LA SMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI

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Alice Colombo
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2 LA SMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI

3 CONSERVAZIONE ELETTRONICA: LA NORMATIVA Ai fini tributari, l emissione, la conservazione e l esibizione di documenti sotto forma di documenti informatici, nonché la conservazione digitale di documenti analogici, avvengono in applicazione delle disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 (sostituito dal DPCM 13/01/2004), e della deliberazione dell AIPA del 13 dicembre 2001, n. 42.

disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.

4 OBBLIGHI DA OSSERVARE PER I DOCUMENTI INFORMATICI Devono avere la forma di documenti statici non modificabili; Devono essere emessi, al fine di garantirne l attestazione della data, l autenticità e l integrità, con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; Devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; pertanto deve essere memorizzata anche la firma degli insiemi di documenti; Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; pertanto deve essere memorizzata anche la firma degli insiemi di documenti; Devono essere

5 OBBLIGHI DA OSSERVARE PER I DOCUMENTI INFORMATICI Devono essere resi leggibili e, a richiesta di chi effettua il controllo, disponibili su supporto cartaceo ed informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili; E possibile anche esibirli per via telematica, secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. Il processo di conservazione deve quindi avvenire attraverso le modalità di memorizzazione sopra indicate, deve terminare con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale da parte del responsabile della conservazione, e deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e annuale per le restanti tipologie di documenti.

6 LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: IL PROCESSO La conservazione digitale di documenti e scritture contabili dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine con le modalità precedentemente descritte per i documenti informatici. Il processo può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogiche, purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e vi sia soluzione di continuità per ogni periodo d imposta. Se applicato a documenti analogici originali, richiede l ulteriore apposizione del riferimento temporale e delle sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale. La distruzione di documenti analogici per i quali è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.

Il processo può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogiche, purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e vi sia soluzione di continuità per ogni

7 LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: I VANTAGGI Grazie al processo di archiviazione elettronica dei documenti è possibile ottenere numerosi vantaggi in diversi settori d interesse: - Abbattimento dei costi diretti - Abbattimento dei costi indiretti - Abbattimento dei tempi di gestione dei processi - Tempestività nella ricerca dei documenti archiviati - Sicurezza nel pieno ottemperamento delle disposizioni legislative correnti - Trasferimento a terzi delle responsabilità esecutive delle procedure tecniche richieste dal legislatore [nel caso di conservazione fiscale sostitutiva]

processi - Tempestività nella ricerca dei documenti archiviati - Sicurezza nel pieno ottemperamento delle disposizioni legislative correnti -

8 LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: IL PROCESSO Il software gestionale del Cliente genera le fatture I documenti sono ora archiviati a norma Il file di stampa elettronico viene trasmesso ai sistemi informativi di I documenti vengono convertiti in fatture elettroniche con firma digitale e riferimento temporale Spedizione delle fatture elettroniche tramite internet tramite PEC tramite carta (Poste, Postel, Koinè) tramite Fax

informativi di I documenti vengono convertiti in fatture elettroniche con firma digitale e riferimento

9 LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: LA PIATTAFORMA La nostra piattaforma che gestisce il processo di conservazione dei documenti offre diverse funzionalità: - Acquisizione di file di stampa emessi dal software gestionale del cliente - Archiviazione dei documenti acquisiti da spool - Gestione personalizzata dei documenti acqusiti - Archiviazione dei documenti acquisiti da spool - Valore legale e fiscale dei documenti archiviati e inviati - Firma digitale e cifratura

Archiviazione dei documenti acquisiti da spool - Gestione personalizzata dei documenti acqusiti - Archiviazione dei

10 LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: LA PIATTAFORMA La nostra piattaforma che gestisce il processo di conservazione dei documenti offre diverse funzionalità: - Definizione e temporizzazione dei processi - Memorizzazione su diverse architetture di database o supporti removibili - Accesso agli archivi tramite web-app dall interfaccia semplice e intuitiva - Ricerche immediate, potenti e flessibili - Integrazione con i canali modello Postel per l invio cartaceo dei documenti - Ottimizzazione degli invii [accorpamenti]

supporti removibili - Accesso agli archivi tramite web-app dall interfaccia semplice e intuitiva - Ricerche immediate, potenti

11 IL FRONT-END PER IL RECAPITO ELETTRONICO DEI DOCUMENTI AI PROPRI CLIENTI Il modulo che gestisce il recapito dei documenti archiviati e conservati consente diverse attività: - WebApp personalizzabile per la consultazione dei documenti - Adesione online al servizio, nel rispetto delle norme vigenti - Consultazione e download dei documenti disponibili - Avvisatura multicanale della disponibilità di nuovi documenti [via , sms] - Invio automatico di eventuali solleciti e comunicazioni - Inoltro documenti tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) - Monitoraggio delle attività di consultazione dei documenti da parte dei clienti

e download dei documenti disponibili - Avvisatura multicanale della disponibilità di nuovi documenti [via email, sms] - Invio automatico di eventuali

12 L OFFERTA DI ITACABLE DATA SYSTEM offre il servizio di conservazione elettronica fiscale con due diverse modalità: La soluzione in House, che prevede l acquisto di una licenza d uso che verrà installata sui sistemi resi disponibili dal Cliente, la consulenza per l installazione, la programmazione e il training per la messa in produzione del servizio. Tutta l attività e responsabilità operativa rimangono a carico del Cliente. La soluione in Global Outsourcing, che prevede la gestione globale dell intero processo prestata da. Attraverso la creazione di un collegamento adeguato, viene acquisito il flusso di documenti che verrà processato e archiviato nei tempi e nei modi previsti dalla legge. Tutta l attività e responsabilità operativa sono a carico di. Via G. Previati Milano Tel Web

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