Docsweb Digital Sign: la Firma Grafometrica

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1 Docswebwhitepaper Docsweb Digital Sign: la Firma Grafometrica 1 Premessa 2 A cosa serve 3 Vantaggi 4 La procedura 5 Come funziona 6 Ambiti applicativi 7 Riferimenti Normativi

2 1Docsweb Digital Sign Premessa La dematerializzazione dei flussi documentali permette alle aziende di ridurre i costi diretti e indiretti legati alla gestione dei documenti cartacei: - Archiviazione - Trasporto - Ricerca - Duplicazione - Stampa - Acquisizione con scanner I progetti di dematerializzazione portano a risparmi elevati con tempi di ritorno degli investimenti inferiori all anno. Docsweb Digital Sign estende tutti i vantaggi della digitalizzazione ai documenti firmati e giuridicamente vincolanti: contratti, accordi, ordini di acquisto, ecc.

3 2Docsweb Digital Sign A cosa serve Docsweb Digital Sign risponde alla necessità di integrare la firma autografa originale in un documento digitale sigillato, protetto e giuridicamente vincolante (contratto, accordo, ordine di acquisto, documento di spedizione, modulo, ecc.) Docsweb Digital Sign realizza la piena conformità alle regole dei processi di workflow delle organizzazioni. Il documento rimane nel flusso digitale in ogni sua fase e può essere conservato e consultato in ogni istante secondo le regole stabilite dall azienda. Docsweb Digital Sign permette di costruire ambienti di lavoro realmente Paperless Working, più efficienti e meno dispendiosi anche sul piano ambientale.

4 3Docsweb Digital Sign Vantaggi Gestione automatica di tutti i dispositivi e i processi legati alla firma grafometrica Procedura interamente digitale, sicura e legalmente valida ROI immediato e garantito il documento nasce e rimane digitale in tutti i passaggi, con enormi vantaggi in termini di velocità, affidabilità e riduzione di costi: tempo, consumabili, costi di scansione, gestione dei documenti, archiviazione, recupero, ecc. Semplice da installare e facile da usare si installa con estrema semplicità, è facilissimo da usare e non richiede l impiego di dispositivi costosi: è sufficiente disporre di un tablet in grado di rilevare la pressione, caratteristica ormai comune a molti modelli in commercio.

5 4Docsweb Digital Sign La procedura 1) L utente appone la firma su un dispositivo sensibile alla pressione (tablet, touchpad, ecc.) che visualizza il documento. 2) I dati grafometrici rilevati (intensità della pressione, coordinate, tempo, velocità e accelerazione) vengono automaticamente cifrati e integrati nel file del documento. 3) Al documento digitale sottoscritto viene applicata una marcatura temporale che ne attesta la data in modo definitivo e inalterabile. 4) Il documento elettronico datato e firmato viene archiviato e conservato a norma di legge mediante il modulo Docsweb per la Conservazione Digitale e Sostitutiva.

6 5Docsweb Digital Sign Come funziona Docsweb Digital Sign integra la firma scritta a mano all interno di qualsiasi tipo di documento digitale. Sigilla il documento finale in un formato valido ai fini di legge utilizzando standard di cifratura riconosciuti a livello internazionale. Consente di associare un certificato digitale protetto da sistema PKI al file firmato. Se necessario, identifica la persona che firma attraverso il lettore di smart card integrato nel tablet. I metadati vengono incorporati nel documento finale, rendendolo completamente sicuro anche in caso di controversie legali (firma dinamica, data e marca temporale su ogni pagina del documento, ecc.) Il documento sigillato viene rilasciato come file PDF protetto, facilmente interfacciabile con tutti i sistemi IT, con completa sicurezza dei dati.

7 6Docsweb Digital Sign Esempi di applicazioni Polizze / Agenti assicurativi Raccolta ordini / Forze di vendita sul territorio Ispettori Logistica Contratti di apertura di c/c bancario, ecc. Contratti di compravendita non immobiliari Noleggio di autovetture Firma di documenti fiscali Contratti di telefonia Sportelli accettazioni

8 7Docsweb Digital Sign Riferimenti Normativi Definizioni Firma elettronica L insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Firma elettronica avanzata Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Requisiti La nuova definizione di firma elettronica avanzata è cruciale in quanto stabilisce per essa una nuova efficacia, pari a quella prevista dall art del Codice Civile: Consente l identificazione del firmatario del documento con connessione univoca ad esso Viene creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo. Sono rilevabili le modifiche successive al documento informatico I dati per la creazione della firma sono univocamente assegnati a un titolare. I dati devono garantire l identificabilità del titolare. Non è obbligatoria la presenza di un certificato digitale. Le caratteristiche tecnologiche della soluzione di firma grafometrica, i processi di archiviazione documentale e quello di conservazione delle chiavi crittografiche devono essere tali da garantire l integrità del documento e la segretezza del dato biometrico

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