Analisi risultati Survey a supporto Convegno IT ANIMP

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1 1 Analisi risultati Survey a supporto Convegno IT ANIMP Milano, 14 Dicembre 2011 Paolo Ruta, ICT Director Weir Gabbioneta s.r.l

2 Il Campione analizzato 2 Alla Survey recentemente inviata da ANIMP alle aziende consociate con più di 100 dipendenti, sono giunte 28 risposte che costituiscono il campione analizzato in questa presentazione. In dettaglio, il campione è così formato. Tipologia di Azienda 57% 43% Dimensione Azienda 5 9 > Fornitori di Componenti o Servizi EPC Contractors 8 3 3

3 3 Strumenti IT a supporto del processo di Acquisto (1/4) Facendo riferimento agli acquisti caratteristici del business, con esclusione quindi degli acquisti "generali" o non a progetto, gli Enti Acquisti delle società in questione risultano così organizzati ACQUISTI per PROGETTO 11 ACQUISTI per TIPOLOGIA di BENI o COMMODITIES 2 MIX di QUESTE DUE ORGANIZZAZIONI 15 L identificazione del bisogno di acquisto, risulta SEMPRE supportato da strumenti informatici. ERP sistema gestionale aziendale 40,5 % Strumenti Microsoft Office 29,7 % Strumento software sviluppato internamente 21,6 % Strumento software reperito sul mercato 8,1 %

4 4 Strumenti IT a supporto del processo di Acquisto (2/4) L emissione delle Richieste di Acquisto non si avvale di strumenti IT solo nel 8% dei casi. Negli altri casi l utilizzo degli strumenti è il seguente: ERP sistema gestionale aziendale 38,7 % Strumento software sviluppato internamente 25,8 % Strumento software reperito sul mercato 19,4 % Strumenti Microsoft Office 16,1 % La Selezione dei fornitori non si avvale di strumenti IT nel 15% dei casi. Negli altri casi l utilizzo degli strumenti è il seguente: ERP sistema gestionale aziendale 42,4 % Strumento software sviluppato internamente 27,3 % Strumenti Microsoft Office 18,2 % Strumento software reperito sul mercato 12,1 %

5 5 Strumenti IT a supporto del processo di Acquisto (3/4) L emissione degli Ordini di Acquisto si avvale SEMPRE di strumenti IT, ma nel 21,5% dei casi non si avvale del sistema ERP. A prescindere dallo strumento utilizzato, l approvazione degli Ordini di Acquisto si avvale di uno strumento di tracciatura del workflow approvativo, nel 75% dei casi. Il processo che consente di seguire l ordine di acquisto dalla sua emissione, alla registrazione del carico delle merce a magazzino (Following del PO) non si avvale di strumenti IT solo nel 11% dei casi. Negli altri casi l utilizzo degli strumenti è il seguente: ERP sistema gestionale aziendale 40 % Strumenti Microsoft Office 22,9 % Strumento software sviluppato internamente 20 % Strumento software reperito sul mercato 17,1 %

6 6 Strumenti IT a supporto del processo di Acquisto (4/4) Il processo di ricezione merce a magazzino valorizza automaticamente il costo dei beni, secondo le usuali metodologie di calcolo del valore a scorta (MEDIO, LIFO, FIFO), solo nel 57% dei casi. Il processo di ricezione merce a magazzino risulta collegato con il sistema QUALITA' aziendale (piani di controllo, raccolta certificati, etc), nel 75 % dei casi Il confronto fattura fornitore / ordine di acquisto è eseguito con l ausilio di strumenti IT nel 72 % dei casi. In questi casi il 75% delle risposte evidenziano l utilizzo del match di tipo 3 ways (Ordine- Bolla-Fattura) a discapito del meno utilizzato 2 ways (Ordine-Fattura)

7 Gestione Base Dati Documentale 7 Durante il processo di acquisto, gli Enti Acquisti gestiscono notevoli quantità di informazioni (documenti elettronici, cartacei, mail). Questa enorme base dati documentale rappresenta spesso una importante fonte di informazioni, sia durante l'esecuzione del progetto, che per i futuri acquisti. Questo processo è supportato da strumenti IT nel 82% dei casi, con queste modalità. File System aziendale, in cartelle comuni per reparto/organizzazione, sulla base delle procedure in vigore 40,6 % Software Documentale 34,4 % File System aziendale in cartelle personali o per reparto lasciate alla libera gestione del singolo 21,9 % SRM Supply Relationship Management 3,1 %

8 Utilizzo e Calcolo dei KPI 8 Le aziende che hanno partecipate alla Survey dichiarano nel 71,4 % dei casi di utilizzare e calcolare normalmente con l ausilio di strumenti informatici, i KPI che impiegano per monitorare il processo d acquisto. Di seguito il dettaglio sull utilizzo dei più comuni indicatori applicati a questo processo. Vendor Rating 75 % Affidabilità tempi di consegna 40 % Qualità merce consegnata 40 % Analisi varianze prezzo 20 % Analisi processo di consegna da fornitore 10 %

9 Supporto IT alla collaborazione. Relazioni con enti interni 9 Onde poter svolgere nel migliore dei modi il proprio lavoro, l'ente Acquisti ha necessità di scambiare informazioni con altri Enti aziendali. Gli strumenti informatici, inseriti in un adeguato processo organizzativo e procedurale, possono essere un valido mezzo per sviluppare questa integrazione. Di seguito viene riportata su una scala da 1 a 10, il grado di integrazione informatica percepito tra gli Acquisti e le altre funzioni aziendali Amministrazione 7,2 Ingegneria 7,2 Controllo Gestione 6,9 Magazzino (Logistica) 6,6 Preventivazione 6,5 Vendite 6,0 R & D 5,5

10 Supporto IT alla collaborazione. Relazioni con l esterno. 10 In alcuni contesti, grandi benefici possono scaturire dalla collaborazione tra l'azienda ed i propri fornitori. Anche in questo ambito, gli strumenti informatici possono dare un grosso contributo al processo di integrazione. Ciò accade nel 75% dei casi, con questo dettaglio Tracking consegna prodotti 66,7 % Tracking avanzamento documentazione 66,7 % Gestione delle "Non Conformità" 52,4 % Piani di consegna integrati e/o allocazione slot produttivi 28,6 %

11 11 Aree di possibile evoluzione. Abbiamo chiesto alle aziende partecipanti di esprimere con una scala da 1 a 10, il proprio interesse riguardo alcune esigenze dell Ente Acquisti, alle quali l IT può dare un contributo. Di seguito il dettaglio delle valutazioni Riduzione del tempo tra il riconoscimento del bisogno di acquisto ed il rilascio e la ricezione di un ordine. Riduzione del tempo che gli addetti agli acquisti utilizzano per l'elaborazione dell'ordine, a favore di attività strategiche a maggior valore aggiunto. Gestione e/o eliminazione dei documenti cartacei, a favore di archiviazione elettronica e virtuale. Riduzione dei costi generali (overheads) connessi all'ente Acquisti 8,6 8,4 8,1 8,0