ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

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Tommasina Scognamiglio
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1 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

2 Value proposition La gestione dei documenti cartacei è oggi gravemente compromessa: l accesso ai documenti e lo spazio fisico per la conservazione, cioè le key feature, sono messi in crisi dai volumi attuali creando sacche di inefficienza e di costi molto ampie. Il passaggio da un sistema cartaceo a uno elettronico, anzi in ASP, non solo garantisce una ricerca rapida dei documenti ma diminuisce drasticamente i problemi logistici e soprattutto, grazie alle opportunità di Internet, permette l accesso sempre e ovunque. Archiviazione Documentale Pagina 2/13

Il passaggio da un sistema cartaceo a uno elettronico, anzi in ASP, non solo garantisce una ricerca rapida dei documenti ma diminuisce

3 Descrizione del servizio La soluzione rappresenta un efficace sistema elettronico di catalogazione, archiviazione, ricerca e consultazione dei documenti: eliminando così il problema carta inteso sia come ingombro fisico sia come difficoltà di consultazione. Il documento cartaceo, dopo la necessaria fase di scansione, viene quindi conservato in formato digitale e reso disponibile della rete aziendale, cioè da ogni postazione utente e in qualsiasi momento con la sicurezza garantita L opzione Internet, cioè la possibilità di accedere ai docum enti archiviati da ogni dove e in qualsiasi momento, permette la suddivisione tra diversi utenti delle diverse fasi della gestione rendendo più efficienti gli attuali processi: ad esempio l archivio elettronico può essere alimentato dall agente sul territorio piuttosto che dal cliente o dal fornitore stesso. Inoltre permette l accessibilità all archivio dall esterno e quindi, ad esempio, rendere i documenti disponibili via Internet ai propri clienti/fornitori anziché inviarli o, di contro, conservarli per conto terzi. Il servizio prevede anche la soluzione in outsourcing per cui viene affidata a Alberti srl l attività di scansione, catalogazione e archiviazione dei documenti ed eventualmente anche l archiviazione fisica dei documenti stessi eliminando perciò la carta dagli uffici. Archiviazione Documentale Pagina 3/13

Il documento cartaceo, dopo la necessaria fase di scansione, viene quindi conservato in formato digitale e reso disponibile della rete aziendale, cioè da ogni postazione utente e in qualsiasi momento

4 Cosa è E un servizio che consente di gestire in modo semplice ed intuitivo qualsiasi tipologia di documento, da qualunque fonte essa provenga. Attraverso l utilizzo dei servizi si può: Gestire la corrispondenza dell azienda e dei clienti, indipendentemente dai supporti e dai dispositivi impiegati Archiviare e registrare i documenti ed i messaggi ricevuti e trasmessi tra l azienda e i clienti, partner, fornitori e collaboratori. Il servizio può essere erogato anche in modalità ASP dai Data center Alberti ed è accessibile tramite Internet ed in futuro tramite le reti wireless GSM e GPRS. I vantaggi competitivi della soluzione ASP Gestione applicativo da remoto: Suddivisone delle diverse fasi a utenti diversi e da diversi sedi Accessibilità al sistema da ogni postazione utente e in ogni momento Personalizzazione La soluzione documentale è personalizzabile Valorizzazione degli investimenti Soluzioni applicative sempre aggiornate Gestite in ambiente protetto (Datacenter - Nel caso della soluzione internet) Archiviazione Documentale Pagina 4/13

messaggi ricevuti e trasmessi tra l azienda e i clienti, partner, fornitori e collaboratori.

5 Le principali caratteristiche del servizio Il servizio consente: all utente finale di inviare la propria documentazione mediante i più diversi mezzi di comunicazione: PC, Fax, telefono, PDA avere la massima flessibilità nella gestione delle informazioni di varie tipologie e formati (immagini, documenti, files ) avere la completa disponibilità della documentazione da tutte le postazioni utenti connesse alla rete aziendale avere la garanzia dell inalterabilità e della sicurezza dei dati con le tecnologie allo stato dell arte (per esempio la firma digitale) registrare le attività e protocollare i documenti in entrata e uscita assegnare diversi tipi privilegi per l accesso ai documenti aziendali in base alle persone, ai gruppi ed alla tipologia degli utenti gestire ed utilizzare archivi sia ad uso aziendale, sia aperti ad utenti esterni (Nel caso della soluzione internet) accedere ai servizi di back office per la gestione in/outbound della posta aziendale, della stampa, della postalizzazione (Nel caso della soluzione internet) l affidabilità dei Servizi erogati con l utilizzo di Accesso ai servizi tramite UserId e password Archivi gestiti da Data base ad alta affidabilità e con separazione delle strutture logiche tra diversi utilizzatori Datacenter che garantiscono protezione fisica da accessi indesiderati, ridondanza delle funzionalità (server, database, comunicazione, degli impianti e back-up) Protocolli di comunicazione sicuri (https) Archiviazione Documentale Pagina 5/13

connesse alla rete aziendale avere la garanzia dell inalterabilità e della sicurezza dei dati con le tecnologie allo stato dell arte (per esempio la firma digitale) registrare le attività e

6 Servizi aggiuntivi Attività progettuali per l integrazione con portali ed altri sistemi già presenti in azienda Accesso ai servizi per la gestione di consistenti volumi di documenti (servizi di back office): Digitalizzazione tramite scansione Classificazione e catalogazione nelle opportune cartelle elettroniche Produzione di CD-ROM per la costituzione dell archivio storico elettronico Archiviazione dei documenti cartacei presso magazzini attrezzati secondo le più recenti normative in materia Spedizione massiva di documenti come allegati di posta elettronica Archiviazione Documentale Pagina 6/13

elettroniche Produzione di CD-ROM per la costituzione dell archivio storico elettronico Archiviazione dei documenti cartacei presso magazzini

7 Pagina web per l indicizzazione del documento da archiviare Archiviazione Documentale Pagina 7/13

8 Pagina web con il risultato di ricerca del documento da consultare Archiviazione Documentale Pagina 8/13

9 Pagina web per la consultazione del documento ricercato Archiviazione Documentale Pagina 9/13

10 Pagina web per l invio diretto via del documento ricercato Archiviazione Documentale Pagina 10/13

11 Pagina web per il caricamento manuale del documento da archiviare Archiviazione Documentale Pagina 11/13

12 Target di riferimento Il servizio è vantaggioso per tutte le aziende che necessitano di articolate funzionalità di classificazione e distribuzione di documenti. In particolare si segnala il segmento dei Commercialisti che possono con questa soluzione evitare di archiviare presso i propri uffici i documenti dei clienti e al contempo rendere efficiente il processo di ricerca e consultazione, nonché fornire ai propri clienti un servizio di archiviazione fisica poi curata da Alberti. Molto rilevanti sono le aziende della distribuzione: i dati conservati nel sistema gestionale descrivono infatti solo la parte numerica, ma in molti casi è invece necessario accedere al documento originale. Significative anche le imprese multisede o quelle dotate di più punti vendita Archiviazione Documentale Pagina 12/13

processo di ricerca e consultazione, nonché fornire ai propri clienti un servizio di archiviazione fisica poi curata da Alberti.

13 Analisi della concorrenza L offerta sofware di DM disponile sul mercato oggi è poco attrattiva per la domanda. In modalità tradizionale qualsiasi applicativo, di fascia alta o bassa, non elimina le criticità ma anzi duplica l attività recando maggior oneri organizzativi e soprattutto richiedano investimenti hardware elevati. In modalità ASP esistono applicativi solo per la fascia molto alta del mercato con realizzazione su progetto Archiviazione Documentale Pagina 13/13

attività recando maggior oneri organizzativi e soprattutto richiedano investimenti hardware elevati.

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