Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei

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1 Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei 6 Inquadramento generale La sostitutiva dei documenti cartacei (analogici) rilevanti ai fini tributari è regolata dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 23/01/2004, articolo 4, dettagliato dalla Circolare dell Agenzia delle Entrate numero 36/E del 6 dicembre Il processo prevede la scansione del documento, l inserimento in dell immagine acquisita e la possibilità di distruggere il di partenza solamente dopo la chiusura del lotto di UnaDoc, ovvero dopo che il Responsabile della Conservazione ha apposto la sua firma digitale e la marca temporale sul file di chiusura del lotto di. Anche in presenza della in UnaDoc, i processi di creazione dei documenti, di pagamento dei bolli e tutti gli altri adempimenti previsti dalla normativa tributaria non cambiano: quello che cambia è solamente la modalità di. È necessario avere una attenzione particolare ai documenti originali analogici unici, ovvero i documenti il cui contenuto non è ricostruibile attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la, anche da parte di terzi. Se il documento è unico, per la sua è necessario acquisire l attestazione di conformità da parte di un Pubblico Ufficiale (es. un Notaio). In tale caso, pertanto è conveniente mantenere il documento per evitare i costi dell attestazione.

2 Fattura Emessa cartacea 7 Emissione della fattura e stampa Scansione della fattura cartacea 1. Il cliente emette le fatture attive e le stampa su carta. 2. La fattura cartacea è scansionata. 4. La fattura è caricata in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, oppure spedendo insieme alle fatture anche l indice lotto è possibile distruggere il di Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 Circolare Agenzia Entrate numero 45/E del 19/10/2005 le fatture cartacee attive devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. se la fattura non contiene il valore da indicizzare (es. il codice fiscale o la P.IVA per le fatture estero), questo non va valorizzato. le fatture devono essere caricate nel sistema in ordine cronologico di numerazione, senza buchi di numerazione, e deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Imposta di bollo se le fatture presentano l imposta di bollo, questa è assolta in modalità tradizionale (con apposizione di vignetta adesiva o pagamento in modalità virtuale). La fattura è scansionata dopo l assolvimento del bollo Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili non sono conservabili in modalità sostitutiva le fatture attive considerate documenti doganali (es. modelli XAB)

3 Fattura Ricevuta cartacea 8 Ricezione Scansione della fattura cartacea 1. Il cliente riceve le fatture passive 2. La fattura cartacea è scansionata. 4. La fattura è caricata in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, oppure spedendo insieme alle fatture anche l indice lotto è possibile distruggere il di Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 Circolare Agenzia Entrate numero 45/E del 19/10/2005 le fatture cartacee attive devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. se la fattura non contiene il valore da indicizzare (es. il codice fiscale o la P.IVA per le fatture estero), questo non va valorizzato. le fatture devono essere caricate nel sistema in ordine cronologico di registrazione, senza buchi di numerazione, deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Fatture via mail le fatture ricevute via mail vanno stampate e ricondotte al flusso di sostitutiva Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili non sono conservabili in modalità sostitutiva le fatture attive considerate documenti doganali (es. modelli XAB) Originale unico la scheda carburante è un originale unico (serve la firma del Notaio)

4 Documento di Trasporto Emesso 9 Emissione del DDT e stampa Scansione del DDT 1. Il cliente emette i DDT attivi e li stampa su carta. 2. Il DDT è scansionato. 4. Il DDT è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, oppure spedendo insieme ai documenti anche l indice lotto è possibile distruggere il di il DDT deve essere indicizzato secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. se il documento non contiene il valore da indicizzare, questo non va valorizzato. i DDT devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico di numerazione, senza buchi di numerazione, deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili non sono conservabili in modalità sostitutiva i documenti doganali (es. modelli XAB) e le bolle doganali DDT con firma del trasportatore la norma non specifica se vadano conservati solo i DDT emessi o anche la copia di ritorno con la firma del trasportatore o del cliente. Per massima tutela, è opportuno conservare entrambe le copie (gli indici di ricerca saranno i medesimi)

5 Documento di Trasporto Ricevuto 10 Ricezione del DDT Scansione del DDT 1. Il cliente riceve il DDT di consegna della merce 2. Il DDT è scansionato. 4. Il DDT è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, oppure spedendo insieme ai documenti anche l indice lotto è possibile distruggere il di i DDT passivi devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. se il documento non contiene il valore da indicizzare, questo non va valorizzato. i DDT devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico. il cliente può scegliere la grandezza rispetto alla quale ordinare i documenti (ad esempio, l ordine di arrivo dei documenti) durante il caricamento, non ci devono essere buchi di numerazione (per quanto possibile) deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili non sono conservabili in modalità sostitutiva i documenti doganali (es. modelli XAB) e le bolle doganali

6 Modello F24 11 Generazione del modello Scansione del modello 1. Il cliente utilizza il modello F24 per il versamento delle proprie imposte 2. Il modello è scansionato. 4. Il modello è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, oppure spedendo insieme ai modelli anche l indice lotto è possibile distruggere il di i modelli devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. poiché il modello non contiene tutti queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma i documenti devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico, senza buchi di numerazione. deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) E-Banking se il pagamento delle imposte è effettuato via e-banking, il modello restituito dal sistema è comunque ed è quindi necessario procedere alla sua stampa, con successivo inserimento nel processo di sostitutiva.

7 Modelli UNICO, 730, 770 cartacei 12 Trasmissione del modello Scansione del modello 1. L intermediario provvede alla trasmissione delle dichiarazioni per conto dei contribuenti e stampa una copia di ogni modello trasmesso. 2. La copia del modello è scansionata. 4. Il modello è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, o spedendo insieme ai modelli anche l indice lotto è possibile distruggere il di Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/ Impronta UnaDoc consente all Agenzia di conservare sia la copia dei dichiarativi UNICO, 730 e 770 trasmessi dall intermediario, sia l eventuale copia cliente firmata dal cliente. Firma autografa del contribuente sulla copia intermediario non è necessario che il contribuente apponga la propria firma autografa sulle copie dei modelli che l intermediario deve conservare. È possibile quindi scansionare i modelli non firmati. Schede 8 e 5 e Modulo privacy devono essere scansionate anche le schede di scelta di destinazione dell 8 e del 5, nonché il consenso privacy in quanto elementi essenziali del modello. Questi documenti devono presentare la firma autografa del contribuente. Tipi modelli I n UnaDoc sono configurati tutti i sottotipi dei modelli 730, 770 (Ord e Sempl e Unico (PF, SP, SC, ENC), da utilizzare per il caricamento i modelli devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il modello non contiene tutti queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può essere decisa a piacere, senza termini ultimi di. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc)

8 Libro Giornale 13 Stampa del libro giornale e pagamento del bollo Scansione del libro giornale 1. L azienda provvede alla generazione del libro giornale, alla sua stampa e al pagamento del bollo secondo le modalità preferite. 2. Il libro giornale è scansionato. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, o spedendo insieme al libro anche l indice lotto è possibile distruggere il di articolo 2220 Codice Civile Dimensioni del libro in UnaDoc UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. le componenti di libro devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. se suddiviso in più parti, il libro giornale deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina, senza buchi di numerazione. Deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Imposta di bollo l imposta di bollo sul giornale è pagata come di consueto. Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può essere decisa a piacere, senza termini ultimi di chiusura della cons.. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili non è conservabile in modalità sostitutiva il libro giornale stampato su supporto preventivamente vidimato.

9 Libro degli Inventari 14 Stampa del libro degli inventari e pagamento del bollo Firma autografa dell imprenditore Scansione del documento e firma digitale di un Notaio 1. L azienda provvede alla generazione del libro degli inventari, alla sua stampa e al pagamento del bollo secondo le modalità preferite. 2. Il libro degli inventari è firmato con firma autografa dall imprenditore o legale rappresentante. 3. Il documento è scansionato. Sulla scansione è apposta la firma digitale di un Pubblico Ufficiale. 4. Il libro è caricato in UnaDoc secondo le procedure standard (automatiche o manuali) lotto è possibile distruggere il di articolo 2217 Codice Civile articolo 2220 Codice Civile Analogico originale unico il libro degli inventari è un documento analogico originale unico, ragion per cui un Pubblico Ufficiale deve attestare la conformità del processo di dematerializzazione. Dimensioni del libro in UnaDoc UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Firma autografa dell imprenditore il libro degli inventari deve presentare la firma autografa dell imprenditore ai sensi dell art 2217 del Codice Civile. e ordine cronologico senza soluzione di continuità si veda scheda precedente sul libro giornale Imposta di bollo l imposta di bollo sull inventario è pagata come di consueto. Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili non è conservabile in modalità sostitutiva il libro degli inventari stampato su supporto preventivamente vidimato.

10 Registro IVA Fatture Emesse 15 Stampa del registro Scansione del registro 1. L azienda provvede alla generazione del registro IVA e alla sua stampa. 2. Il registro è scansionato. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, o spedendo insieme ai registri anche l indice lotto è possibile distruggere il di articolo 2220 Codice Civile Dimensioni del libro in UnaDoc UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. le componenti di registro devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina, senza buchi di numerazione. deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc)

11 Registro IVA Fatture Ricevute 16 Stampa del registro Scansione del registro 1. L azienda provvede alla generazione del registro IVA e alla sua stampa. 2. Il registro è scansionato. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, o spedendo insieme ai registri anche l indice lotto è possibile distruggere il di articolo 2220 Codice Civile Dimensioni del libro in UnaDoc UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. le componenti di registro devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina, senza buchi di numerazione. deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc)

12 Libro Mastro 17 Stampa del libro Scansione del libro 1. L azienda provvede alla generazione del libro mastro e alla sua stampa. 2. Il libro è scansionato. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, o spedendo insieme a libro anche l indice lotto è possibile distruggere il di articolo 2220 Codice Civile Dimensioni del libro in UnaDoc UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. le componenti di libro mastro o libro cespiti devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. se suddiviso in più parti, il libro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione, di pagina, di mastrino, senza buchi di numerazione. deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc)

13 Registro dei Beni Ammortizzabili 18 Stampa del libro Scansione del libro 1. L azienda provvede alla generazione del registro e alla sua stampa. 2. Il resgitro è scansionato. 4. Il registro è caricato in UnaDoc utilizzando: compilazione dei campi di, o spedendo insieme a libro anche l indice lotto è possibile distruggere il di articolo 2220 Codice Civile Dimensioni del registro in UnaDoc UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. le componenti di registrodevono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione, di pagina, di mastrino, senza buchi di numerazione. deve essere scelta una unica modalità di dei documenti per l intero esercizio Termine di chiusura della essendo un documento, la cadenza di può ultimi di chiusura della. non è possibile distruggere il fino alla conclusione del processo di (chiusura del lotto UnaDoc)