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Giustina Deluca
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1 MC2 SERVIZI INFORMATICI S.r.l. Progetto per la digitalizzazione dei documenti dei SERVIZI DEMOGRAFICI

2 DEMATERIALIZZAZIONE DEL CARTACEO In base all esperienza di molti nostri clienti, risulta sempre più indispensabile intraprendere una strada che porti alla sostituzione graduale della metodologia di archiviazione della carta in arrivo ed in uscita dal comune. Qual è la situazione attuale dei Comuni Attualmente molti Comuni si trovano a gestire un archivio cartaceo di grosse dimensioni in posizione non facilmente accessibile dagli operatori. A volte mancano gli spazi o non ci sono spazi idonei o consoni alla conservazione di tali documenti. Spesso quando si consulta l archivio cartaceo si va incontro a difficoltà di riproduzione del materiale, a causa del formato o dello stato conservazione, perché magari deteriorato o perché è andato perso. C è poi il rischio di perdere parecchio tempo nel ricercare i documenti che a volte non si trovano dove dovrebbero stare a causa anche di diverse modalità di archiviazione che nel corso degli anni sono cambiate. Tutto questo può rendere il servizio per gli utenti poco efficiente in termini di tempi di risposta. In sintesi l aumento dello spazio dedicato all ammassamento dei documenti, pone diversi problemi: Si deve ricavare dello spazio idoneo per i documenti, con i relativi problemi di sicurezza e di costo; Si va incontro ad un dispendio di tempo, e quindi denaro, per la ricerca da parte degli uffici delle pratiche archiviate; Si incide sulla questione ambientale attraverso un continuo utilizzo della carta per riprodurre magari la stessa pagina. L Archivio cartaceo negli uffici dei SERVIZI DEMOGRAFICI Il Materiale da trattare Cartellini individuali (AP) e Fogli famiglia (AP6); Atti di Stato Civile; Registri anagrafici storici; Ecc.. Formati Foglio singolo; Foglio multiplo; Registri;

3 Possibili Soluzioni Una possibile soluzione è l'informatizzazione dell archivio tramite la scansione e l indicizzazione dei documenti. Descrizione del servizio Il servizio prevede la digitalizzazione dei documenti in file formato immagine che verranno poi forniti all ente su supporti (CD o DVD) dotati di software di ricerca per rendere fruibili in consultazione, visualizzazione e stampa i documenti stessi. E possibile prevedere l integrazione con i gestionali in uso presso l Ente. MC2 può supportare gli Enti nei progetti di recupero del pregresso, fornendo consulenza organizzativa e metodologica, servizi di acquisizione e indicizzazione, e strumenti software per la gestione dell archivio immagini. Esempi: AP: AP6:

4 Registri: Obiettivi da raggiungere Recuperare il pregresso attraverso la digitalizzazione (scansione ottica dei documenti ed indicizzazione per consentire la ricerca) degli archivi storici cartacei. Garantire agli uffici comunali una facile consultazione degli archivi digitali per permettere la rintracciabilità dei documenti e la loro riproduzione. Liberare gli spazi occupati dagli archivi cartacei per riutilizzarli in maniera diversa. Limitare l attività di accesso all archivio cartaceo. Vantaggi derivanti dalla Digitalizzazione 1. Aumentare l'efficacia nei processi. (Basta digitare il nominativo della persona e si ottengono tutte le referenze che fanno capo ad esso) 2. Affidabilità nei processi (Non si corre il rischio che un documento vada distrutto o perso) 3. Riduzione dei costi e risparmio di tempo (Non serve recarsi all archivio per prelevare, usare e poi riporre il documento) 4. Ottimizzazione delle risorse (I documenti digitalizzati si possono condividere simultaneamente o spedire via mail) L archivio elettronico diventa facilmente consultabile da parte di tutti gli utenti e il reperimento dei documenti è immediato (attraverso l individuazione delle opportune chiavi di ricerca), come pure la loro riproduzione parziale o integrale. Il momento dell acquisizione e recupero del pregresso può essere sfruttato dalle Amministrazioni anche per rivedere anche la propria gestione dell archivio.

5 LA NOSTRA AZIENDA E AL VOSTRO SERVIZIO ANCHE PER: Progettare e realizzare procedure informatiche mirate a specifiche necessità aziendali; Fornitura e assistenza Hardware Software; Progettazione e installazione di reti Wi-Fi; Tracciabilità dei documenti attraverso tag RFID o Codici a Barre (Barcode); Fornitura di Hardware e software per la lettura e la scrittura dei barcode; Fornitura di Hardware e software per la lettura e la scrittura di tag RFID; Contatti Telefono Fax Mail Commerciale commerciale@mc2servizi.it Amministrazione amministrazione@mc2servizi.it Supporto tecnico supporto@mc2servizi.it Informazioni generiche info@mc2servizi.it Visitate il nostro sito web:

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