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1 BIM-SM Business Information Manager Scheduling Manager Presentazione e indicazioni d uso Audit in Italy S.r.l.

2 Presentazione generale Audit in Italy ha predisposto una speciale versione del softwaregestionale BIM (Business Information Manager) dedicata all attività dell Organismo di vigilanza. Due le possibilitàdi installazione: su PC del cliente (tecnologia client server omacchina singola) o su server dedicati, tramite accesso in terminal server. Possibile anche multi-utente con due livelli di privilegi : operatore e amministratore (definisce le credenziali di accesso). Può essere usato sia per un singolo utente sia in modalitàmulti-utente. Permette il rispetto delle norme in materia di sicurezza dei dati attraversopassword e controllo degli utenti abilitati. Permette di gestire i seguenti processi: anagrafica delle societàclienti e delle relative sedi inclusi i contatti gestione della pianificazione delle varie attività(scadenziario) invio mails di aggiornamento sulla scadenza in corso gestione della documentazione (archiviazione dei vari documenti,es. report, relazioni, check list) estrazioni dei dati con standard CSV Èil software semplice ed economico, perfettamente integrabile con i requisiti documentali previsti dagli standard internazionali, come la ISO

3 Indicazioni sull uso Cos è BIM BIM, Business Information Manager, èun software gestionale focalizzato sulla gestione delle informazioni. Èstato progettato sui processi principali delle PMI e come supporto dei sistemi di gestione. Le funzioni principali sono: gestione contatti (anagrafica), gestione servizi (attivitàda svolgere), fatturazione. Il Modulo SM, Scheduling Manager, prevede due funzioni principali collegate al database contatti: gestione attività(ossia scadenze) collegate ad un elenco servizi (pianificazione attività pre-caricate) gestione documenti(sia nelle varie schede sia nella sezione specifica documenti). 3

4 Contenuti e indice del manuale BIM SM Il presente documento contiene informazione relative a: Informazioni generali Come accedere a BIM Inserimento attività e scadenze Ricevimento mail preavviso scadenze Gestione elenchi scadenze Inserimento nuova Persona e nuovo Incaricato Inserimento nuovo servizio Caricamento ed estrazione di un file 4

5 Prima di partire cosa serve Nomi delle persone che utilizzeranno BIM (in particolare: nome cognome ruolo aziendale ) Sistema operativo minimo (Windows XP/Vista oppure Windows 7 o superiore) Collegamento ad internet abbastanza veloce (per esempio ADSL per utilizzo terminal server) 5

6 Un po di tecnologia per la prova prodotto BIM SM (come servizio) utilizza la tecnologia del terminal server (basata su server WINDOWS). Questo permette di gestire facilmente tutti gli aspetti di sicurezza e riservatezza, incluse le attivitàdi back up ed eventuale ripristino dei dati o gestione delle credenziali di accesso. Per collegarsi: Menu Start - Tutti i programmi Accessori Comunicazione a Desktop remoto Inserire: xxxxxxxxx Proseguire inserendo Nome utente (quello assegnato) e Password (quella assegnata) con Dominio: xxxxxxxx Lavorare fino a quando serve,poi uscire secondo la seguente procedura: Start e Disconnetti (sul desktop remoto) Potete lavorare anche sul vostro PC utilizzando la barra in altocliccando sul tasto Ridurre ad icona. 6

7 Terminologia di base e legenda per l utilizzo Alcuni termini essenziali presenti nelle schermate base di BIM SM: Servizio: voce generica di attività Attività: servizio compilato con scadenze e responsabili Persona: soggetto responsabile della specifica attivitàche riceveràla mail di preavviso della scadenza (può essere anche un gruppo di individui) Incaricato: soggetto che compila la scheda dell attività Data fine lavori: data in cui l attivitàèstata eseguita l ultima volta Data consegna/chiusura attività: data in cui l attività è stata chiusa Nota esecuzione: note interne ad uso di chi accede alla scheda dell attività Note notifica: note che compariranno nella mail di preavviso scadenze 7

8 Come accedere a BIM Una volta sul desktop remoto troverete l icona di BIM SM richiamando la stessa icona si apriràautomaticamente la pagina iniziale di BIM Inserire le credenziali (inviate separatamente per la prova) e cliccare sul pulsante ACCEDI (triangolo bianco su sfondo verde) 8

9 Inserimento attività e scadenze 1 di 6 Cliccare due volte su Archivio contatti (scheda per la gestione di tutti i vostri contatti) Inserire nella riga Cognome / Rag. Soc. il nome della tua azienda e premere tasto TROVA Cliccare 2 volte sul Nome dell azienda comparsa nella tabella 9

10 Inserimento attività e scadenze 2 di 6 Appare la schermata contenente i dati aziendali Inserire i dati dell azienda nei rispettivi campi (se necessario) Alla fine della compilazione cliccare sul pulsante REGISTRA (in alto a destra) 10

11 Inserimento attività e scadenze 3 di 6 Dalla scheda Modifica dati del contatto relativa alla tua azienda, clicca sul pulsante SERVIZI (binocolo) Si trovano in questa pagina tutte le attivitàpre-caricate con relative scadenze Scegliere l Unitàproduttiva in alto e cliccare su NUOVO per inserire nuova attività 11

12 Inserimento attività e scadenze 4 di 6 Si apre cosìla scheda per inserimento nuova attività Scegliere l opzione ATTIVO nella casella dello Stato servizio Compilare gli altri campi come da necessità Con il tasto TROVA accedi ai servizi precaricati (l elenco completo compare cliccando sul tasto TROVA della nuova schermata aperta) 12

13 Inserimento attività e scadenze 5 di 6 Selezionare dal campo Gruppo la voce 231 SCADENZE Selezionare uno dei servizi presenti in elenco con doppio click Inserire nel campo Persona il responsabile dell attivitàche riceveràla mail di preavviso della scadenza Inserire la Periodicità, i tempi di preavviso ed eventuali allegati Premere pulsante REGISTRA per salvare i dati inseriti 13

14 Inserimento attività e scadenze 6 di 6 Compilare voce Tipo esecuzione SEMPLICE Inserire le seguenti voci: - data di fine lavori (si intende la data in cui l attività è stata eseguita l ultima volta) - l incaricato (persona che compila la scheda) - le note (le Note esecuzione sono note interne, le Note notifica sono quelle che compariranno nella mail di preavviso scadenze) Cliccare su aggiungi per salvare i dati e poi cliccare su REGISTRA. 14

15 Ricevimento mail preavviso scadenze Secondo il preavviso impostato, la Persona indicata nella scheda attività (parte alta), riceveràda xxxxxxx una mail con oggetto l attivitàin scadenza e l unità produttiva interessata Nel testo della mail compaiono le Note di notifica precedentemente inserite nella scheda attività(parte bassa) 15

16 Gestione elenchi scadenze Lo scadenziario permette di effettuare l esportazione dati in un file.csv (tasto Esporta CSV) oppure, attraverso il tasto STAMPA, permette la visualizzazione di un elenco standard delle attività inserite. Lo scadenziario riporta tutte le informazioni inserite nelle singole schede delle attività. 16

17 Inserimento nuova Persona e nuovo Incaricato 1 di 2 Da Strumenti (schermata principale) cliccare su Gestione tabelle e su scheda Responsabili Nella parte alta si trovano gli Incaricati Nella parte bassa si trovano le Persone Una volta finito l inserimento dati cliccare su ESCI 17

18 Inserimento nuova Persona e nuovo Incaricato 2 di 2 Èpossibile creare un gruppo di Persone che riceveranno la stessamail di notifica, inserendo nella parte bassa della scheda il nome del Gruppo nel campo Nome e le diverse mail separate da una virgola (no spazi). 18

19 Inserimento nuovo servizio 1 di 2 Il Servizio èessenziale per creare una nuova attività- scadenza Alcuni servizi sono giàcaricati, altri possono essere creati partendo dalla schermata principale di BIM cliccando su CATALOGO SERVIZI 19

20 Inserimento nuovo servizio 2 di 2 Cliccare NUOVO, selezionare il gruppo di interesse e compilare il campo Descrizione Cliccare su REGISTRA per salvare il nuovo servizio 20

21 Caricare ed estrarre un file BIM permette in molte schede di caricare allegati ed in seguito di scaricarli. Procedere come segue nelle schede che prevedono tale opzione (es. scadenze attività): nell area allegati, selezionare pulsante nuovo e seguire le istruzioni di selezione del file e poi salvare premendo tasto REGISTRA. Per visualizzare il file premere APRI, per scaricare il file, premere ESTRAI. Nota: il programma visualizza esclusivamente i file allegati in PDF, per gli altri ènecessario individuare il programma di visualizzazione e quindi disporre dinecessarie licenze. 21

22 Riferimenti Audit in Italy S.r.l. Via G. Mameli, Milano Tel Fax Mail: Contattaci per avere la password per eseguire una prova di utilizzo del software con il supporto di un nostro esperto. Altri dettagli: 22