Soluzioni di dematerializzazione dei processi documentali

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1 CONFINDUSTRIA CUNEO, GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA

2 Siav Company profile SIAV, DAL 1989 Con oltre 200 collaboratori ed un fatturato di oltre 15 Mil sviluppa soluzioni che organizzano efficacemente i contenuti, le informazioni ed i processi per aiutare le persone e le aziende a risparmiare tempo e denaro IL NOSTROIMPEGNO Ogni giorno affianchiamo i nostri Clienti per rispondere alle loro necessità. I nostri clienti sanno che Siav è un solution provider, che non offre solo un applicativo software, ma un piattaforma viva customizzata per loro dai nostri consulenti. Il nostro Valore è l ESPERIENZA grazie a più di installazioni SOLUZIONI E SERVIZI DI: Gestione Documentale Gestione dei Processi con Workflow Riconoscimento OCR e Classificazione Automatica Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica alla PA ed alle Aziende

3 Siav Company profile PRINCIPALI MERCATI VERTICALI MANIFACTURING FINANCE GDO UTILITIES SANITA PA LOCALE CENTRALE OFFERTA A 360 ON PREMISES CLOUD SAAS IBRIDO SERVIZIO 90%

4 Siav Company profile Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management solo 23 compagnie selezionate nel mercato mondiale Siav è l'unica azienda italiana che è stata ammessa Siav è inclusa nel Magic Quadrant per la prima volta Y07 Y08 Y09 Y10 Y11 Y12 Y13 Siav è inclusa nel survey per la prima volta Siav ottiene questo riconoscimento per il quinto anno consecutivo da uno dei principali analisti del mondo in ICT, dopo essere stata selezionata tra i primi 60 player internazionali.

5 Stato dell arte nelle aziende Archiviazione e gestione cartacea dei documenti Difficoltà nella ricerca dei documenti e delle informazioni Logiche analogiche e processi non strutturati Criticità nella fase decisionale ed analitica Comunicazione interna ed esterna carente

6 Una nuova visione: governare i processi L idea: Creazione di un fascicolo digitale per gestire i documenti, le informazioni e i processi di business collegati Lo strumento: Chiavi logiche di ricerca

7 Una nuova visione: governare i processi Rispetto delle procedure Efficienza Flessibilità Business Process Management Sicurezza Performance Riduzione dei costi

8 Il valore della dematerializzazione Il Fascicolo Digitale Strumento di archiviazione, consultazione e gestione delle informazioni e dei documenti (contratti, offerte, informazioni commerciali, documenti legali, amministrativi ecc.). Consente di gestire in modo più efficiente i flussi di lavoro e la produzione delle informazioni utili all azienda.

9 La gestione digitale della documentazione amministrativa conviene Conservazione dell attivo FORNITORE Benefici: tra 1 e 3 a documento Conservazione del passivo Benefici: tra 1 e 2 a documento ORDINE CONSEGNA FATTURA ZIONE PAGAMENTO Fatturazione elettronica strutturata Benefici: tra 8 e 12 a fattura CLIENTE Completa dematerializzazione Benefici: tra 30 e 80 a ciclo Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale

10 E conviene ancora di più se è un progetto di sistema 100 /ciclo Benefici a progetto I benefici crescono in modo superadditivo, con l aumento del grado di integrazione Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica Integrazione Ordine Fattura Completa Integrazione Grado di Integrazione Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale

11 Drastica riduzione dei costi d esercizio (carta, toner, multifunzioni, spazio per archivi ecc.) Immediata disponibilità dei documenti necessari con tempi ridotti al minimo per attività di ricerca Totale tracciabilità dei processi documentali in conformità alle procedure aziendali con specifici criteri di riservatezza Eliminazione del rischio di perdita di documenti Importante aumento dell efficienza organizzativa Significativa riduzione dei costi di postalizzazione attraverso l utilizzo di nuovi servizi (Posta Elettronica Certificata, Posta On line, Posta Ibrida etc.) ROI mediamente inferiore ai 12 mesi

12 Dove agire Documenti Amministrativi Fascicoli del Personale Posta in uscita e in ingresso Cartelle sanitarie Pratiche di Leasing Sistemi Qualità

13 Scenario Content Discovery/ Enterprise Search CRM Conservazione Sostitutiva DMS/BPM BPI Web Service & Connectors ERP Web portal E mail server MFP Multichannel Fax server ICR/OCR Communication/ PEC Management Other systems BPM Orchestrator

14 APPLICATIVI Gestione Documentale Fatturazione Elettronica Gestione delle PEC Firma Grafometrica Workflow di processo Portale Documentale Mobile Content Discovery Business Process Intelligence

15 USE CASES PIÙ FREQUENTI Conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti amministrativi Approvazione di ordini di acquisto Registrazione fatture passive con integrazione ERP (tipicamente SAP) Gestione documentale per l ufficio amministrativo (ordini, DDT... Gestione della corrispondenza (sia privato che PA) Gestione documentale e workflow nella supply chain Gestione documentale nell ufficio HR Pre registrazione automatica delle fatture (Data Capture) Gestione delibere e determine negli enti pubblici Gestione della qualità (ISO) Gestione elettronica delle fatture (sia in ingresso che in uscita) con workflow di approvazione Gestione documentale nel Risk Management per gli ambienti sanitari Gestione documentale per i contratti Portali per il cittadino e le imprese nella PA e nel privato Gestione della pratica di fido Gestione documentale e workflow per la gestione dei prestiti

16 NUOVE OPPORTUNIÀ: FATTURAZIONE ELETTRONICA Schema di funzionamento

17 NUOVE OPPORTUNIÀ: FATTURAZIONE ELETTRONICA Flusso Operativo

18 NUOVE OPPORTUNIÀ: FIRMA GRAFOMETRICA Flusso Operativo Quali sono i documenti «firmabili»? Direzione aziendale: azioni del consiglio direttivo, comunicazioni aziendali, relazioni pubbliche, relazioni degli investitori Documenti Risorse Umane: documenti dei dipendenti in azienda (contratti, assunzioni, licenziamenti), registro presenze dipendenti, formazione dei dipendenti Documenti Legali: contratti, accordi, ordini, deleghe e mandati Contabilità: fatture, affitti, richieste rimborsi spese, DDT, tasse, registri contabili, libri giornali, richieste di acquisto Documenti tecnici: disegni, piante, relazioni tecniche, preventivi, computi, piani operativi Appalti: documenti di acquisto, contratti e subappalti Documenti vendite e produzione: proposte di vendita, contratti con i clienti, report e istruzioni di produzione Certificazione qualità: documenti per il controllo della qualità (QC), Certificazioni, documenti per la formazione, procedure di prova, visite ispettive sul campo, manutenzione, rapporti di taratura Sanità: informativa privacy, consenso trattamento dati, report medici, documentazione clinica, report di laboratorio, certificati di analisi Banche e Assicurazioni: mutui, fidejussioni, gestione investimenti, contabili

19 La piattaforma documentale Siav Documenti in Entrata Web Services CRM, ERP Internet Fax Server Scanner PEC Documenti in Uscita Internet PEC Document Communication System Elaborazione Documenti Integrazione Office Conversione in PDF Firma Digitale Ricerche e Report Gestione Documentale Automazione Procedimenti (Workflow) Conservazione Sostitutiva Information Capture BPI Engine Altre piattaforme BlackBerry ipad BPM Orchestrator

20 La piattaforma di conservazione Siav

21 Soluzioni e Servizi SIAV per la fatturazione elettronica Soluzioni «in house» Fatt. PA «Standard» Fatt PA «Enterprise» Conservazione Sostitutiva Fatturazione PA Spedizione Fatturazione PA Spedizione Pec Manager Standard Edition Archiflow Pec Manager Enterprise Edition Archiflow Virgilio Servizi in Outsourcing con applicativi presso DMO SIAV Fatturazione PA Normalizzazione XML Spedizione Invio / Monitoraggio Pec Manager Standard Edition Gestione Ricevute e Notifiche Archiflow + ADP Repository Documentale Conservazione sostitutiva Virgilio Servizi personalizzati

22 CONFINDUSTRIA CUNEO, GIOVEDÌ 10 LUGLIO Convegno Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva Grazie per l attenzione! Loris SCANFERLA Marketing Manager di Siav SpA loris.scanferla@siav.it