Scenario: bisogni aziendali

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2 Scenario: bisogni aziendali Per gestire i propri processi le aziende, indipendentemente dal settore di riferimento, producono documentazione eterogenea, che spesso è causa di inefficienze e disorganizzazione. I processi che gravitano attorno alla documentazione nascondono un costo di gestione troppo spesso sottovalutato.

3 La soluzione L automazione dei processi connessi ai documenti rappresenta un punto di svolta per recuperare efficienza e costi spesso non considerati

4 I processi coinvolti MEMORIZZAZIONE Trasposizione attraverso un idoneo supporto di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Archiviazionee catalogazione di documenti informatici, anche sottoscritti CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Conservazione di documenti informatici ottenuta mediante la sottoscrizione con Firma Digitale e Marca Temporale

5 Processi complementari Document Management System Conservazione sostitutiva Processo organizzativo mediante il quale è possibile recuperare efficienzanell archiviazione, organizzazione e reperimento dei documenti Grazie alla firma digitale ed alla marca temporale, permette di tenere la documentazione aziendale nel solo formato digitale, evitando la produzione di carta

6 Due soluzioni distinte Document management system Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva NON E DOCUMENT MANAGEMENT

7 SOStitutiva o Infinity DMS? Finalità del cliente Conservazione sostitutiva degli archivi fiscali rilevanti ai fini tributari Eliminazione della carta mantenendo la validità legale dei documenti conservati Apposizione Firma digitale e Marca Temporale Controllo processi (approvazioni, verifica) Gestione documentale Gesione delle versioni del documento Check-in/out Gestione di progetti di archiviazione documentale

8 ROI Una ricerca del Politecnico di Milanostima che anche per aziende con limitate attività amministrative Il ritorno sugli investimenti (ROI) avviene in MENO DI 12 MESI Scenario di riferimento Azienda con limitate attività amministrative (5.000 doc) Azienda con medie attività amministrative ( doc) Azienda con elevate attività amministrative ( doc) Conservazione del passivo Conservazione attivo Fatturazione elettronica 3,4 0,9 0,1 0,9 0,2 0,0 1,0 0,7 0,6

9 Firma Digitale Cos è la firma digitale?

10 Firma Digitale: cos è La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetrichea coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta edi verificare la provenienza e l integrità di un documento informaticoo di un insieme di documenti informatici.

11 La Firma Digitale La firma digitale rende manifesta e garantisce:

12 Apposizione della Firma Digitale 1 Tecnicamente l apposizione della firma digitale avviene in 2 fasi Nella prima fase il file da firmare viene elaborato secondo un preciso processo che da luogo ad una sequenza detta: impronta, che consente diidentificare univocamente il file. Ad esempio, l impronta che si ottiene dalla frase questo è un messaggio di prova è la seguente: 236e948abf a802fbac415069baaa836 Aggiungendo al termine della frase precedente un semplice comando a capo, l impronta che si ottiene è: 179e4859d515636ef98ad473f7cb9caa5970a522 2 Nella seconda fase si ha la generazione della firma digitale, mediante cifratura dell impronta. La firma digitale viene posta in calce al documento, formando un unicofile con estensione.p7m

13 Strumenti per La Firma Digitale Smart Card Business Key H.S.M.

14 Riferimento temporale Lettera p) dell articolo 1 del Decreto 23/1/2004 Il riferimento temporaleè l informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici, attestando quindi la data e l ora a partire dalla quale un documento si considera formato. Riferimento temporale Èl'informazioneche attribuisce al documento la data e l'ora. A più documenti può essere applicato il medesimo riferimento temporale. Chiude il processo di formazione del documento Può essere autoprodotto Non è opponibile a terzi

15 Marca temporale È l evidenzainformaticache consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Si acquista da un ente certificatore (es: Infocamere) Associa al documento data e ora certe È opponibile a terzi Marca temporale E associata alla Firma Digitale per estenderne temporalmente la validità giuridica (art. 52 DPCM 13/1/2004) Validazione temporale

16 Step normativi conservazione STEP 1 Creazione del documento informatico apposizione firma digitale e riferimento temporale STEP 2 Chiusura processo di conservazione apposizione firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale al lotto di documenti informatici

17 Il processo di conservazione STEP 1 Documento elettronico (Pdf/A) Firma Digitale Riferimento Temporale Documento informatico

18 Il processo di conservazione STEP 2 Lotto Documenti Informatici Firma Digitale resp. conservazione Marca Temporale Conservazione a norma

19 Processo di conservazione Formazione del documento Emissione del documento Memorizzazione Conservazione Comunicazione all A.E. documenti statici non modificabili Cliente apposizione del riferimento temporalee della sottoscrizione elettronica sottoscrizione memorizzazione elettronica su qualsiasi conservazione e Zucchetti supporto di cui sia garantita la l'apposizione della marca temporale leggibilità nel tempo,purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuitàper ciascun periodo d'imposta SOStitutivacon termina la responsabilità di e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture elettroniche e almeno annuale per i restanti entro i termini stabiliti trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione documenti

20 Processo di conservazione FORMAZIONE DOCUMENTO Ciclo attivo Fatt. vendita n. 1 Fatt. vendita n. 2 Fatt. vendita n. Ciclo passivo Fatt. acquisto n. 1 Fatt. acquisto n.2 Fatt. acquisto n. Libro giornale Periodo n. 1 Periodo n. 2 Periodo n. RT + FD Hash Hash Hash RT + FD Hash Hash Hash RT + FD Hash Hash Hash PROCESSO DI CONSERVAZIONE Super impronta di I livello (dal 1 al 10 genn.) Super impronta di I livello (dal 11 al 20 genn.) Super impronta di I livello (dal 1 al 10 genn.) Super impronta di I livello (dal 11 al 20 genn.) Super impronta di I livello (anno...) MT + FD MT + FD MT + FD MT + FD MT + FD Super impronta di II livello (somma I livello) Super impronta di II livello (somma I livello) MT + FD Super impronta di III livello Libro inventari Hash MT + FD

21 Progetto di conservazione Cosa significa implementare un progetto di Conservazione Sostitutiva? Progettareil processo tecnico-organizzativo di conservazione Acquisire gli strumenti tecnici adeguati Digitalizzare i documenti Effettuare la conversione informatica Implementare il processo di conservazione sostitutiva Esibire i documenti agli organi preposti Integrare con i gestionali e gli altri software aziendali

22 Ambiti applicativi Dematerializzazione di qualunque documento che debba essere stampato ai soli fini della conservazione fiscale/tributaria Fatture Libri Contabili Partitari Registro IVA Libro Unico del Lavoro

23 Quale SOStitutiva? SOStitutivaIn Licenza soluzione installata presso il cliente SOStitutiva Servizio (SaaS) soluzione erogata dal Data Center: servizio SENZA responsabilità servizio CON responsabilità (Outsourcing)

24 Il Responsabile della Conservazione Il cliente é il responsabile della conservazione SOStitutiva In Licenza SOStitutivaservizio (SaaS) senza responsabilità Il cliente NON è il responsabile della conservazione SOStitutivaservizio (SaaS) con responsabilità (Outsourcing)

25 Libro unico del lavoro Libro Unico del Lavoro SOStitutiva In Licenza SOStitutiva Responsabile: Azienda o Consulente del lavoro o Associazione di categoria Servizio (SaaS) senza responsabilità

26 LUL: quale soluzione? SLA Invio del LUL in conservazione 2 giorni prima della scadenza del termine per la chiusura del processo Che tipo di soluzione vendere? se il cliente NONèingradodichiudere l elaborazione entro lo SLA se il cliente èingradodichiudere l elaborazione entro lo SLA SOStitutiva In Licenza SOStitutiva servizio SaaS senza responsabilità

27 Come scegliere la soluzione? Analisi delle esigenze Disponibilità delle risorse Professionalità Tempi di implementazione Modalità di implementazione IMPRESE E PROFESSIONISTI UMANE TECNICHE FINANZIARIE DEI SOGGETTI COINVOLTI ESIGENZE LOGISTICHE E FUNZIONALI SCELTA DI GESTIONE DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE IN LICENZA OUTSOURCING

28 Soluzione in Licenza: quando? Se il cliente vuole: Acquistare il software Essere il responsabile della conservazione Governare i processi di conservazione Dati/Documenti residenti presso la propria azienda/sede 28

29 Servizio in Outsourcing: quando? Se il cliente vuole: Dilazione dell investimento Attribuire al fornitore il ruolo di responsabile della conservazione, liberandosi da responsabilità e relativi oneri organizzativi Delegare al fornitore l adeguamento: tecnologico normativo 29

30 Vantaggi (1) Riduzione dei costi per: stampa copie cartacee ricerca documenti smarrimenti mantenimento archivi cartacei movimentazione e accesso ai documenti accesso condiviso da parte delle diverse aree aziendali

31 Vantaggi (2) Miglioramento dell immagine in termini di: Efficienza Modernità Rapidità Disponibilità Organizzazione Riduzionedel rischio di perdita dei documenti

32 Riduzione dei rischi Eliminazione del rischio di danneggiamento della carta a causa di calamità o incidenti Eliminazione del rischio di alterazione dolosa dei documenti cartacei Possibilità di demandare a terzi il servizio di conservazione documentale, delegando la responsabilità in outsourcing

33 Mercato potenziale TARGET Mercati: Commercialisti Associazioni Imprese Assicurazioni Banche La soluzione è integrabile con soluzioni NON Zucchetti!!!!

34 3 tipologie di offerta SaaS con responsabilità SaaS senza responsabilità In licenza N.B.Per la classe documentale LUL si può vendere la soluzione Saas senza responsabilità o in Licenza (normativa RDC)

35 Manuale della conservazione Il responsabile della conservazione, in base alla normativa vigente, è tenuto a redigere e gestire il manuale della conservazione sostitutiva Descrive competenze, compiti, responsabilità Descrive il processo nei suoi aspetti operativi

36 Hardware Security Module Consente di applicare la Firma Digitale da remoto E in grado di ospitare certificati di firma per sèe per i propri clienti Server installato presso il Data Center Zucchetti

37 HSM: punti di forza Consentedi firmare i documenti senza l utilizzo della smart card in locale Evitablocchi alle procedure di conservazione in assenza del soggetto incaricato I certificati di firma sono conservati all interno del Data Center Zucchetti Garantisce il regolare svolgimentodei processi normativi Non richiede l acquisto di apparecchiature Hardware Semplifica i processi in carico al cliente

38 HSM: modalità di utilizzo Formazione dei documenti informatici: Firma Digitale Riferimento Temporale Chiusura del processo di conservazione Firma Digitale dei Lotti Marca Temporale dei Lotti

39 HSM: vantaggi Evita l installazione del dispositivo di firma sulle postazioni locali Permette di abilitare più postazioni di invio dei documenti in conservazione

40 I vantaggi della tecnologia Infinity Project Soluzione Web 2.0 Soluzione unica in tecnologia Infinity sia per l erogazione come servizio SaaS sia come prodotto in licenza d uso Integrazione con Infinity Project Facilità di utilizzo per l utente grazie ai menu intuitivi Possibilità di acquisire i documenti cartacei tramite scanner

41 Integrazioni con soluzioni Zucchetti SOStitutiva Infinity è attualmente integrata con: Paghe Zucchetti Omnia Web Commercialisti Omnia(modulo Spool) O2P Ago Aziende Ad Hoc G1 G2

42 Integrazioni SOStitutiva Infinity è sempre integrabile con qualsiasi soluzione gestionale. può essere un veicolo per entrare nel mercato della concorrenza

43 Modalità integrazione SOStitutiva Infinity è integrabile anche con soluzioni NON Zucchetti mediante: Applicativo SOSInvio (client di firma ed invio documenti) WebServices (connettori per l integrazione di soluzioni software)

44 Il sito Internet

45 La pubblicità

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