CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

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2 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA I documenti contabili e fiscali rappresentano circa l 80% dei documenti prodotti da un azienda, dunque rappresentano anche il maggior costo di gestione documentale. Se l azienda può liberamente scegliere di gestire in modalità completamente elettronica la documentazione generica, i documento contabili e fiscali invece, per essere legalmente validi (opponibili ai terzi) richiedono maggiore attenzione. Ma la regola è semplice: se il documento elettronico viene trattato secondo le norme della conservazione sostitutiva a norma si può eliminare il cartaceo; la prassi informatica della conservazione sostitutiva a norma assicura insomma al documento elettronico il valore legale normalmente attribuito al cartaceo, che potrà dunque essere dematerializzato. La conservazione sostitutiva può essere effettuata per diverse tipologie di documenti aziendali: - Documenti fiscali obbligatori: fatture e note credito, libri contabili (registri IVA, libro giornale, registro cespiti, registro lettere d intento) - Documenti fiscali ausiliari: ordini, DDT, mastrini e schede contabili - Documenti del personale: libri paga, libri matricola, cedolini, CUD, rilevazione presenze - Documenti generici: contratti, corrispondenza,telegrammi, dichiarazioni, ecc. Il processo di Conservazione Sostitutiva disponibile in KNOS è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Il processo di conservazione è successivo a quello di archiviazione elettronica. KnoS trasferisce in Conservazione Sostitutiva i documenti archiviati mediante opportune procedure che verranno di seguito dettagliate. Successivamente archivia i file su supporto non riscrivibile oppure in una directory del file system. I documenti conservati in modo sostitutivo potranno essere richiamati e consultati in Knos, ma non più modificabili o cancellabili. Pag. 2

3 Il processo di conservazione sostitutiva Secondo i dettami della deliberazione CNIPA N.11 del 2004, il responsabile della conservazione comunica per via telematica all Agenzia delle Entrate l impronta dell archivio informatico (sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale) dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, nonchè la marca temporale. La comunicazione dell impronta dell archivio informatico contiene fra l altro: - I dati identificativi del del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della consevazione - L elenco dei documenti cui l impronta si riferisce - L indicazione del luogo in cui è conservata l evidenza informatica da cui è stata generata l impronta dell archivio - La marca temporale apposta all archivio La comunicazione verrà trasmessa tramite il servizio telematico Entratel o Fisconline entro il quarto mese successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi dell anno a cui si riferiscono i documenti da conservare. Pag. 3

4 Gli STEP da seguire saranno dunque i seguenti: 1. Archiviazione su KNOS dei documenti 2. Selezione delle pubblicazioni da inviare in Conservazione sostitutiva 3. Avvio del processo di Conservazione sostitutiva che si compone delle seguenti fasi: Il file contenente l archivio oggetto di conservazione sostitutiva viene firmato digitalmente; in questo modo si genera un un nuovo file con estensione.p7m Al file firmato viene applicata una funzione di Hash al fine di generare l impronta Al file firmato viene applicata la marca temporale Viene compilata la comunicazione in formato Xml inserendo negli appositi campi l impronta generata sul file e la marca temporale (il sistema effettuerà un controllo di corrispondenza dell impronta inserita nella comunicazione con quella presente nella marca temporale) 4. Invio a Entratel della comunicazione, previo controllo con l apposita procedura fornita dall Agenzia delle Entrate 5. Scrittura dei file archiviati su supporto non riscrivibile o su una specifica directory del file system 6. Da questo momento i documenti cartacei potranno essere dematerializzati Pag. 4

5 Fasi operative 1. Impostazione dei parametri di Conservazione Sostitutiva E possibile definire gli attributi di KnoS da utilizzare per i documenti soggetti a Conservazione Sostitutiva, sui quali è obbligatorio eseguire un controllo di consecutività di Esercizio, Data documento e Numero Documento (ad es. Fatture di Vendita e di Acquisto). Pag. 5

6 Vengono inoltre definiti i Tipi di file ammessi alla conservazione. Il programma predispone di default i file di tipo.pdf,.pdf firmati e.pdf firmati e marcati. 2. Utilizzo del programma client per la Conservazione Sostitutiva Pag. 6

7 Il client consente di gestire le fasi centrali della Conservazione: 1. Il file contenente l archivio oggetto di conservazione sostitutiva viene firmato digitalmente; in questo modo si genera un un nuovo file con estensione.p7m 2. Al file firmato viene applicata una funzione di Hash al fine di generare l impronta 3. Al file firmato viene applicata la marca temporale 4. Viene compilata la comunicazione in formato Xml inserendo negli appositi campi l impronta generata sul file e la marca temporale; la comunicazione verrà archiviata in una specifica directory dalla quale potrà essere prelevata per l invio con i programmi dell Agenzia delle Entrate. 3. Consultazione I documenti, che sono stati inviati in Conservazione Sostitutiva, sono identificati dal simbolo. Le pubblicazioni inviate in conservazione possono solo essere consultate. Pag. 7

8 Il progetto di conservazione sostitutiva L attivazione del modulo di Conservazione Sostitutiva di Knos comporta lo svolgimento di una serie di attività che vengono effettuate in collaborazione con il nostro personale: 1. Analisi delle tipologie di documenti da mandare in conservazione 2. Consulenza normativa sulle attività che il Responsabile della Conservazione deve svolgere e in particolare la redazione del Manuale della Conservazione Sostitutiva 3. Attività tecnica per l installazione del software e il collaudo delle procedure 4. Consegna dei certificati e delle marche temporali forniti dalle principali Certification Authority italiane: Telecom, Poste, Camere di commercio, ecc. Pag. 8