FATTURAZIONE ELETTRONICA Domande Frequenti

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA Domande Frequenti

2 COS E LA FATTURAZIONE ELETTRONICA? E la trasmissione delle fatture e degli eventuali allegati di dettaglio a mezzo di sistemi informatici in luogo del tradizionale invio dei documenti cartacei. Può assumere due diverse forme: a) semplice invio telematico dei documenti in formato PDF; b) invio dei documenti con firma digitale in formato P7M, per i soli clienti che abbiano implementato il ciclo di conservazione sostitutiva della documentazione contabile e fiscale.

3 QUALI SONO I VANTAGGI CHE POSSO TRARRE DALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA? a) Riduce il tempo destinato all'archiviazione ed alle successive ricerche b) Elimina i ritardi ed i disguidi determinati dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere c) Elimina il tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse d) Riduce i costi per l archiviazione e la successiva distruzione dei documenti contabili e fiscali, qualora implementato il processo di conservazione sostitutiva del ciclo passivo.

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA E OBBLIGATORIA? Attualmente non esiste un obbligo di legge in tal senso; la Finanziaria 2008 lo ha previsto per i soli Enti della Pubblica Amministrazione a partire da una data da destinarsi, a tutt oggi non ufficialmente definita.

5 PER QUANTO TEMPO I DOCUMENTI SONO DISPONIBILI NELL AREA RISERVATA? I documenti resteranno online per un periodo non superiore a 120 giorni dalla data di pubblicazione, durante il quale sarà possibile effettuare un numero illimitato di download. Al termine dei 120 giorni, i documenti verranno rimossi dall area riservata; qualora necessario, puoi richiedere il reinserimento dei documenti rimossi all ufficio LeasePlan competente, così come già avviene adesso per i documenti in formato tradizionale.

6 POTRO VEDERE NELL AREA RISERVATA TUTTE LE FATTURE EMESSE A FAVORE DELLA MIA AZIENDA? La fatturazione elettronica decorre dalla data di adesione al servizio previa registrazione nell area riservata; non sarà possibile avere in formato elettronico (PDF o P7M) i documenti emessi prima di tale data, né le eventuali copie conformi dei medesimi, che continueranno ad essere fornite nel solo formato cartaceo.

7 COME POSSO ADERIRE AL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA? E necessario contattare il nostro Help Desk Tecnico, telefonando al numero e chiedere all operatore la user ID e la password personale e temporanea; in massimo 24h le credenziali per il primo accesso saranno inviate via . Con il primo accesso sarà necessario modificare la password temporanea fornita. QUALI SONO I RECAPITI PER CONTATTARE L HELP DESK TECNICO? Per ogni necessità o per assistenza rivolgiti al numero , disponibile tutti i giorni dal lunedì al venerdi dalle ore 09:00 alla 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00.

8 CAMBIANO LE MODALITA DI PAGAMENTO DELLA FATTURA ELETTRONICA? Le modalità di pagamento resteranno identiche, nel rispetto dell accordo contrattuale. COSA SUCCEDE SE NON EFFETTUO LA REGISTRAZIONE NELL AREA RISERVATA? Continuerai, come di consueto, a ricevere le fatture nel tradizionale formato cartaceo. COSA SUCCEDE SE NEGO IL CONSENSO AL SERVIZIO? Come per il caso precedente, continuerai a ricevere la fattura in formato cartaceo.

9 SE VOGLIO ADERIRE AL SERVIZIO DEVO OBBLIGATORIAMENTE FORNIRE IL CONSENSO? Certo, fino a quando non avrai espressamente fornito il consenso al servizio, non sarà possibile procedere con la fatturazione in formato elettronico. SE NEGO IL CONSENSO POSSO ADERIRE AL SERVIZIO IN UN SECONDO MOMENTO? Certo, la scelta può essere effettuata anche successivamente.

10 COSA DEVO FARE SE SI DOVESSERO PRESENTARE PROBLEMI RELATIVI ALLA FATTURAZIONE, UNA VOLTA ADERITO AL SERVIZIO? Per fornire la giusta assistenza necessaria è molto importante distinguere il tipo di assistenza richiesta: a) per problematiche di natura commerciale o amministrativa, rimangono validi i tuoi referenti abituali. b) per problemi di tipo informatico (impossibilità ad accedere al sito, smarrimento della password, difficoltà nella registrazione, problemi di visualizzazione o download dei documenti ecc.) potrai invece contattare l helpdesk tecnico al num

11 COSA SI INTENDE PER FIRMA DIGITALE E RIFERIMENTO TEMPORALE? Attraverso la firma digitale si attesta la volontà del titolare della chiave privata di sottoscrivere il documento informatico e di conseguenza di assumersi la piena responsabilità del suo contenuto. Tramite tale processo si attesta da una parte l'autenticità del mittente, dall'altra l'integrità del documento firmato e il cosiddetto principio del non ripudio che non permette di disconoscere quanto firmato. La firma digitale è cosa totalmente diversa dalla digitalizzazione o scansione della firma autografa, ovvero la trasposizione in immagine della propria firma autografa. Per riferimento temporale si intende quell'informazione associata ai documenti elettronici che ne attesta data e ora di creazione. Per lotti di documenti viene assegnato lo stesso riferimento temporale.

12 SE LA MIA AZIENDA NON HA IMPLEMENTATO LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL CICLO PASSIVO DEVE SOSTENERE COSTI PER USUFRUIRE DEL NUOVO METODO DI INVIO? La tua azienda non deve sostenere alcun costo d implementazione; è sufficiente avere la disponibilità di un collegamento Internet e di una stampante.

13 SE LA MIA AZIENDA NON HA ANCORA IMPLEMENTATO IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI RELATIVI AL CICLO PASSIVO POSSO UGUALMENTE ACCEDERE AL SERVIZIO? Certo, beneficiando di tutti i suoi vantaggi: a) riduzione del tempo destinato all'archiviazione ed alle successive ricerche b) eliminazione dei ritardi e dei disguidi determinati dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere c) eliminazione del tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse d) riduzione dei costi per l archiviazione e la successiva distruzione dei documenti contabili e fiscali, qualora implementato il processo di conservazione sostitutiva del ciclo passivo.

14 LA MIA AZIENDA NON HA ANCORA IMPLEMENTATO LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NEL CICLO PASSIVO; COSA DEVO FARE PER REPERIRE I MIEI DOCUMENTI? E sufficiente collegarsi al sito di solo al primo collegamento sarà necessario fornire alcune informazioni e personalizzare la password. Effettuato il login potrà accedere all area riservata, scaricare i documenti in formato PDF e salvarli nei propri sistemi per stamparli quando necessario.

15 LA MIA AZIENDA HA IMPLEMENTATO LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NEL CICLO PASSIVO; COSA DEVO FARE PER REPERIRE I MIEI DOCUMENTI? E sufficiente collegarsi al sito solo al primo collegamento sarà necessario fornire alcune informazioni e personalizzare la password. Effettuato il login potrà accedere all area riservata, scaricare i documenti in formato P7M e salvarli nel proprio sistema di conservazione sostitutiva, senza necessità di procedere a stampe o scannerizzazioni.

16 CON QUALE FREQUENZA LEASEPLAN PUBBLICA I DOCUMENTI FISCALI EMESSI? I documenti sono online nei cinque giorni successivi ad ogni decade del mese; ad esempio i documenti con data IVA dal 1 al 10 del mese saranno fruibili online entro il giorno 15. I documenti con data IVA dall 11 al 20 entro il giorno 25 etc.

17 ANCHE EVENTUALI ALLEGATI A SUPPORTO DELLA FATTURA SONO PUBBLICATI ONLINE? Certo, l allegato è parte integrante del documento; pertanto, anche eventuali allegati a supporto del documento sono pubblicati online. COSA DEVO FARE SE, TRASCORSI I 120 GIORNI DI PUBBLICAZIONE ONLINE, HO DIMENTICATO DI FARE IL DOWNLOAD DI UN DOCUMENTO? In questo caso, deve contattare l helpdesk tecnico per richiedere nuovamente la pubblicazione del documento non scaricato. Nelle 24h successive alla richiesta verrà pubblicato nuovamente online e sarà disponibile per il download per ulteriori 120 giorni.

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