Progetto per la digitalizzazione

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Daniella Sorrentino
10 anni fa
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1 MC2 SERVIZI INFORMATICI S.r.l. Progetto per la digitalizzazione dei documenti cartacei in ufficio tecnico

2 DEMATERIALIZZAZIONE DEL CARTACEO IN UFFICIO TECNICO Oggi risulta indispensabile intraprendere una strada che porti alla sostituzione graduale della metodologia attuale di archiviazione della carta in arrivo ed in uscita dal comune. La situazione attuale dei Comuni Attualmente molti Comuni si trovano a gestire un archivio cartaceo di grosse dimensioni in posizione non facilmente accessibile dagli operatori. Spesso quando si consulta l archivio cartaceo si va incontro a difficoltà di riproduzione del materiale (formati-stato conservazione) perché magari deteriorato, o perso. A volte mancano gli spazi o non ci sono spazi idonei o consoni alla conservazione di tali documenti. L Archivio cartaceo negli uffici Edilizia Privata e Urbanistica Il problema è molto sentito particolarmente dall Ufficio Edilizia Privata e Urbanistica, in quanto, la mole dei documenti e tale che la gestione di tale archivio rende le operazioni di ricerca e consultazione molto difficili, con l inevitabile ripercussione nello svolgimento del lavoro da parte dell ufficio stesso, che deve perdere tempo nel trovare le pratiche che a volte non si trovano dove dovrebbero stare, questo a causa anche della modalità di archiviazione che nel corso degli anni spesso è cambiata, oltre che rendere a volte il servizio per gli utenti poco efficiente in termini di tempi di risposta. E necessario porre un freno all aumento dello spazio dedicato all ammassamento dei documenti, che pone diversi problemi: ricavo dello spazio idoneo per i documenti, con i relativi problemi di sicurezza e di costo; dispendio di tempo, e quindi denaro, per la ricerca da parte degli uffici delle pratiche archiviate; ambientale, dovuto all aumento di utilizzo della carta.

La situazione attuale dei Comuni Attualmente molti Comuni si trovano a gestire un archivio cartaceo di grosse dimensioni in posizione non facilmente accessibile dagli operatori.

3 Possibili Soluzioni Una possibile soluzione è l'informatizzazione dell archivio tramite la scansione e l indicizzazione dei documenti. Kibernetes può supportare gli Enti nei progetti di recupero del pregresso, fornendo consulenza organizzativa e metodologica, servizi di acquisizione e indicizzazione, e strumenti software anche integrati con il gestionale utilizzato dall ufficio. Obiettivi da raggiungere Recuperare il pregresso attraverso la digitalizzazione (scansione ottica dei documenti ed indicizzazione per consentire la ricerca) degli archivi storici cartacei. Collegare ad ogni pratica edilizia tutti gli atti ad essa afferenti compresi gli elaborati grafici di progetto. Garantire agli uffici comunali una facile consultazione degli archivi digitali per permettere la rintracciabilità delle pratiche e la loro riproduzione (documenti ed elaborati). Limitare la produzione di nuovi documenti Liberare gli spazi occupati dagli archivi cartacei per riutilizzarli in maniera diversa. Limitare l attività di accesso all archivio cartaceo.

integrati con il gestionale utilizzato dall ufficio.

4 Vantaggi L archivio elettronico diventa facilmente consultabile da parte di tutti gli utenti e il reperimento dei documenti è immediato (attraverso l individuazione delle opportune chiavi di ricerca), come pure la loro riproduzione parziale o integrale. Il momento dell acquisizione e recupero del pregresso può essere sfruttato dalle Amministrazioni anche per rivedere la propria gestione dell archivio stesso. Kibernetes, pertanto, è in grado di dare un supporto anche nella individuazione della migliore soluzione di stoccaggio del cartaceo, temporaneo e/o definitivo, sia all interno che all esterno dell Ente. Per quanto riguarda l archiviazione delle nuove pratiche, inoltre, Kibernetes può aiutare l Ente ad individuare delle nuove metodologie di gestione e di archiviazione che permettano l acquisizione ottica e la gestione informatizzata delle specifiche procedure per l istruttoria delle pratiche, del rilascio dell atto amministrativo e delle varie comunicazioni previste per legge. Servizi per il Cittadino L ufficio seleziona i fascicoli visualizzare e abilita l accesso ai contenuti. da Il Cittadino o il professionista effettua una richiesta di accesso agli atti, tramite internet o con il metodo tradizionale. Il Cittadino o il professionista può accedere on line agli atti, pagarne i diritti e riprodurre i documenti richiesti.

Il momento dell acquisizione e recupero del pregresso può essere sfruttato dalle Amministrazioni anche per rivedere la propria gestione dell archivio stesso.

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