Postedoc. PPT-Postedoc-CSN-05/2011. Conservazione sostitutiva a norma

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1 Postedoc PPT-Postedoc-CSN-05/2011 Conservazione sostitutiva a norma

2 Tradizione e innovazione si crea si firma si spedisce si archivia si conserva Ieri Oggi Documenti elettronici Firma digitale Posta Elettronica Certificata Gestione Documentale Conservazione a norma

3 La conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico. La normativa in materia di conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette a Pubblica Amministrazione e aziende di eliminare la carta risparmiando sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è sensibile soprattutto per le tipologie di documenti che, a norma di legge, devono essere conservati per più anni. «Risparmi da 2 a 80 euro a fattura e personale libero di svolgere altre mansioni. Investimenti in software e formazione per la conservazione vengono ammortizzati in uno/due anni.» (ItaliaOggi 7, 11 gennaio 2010) «Secondo un indagine del Politecnico di Milano se tutte le imprese italiane iniziassero ad utilizzare la pratica della conservazione sostitutiva, i benefici complessivi arriverebbero a 60 miliardi di euro l anno, pari a circa il 4% del Pil nazionale.» (ItaliaOggi 7, 11 gennaio 2010)

4 Il quadro normativo Regole Tecniche Definisce le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali [ ] Art. 4 - Conservazione sostitutiva di documenti analogici Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. Obblighi Fiscali Consente la conservazione sostitutiva su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali e civilistici.

5 Delega di conservazione Art. 5 - Responsabile della Conservazione Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate ( ) Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione

6 Delegare Postecom Postecom è un operatore affidabile e qualificato. Socio fondatore di Assocertificatori Certificatore per la Comunità Europea ( ) Iscritta all elenco del Consorzio CBI (Corporate Banking Interbancario) Postecom è membro del Consiglio Direttivo di Assinform, associazione nazionale delle principali aziende di Information & Communication Technology che operano in Italia, aderente a Confindustria. QUALITA 2003 Certificazione del Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001 per progettazione, sviluppo e mantenimento in esercizio dei servizi online nel campo della Messaggistica, dell Internet banking, della Firma Digitale,dell egovernment, dell ecommerce e delle Intranet aziendali. SICUREZZA 2004 Certificazione del Sistema di Gestione per la Sicurezza Informativa (ISMS) secondo lo standard BS :2002 per i servizi erogati dal sito Passaggio dalla BS :2002 allo standard ISO IEC FIRMA DIGITALE 2000 Iscrizione all elenco pubblico dei Certificatori di Firma Digitale tenuto da DigitPA (ex CNIPA) POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 2005 Iscrizione all elenco pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata tenuto da DigitPA (ex CNIPA)

7 Postedoc conservazione sostitutiva Postedoc è il servizio di conservazione sostitutiva a norma che permette di conservare qualsiasi tipo di documento informatico, sia esso nativo o scansione di un documento cartaceo, nel rispetto della normativa vigente e in totale sicurezza. Il servizio è fornito in totale outsourcing. La delega a Postecom solleva il cliente da oneri quali Postedoc garantisce rispetto di specifiche scadenze Pieno valore legale ai documenti grazie a firma digitale del Responsabile della Conservazione e marca temporale garanzia di integrità, leggibilità e accessibilità per tutto il tempo previsto dalla normativa di riferimento. accesso ai documenti sempre disponibile esibizione dei documenti opponibile a terzi. gestione della sicurezza fisica e informatica del sistema di archiviazione

8 Documenti da conservare con Postedoc Fatture Attive Fatture Passive DDT Bollettini Postali Registro IVA acquisti Schede contabili di magazzino Registro IVA fatture emesse Libro Giornale Libro Mastro Libro Cespiti Modello F24 Modello Unico Modello 730 Modello 770 Cedolini Stipendi Libro Unico del Lavoro Referti clinici e diagnostici Cartella Clinica Delibere, Determine, Protocollo Ricevute PEC Pratiche Altri documenti che il cliente desidera conservare

9 Vantaggi Risparmio eliminazione dell archivio cartaceo e tagli dei costi di mantenimento e di gestione degli archivi fisici; annullamento delle difficoltà di reperimento di informazioni dai diversi archivi Efficienza diminuzione della dispersione delle risorse interne su processi non strategici per l azienda, aumento della produttività del personale grazie all impiego delle risorse in altre attività e riduzione dei tempi d attesa per la gestione dei pagamenti Sicurezza adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy Valore legale risoluzione delle problematiche di contenzioso e libertà di azione, con la Delega a Postecom come Responsabile della Conservazione Facilità di utilizzo miglioramento dell'efficacia nella gestione delle informazioni grazie ad accessibilità al sistema semplice e veloce (via WEB) Nessun intervento invasivo sul sistema informativo del cliente

10 Come funziona L accesso al servizio avviene tramite web https o web service in caso di integrazione con i servizi ERP in uso presso il cliente. I documenti da conservare, opportunamente strutturati in lotti, sono trasmessi al sistema tramite web o web service. I lotti vengono sottoposti al processo di conservazione tramite apposizione della marca temporale e della firma digitale e memorizzati su più sistemi al fine di assicurare un corretto backup e disaster recovery. Il servizio prevede: il processo di generazione dei documenti da parte del Cliente. I documenti possono essere firmati digitalmente (singolarmente o a lotti) prima di essere inviati a Postecom. l invio dei lotti di documenti al sistema di conservazione sostitutiva tramite interfaccia web o web service l esecuzione del processo di archiviazione e indicizzazione; l esecuzione del processo di conservazione sostitutiva, con la firma digitale del Responsabile della Conservazione e l apposizione della marca temporale.

11 Accesso via web Attraverso l accesso al portale protetto Postedoc è possibile inviare direttamente in conservazione i documenti (singoli o a lotti) eseguendo i seguenti semplici passi: Inserire gli attributi di ciascun documento Allegare i documenti (in qualsiasi formato) Chiudere il lotto di documenti e avviarlo al processo di conservazione. Tutte le procedure necessarie per garantire legalità e sicurezza al processo di conservazione vengono automaticamente assicurate durante il processo di upload. Il richiamo del documento, in fase di consultazione, avviene sempre attraverso l accesso al portale, in maniera semplice ed immediata.

12 Il processo di conservazione Poste Italiane ESIBIZIONE Cliente ERP Cliente FD Postecom Marca Temporale Dematerializzazione Disaster Recovery Lotto di documenti INVIO WEB o Web Service Supporti probatori Postedoc conservazione sostitutiva

13 Postedoc: offerta Il servizio, proposto in completo outsourcing, è modulabile in base alle necessità del cliente grazie alla possibilità di integrare l Offerta Base con i servizi opzionali: Offerta Base Storage iniziale con possibilità di acquisto di nuovi pacchetti Figura del responsabile della conservazione Accesso tramite username e password sia via web che tramite web service Recupero in tempo reale del documento conservato con evidenza dei dati di conservazione Eventuali interventi di manutenzione evolutiva Servizi opzionali Periodo di conservazione configurabile Consulenza professionale per l integrazione con servizi ERP Formazione degli operatori

14 Info e contatti web commerciale@postecom.it