INTEGRAZIONE MAILeFAX ECM SISTEMI ERP SPOOL RECOGNITION

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1 MANAGEMENT BUSINESS DOCUMENT PROCESS WORKFLOW MANAGEMENT TEMPLATE MSOFFICE MANAGEMENT WEB FASCICOLI REVISIONI PRATICHE INTEGRAZIONE MAILeFAX BARCODE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PROTOCOLLO INTEGRAZIONE CON ECM SISTEMI ERP SPOOL RECOGNITION Vi aiutiamo a gestire il vostro patrimonio più importante: le informazioni Ci siamo dati un obbiettivo importante: "Gestire tutte le vostre informazioni" sollevandovi da quella grande responsabilità che è la sicurezza dei dati della vostra azienda. Nel nostro sistema possiamo archiviare mail, fax, documenti in entrata ed in uscita di qualsiasi formato. ABLE Tech da anni sviluppa solo sistemi per la gestione dei documenti. Il nostro know-how ci permette di lavorare con ottimi risultati sia su aziende medio-piccole che su grandi organizzazioni ed enti pubblici. Il nostro prodotto è cresciuto incorporando tutti i consigli che i nostri clienti ci hanno dato nel tempo, mantenendo però sempre due punti fermi che sono l'estrema semplicità per l'uso quotidiano e la configurabilità per gli utenti esperti.

2 Gestione documentale Non basta più ARCHIVIARE bisogna GESTIRE le informazioni FAX MAIL DOCUMENT R & PROCESS MANAGEMENT Scanner ERP e Sistemi Gestionali Multifunzioni ARXivar come punto di riferimento delle informazioni nell azienda. ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management completa e scalabile mediante la quale è possi- - ze, etc..), e mette a disposizione, mediante una interfaccia estremamente intuitiva che soddisfa i canoni Microsoft di ergonomia, gli strumenti di gestione per condividere, collaborare, far circolare e movimentare i documenti elettronici, gestire le diverse revisioni, applicare note ed allegati sui documenti. Tutte le operazioni vengono registrate in appositi log disponibili agli amministratori del sistema. ARXivar mette a disposizione funzioni di utilità quali la spedizione(fax/mail) secondo la priorità sul destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione dei moduli aziendali (carta intestata, rda..), stampante PDF, gestione di deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi Xivar possiede differenti tipi di ricerche documentali diverse a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a 6 livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati.

3 Modulo base Il modulo base di ARXivar consente una completa gestione dei documenti archiviati e le principali funzioni sono: CLIENT Ricerca E' il fulcro di tutto il programma, è l'interfaccia per ricercare le informazioni archiviate in ARXivar. Permette operazioni di confronto logiche sui campi di ricerca associati al tipo di documento. Desktop Replica fedele del desktop di Windows, qui possiamo "collegare" dei documenti, delle ricerche, dei fascicoli o altro che usiamo spesso per averli a portata di mouse. Ricerca rapida Le ricerche che si effettuano più frequentemente possono essere "salvate" e "lanciate" senza dover essere reimpostate. (Es. fax arrivati oggi) Archiviazione ARXivar permette di archiviare qualunque tipo di file direttamente dal file system, da scanner (Fujitsu, Canon, Kodak...), e da spool di stampa in modo automatico. Caselle di posta e distribuzione La casella personale è il fulcro della distribuzione e movimentazione delle informazioni. La movimentazione delle informazioni avviene attraverso funzioni di messaggistica all'interno delle quali potrete leggere, valutare, rispondere, inoltrare etc. ARXivar è un vero e proprio client di posta elettronica che si interfaccia con caselle POP3, Exchange e Lotus Notes. Per ogni documento è possibile vedere la movimentazione a cui è stato sottoposto, inoltre nelle caselle personali verranno elencate tutte le attività da svolgere legate ad un processo di workflow. Profilo documento personalizzabile Ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall'amministratore per tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca. Fascicoli L'organizzazione delle informazioni archiviate è fondamentale. Con i fascicoli possiamo raggruppare, anche automaticamente, i documenti in modo intuitivo. Log Ogni operazione svolta sui documenti viene tracciata e registrata su un file di log. In questo modo sarà sempre possibile stabilire chi ha fatto cosa. Associazioni E' possibile definire delle relazioni logiche tra documenti assegnando loro anche un nome di riferimento. Attraverso le associazioni è possibile legare tra di loro diversi documenti ed averne dunque una rapida reperibilità. SERVER Sicurezza Questo è l'aspetto più importante di ARXivar. Centralizzando la gestione dei documenti possiamo attivare processi di protezione automatiche. Inoltre riusciamo a definire in modo molto veloce le relazioni tra utenti/gruppi/tipi documento e stato documento che stabilisce chi può accedere ai documenti e con quale modalità. (lettura/scrittura) Pratiche La funzione è stata potenziata e oggi permette di creare delle pratiche alle quali poter associare tutti i documenti che vogliamo anche automaticamente. Ogni documento può appartenere a più pratiche. Revisioni E' possibile definire se per i documenti deve essere attivata la gestione delle revisioni. Questa manterrà lo storico di tutte le revisioni dei documenti e saranno sempre consultabili. Rubrica All'interno di ARXivar si possono gestire diverse rubriche di mittenti o destinatari dei documenti. Protocollo Possiamo protocollare automaticamente tutti i documenti in entrata ed in uscita e riportare il dato direttamente sul documento. E' possibile definire diverse regole di protocollazione in base alle tipologie dei documenti. ARXivar PDF Printer ARXivar PDF Printer consente di acquisire documenti direttamente da qualsiasi programma, in pratica con una qualsiasi applicazione windows è possibile archiviare direttamente in ARXivar dirigendo il flusso di stampa attraverso la stampante virtuale di ARXivar (ARXivar PDF Printer). Il modulo server permette di configurare l'applicazione adattandola all'organizzazione nella quale viene calata. Consente la gestione di servizi di automazione, quali la fascicolazione automatica, invio e ricezione dei fax e delle mail e servizi di backup schedulati.

4 Modulo modelli e ISO Modulo firma digitale La gestione dei modelli permette di standardizzare la creazione di documenti e rendere ARXivar il punto di partenza per la generazione controllata dei documenti aziendali. Integrato con Microsoft Office, vi permette di unificare tutta la modulistica aziendale. Potrete creare moduli per la carta intestata, richieste di acquisto, offerte, moduli per le registrazioni della qualità senza nessuna conoscenza di programmazione. Inoltre è possibile far popolare automaticamente i campi del modulo dai dati delle rubriche o da dati presenti su database esterni. La Firma Digitale è a tutti gli effetti equivalente alla firma autografa tradizionale (DPCM 8 Febbraio 1999, Testo Unico 445/2000, Deliberazione AIPA 24/98). Per ogni documento archiviato in ARXivar potrete: firmare digitalmente un documento archiviare e visionare i documenti "firmati" aggiungere nuove firme ad un documento già firmato verificare le firme apporre marcature temporali Modulo Pubblica Amministrazione ARXivar PA rappresenta un sistema integrato realizzato per la gestione dei processi documentali della Pubblica Amministrazione in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni del CNIPA, tenendo conto dei principi di trasparenza, efficacia ed efficienza dei procedimenti amministrativi (protocollo PA). ARXivar PA non è orientato solo alla gestione del documento protocollato, ma dell'intera documentazione che crea il fascicolo, inclusi documenti non di protocollo che servono comunque per la lavorazione della pratica. Piattaforma Web e Client/Server Per offrirvi le massime prestazioni in ogni situazione ARXivar è l'unico sistema che offre una duplice interfaccia WEB e Client Server WEB la nuova piattaforma interamente riscritta con tecnologia Microsoft.NET combina l'accessibilità del Web con la flessibilità e semplicità d'uso di ARXivar Client/Server Per chi ha bisogno di prestazioni, per gli uffici con grande scambio di documenti il modulo C/S si integra perfettamente con il vostro desktop e ne espande le funzionalità. Semplicità Grande importanza è stata data allo studio dell'interfaccia utente. Il risultato è un perfetto MIX tra semplicità, ergonomia e prestazioni. DB & Repository Anche sulla scelta della piattaforma di gestione dei dati vi lasciamo grande scelta. Microsoft SQL, ORACLE, e a breve MySQL. Inoltre i documenti possono essere archiviati indifferentemente sia sul File System che nel DB, in entrambi i casi, compressi e criptati per diminuire lo spazio ed aumentare la sicurezza. Acquisizione e integrazione I documenti possono essere acquisiti da scanner (Twain, ISIS), da file system, da fax server, da mail server, da spool di stampa, ecc.

5 Integrazione Sistemi gestionali Il tempo è denaro e per questo abbiamo creato tutta una serie di prodotti per integrare ARXivar con i vostri sistemi gestionali per l'acquisizione in automatico del Ciclo attivo, Ciclo passivo, Contratti, Commesse ecc. Spool Recognition Questo strumento è stato completamente riscritto e oggi ci permette di integrare perfettamente qualsiasi sistema già presente in azienda ( Gestionale Windows, AS/400, CRM, Call center) per acquisire in automatico qualunque tipo di documento. Form Recognition Con questo modulo è possibile acquisire con lo scanner dei moduli prefincati, identificarne il tipo e leggere le informazioni scritte nelle aree del modulo predefinite che potranno essere associate ai campi del profilo documento. In questo modo potete usare ARXivar come un archiviatore di modulistica quali referti, moduli di iscrizioni, sondaggi OCR L'Optical Character Recognition vi permette di "leggere" il testo presente nei documenti importati e trasformarlo in elemento di ricerca. L'algoritmo OCR effettua operazioni di pulitura del testo e di concatenazione delle parole per migliorare l'acquisizione. Permette di interpretare i testi in tutte le lingue europee. Barcode L'uso dei barcode durante l'acquisizione di un documento o fascicolo, serve per velocizzare la fase di caricamento dei dati. E' molto usato nei comuni e aziende commerciali. Come funziona: Quando riceviamo il documento invece di acquisirlo con lo scanner, viene caricato il profilo con tutti i suoi dati e viene stampata un'etichetta con un barcode che applicheremo alla pagina. In un momento successivo è possibile prendere tutti i documenti e con uno scanner (magari ad alta velocità), acquisire le immagini che verranno automaticamente associate al profilo grazie al riconoscimento del barcode. Modulo SDK e Web Services Il modulo SDK consente ad applicazioni diverse di usufruire di una serie di funzionalità richiamando funzioni native di ARXivar. Inoltre mette a disposizione una serie classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con ARXivar. Il modulo SDK viene installato nel sistema operativo durante l'installazione di ARXivar e può essere utilizzato da tutti i linguaggi di programmazione che supportano gli oggetti COM (COM-OLE-ActiveX). Integrato nel pacchetto offriamo tutto un set di Web Services per accedere ai documenti da applicazioni WEB esterne Modulo VIDEO CAPTURE E' una novità. Consente di legare qualsiasi applicazione gestionale ad ARXivar "leggendo" i dati dallo schermo e pilotando la ricerca, archiviazione e altre funzioni del programma, senza l'intervento dei programmatori. Conservazione sostitutiva (CNIPA 19/02/2004, n. 11/2004) ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445". Allo stato attuale, la Legge propone l'archiviazione Ottica Sostitutiva come possibile alternativa agli archivi cartacei ma è verosimile che, tra qualche anno, essa diverrà obbligatoria e supporti di memorizzazione contenti dati sostituiranno integralmente schedari di documenti offrendo alle aziende vantaggi quali: risparmio di spazio; accesso rapido ai documenti; invio rapido dei documenti tramite ; riduzione dei rischi di danneggiamento dei documenti; gestione dei documenti tramite la semplice archiviazione dei file evitando la stampa.

6 Business Process Management (BPM) "Ogni documento prodotto o ricevuto genera un PROCESSO "* Con questo modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre informazioni "attive". Con il disegnatore grafico di flowchart ed i wizard si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono/possono vedere un documento, da chi deve essere "firmato" e a chi deve essere distribuito. Tutto il flusso ovviamente viene tenuto sotto controllo e possiamo attivare automaticamente delle azioni (invio di notifica, segnalazioni), in base al vostro organigramma, al verificarsi di determinate condizioni (ritardi, non conformità ecc.). In poche parole, automatizziamo tutti quei processi aziendali che fino ad oggi sono stati gestiti in modo manuale per l'assenza di strumenti di controllo e verifica, ottenendo maggior efficacia ed efficienza riducendo i costi. Pensate a come gestite questi documenti: Richiesta di acquisto (RDA), telefonata, sollecito, reclamo, fax pubblicitari, lettera cliente, richiesta di offerta, ordine da cliente, gestione qualità, ecc... Migliorare è sempre possibile: basta gestire bene i flussi ed i processi Migliora il tuo workflow per migliorare il tuo business Stimiamo che la gestione dei flussi, ovvero il movimento dei documenti in azienda occupi il 30% del tempo degli impiegati. Lascio a voi fare i calcoli del potenziale risparmio che avreste nell'adottare il nostro sistema. dall'idea... al progetto... all'organizzazione Miglioramento continuo Con uno strumento di gestione dei flussi possiamo controllare e analizzare lo svolgimento dei processi e ricavare dati importanti per valutare l'andamento dell'azienda. PLAN Flessibilità Per competere oggi bisogna essere flessibili e veloci. Con ARXivar è possibile modificare e rendere operativo un processo istantaneamente senza alcun impatto sull'organizzazione. Possiamo pensare, disegnare, seguire e monitorare tutti i processi di business, di qualunque natura ed integrarli con qualsiasi sistema informativo ed applicazione gestionale in uso. Con grande risparmio di tempo e quindi di denaro. ACT CHECK DO * Dovrebbe farlo