ARKmanager Versione Note utente

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1 Note di RILASCIO Prodotti Complementari Integrati ARKmanager Versione Note utente INFORMAZIONI AGGIORNAMENTO La versione può essere utilizzata come aggiornamento della versione e successive o come nuova installazione del prodotto. In caso di aggiornamento di una versione già presente, eseguire il salvataggio degli archivi prima di procedere con l'installazione del prodotto. CONTENUTO AGGIORNAMENTO Installazione Componenti 1 Aggiornamento componente di Firma Digitale 1 Conservazione Fatture Elettroniche verso la P.A. 2 Cosa cambia per le Pubbliche Amministrazioni 2 ARKmanager Azienda (SME) 3 Nuovi moduli 3 La "home page" di ARKmanager SME 3 Archiviazione Manuale 3 Modifica Documenti 4 Ricerca Documenti 6 Conservazione Sostitutiva della Fatturazione Elettronica 7 Gruppo/Modello/Sottomodello 7 Operatori 7 Profilo Operatori 7 ARKmanager (modalità STUDIO) 7 Implementazioni 7 ARKmanager Studio e Azienda (SME) 7 Modulo "Ciclo Attivo" 7 Aggiornamento documentazione 8 Help in linea e Guida all'uso 8 Risoluzione segnalazioni 8 ARKmanager STUDIO: Configurazioni in Locale e SAAS 8 Ricerca parcelle per cliente 8 Installazione Componenti Aggiornamento componente di Firma Digitale Da questo rilascio viene distribuito l'aggiornamento del Componente di Firma Digitale - vers. 4.10, necessario per ottimizzare il processo di firma massiva tramite l'utilizzo del software di Firma WKISign vers integrato in ARKmanager. Come procedere per installare Accedere alla funzione Componenti Firma Digitale presente nel menu Strumenti di ARKmanager: Cliccando su [Download] viene visualizzata la maschera per eseguire l'installazione: Cliccare su [Esegui] per consentire l installazione del componente.

2 La procedura, in tutte le operazioni che utilizzano il Componente di Firma, visualizza un messaggio di avvertenza: Cliccare su [Si] per consentire l interazione dell Activex: Cliccare su [OK] per scaricare l Activex della versione aggiornata. Il messaggio viene proposto quando la versione del Componente risulta disallineata rispetto alla versione depositata sul Server. Conservazione Fatture Elettroniche verso la P.A. Cosa cambia per le Pubbliche Amministrazioni A partire dal 6 giugno Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e dal 31 marzo 2015, tutte le altre pubbliche amministrazioni, potranno accettare fatture soltanto in formato elettronico e attraverso un Sistema di Interscambio realizzato da SOGEI (tutte le P.A. non potranno né accettare né procedere al pagamento, anche parziale, delle fatture emesse in forma cartacea). Le Fatture Elettroniche devono essere conservate in formato digitalle. interventi al software Rilascio delle procedure per la Conservazione Sostitutiva della Fatturazione Elettronica verso la PA. Con ARKmanager 7.10 è possibile archiviare le fatture tramite: Archiviazione diretta dai prodotti gestionali aziendali WKI (utilizzo di Webservices) Archiviazione manuale delle fatture Archiviazione Automatica (Importazione fatture con da file s2s.fcp generati da B.Point) Al termine dell'archiviazione delle fatture è possibile procedere alla Conservazione Sostitutiva secondo la normativa vigente. Con ARKmanager 7.10 è possibile conservare le fatture e le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio nel formato richiesto dalla normativa (XML,XML.p7m). Processo di Archiviazione e Conservazione documenti: Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 2 di 8

3 ARKmanager Azienda (SME) Nuovi moduli L'utilizzo del software ARKmanager SME è subordinato all'attivazione di moduli. Contattare il proprio rivenditore/agente di zona per ulteriori informazioni. Moduli attivabili: ARKmanager SME per la Conservazione Sostitutiva Prodotto abilitato alla gestione della Conservazione Sostitutiva. L'attivazione permette di Archiviare e Conservare sostitutivamente i documenti in locale. ARKmanager SME senza Conservazione Sostitutiva Prodotto abilitato all archiviazione documentale. L'attivazione permette solo di Archiviare i documenti. ARKmanager SME per la Conservazione Sostitutiva presso TERZI Prodotto abilitato alla gestione della Conservazione Sostitutiva presso InfoCert. L'attivazione permette di Archiviare ed inviare i documenti ad InfoCert per la Conservazione. In ARKmanager SME esiste un unico cliente che è l'azienda stessa (non sono presenti le sedi, i clienti e gli operatori con profilo [Superuser]. La "home page" di ARKmanager SME Con l'acquisizione di "Documenti Gestionale" nella home è possibile identificare le fatture dall'icona corrispondente: I Documenti Gestionale sono identificati dalle icone: Documento archiviato Ciclo attivo Documento archiviato Ciclo Passivo I documenti che prevedono ulteriori allegati sono identificati dall'icona: Documento archiviato con allegati Archiviazione Manuale In [Archiviazione Manuale] dopo la selezione dei criteri di classificazione Documenti Gestionale (Gruppo, Modello, Sottomodello) in base all'impostazione, vengono abilitati i campi corrispondenti. Nella sezione [Informazioni] è possibile inserire direttamente nella maschera il Cliente/Fornitore tramite l'utilizzo del pulsante : Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 3 di 8

4 Nella sezione [Informazioni] è possibile inserire tutte le informazioni necessarie alla registrazione dei Documenti Gestionale: Nella sezione [Files] viene richiesto di allegare la fattura. E' possibile archiviare documenti di qualsiasi formato (es. PDF, XML. P7m, RTF, ). Modifica Documenti Nella modifica del documento sono presenti i campi: Tipologia informazione riportata di default dalla procedura, non modificabile Identificativo documento numero progressivo assegnato in automatico dalla procedura Numero documento Data documento Anno documento Cliente/Fornitore variabile in funzione della tipologia di documento archiviato Descrizione Importo Numero protocollo Data protocollo Anno protocollo Gruppo Modello Sottomodello Argomento Con il pulsante è possibile aggiungere allegati al documento: Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 4 di 8

5 Per gli allegati aggiunti la procedura, in base al Gruppo/Modello/Sottomodello specificato, valorizza il codice corrispondente per la Classificazione Agenzia delle Entrate utile alla generazione del file Impronta. Sono riportati in elenco tutti gli allegati aggiunti al documento, cliccare sulla descrizione per visualizzare l'allegato in modifica: Dall'icona di eliminazione è possibile eliminare il documento allegato. I documenti allegati sono considerati a tutti gli effetti dei veri e propri documenti, con l'abilitazione dei relativi pulsanti. Storicizzando il documento padre vengono storicizzati tutti gli allegati presenti. La funzione di Firma e Marca deve essere eseguita per ogni documento allegato. Nella sezione [Preview] le fatture in formato XML sono proposte in formato leggibile: Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 5 di 8

6 Ricerca Documenti La ricerca è strutturata in modo da rendere facilmente rintracciabili i documenti archiviati. Se sono stati archiviati documenti con allegati, la maschera di ricerca dei documenti consente di visualizzare nell'esito della ricerca anche i documenti allegati tramite l'utilizzo del campo <Allegati>: Nell'esito della ricerca, per i Documenti Gestionale, sono state abilitate le icone di identificazione: Icona documento STANDARD Documento archiviato Ciclo attivo Documento archiviato Ciclo Passivo Icona documento FIRMATO Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 6 di 8

7 Icona documento FIRMATO e MARCATO Conservazione Sostitutiva della Fatturazione Elettronica ARKmanger SME è stato predisposto per la Conservazione Sostitutiva dei Documenti Gestionale. La Conservazione viene generata filtrando i documenti in base all'anno, alla tipologia di conservazione e all'opzione per includere o meno i documenti allegati. Le regole tecniche attualmente in vigore sono contenute nella Deliberazione CNIPA n.11/2004 e nel DPCM 30 gennaio Il processo di Conservazione deve chiudersi entro i termini previsti dalla normativa vigente, con l'apposizione della Firma Digitale a cura del Responsabile di Conservazione e della Marca Temporale all intero Volume. ARKmanager consente di eseguire il processo di Conservazione in locale (il responsabile della Conservazione è all'interno dello studio/azienda) o presso InfoCert (il responsabile della Conservazione è InfoCert). Gruppo/Modello/Sottomodello Sono visualizzabili solo le nuove classificazioni rilasciate da WKI per le tipologie Ciclo Attivo e Ciclo Passivo. Operatori ARKmanager SME prevede due tipi di profili: Sysadmin Profili di Amministratore Manager Profilo di Azienda Profilo Operatori Nella gestione Profili operatori è possibile associare l'operatore con profilo Manager a più Aziende. ARKmanager (modalità STUDIO) Implementazioni Archiviazione manuale - sezione [Informazioni] inseriti i campi mancanti (Numero Documento, Data, Anno - Numero Protocollo, Data e Anno). Archiviazione Automatica adeguata la funzione di importazione delle Fatture Elettroniche. Adeguati i webservices per l'integrazione di ARKmanager con i prodotti WKI. Modifica documenti inseriti i campi mancanti (Numero Documento, Data, Anno - Numero Protocollo, Data e Anno). Abilitata la gestione degli allegati. Ricerca Documenti adeguata la maschera con i campi mancanti (Numero Documento, Data, Anno - Numero Protocollo, Data e Anno). Gruppo/Modello/Sottomodello aggiornate le classificazioni rilasciate da WKI per le tipologie Ciclo Attivo e Ciclo Passivo. La gestione dell'archiviazione delle Fatture Elettroniche e la relativa Conservazione Sostitutiva sono uguali in entrambe le attivazioni ARKmanager Studi e in ARKmanager Aziende (SME). ARKmanager Studio e Azienda (SME) Modulo "Ciclo Attivo" Limitazioni di archiviazione dei soli documenti del modulo "CICLO ATTIVO": Blocco di creazione di Gruppi/Modelli/Sottomodelli Archiviazione per i soli documenti del ciclo attivo Ricerca documenti limitata solo alle classificazioni dei documenti del ciclo attivo Conservazione Sostitutiva solo presso InfoCert Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 7 di 8

8 Aggiornamento documentazione Help in linea e Guida all'uso ARKmanager Note utente La Guida all'uso, richiamabile dalla voce di menu help, è stata integrata con i dettagli delle nuove funzionalità rilasciate con questo aggiornamento. Dall'icona si possono consultare gli help in linea. Risoluzione segnalazioni ARKmanager STUDIO: Configurazioni in Locale e SAAS Ricerca parcelle per cliente Nella ricerca dei documenti indicando l'anno ed il cliente per il quale era stata archiviata la parcella, nell'esito della ricerca non veniva visualizzato nulla. Wolters Kluwer Italia Versione Pagina 8 di 8