuove maschere di inserimento dati (web form), provvedendo inoltre ad effettuare l invio al Sistema di Interscambio per conto del fornitore. 2.1 PROCEDURA DI INSERIMENTO NUOVA FATTURA L utente con profilo Fornitore di Beni e Servizi, esegue l accesso al Sistema Pagamenti utilizzando le credenziali in suo possesso e attraverso il menu di navigazione posto a sinistra nella pagina iniziale (Fig. 1), accede all area Fatturazione PA e quindi Nuova Fattura. Fig. 1 Nuova fattura

7 A seguito dell accesso all area Nuova Fattura, il Sistema Pagamenti propone la maschera relativa ai dati di trasmissione (Fig.2) per l inserimento del solo dato obbligatorio (contrassegnato da un asterisco rosso) relativo al codice IPA destinatario. Selezionare, quindi, dal menu a tendina del campo Codice IPA destinatario il codice univoco della propria ASL di riferimento. Fig. 2 Inserimento da lista del Codice IPA destinatario Dopo aver inserito il codice suddetto cliccare sul pulsante sottostante Cedente.

8 Il Sistema Pagamenti propone la maschera (Fig.3) relativa ai dati anagrafici ed indirizzo del cedente. Fig. 3 Maschera dati cedente

9 Inserire i dati obbligatori richiesti, relativi alla Sede del cedente 2, quindi cliccare sul pulsante Committente. Il Sistema Pagamenti propone la maschera (Fig. 4) per la visualizzazione dei dati del Committente, ovvero della ASL di riferimento Per procedere alla creazione della fattura cliccare sul pulsante Nuova Fattura>>. Fig. 4 Maschera dati committente 2 Nel campo Nazione è possibile inserire solo 2 lettere: es. IT

10 2.1.1 COMPILAZIONE DETTAGLIO FATTURA A seguito del click sul pulsante Nuova Fattura>> il Sistema propone la maschera (Fig. 5) per l inserimento dei soli campi obbligatori: Tipo doc., Data doc., Numero doc. e il campo Divisa 3. Fig. 5 Maschera inserimento dettaglio fattura_1 3 Nel campo Divisa è necessario inserire la sigla EUR.

11 Dopo aver inserito i soli campi obbligatori cliccare sul pulsante Nuova riga collocato al di sotto della maschera. A seguito del click sul pulsante NuovaRiga>> il sistema propone la maschera (Fig. 6) per l inserimento degli altri campi obbligatori: Descrizione, Prezzo unitario 4, Aliquota. Cliccare quindi sul pulsante Salva>>>. Fig. 6 Maschera inserimento dettaglio fattura_2 Se vi sono altri beni o servizi da aggiungere, ripetere la procedura illustrata sopra, ovvero, cliccare su Nuova riga. 4 Il prezzo unitario è al netto dell IVA (se fosse necessario inserire uno sconto o una detrazione, cliccare sul pulsante Sconti/Maggiorazioni e compilare i relativi campi).

12 2.1.2 CONFERMA IBAN CERTIFICATO A seguito del salvataggio è necessario cliccare sul pulsante Pagamenti>> per procedere alla conferma dell IBAN censito sul Sistema Pagamenti. Fig. 7 Maschera condizioni di pagamento_1

13 Cliccare sulla riga Pagamenti>> sotto la dicitura Condizioni di pagamento. Fig. 8 Maschera condizioni di pagamento_2

14 Cliccare quindi sul link (+)Nuovo. Fig. 9 Maschera condizioni di pagamento_3

15 In presenza di più IBAN certificati, scegliere dalla tendina l IBAN corretto poi cliccare sul pulsante celeste Aggiungi>>. Fig. 10 Maschera condizioni di pagamento_4

16 Una volta confermato l IBAN è necessario cliccare sul pulsante Salva i pagamenti. (al di sopra della maschera). Fig. 11 Salvataggio modalità di pagamento_1

17 A seguito del salvataggio di cui alla al punto precedente, è necessario cliccare sul pulsante >>Righe (Fig.12). Fig. 12 Pulsante righe

18 2.1.3 INSERIMENTO ALLEGATI Al termine della procedura di inserimento di una fattura è possibile inserire gli allegati (dimensione massima consentita: 5MB) tramite il pulsante Allegati>> (Fig.13) (previa autorizzazione dell Azienda Sanitaria di competenza). Fig. 13 Inserimento allegati_1

19 Cliccare quindi sulla riga Allegati. (Fig.14) Fig. 14 Inserimento allegati_2

20 Cliccare sulla riga (+)Nuovo. Fig. 15 Inserimento allegati_3

21 Inserire la descrizione dell allegato nel campo Nome ed allegare il file cliccando sul pulsante + Inserisci file. Fig. 16 Inserimento allegati_4

22 Al termine dell upload del documento cliccare sul pulsante Aggiungi>>. Fig. 17 Inserimento allegati_5 Per tornare alla maschera del lotto cui fanno riferimento gli allegati cliccare sul pulsante <<Righe.

23 2.1.4 INSERIMENTO ORDINE E/O DDT Nel caso si abbia un numero di ordine e/o DDT occorre cliccare sul bottone <<Dati Generali. Fig. 18 Maschera per l inserimento Ordine e/o DDT

24 Dalla maschera Nuova Fattura (Fig. 19) cliccare quindi sul pulsante Rif. Documenti>> Fig. 19 Maschera Nuova Fattura

25 INSERIMENTO ORDINE Cliccare sulla riga Ordini. Fig. 20 Maschera inserimento ordini_1

26 Cliccare sul pulsante (+)Nuovo. Fig Maschera inserimento ordini_2

27 Dopo aver inserito il numero del documento ed eventualmente altri dati inerenti l ordine (nel caso in cui la fattura contenga più righe è necessario aggiungere il numero della riga cui fa riferimento il numero d ordine nel campo Rif. linea fattura ), cliccare quindi sul pulsante Aggiungi. In questa maschera (Fig. 22), qualora se ne fosse in possesso, è possibile indicare CUP e CIG. Fig. 22 Maschera inserimento ordini_3

28 Per tornare alla fattura cliccare sul pulsante <<Dati Generali e quindi Rif.documenti>> Fig. 23 Maschera inserimento ordini_4

29 INSERIMENTO DDT Cliccare sul pulsante DDT, quindi sulla riga DDT. Fig. 24 Maschera inserimento DDT_1

30 Cliccare sul pulsante (+)Nuovo Fig Maschera per l inserimento DDT_2

31 Dopo aver inserito il numero e la data del documento, ed eventualmente altri dati inerenti l ordine (nel caso in cui la fattura contenga più righe è necessario aggiungere il numero della riga cui fa riferimento il DDT nel campo Rif. linea fattura ), cliccare sul bottone Aggiungi Fig Maschera per l inserimento DDT_3

32 Per tornare alla maschera con i dati della fattura cliccare sul pulsante <<Dati Generali. Fig Maschera per l inserimento DDT_4

33 Cliccando sul pulsante Righe>> si ritorna alla maschera riepilogativa delle fatture finora inserite. Fig. 28 Pulsante righe

34 Per concludere la procedura occorre cliccare sul pulsante Riepilogo>> Fig. 29 Maschera di riepilogo fatture inserite

35 Nel riepilogo della fattura è obbligatorio scegliere nel campo Esigibilità IVA la dicitura Scissione dei pagamenti, quindi cliccare sul pulsante Salva. Fig.30 Maschera di riepilogo fatture inserite

36 Se fosse necessario inserire ulteriori fatture cliccare su Nuova fattura e ripetere la procedura descritta dal punto CREAZIONE FLUSSO XML Al termine della procedura Viene visualizzato il lotto appena creato. A questo punto è necessario cliccare sul pulsante Salva lotto. Fig. 31 Maschera riepilogativa del lotto appena creato

37 Premere il pulsante OK. Dopo tale operazione viene visualizzata la maschera Ricerca Flussi. Fig. 32 Maschera di salvataggio del lotto

38 Per completare la procedura di inserimento fattura cliccare sul pulsante Ricerca. Fig. 33 Pulsante ricerca

39 2.1.6 APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE PER L INVIO DEL FLUSSO ALLO SDI Il flusso XML appena creato viene visualizzato nella maschera Lista flussi (SDI) in stato IN ATTESA CONFERMA. Fig. 34 Visualizzazione del lotto creato in stato in attesa di conferma. Successivamente occorre scaricare il flusso tramite l icona blu con freccia verso il basso (DOWNLOAD LOTTO). Dopo aver salvato il flusso sul pc è necessario apporvi firma digitale e successivamente ricaricarlo tramite l icona verde freccia in alto (UPLOAD FLUSSO). Il flusso verrà inviato in automatico al Sistema Di Interscambio (SDI) e lo STATO LOTTO passerà da IN ATTESA DI CONFERMA A IMMESSO. Per visualizzare il dettaglio della fattura, è possibile scaricare la stessa in formato Word tramite l icona Visualizza Lotto.

40 Possibili Errori a seguito del caricamento del flusso xml sul sistema Se a seguito del caricamento del flusso xml sul sistema si dovessero presentare una o più tipologie di errore sotto indicate, scrivere alla casella Tipologie di Errore: ERRORE DI VALIDAZIONE ERRORE DI ELABORAZIONE SCARTO