LA VERIFICA FISCALE SUI DOCUMENTI INFORMATICI. 16 gennaio 2009

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1 LA VERIFICA FISCALE SUI DOCUMENTI INFORMATICI 16 gennaio 2009

2 Premessa La dematerializzazione dei documenti: esigenze comuni alle imprese e all Amministrazione Finanziaria; DM 23/01/2004; Delibera CNIPA (Centro nazionale per l informatica nella P.A.).) n. 11/2004; D.Lgs.. n. 82/2005 CAD,, Codice dell Amministrazione digitale (documento informatico e firme elettroniche).

3 Premessa Esempio di tenuta elettronica di documentazione: libro giornale, libro inventari; scritture ausiliarie, mastri e di magazzino; dichiarazioni fiscali, mod. F23 e F24; fatture e documenti di trasporto; ordini; libro soci, delle adunanze, delle obbligazioni; libro unico del lavoro (DL 112/2008)

4 Esibizione dei documenti (1) Un importante risultato, atteso per il futuro: la trasmissione telematica dei documenti all Amministrazione Finanziaria; Il documento conservato può essere esibito per via telematica (art. 6, comma 2, Delibera CNIPA); verifiche fiscali a a distanza.

5 I poteri di controllo Normativa di riferimento: art. 12 e 15 Statuto del Contribuente; artt.. 32 e 33 DPR 600/73; art. 52 DPR 633/72 l ispezione si estende a tutta la documentazione comunque accessibile tramite apparecchiature informatiche installate nei locali in cui l accesso l viene eseguito (D.Lgs.. 52/04); art. 39 DPR 633/72 il soggetto passivo assicura l accesso automatizzato all archivio archivio e che tutti i documenti e dati in esso contenuti siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico (D.Lgs. 52/04).

6 Il rifiuto di accesso ai dati informatici: I poteri di controllo rifiuto di comunicare la password d accesso d al sistema informatico (configura ipotesi di rifiuto di esibizione delle scritture contabili ex art. 52, comma 5, DPR 633/72); richiesta di autorizzazione al Procuratore della Repubblica. Conseguenze: non considerazione della documentazione a favore del contribuente e notizia di reato ex art. 10 D.Lgs. n. 74/00; accertamento induttivo

7 L esibizione dei documenti Redazione e conservazione dei documenti su supporto informatico: il documento informatico deve essere reso statico e non modificabile ; deve essere reso leggibile ; il responsabile della conservazione deve predisporre idonee funzioni di ricerca; richiesta alternativa al contribuente: conservazione sostitutiva anticipata o copia cartacea

8 Esempi di nuovi tipi di controlli: L esibizione dei documenti integrità dei dati conservati elettronicamente (verifica della firma digitale e della marca temporale); veridicità dell archivio messo a disposizione (riscontro dell impronta digitale dell archivio e dei singoli documenti); rispetto della tempistica nel processo di emissione, ricezione e registrazione delle fatture elettroniche; rispetto dei termini della conservazione (15 gg per le fatture; annuale per gli altri documenti).

9 L esibizione dei documenti Esempi di documentazione da esibire: manuale della conservazione sostitutiva; accordo col cliente o terzi per l emissione l di fatture elettroniche; comunicazioni all Agenzia delle Entrate (v. oltre).

10 L esibizione dei documenti Una nuova figura da individuare: il responsabile della conservazione (art. 5 Del. CNIPA) può essere una persona fisica o giuridica; in caso di mancata nomina, tale incarico s intende s attribuito al contribuente; è ammessa la nomina di più responsabili (Ris( Ris.. 03/10/2008); redige il manuale della conservazione sostitutiva ; gestisce i sistemi hardware e software; descrive i processi utilizzati; appone la sottoscrizione elettronica e la marca temporale sui documenti da sottoporre a conservazione; rende disponibili i documenti; effettua le copie di backup; adotta le misure necessarie al rispetto della sicurezza del sistema.

11 L esibizione dei documenti Criticità: : la correttezza della conservazione elettronica determina la validità del documento esibito il processo di conservazione elettronica si conclude con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale; la conservazione dei documenti informatici avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo (art. 3 DM 23/01/04).

12 Violazioni e sanzioni La conservazione sostitutiva della contabilità ci indica regole tali da garantirne l attendibilitl attendibilità,, l ordine l e la controllabilità da parte dell Amministrazione finanziaria: determinazione del reddito ex art. 39, comma 2, DPR 600/73: sottrazione all ispezione della contabilità; ; irregolarità gravi, numerose e ripetute; mancanza delle garanzie proprie di una contabilità sistematica ; sanzione amministrativa art. 9, commi 1/3, D.Lgs. 471/97, comminata a chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni i documenti previsti dalla normativa fiscale.

13 Violazioni e sanzioni Porre attenzione alle seguenti circostanze: assenza (o scadenza) di accordo per la fatturazione elettronica; valutazione della violazione dell art. 6 D.Lgs. 471/97 (mancata o tardiva emissione di fattura); violazioni commesse dal responsabile della conservazione: il contribuente continua a risponderne nei confronti dell Amministrazione Finanziaria (concorso di persone, ex art. 9 D. Lgs.. 472/97).

14 Le comunicazioni all Agenzia delle Entrate Comunicazioni da effettuare all Agenzia delle Entrate: a) comunicazione preventiva (prima dell avvio della conservazione sostitutiva), per il pagamento dell imposta di bollo sui documenti informatici art. 7, comma 1, DM 24/01/04-; ; deve essere effettuata dal contribuente, anche se la conservazione è affidata a terzi in outsourcing; b) comunicazione del luogo di conservazione delle scritture contabili -art. 35 DPR 633/72-: : se i documenti sono memorizzati sul server del responsabile della conservazione, tale soggetto assume la veste di depositario delle scritture; segue

15 Le comunicazioni all Agenzia delle Entrate Comunicazioni da effettuare all Agenzia delle Entrate: c) comunicazione del luogo di conservazione delle fatture elettroniche in un altro Stato con cui esista uno strumento giuridico di reciproca assistenza - quadro E mod. AA7, quadro F mod. AA9-; d) comunicazione preventiva per l emissione l delle fatture in un Paese col quale non esista strumento che discliplini la reciproca assistenza -art. DPR 633/72-: : cinque anni di attività e di regolarità à ; art. 21, comma 1, (da discliplinare) comunicazione di impronta, marca temporale e firma digitale, entro il mese successivo alla presentazione della dichiarazione -art. 5 DM 23/01/04 adempimento successivo. 5 DM 23/01/04-;

16 Le comunicazioni all Agenzia delle Entrate Distruzione dei documenti analogici obbligatori non sono previsti obblighi di comunicazione preventiva all A.E A.E.;.; è consentita dopo il completamento della procedura della conservazione digitale; si consiglia l annotazione l e la descrizione delle operazioni di macero sul manuale della conservazione sostitutiva.

17 Conclusioni Documenti informatici e controllo: Non adeguamento alla normativa ma grande opportunità à, comune ad Amministrazione e Imprese Grazie per l attenzionel