PER ENTRAMBE LE TIPOLOGIE

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1 PER ENTRAMBE LE TIPOLOGIE RESI LEGGIBILI NEL TEMPO IN ORDINE CRONOLOGICO NON CRITTOGRAFATI RICERCABILI OMOGENEITA PER PERIODO D IMPOSTA ESIBIZIONE & MEMORIZZAZIONE CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (prerogative) MANUALE DELLA CONSERVAZIONE ADEMPIMENTI TEMPORALI E COMUNICAZIONI CARATTERISTICHE DELLA SERVER FARM CREAZIONE COPIA BACK UP RIVERSAMENTO 24

2 Ma come si procede praticamente? 25

3 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTIINFORMATICI INFORMATICI (rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie) Il processo di conservazione di documenti digitali, anche informatici, avviene mediante memorizzazione i su supporti ottici e termina con l apposizione,sull insieme dei documenti,del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo (art. 3 Delib. CNIPA n. 42/2001) ApposizioneA i i della marca temporale sul documento o su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi da parte del responsabile della conservazione ex art. 5 Delib. CNIPA 42/2001) Apposizione della firma elettronica qualificata sul documento o su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi da parte del responsabile della conservazione ex art. 5 Delib. CNIPA 42/2001) 26

4 NEL CASO DELLE FATTURE Per fattura elettronica s'intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l'integrità dei dati contenuti e l'attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo. Più precisamente, l'emittente deve assicurare: l attestazione della data; l'autenticità dell'origine; l'integrità del contenuto. Tli Tali requisiti iitisono rispettivamente t garantiti: mediante l'apposizione su ciascuna fattura, ovvero sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica (...) 27

5 Il processo di conservazione delle fatture elettroniche ltt ih deve essere operato entro i quindici giorni dal ricevimento/ emissione delle stesse, così come previsto dall'articolo 3, comma 2, ultimo periodo del D.M.,. fermi restando i termini per l'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli articoli 23 e 25 del DPR n. 633 del Resta inteso che la conservazione può, a discrezione del contribuente, avere luogo anche ad intervalli più ravvicinati. L'obbligo di conservazione elettronica dei documenti informatici deve essere anticipato rispetto alla cadenza stabilita dalla norma, nell'ipotesi in cui siano in corso controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti (cfr successivo prg ). Nel caso in cui il servizio di gestione Documentale e di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti i ai finii dll delle disposizioni tributarie sia esternalizzato, èprevistoun ciclo di prelievo / riconsegna dei documenti per garantire l osservanza dei termini temporali stabiliti dalla legge (max 15 giorni) 28

6 Il responsabile della conservazione sostitutiva Attività previste dall art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 : a) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; b) Archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente adogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; 29

7 e) Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. È possibile esternalizzare la delega alla conservazione e la produzione del manuale della conservazione e nominare presso la Società esterna il Responsabile della Conservazione. Tramite l applicativo gestionale tutte le operazioni descritte sono a portata di click. La Server Farm deve rispondere ai requisiti tecnologici atti a garantire la sicurezza e la leggibilità nel tempo, ai sensi D.M. 23 gennaio

8 Il responsabile della conservazione sostitutiva Attività non previste dall art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 ma utili e necessarie Appone la propria firma digitale, a chiusura del processo di conservazione, sull insieme dei documenti ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti, così come richiesto dall art.3 secondo comma del Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 ; Inoltra all Agenzia delle entrate competente l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale, così come richiesto dall art. 5 primo comma del Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004; Definisce e documenta le procedure di sicurezza inerenti l operazione di associazione del riferimento temporale (data e ora) ad uno o più documenti informatici, così come richiesto dall art. 1 primo comma lettera p) del Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Predispone ed aggiorna, se previsto, il Manuale della conservazione sostitutiva ; 31

9 È presente qualora si dovessero verificare atti di ispezione e di controllo da parte del collegio sindacale o società di revisione, che ne richiedessero la sua presenza; È presente qualora si dovessero verificare accessi, ispezioni e verifiche da parte dell Amministrazione Finanziaria, che potrebbero richiedere che i documenti conservati siano resi disponibile su supporto cartaceo e informatico; Esibisce, quando richiesto, per via telematica all Amministrazione Finanziaria i documenti conservati; Predispone la modulistica necessaria al pagamento dell imposta di bollo,e la comunicazioni preventive e consuntive da presentare all Agenzia delle entrate competente. 32

10 LA SOLUZIONE PER LO STUDIO 33

11 Soluzione per lo studio commercialista 1 FASE DI INSERIMENTO DEI DOCUMENTI GESTIONALE DELLO STUDIO Dati idll dello STUDIO Cliente A Cliente B Cliente C NON sono richieste modifiche I N T E R F A C C I A ARCHIVIO ELETTRONICO Archivio dello STUDIO Cliente A Cliente B Cliente C 34

12 SCHEMA RIEPILOGATIVO L operatore lavora come sempre sul gestionale dello studio I documenti, convertiti in PDF, vengono memorizzati nella suite documentale Per poterli rendere facilmente ricercabili, si associa ad essi un set di chiavi di ricerca (data, importo, num, info anagrafiche, etc.) Registrazioni contabili Fatture Registri Libri Trasferimento PDF via FTP automatico in background Indicizzazione dei documenti Import automatico Inserimento manuale L archivio documentale è sempre aggiornato e pronto per la consultazione 35

13 2 FASE DI CONSULTAZIONE O Ricerca sul gestionale Ricerca sul documentale (GRATIS) In funzione dell esigenza l operatore richiama il documento ricerca l immagine ine PDF originale dal documentale, la invia o la stampa 36

14 3 FASE DI VERIFICA Può avvenire con TRE modalità differenti Sull archivio io presso la Società deputata alla conservazione Presso lo Studio, interrogando il documentale via web Sul supporto ottico che riporta l archivio documentale dello specifico Cliente dello Studio (estratto dal back up consegnato periodicamente allo Studio stesso) 37

15 Simulazione i per il libro giornale e scritture ausiliarie i 1 Gennaio Dicembre Marzo Aprile Ottobre 2007 Formazione del libro giornale e dei mastri contabili come Il bilancio viene L Assemblea Conservazione sostitutiva del Libro documenti informatici statici e non modificabili mediante comunicato al Ordinaria Giornale e dei Mastri Contabili apposizione di riferimento temporale e di firma elettronica Collegio approva il mediante apposizione della marca qualificata Sindacale dacae bilancio baco temporale e e della firma elettronica eetto qualificata da parte del Resp. Conserv. IMPRONTA ARCHIVIO INFORMATICO Produzione dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione (Libro giornale + ciclo attivo + ciclo passivo + libro inventari + mastri contabili + etc.. ) da inviare allagenzia all Agenzia delle Entrate con l apposizione di marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione "Le scritture contabili obbligatorie (...) devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'articolo 2220 del codice civile o da altre leggitib tributarie t i (...)" "Fino allo stesso termine di cui al precedente comma devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse" Le scritture ed i documenti conservati "sotto forma di registrazioni su supporti di immagini" devono essere, in qualsiasi momento, resi leggibilicon mezzi messi a disposizione dalsoggetto che utilizza gli stessi supporti di conservazione. Ex Art C.C. 38

16 FATTURAZIONE ELETTRONICA La ftt fattura formata con l ausilio di un sistema it informatico e poi semplicemente inviata via e mail al cliente è un documento analogico in quanto priva dei requisiti richiesti dall art. 3 del D.M. 23/01/04 (staticità e non modificabilità, firma digitale e riferimento temporale). In tal caso la fattura, in quanto analogica e non elettronica, dovrà essere obbligatoriamente stampata su carta sia dall emittente che dal destinatario (cliente) ai fini della conservazione. 39

17 Requisiti per la fatturazione elettronica Formazione del documento in formato elettronico Stipula di un contratto tra emittente e ricevente Firma e marca all emissione Conservazione sostitutiva della stessa entro 15 gg. max dalla data di emissione (v. schema seguente) 40

18 31 Ottobre 2 Novembre 4 Novembre Data di emissione della L operatore inizia la L operatore termina la tradizionale fattura compilazione e la creazione compilazione e la creazione cartacea. delle fatture sull ERP delle fatture, le verifica e le Tale data differisce dalla aziendale. conferma. data di emissione della fattura elettronica. 5 Novembre 6 Novembre 8 Novembre Il gestore documentale LMCDoc ha acquisito i dati dall'erp e ha archiviato le fatture in PDF. Nel gestore documentale LMCDoc, connessoall'erp,le fatture sono state marcate temporalmente e firmate elettronicamente dal Responsabile per la Conservazione Sostitutiva de La Magna Carta. Le fatture sono rese disponibili ai Clienti mediante invio di certificate con allegato PDF o inviando un semplice link al sito per il download. Questa è la data di emissione della fattura elettronica. 41

19 È POSSIBILE GESTIRE TUTTO IN OUTSOURCING? Sì, è possibile eseguire per conto dello studio o dell azienda tuttele operazioni previste dalla norma in merito a: Scansione del cartaceo Archiviazione dei documenti analogici/elettronici Conservazione sostitutiva Fatturazione elettronica (emissione delle fatture per conto del cliente e loro conservazione) 42

20 IL MIO ARCHIVIO DOVE VA A FINIRE? L archivio sarà gestito con le più moderne tecnologie per garantirne i requisiti di cui ai punti precedenti L accesso allo stesso sarà garantito tramite connessione sicura (web) con privilegi d accesso personalizzati e su copie ottiche di back up In caso di verifiche, la società che effettua la conservazione è legalmente responsabile 43

21 ADEMPIMENTI & CONTROLLI 44

22 Adempimenti Tipo di adempimento Come eseguirlo Termini Rif. normativo 1 Versamento imposta di bollo su fatture elettroniche attive senza Iva(euro 1,81) e su libro giornale o libro inventari informatici (euro 14,62 ogni registrazioni) Versamento tramite Mod. F23. Imposta di bollo su fatture attive senza iva (euro 1,81) e su libro giornale o libro inventari (euro 14,62 ogni registrazioni) Il versamento va eseguito prima di iniziare ad avvalersi della facoltà di conservare le fatture attive ed il libro giornale o libro degli inventari in modalità sostitutiva Art. 7 DMEF 23 gennaio Comunicazione preventiva all Agenzia delle Entrate contenente l indicazione del numero presuntivo di documenti informatici e scritture contabili che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno. 1-Nella comunicazione preventiva vanno indicati solo i documenti e registri che si intendono archiviare in modalità sostitutiva e che pagano l'imposta di bollo (libro giornale, libro inventari, fatture elettroniche attive senza Iva, etc ). Non vanno quindi indicati gli altri documenti e registri che sebbene conservati in modalità sostitutiva, non pagano l'imposta di bollo( mastri contabili, registri Iva, etc...) 2-Anche se non richiesto,è preferibile indicare i numeri di registrazioni per il libro giornale, da cui deriva la somma da versare con il mod.f233. La comunicazione va presentata prima di iniziare ad avvalersi della facoltà di conservare le fatture attive ed il libro giornale o libro degli inventari in modalità sostitutiva Art. 7 primo comma DMEF 23 gennaio Comunicazione da eseguirsi entro trenta giorni, indicando il luogo in cui sono tenuti e conservati i libri,i registri, le scritture e i documenti prescritti dal DPR 633/72 e da altre disposizioni fiscali. Utilizzando i modelli AA7/7 ( soggetti diversi dalle persone fisiche ) oppure AA9/7 (imprese individuali e lavoratori autonomi ) comunicare la variazione del luogo in cui sono tenuti e conservati i libri,i registri, le scritture e i documenti prescritti dal DPR 633/72 e da altre disposizioni. Il nuovo soggetto è, per esempio,. Entro trenta giorni dall inizio della conservazione sostitutiva tenuta presso La Magna Carta Srl Art. 35 terzo comma DPR 633/72 4 Comunicazione consuntiva all Agenzia delle Entrate contenente l indicazione del numero di documenti informatici e scritture contabili distinti per tipologia, formati nell anno precedente 45 1-Nella comunicazione consuntiva vanno indicati i documenti informatici distinti per tipologia, formati nell anno precedente che si sono archiviati in modalità sostitutiva e che pagano l'imposta di bollo :libro giornale, libro inventari, fatture elettroniche attive senza Iva, etc..) 2-L importo dell anno precedente è assunto come base provvisoria per la liquidazione dell anno in corso 3-Indicare gli estremi dell avvenuto pagamento del ModF23 saldo anno precedente (oppure eventuale richiesta di rimborso ovvero di compensazione ) e Mod.F23 acconto anno in corso. La comunicazione va presentata entro il 31 gennaio dell anno successivo Art. 7 secondo comma DMEF 23 gennaio 2004 Gli adempimenti possono essere assunti in delega da chi si occupa dell archiviazione

23 I controlli fiscali alle aziende che adottano la conservazione digitale della documentazione Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva: i dati identificativi del responsabile della conservazione e dell eventuale sostituto e delegati ; la tipologia dei documenti portati in conservazione (documenti diversi da quelli del settoredoganale, delle accise e delle imposte di consumo): fatture attive, fatture passive, DDT, libro giornale,eccetera; la modalità di conservazione sostitutiva adottata: conservazione sostitutiva di documenti analogici oppure di documenti informatici; la modalità di fatturazione adottata: fatturazione telematica oppure fatturazione elettronica; la tipologia dei supporti di memorizzazione utilizzati; la localizzazione geografica di parti del processo :localizzazione della conservazione dei supporti di memorizzazione, del dispositivo sicuro di firma digitale (smart card, token usb, HSM, etc.), della produzione dei supporti di memorizzazione (USB drive, DVD, etc.), della formazione del documento informatico i oggetto di conservazione sostitutiva, i dll della formazione dell impronta di hash, h dll della formazione del file PKCS#7, eccetera; la Certification Autorithy utilizzata nella firma digitale e marca temporale; la procedura di sicurezza inerente l operazione di associazione del riferimento temporale 46