Enterprise Content Management

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1 Enterprise Content Management

2 SOLUZIONI PER LA COLLABORAZIONE SOCIAL Condividi l informazione, snellisci I flussi, ottimizza la produttività Freedoc è un applicazione documentale multicanale per il trattamento collaborativo dei contenuti aziendali che crea un ambiente social dove persone interne ed esterne all azienda possono, in maniera sicura, condividere e scambiare informazioni aziendali in qualsiasi formato. Insieme alle caratteristiche tradizionali di gestione documentale, Freedoc introduce innovative funzionalità di sincronizzazione e di condivisione di file per aziende ed organizzazioni, rappresentando la nuova generazione nella gestione di documenti ed archivi e migliorando la capacità di condivisione delle risorse. Freedoc è pensato per dare la migliore esperienza utilizzando infrastrutture di tipo onpremise, public, private o hybrid cloud. FATTORI DI SUCCESSO Fornisce una piattaforma collaborativa senza sovraccarichi amministrativi Aumenta la produttività individuale e di gruppo tramite accessi rapidi alle informazioni aziendali Migliora la collaborazione per ridurre le inefficienze sul posto di lavoro e accelera i tempi di completamento del lavoro Automatizza i processi di business con diminuzione dei costi operativi rendendo l organizzazione più efficiente Migliora le relazioni con colleghi, clienti, fornitori e partner grazie alla condivisione delle informazioni e all apertura dei processi di business Assicura l integrità e la conservazione dei documenti come richiesto dalle normative e in piena aderenza con le best practice della qualità. Permette di ridurre i tempi ed i costi legati alla distribuzione interna ed esterna dei documenti Riduce i costi per il data storage Agevola la migrazione verso un ufficio paperless 2

3 ENTERPRISE FILE SYNC & SHARE Sempre pronto, sempre a portata di mano Freedoc è una soluzione enterprise di sincronizzazione e condivisione file (EFSS) che migliora il lavoro dei collaboratori permettendo l accesso veloce alle informazioni dal computer o da qualsiasi device mobile. Strumenti di collaborazione all avanguardia come Freedoc permettono all utente di sviluppare, organizzare e distribuire contenuti rendendoli facilmente disponibili ad applicazioni e processi. Quando le informazioni sono universalmente accessibili, la produttività individuale e di gruppo aumenta mentre i costi operativi diminuiscono. Repository centralizzato e condiviso del patrimonio informativo Migliora la collaborazione e la produttività Assicura che il tuo patrimonio informativo sia garantito nel tempo Gestione completa del ciclo di vita dei documenti Gestione di tutti i momenti di vita del documento - creazione, ricerca, controllo, modifica, approvazione, aggiornamento, stampa, pubblicazione e distribuzione Automatizzazione completa o parziale dei processi documentali, definendo il percorso del documento e gli utenti coinvolti che possono fare attività intorno al documento stesso 3

4 SOCIAL COLLABORATION Semplifica, condividi e collabora con tutti Freedoc Social Collaboration è un applicazione innovativa di collaborazione documentale che crea un ambiente collaborativo dove le persone, interne o esterne all azienda, possono archiviare, condividere e scambiare, in maniera sicura, informazioni di business strutturate e non indipendentemente dal loro formato. Freedoc Social Collaboration fornisce un repository centralizzato e condiviso per gestire informazioni, metadati, indici full-text, tag, checkout/checkin, versioning, ricerca completa, gestione dei permessi, funzionalità di pubblicazione e archiviazione. Utenti locali e remoti possono condividere facilmente contenuti attraverso il portale web di Freedoc e tenere traccia dell uso e delle modifiche apportate al documento grazie ai file di log. Le funzionalità di sincronizzazione e condivisione aziendale dei file, insieme a quelle di gestione documentale tradizionale, rappresentano la prossima generazione nella collaborazione, archiviazione e condivisione documentale. Collaborazione nel portale Web Fornisce numerose funzionalità per assicurare la collaborazione con i documenti condivisi: Controllo degli accessi su cartelle e documenti Checkout del documento prima della modifica Tracciamento completo dei documenti in entrata e in uscita History dei documenti Controllo delle versioni permettendo ai gestori dei documenti di vedere le differenti versioni, rivedere le modifiche e ripristinare una precedente versione (se richiesto), per garantire che l informazione non sia mai sovrascritta o cancellata Conversione in formato PDF dei documenti archiviati per un ulteriore garanzia di integrità Collaborazione social Si possono creare portali di contenuti e documenti per spazi di lavoro condivisi Gli utenti possono annotare e condividere commenti sui documenti Si possono far partecipare agli spazi di lavoro impiegati e clienti o partner della supply chain Ampio supporto per i documenti Archivia e gestisce documenti di qualsiasi tipo: Documenti in formato nativo (text files. MS Office, , fax, immagini, video) Documenti scannerizzati o importati da print spooler Compatibile con un ampia varietà di scanner, stampanti multifunzione, fotocopiatrici e fax server Integrazione con MS Office Semplifica l archiviazione e la condivisione delle informazioni Il One-Click Publishing consente all utente di salvare e ricercare velocemente documenti direttamente dalle applicazioni MS Office L utente può archiviare le con gli allegati. Le sono automaticamente indicizzate importando i relativi metadati I documenti possono essere salvati in PDF 4

5 MOBILE COLLABORATION Lavora come vuoi e dove vuoi Freedoc Mobile Collaboration sincronizza i tuoi file su tutti i tuoi device, le tue applicazioni e i tuoi gruppi grazie ad una metodologia di tipo social mobile che si integra, attraverso interfacce standard, con altre applicazioni di tipo enterprise. Indipendentemente dai device e dalla piattaforma di utilizzo, i tuoi collaboratori possono massimizzare la loro produttività creando, archiviando, condividendo e collaborando nella gestione delle informazoni. Queste caratteristiche permettono agli utenti mobile siano in sala riunioni, a casa, in aereoporto o presso un cliente di accedere ai documenti aggiornati, non solo per visualizzarli, ma anche per condividerli con altre persone autorizzate per avere feedback, input o semplicemente per renderli partecipi di nuove informazioni. Le notifiche via garantiscono un flusso aggiornato delle informazioni Avvisi agli utenti sulla disponibilità di nuovi contenuti, sulle modifiche dei documenti, sulle attività completate, su attività richieste (p.e. un approvazione) Strumenti sofisticati per aggiornare siti web Template preimpostati permettono agli utenti di inserire testo e grafici rapidamente ed autonomamente senza bisogno di programmazione o conoscenze di sviluppo web Formattazione automatica dei contenuti in conformità con standard predefiniti Contenuti approvati o rifiutati, prima della pubblicazione, da controllori che definiscono anche il periodo di validità Applicazione web accessibile tramite portale Semplifica e velocizza l accesso degli utenti L accesso ai report è gestito da politiche di sicurezza definite dagli amministratori Permette che le informazioni riservate siano distribuite tramite distribuzione limitata e controllata 5

6 DOCUMENT MANAGEMENT Digitalizza la tua carta Freedoc Document Management è una soluzione per la scansione e la conversione dei documenti, con riconoscimento di tipo OCR, ICR, BarCode, che incrementa fortemente la produttività di coloro che acquisiscono documenti cartacei, portando efficienza nei processi di business e migliorando la sicurezza delle informazioni e la compatibilità con i processi documentali. Freedoc identifica e separa automaticamente i documenti scansionati mediante un controllo su codici a barre, patch code, riconoscimento testo, o in base al layout del documento. Una volta identificato il tipo di documento esso può essere indicizzato attraverso l estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni. Interfaccia intuitiva, facile e veloce per gli utenti Facile accesso al repository documentale da parte di tutti gli utenti attraverso l applicazione web Diminuzione dei tempi di formazione e supporto agli utenti con conseguente incremento del ROI Funzioni di Scan ed OCR avanzate Driver ad alte prestazioni per scansioni ultrarapide Scansione di documenti con riconoscimento caratteri zonale o totale o basato su barcode Numerosi parametri di tuning per scan ed OCR Le misure di controllo assicurano l integrità dei contenuti richiesta per il rispetto delle normative di legge La firma digitale e la marca temporale certificano l integrità del documento, l autenticità e forniscono la non ripudiabilità del documento L integrità del documento è un requisito per essere compatibili con le normative di legge in molte nazioni ed essere in linea con le regole aziendali Controlli sofisticati rendono sicuro il patrimonio di informazioni aziendale A livello amministrativo è possibile definire policy per il controllo degli accessi, per l integrità dei documenti e per il ripristino dei contenuti I profili utente basati sui ruoli di appartenenza e il livello di autenticazione definiscono il controllo degli accessi per differenti contenuti Gli stakeholders aziendali hanno accesso sicuro solo per le informazioni di loro interesse I profili utente stabiliscono i privilegi a livello di documento e di cartella (p.e. read-only, read/write, limited) Il controllo granulare degli accessi e la possibilità di encryption del DB assicurano che le informazioni sensibili rimangano confidenziali Gli accessi possono essere settati anche a livello di documento Se necessario, l accesso può essere autorizzato anche a livello di documento 6

7 BUSINESS WORKFLOW Ottimizza i processi e mantieni il controllo Freedoc Business Workflow integra un architettura web-based per il disegno e l implementazione di processi di business e workflow interni, permettendo un approccio sistemico allo sviluppo di processi attraverso l integrazione tra il disegno e il controllo degli stessi. Le funzionalità di Freedoc BPM per la gestione dell intero ciclo di vita di un processo, offrono un set completo di strumenti per creare, eseguire ed ottimizzare i processi di business. Freedoc fornisce un semplice ambiente di modellazione e disegno di processi attraverso un Process Designer visuale con interfaccia web in grado di supportare la gestione avanzata di code ed avvisi multicanale, compreso notifiche ed approvazioni via . Un sistema di audit viene attivato durante l intero ciclo di vita del processo, dal disegno alla distribuzione e all ottimizzazione, per garantire processi aderenti alle normative e agli obiettivi organizzativi. Freedoc può gestire processi iniziati all interno dei moduli Freedoc o di altre applicazioni (tramite API) compresi i client di posta elettronica. Workflow flessibili e personalizzabili Permette alle organizzazioni di definire espliciti ruoli e responsabilità all interno del workflow, per indirizzare specifici processi di business e assegnare attività Consente di adottare decisioni sulla base di dati aggiornati Supporta le aziende nel compito di gestire liberamente documenti strutturati grazie a procedure rigorose Gestisce il ciclo di vita dei documenti in accordo con i requisiti aziendali o di business Completa tracciablità delle attività per una gestione efficiente dei workflow Permette ai manager di monitorare costantemente gli stati di avanzamento, controlla il carico di lavoro di ogni singolo utente e identifica i colli di bottiglia Riduce i tempi di attesa, migliora la produttività degli operatori e diminuisce i costi operativi 7

8 Solgenia e Akhela operano congiuntamente a livello globale nel Cloud Computing. Akhela gestisce il business in Europa mentre Solgenia, con quartier generale a Toronto, ha sedi anche negli USA e in Messico. Il gruppo è organizzato nelle tre divisioni di Business: ( Privatocloud ( e Powua ( che offrono soluzioni modulari e scalabili per la gestione di piattaforme e infrastrutture, applicazioni di business e collaboration e servizi di consulenza per costruire il proprio business sul Cloud. Per maggiori informazioni marketing@solgeniakhela.com è un marchio registrato