Manuale Utente Fatturazione Elettronica Hub per enti intermediati della Regione Lazio Aprile 2015

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1 Manuale Utente Fatturazione Elettronica Hub per enti intermediati della Regione Lazio Aprile 2015 Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 1

2 Indice Indice INTRODUZIONE FATTURAZIONE ATTIVA Nuova Fattura (Inserimento documento contabile tramite Web Form) Download flusso xml, firma digitale flusso xml e upload flusso xml Ricerca fatture attive nel proprio stato di lavorazione Nuova Fattura: Inserimento documento contabile tramite Upload File Xml.p7m FATTURAZIONE PASSIVA AMMINISTRAZIONE Registrazione al Sistema di Fatturazione modulo HUB Accesso e abilitazione all HUB Modifica anagrafica e modifica password Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 2

3 1 INTRODUZIONE Un ente intermediato della Regione Lazio può: Fatturare attivamente predisponendo, emettendo e trasmettendo autonomamente in formato elettronico i documenti contabili indirizzati a Regione Lazio o altra pubblica amministrazione, inoltrandoli tramite il sistema di interscambio, oppure, in caso di società partecipate o Enti parco avvalendosi del Sistema di Fatturazione Elettronica - Hub di Regione Lazio; Fatturare passivamente ricevendo in formato elettronico i documenti contabili avvalendosi del Sistema di Fatturazione Elettronica - Hub di Regione Lazio. L ente intermediato per poter "utilizzare" il Sistema di Fatturazione Elettronica - Hub di Regione Lazio quale intermediario in ricezione o trasmissione delle fatture da e verso SDI (Sistema di Interscambio), deve eseguire i seguenti passaggi: censire sull'indice delle PA, raggiungibile su tutti gli uffici, centrali e periferici, deputati alla ricezione in via esclusiva delle fatture elettroniche. Al termine del censimento dell'ufficio destinatario, l'indicepa fornisce all'amministrazione un Codice Ufficio alfanumerico, di sei caratteri, indispensabile per la ricezione delle fatture (il Codice Ufficio corrisponde al Codice Destinatario all'interno del file FatturaPA); associare, ad ogni ufficio individuato, accedendo all area riservata dell indice delle PA, il servizio di fatturazione elettronica 1. indicazione della data di avvio del servizio di fatturazione elettronica, 2. del canale di ricezione delle fatture ( SPCOOP ), 3. che ci si avvale di un intermediario e nel campo "URI", dell'indirizzo della PDD (porta di dominio) della Regione Lazio ( Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 3

4 Comunicare al Sistema di Fatturazione Elettronica - Hub di Regione Lazio i codici IPA censiti Se l ufficio individuato dall Amministrazione è già presente nell IPA, sarà sufficiente attivare il servizio di Fatturazione elettronica per quell ufficio; Se l ufficio deve essere creato ex novo, l Amministrazione dovrà seguire la procedura di creazione di un Ufficio generico riportata nel documento Guida Indice PA Area Riservata ed attivare successivamente il servizio di fatturazione elettronica; Per quanto concerne gli enti intermediati tramite Hub, ciascun ente è tenuto a rispettare le specifiche riportate nel presente documento e ad avere un utenza sul Sistema di Fatturazione Elettronica - Hub. 1. L ente intermediato già registrato come amministratore dell ente, potrà accedere con le proprie credenziali e terminare la procedura di abilitazione alla fatturazione elettronica caricando a sistema prima un accordo di servizio firmato digitalmente e poi la documentazione per i poteri di firma per procedere con l inserimento dei propri documenti contabili. Vedi Par Un nuovo ente intermediato, DEVE procedere alla Registrazione sul modulo HUB del Sistema di Fatturazione regionale. Sia che l operatore dell ente scelga di inserire manualmente i dati del documento contabile tramite interfaccia web sia che scelga di effettuare l upload del file xml firmato digitalmente è necessario che l operatore compili le informazioni indicate di seguito: Dati relativi alla trasmissione Identificativo del trasmittente: PIVA di Regione Lazio Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 4

5 Codice Amministrazione destinataria: Codice IPA della Regione Lazio o di altra pubblica amministrazione alla quale è destinata la fattura ( Dati del cedente (Informazioni relative all ente che emette i documenti elettronici) Dati anagrafici dell ente o o o o Identificativo fiscale ai fini IVA: PIVA Codice fiscale Denominazione: denominazione ente Regime fiscale: regime fiscale dell ente; deve essere valorizzato con uno dei codici elencati a sistema. Dati della sede o o o o Indirizzo CAP Comune Nazione Dati del committente (Informazioni anagrafiche relative al destinatario dei documenti elettronici) Codice Fiscale: codice fiscale Regione Lazio o di altra Pubblica Amministrazione Denominazione: Regione Lazio o di altra Pubblica Amministrazione o Oppure Nome e Cognome del committente Dati della sede o o o o Indirizzo CAP Comune Nazione Dati generali del documento o Tipologia documento TD01: fattura TD02: Acconto/anticipo su fattura TD03 Acconto/anticipo su parcella TD04: nota di credito TD05: nota di debito TD06: parcella o o o Valuta importi: EUR Data documento Numero documento Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 5

6 Dati relativi alle linee di dettaglio della fornitura Nr. linea: 1 a n Descrizione bene/servizio: campo testo con descrizione servizio Quantità Prezzo unitario Prezzo totale Aliquota NOTA Il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136 del 13 agosto 2010 da inserire in uno dei blocchi visualizzati alla selezione del tasto Rif. Documenti nei Dati Generali della fattura che si sta inserendo. Il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, da inserire in uno dei blocchi visualizzati alla selezione del tasto Rif. Documenti nei Dati Generali della fattura che si sta inserendo Il numero e la data del provvedimento amministrativo regionale di incarico che ha fatto scaturire l obbligazione contrattuale (Determina) da inserire in uno dei blocchi visualizzati alla selezione del tasto Rif. Documenti nei Dati Generali della fattura che si sta inserendo La struttura organizzativa, della Regione Lazio che dovrà procedere alla liquidazione del documento contabile è reperibile sul sito ed è individuata attraverso un codice IPA da inserire in denominato Codice Destinatario Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 6

7 2 FATTURAZIONE ATTIVA 2.1 Nuova Fattura (Inserimento documento contabile tramite Web Form) L utente seleziona Fatture/Nuova Fattura e inserisce i seguenti Dati di Trasmissione: Nazione = IT (valore inserito automaticamente da sistema) Identificativo Fiscale = (valore inserito automaticamente da sistema corrispondente alla PIVA della Regione Lazio) Codice IPA Destinatario: codice IPA o di altra pubblica amministrazione (cfr: Figura 1 - Dati trasmittente Seleziona Cedente e accede alla Figura 2 L utente inserisce: Nazione= IT (valore prepopolato da sistema) Identificativo Fiscale: P IVA dell ente intermediato (valore prepopolato da sistema) Regime fiscale Sede: le informazioni sulla sede dell ente intermediato Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 7

8 Figura 2 - Cedente Seleziona Committente e accede alla schermata seguente (Figura 3) Figura 3 Committente L utente inserisce: Codice Fiscale/P.IVA e Denominazione di Regione Lazio o altra pubblica amministrazione sede di Regione Lazio o di altra pubblica amministrazione Preme sul pulsante Nuova Fattura e accede alla Figura 4 L utente inserisce i Dati Generali fattura: Tipo doc.: tipologia di documento da selezionare fra quelli presenti nella lista Divisa: valuta (EUR) Data doc. : la data del documento che si sta inserendo Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 8

9 Numero doc. : il numero del documento che si sta inserendo Oggetto fattura: inserire la descrizione del documento che si sta inserendo Inserire una o più descrizioni della fattura Figura 4 Nuova fattura attiva Selezionare Nuova Riga per inserire i dettagli della fattura; come campi obbligatori è necessario inserire: Descrizione: campo testo dove inserire la descrizione del bene/servizio Quantità: se non inserito, il sistema di default considera 1 q.tà Prezzo unitario Aliquota Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 9

10 Figura 5 Inserimento riga Inserisce n righe per quanti elementi sono riportati in fattura. Seleziona Salva all inserimento di ogni Riga. Selezionando è possibile rivedere il dettaglio della riga e modificarla Figura 6 Salvataggio e visualizzazione righe inserite Seleziona Allegati per inserire eventuali documenti allegati al documento contabile e in particolare, per agevolare la fase di liquidazione fattura, inserire: Eventuali allegati alla fattura La dimensione massima dei file (fattura ed allegati) non dovrà superare 5 MB. L utente dopo aver selezionato il tasto nuovo, è abilitato ad allegare documenti. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 10

11 Figura 7 Inserimento allegati Figura 8 Inserimento file Figura 9 Visualizzazione Allegati e selezionare aggiungi per salvare In questa fase l utente può eliminare o meno il file appena allegato, aggiungere l allegato e, nel caso, aggiungerne altri. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 11

12 Figura 10 Salvataggio allegati L utente seleziona il tasto Righe per ritornare alla lista delle righe inserite. Figura 11 Elenco righe fatture L utente preme sul pulsante Riepilogo dove visualizza il riepilogo della fattura Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 12

13 Figura 12 Riepilogo fatture e successivamente su Salva. Il sistema visualizza una schermata con la lista delle fatture inserite dove l utente può o salvare il lotto o inserire una nuova fattura destinata allo stesso codice IPA. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 13

14 Figura 13 Lista Fatture di un Lotto Al termine dell inserimento, selezionato il tasto Salva lotto, se andato a buon fine, il sistema restituisce il messaggio lotto salvato con successo. Figura 14 Inserimento fattura con successo Nel Menu Fatture Flussi (SDI), è possibile ricercare la fattura già inserita sull HUB. Procedere al paragrafo successivo per completare l invio della fattura o lotto fatture. Figura 15 Ricerca Fatture attive (flussi) Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 14

15 Figura 16 Lista fatture attive individuate (flussi SDI) L utente, in base alla Legenda indicata nella schermata, può: Visualizzare gli eventi da Lista eventi Scaricare la fattura da Download Lotto Visualizzare le notifiche da Notifiche ricevute Modificare la fattura da Modifica lotto solo se stato lotto IN ATTESA DI CONFERMA Visualizzare l anteprima della fattura da Visualizza lotto Caricare il lotto firmato digitalmente da Upload lotto firmato Eliminare il lotto solo se stato lotto non è INVIATO Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 15

16 2.2 Download flusso xml, firma digitale flusso xml e upload flusso xml Per poter immettere un flusso verso il codice IPA destinatario è necessario, selezionando la freccia blu che punta verso il basso, scaricare sul proprio pc il file xml, firmare, tramite un kit di firma digitale attiva e con certificati validi, e ricaricare il file xml firmato (file firmato nome_file.xml.p7m), selezionando la freccia verde che punta verso l alto. Figura 17 - Download file xml Figura 18 - Upload file xml firmato Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 16

17 Figura 19 Elenco fatture nei vari stati Dopo la conferma immissione lotto, lo stato della fattura passa da stato IN ATTESA CONFERMA a stato IMMESSO fino a quando non viene INVIATO. Il sistema aggiorna l ente sul cambio di stato della fattura immessa attraverso l invio di all indirizzo indicato in fase di registrazione. 2.3 Ricerca fatture attive nel proprio stato di lavorazione L utente accede a Fatture > Flussi (SDI) e ricerca le fatture attive salvate nel proprio stato di lavorazione: 1. IN ATTESA CONFERMA 2. IMMESSO 3. INVIATO. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 17

18 Figura 20 Ricerca tutti i lotti (flussi) Figura 1 Esito ricerca (flussi SDI) 2.4 Nuova Fattura: Inserimento documento contabile tramite Upload File Xml.p7m L ente intermediato in alternativa all inserimento della nuova fattura tramite Web Form può inserire una o più fatture tramite il caricamento (upload) di un file.xml.p7m già creato attraverso un proprio sistema esterno all HUB di Fatturazione Elettronica messo a disposizione da Regione Lazio. Il file che l ente intermediato deve inserire sull HUB deve essere firmato digitalmente e creato secondo le specifiche del formato FatturaPA. Selezionare Fatturazione Regionale --> Flussi (SDI): Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 18

19 Figura 22 Ricerca fatture (flussi) per effettuare l Upload xml Selezionare il tasto Ricerca, per visualizzare l elenco delle fatture già inserite a sistema ed il tasto Upload lotto : Figura 23 Esiti ricerca fatture (flussi) Selezionare il tasto Upload lotto per visualizzare un pop up. Selezionare il pulsante + Inserisci file : Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 19

20 Figura 24 Upload xml inserimento Selezionare il file.xml.p7m che si desidera inserire sul Modulo HUB del Sistema di Fatturazione. Selezionare il pulsante Salva Figura 25 Upload xml salvataggio Dopo aver effettuato il salvataggio, l utente vedrà, nell elenco delle fatture, la propria fattura caricata tramite file xml.7pm. Il file viene rinominato dal Sistema per garantire l univocità e la progressività della nomenclatura dei file FatturaPA inviati al Sistema di Interscambio. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 20

21 3 FATTURAZIONE PASSIVA Per la visualizzazione dei flussi di documenti contabili ricevuti in formato elettronico sull HUB, l utente accede dal menù Fatture a Flussi (SDI). I flussi di documenti contabili possono essere riconosciuti per lo Stato lotto Ricevuto e per l assenza del pulsante verde Upload lotto firmato. Accedere a Fatture/Flussi (SDI) per visualizzare la Figura 26 Figura 26 Visualizzazione Flussi (SDI) L utente, in base alla Legenda indicata nella schermata, può: Visualizzare gli eventi da Lista eventi Scaricare la fattura da Download Lotto Visualizzare le notifiche da Notifiche ricevute Visualizzare i log del flusso Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 21

22 E possibile visualizzare l insieme dei documenti contabili facenti parte il lotto tramite la voce di menù Fatture/ Gestione Fatture (SDI). Accedere a Fatture/ Gestione Fatture (SDI) e inserire uno dei criteri di ricerca disponibili come per esempio Id Flusso o PIVA Cedente (ovvero PIVA del fornitore del mittente il documento contabile). L utente accede alla Figura 27. Figura 27 Ricerca fatture passive Lo stato del documento contabile all interno del flusso può avere Stato doc. RICEVUTO come stato iniziale PRELEVATO se è stato effettuato il download dell XML fattura L utente seleziona Ricerca per visualizzare la Figura 28. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 22

23 Figura 28 Visualizzazione Fattura passiva L utente, in base alla Legenda indicata nella schermata, può: Visualizzare la notifica degli eventi Scaricare la fattura in formato xml da Download XML Fattura Visualizzare la fattura in formato.pdf Visualizzare gli allegati alla fattura Visualizzare la Notifica esito fattura (Rifiuto) Visualizzare la Notifica esito Fattura (Accettazione) Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 23

24 4 AMMINISTRAZIONE 4.1 Registrazione al Sistema di Fatturazione modulo HUB Selezionare Nuovo Ente Intermediato per procedere con la Registrazione al Modulo HUB del Sistema di Fatturazione. Per la Registrazione clicca su Nuovo Ente Intermediato Figura 29 - Nuovo Ente Intermediato Il Sistema visualizza una maschera di registrazione: Figura 30 - Maschera di registrazione Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 24

25 L utente inserisce tutti i dati, evidenziati in blu perché obbligatori, dell ente intermediato che deve emettere la fattura nei confronti di Regione Lazio/ altra Pubblica Amministrazione o che deve ricevere fattura. Selezionare la tipologia di ente intermediato Inserire un corretta dove verranno inviate username e password e relative notifiche di caricamento Figura 21 - Dettaglio Anagrafico Ente Nei Dettagli Anagrafici, bisogna selezionare in tipologia ente intermediato uno dei seguenti: Ente Privato (es. Cotral S.p.a) Ente Regionale (es. Ente Parco) Ente Locale (es. Comune di Roma) Nella sezione Referente dell ente intermediato per il sistema l utente inserisce l utente per la ricezione delle credenziali d accesso al Sistema di Fatturazione e per la ricezione delle notifiche sui caricamenti dei documenti elettronici. Nella sezione Dettaglio accordo di servizio l utente seleziona uno o più servizi di cui vuole usufruire attraverso il sistema su cui si sta registrando. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 25

26 Selezionar Figura 32- Registrazione ente Nella sezione Trattamento dati personali l utente seleziona il consenso ai dati personali. Selezionare il tasto Registrati. Il Sistema Fatturazione visualizza un messaggio di conferma invio richiesta di registrazione. Figura 33 - Registrazione salvata Selezionando il tasto OK, la richiesta di accreditamento verrà inoltrata alla struttura regionale competente che valuterà la richiesta. Quando la richiesta verrà accettata, le credenziali di accesso (username e password) verranno inviate all indirizzo indicato durante la registrazione insieme a un link per l attivazione. Cliccando sul link presente nella mail ricevuta, l utente verrà reindirizzato sul Sistema di Fatturazione Elettronica modulo HUB e verrà visualizzata la seguente schermata. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 26

27 Figura 34 - Attivazione credenziali di accesso Cliccare su Prosegui e accedere al Sistema con la propria username e password. 4.2 Accesso e abilitazione all HUB Inserire username e password e cliccare su Login. Inserire username e password e cliccare Login Figura 35 - Pagina di Login L utente visualizza una pagina iniziale con il dettaglio utente con i dati inseriti in fase di registrazione e con l indicazione dell appartenenza al Gruppo degli Enti Intermediati e all associazione del profilo di amministratore dell ente intermediato. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 27

28 Figura 36 - Pagina iniziale Per terminare la procedura di abilitazione a sistema è necessario, da parte dell ente registrato, effettuare altri due passaggi nel seguente ordine: Caricare l accordo di servizio Caricare la documentazione per i poteri di firma Selezionando nella voce di menu Anagrafica Utente > Accordo di Servizio, l utente visualizza una maschera da cui è possibile caricare l accordo di servizio in formato pdf firmato digitalmente 1)Seleziona file 2) Carica file 3)Visualizza file Figura 37 Accordo di servizio L utente da + Inserisci file va a individuare localmente il file nel giusto formato, seleziona il tasto carica accordo e selezionado il tasto gestione documentazione potrà verificare se il file è stato correttamente caricato a sistema. Dopo aver completato il caricamento dell accordo, il tasto per il caricamento dei documenti per i poteri di firma verrà abilitato come segue Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 28

29 1)Seleziona file 2) Carica file 3)Visualizza file Figura 38 - Documentazione poteri di firma L utente da + Inserisci file va a individuare localmente il file nel giusto formato, seleziona il tasto carica documentazione poteri di firma e selezionado il tasto gestione documentazione potrà verificare se il file è stato correttamente caricato a sistema. Una volta terminato il caricamento dei file relativi all accordo di servizio nel menu a sinistra comparirà la voce Operatori cosi come illustrato sotto Figura 39 - Creazione Operatori attraverso Operatori, l utente amministratore dell ente, può creare uno o più operatori generando credenziali d accesso individuali attraverso cui potranno accedere ed operare sul sistema in base al dettaglio di servizio Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 29

30 Figura 40 - Creazione Operatore Inserire operatore dove verranno inviate username e password e relative notifiche di caricamento Figura 41 - Dati Nuovo Operatore Nella sezione Dati Nuovo Operatore l ente inserisce l utente per la ricezione delle credenziali d accesso al modulo Hub e per la ricezione delle notifiche sui caricamenti dei documenti elettronici. Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 30

31 Figura 42 - Conferma Creazione Operatore Selezionando il tasto OK, le credenziali di accesso (username e password) verranno inviate all indirizzo indicato durante la registrazione insieme a un link per l attivazione. Cliccando sul link presente nella mail inviata, l utente verrà reindirizzato sul modulo Hub.. Terminata la creazione dell operatore, sia l amministratore associato all ente che l operatore dell ente visualizzeranno nel menù una nuova voce Fatture attraverso cui è possibile trasmettere e ricevere documenti elettronici. Figura 43 - Voce di Menu Fatture Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 31

32 Figura 44 - Menu Operatore Ente Intermediato Figura 45 - Menu Amministratore Ente Intermediato Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 32

33 4.3 Modifica anagrafica e modifica password Selezionare Anagrafica utente > Modifica utente per visualizzare l anagrafica dell ente intermediato Selezionare Anagrafica utente > Modifica password: per modificare la password di accesso al Sistema di Fatturazione Figura 3 Modifica dati utente Figura 47 Modifica password Aprile 2015 versione 1.0 Pagina 33