La CASSAFORTE DIGITALE per

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1 La CASSAFORTE DIGITALE per DOCUMENTI PROTETTI

2 La Soluzione per la Piccola Media Impresa La realtà operativa delle Piccole e Medie Imprese italiane è caratterizzata dalla produzione e dalla consultazione di innumerevoli documenti trattate in modo digitale. L elemento che connota la maggior parte di questi documenti è l altissimo livello di riservatezza e sensibilità dell informazione. La soluzione software EasyPROtection.PMI, basata sulla tecnologia di Boole Server, risponde alle necessità di protezione dei documenti propria della Piccola Media Impresa italiana garantendo in un unca soluzione protezione ai documenti riservati. un elevato livello di EasyPROtection.PMI RENDE SICURO IL VOSTRO LAVORO, nel completo rispetto della normativa vigente sulla Privacy, senza alterarne il ciclo di sviluppo e di produzione; GARANTISCE LA PROTEZIONE ASSOLUTA dei progetti, contratti, offerte, listini, cedolini paga e in generale dei documenti riservati dell azienda; RENDE TEMPESTIVO E SICURO LO SCAMBIO della documentazione interna/esterna e delle mail aziendali ASSICURA UN LIVELLO DI RISERVATEZZA ADEGUATO alle norme dettate dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; SI INTEGRA SENZA ALCUNA DIFFICOLTA nell infrastruttura tecnologica esistente. Una CASSAFORTE DIGITALE accessibile solo agli utenti autorizzati dall Azienda, siano essi dipendenti, fornitori o clienti secondo le modalità stabilite dal Titolare dell Informazione. Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 2

3 Caratteristiche di EasyPROtection PMI Le caratteristiche principali di EasyPROtection.PMI si possono riassumere nei seguenti aspetti: SICUREZZA I file sono archiviati con una chiave di cifratura a 2048 bit, lo stesso livello di protezione utilizzato in ambito militare: senza l autorizzazione alla decifratura i file risultano inutilizzabili, anche in caso di furto dei computer. Anche quando l informazione è trasmessa via , il testo e gli allegati si chiuderanno per sempre dopo 1 ora, 1 giorno, 1 settimana (quando volete)! GOVERNANCE E CONTROLLO Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono tracciate e memorizzate in qualunque momento il Titolare dei dati può essere informato, tramite notifica via posta elettronica, di una nuova condivisione e sapere chi ha avuto accesso ai file, quando e quali operazioni sono state effettuate su di essi. DOCUMENTI E ARCHIVI PROTETTI Ogni Manager può creare e personalizzare in tempo reale il proprio Archivio Protetto all interno della Cassaforte Digitale in piena autonomia: ha la facoltà di decidere se mantenerlo riservato o condividerlo con clienti esterni e di stabilire selettivamente gli accessi a determinati documenti, definendone anche le modalità (sola lettura, modifica, copia, stampa). IL WATERMARK E una funzionalità per condividere il documento con una filigrana indelebile con cui contraddistinguere il contenuto dei file. Il Watermark dimostra l'originalità di un documento non contraffatto; evita la distribuzione di copie non autorizzate; segna il percorso del documento visualizzando le informazioni di chi ha fatto cosa e quando. Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 3

4 Caratteristiche di EasyPROtection.PMI CIFRATE Tramite la funzionalità Secure Messenger è possibile inviare e allegati cifrati indipendentemente dal client di posta utilizzato in azienda TEMPESTIVITA ED EFFICIENZA La funzione versioning è molto utile quando diverse persone lavorano sullo stesso documento (contratti, comunicazioni, documenti CdA). Viene creata una nuova cartella di archivazione in cui saranno conservate e disponibili le versioni precedentemente modificate, così da avere a disposizione immediatamente l ultima versione aggiornata del documento. SEMPLICITA DI UTILIZZO Con Boole Server non sono richieste competenze tecniche specifiche per gestire le autorizzazioni di accesso e configurare i profili abilitati ad utilizzare ed accedere alla Cassaforte Digitale; l utente abilitato può modificare in tempo reale le caratteristiche della propria area riservata in piena autonomia, senza la necessità di rivolgersi a personale specializzato. GARANZIA DI RISERVATEZZA Gli amministratori del sistema informatico non sono autorizzati ad accedere al contenuto dei file protetti da Boole Server; solamente i responsabili dei documenti hanno la facoltà di accedere ad essi e configurare condivisioni e privilegi di accesso. TRASMISSIONE SICURA DEI DATI I file sono scambiati in modalità cifrata, all interno della Cassaforte Digitale, esclusivamente tra gli utenti abilitati ad accedervi anche tramite qualunque tipo di device (ipad, iphone, Tablet Android, Notebook...). Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 4

5 Esempio di utilizzo Il Titolare dell Azienda, tramite EasyPROtection.PMI, crea la Cassaforte Digitale, designa gli utenti che potranno accedervi e trasferisce all interno i file o i documenti digitalizzati di proprio interesse (Bilanci, Contratti, Dichiarazioni ). Rende accessibile la cassaforte solo ad alcuni dipendenti, clienti e consulenti consentendo loro di scambiare in tempo reale qualsiasi tipo di file in tutta sicurezza, anche via . Ogni volta che un Cliente salverà un nuovo file nella sua cartella nella Cassaforte o effettuerà operazioni su file precedentemente condivisi, gli utenti designati riceveranno una notifica via mail. Il Cliente A potrà visionare i documenti anche quando sarà fuori ufficio in tutta sicurezza: il documento NON USCIRA dalla Cassaforte Digitale e non sarà possibile COPIARLO, SALVARLO sul pc, STAMPARLO, o FOTOGRAFARLO a video anche quando verrà trasmesso via . In questo modo viene garantita la sicurezza anche incaso di furto o perdita del pc o del device mobile. Azienda Milano ARCHIVIO PROTETTO Cliente A Roma Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

6 Un caso pratico Un Commercialista, durante una riunione di un Consiglio d Amministrazione di un suo Cliente, ha necessità di consultare alcuni documenti riservati, custoditi nel suo studio professionale. Grazie alla soluzione EasyPROtection.PMI il Commercialista può consultare tutti i dati in quel preciso istante, accedendo all Archivio Protetto in assoluta sicurezza. Infatti, anche se il pc viene lasciato acceso e incustodito, i documenti non possono essere stampati, copiati o fotografati a video ma sono visibili solo in quel preciso istante. (è inteso che, in caso di debita abilitazione, il Commercialista può stampare il documento durante la riunione). I documenti sensibili sono al sicuro nella cassaforte digitale dello studio: anche in caso di furto o smarrimento del proprio notebook, il professionista non incorre nel pericolo che altri possano appropriarsi dei documenti riservati consultati durante la riunione. Licenza Server S&MB File Versioning Secure Messenger N 5 licenze Utente N 50 Condivisioni con utenti esterni Supporto e mantenimento per un anno Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 6

7 CONTATTI : Software Factory Boole Server srl via Rutilia 10/ Milano [email protected] Distributore Autorizzato Security Castle srl via Perin del Vaga Milano [email protected] Copyright 2012 Boole Server - Tutti i diritti riservati 7