AscoCollabora Manuale Utente. Release 1.3

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1 AscoCollabora Manuale Utente Release 1.3 martedì 15 aprile 2014

2 Sommario Presentazione... 3 Interfaccia Web... 4 Accesso ai propri file... 5 Windows... 5 Via CloudTools... 5 Mobile... 6 Versioning dei contenuti... 6 Sincronizzazione dei contenuti... 6 Condivisione dei contenuti... 7 Encryption... 9 Locking... 9 File view comment Messages... 11

3 Presentazione Benvenuti nel servizio AscoCollabora, la soluzione per la sincronizzazione e condivisione dei propri contenuti sul Cloud Lo scopo primario del servizio AscoCollabora è quello di aggiungere caratteristiche avanzate al servizio di Object Storage AscoStoreS3. Tali caratteristiche, ad esempio, comprendono una gestione degli utenti avanzata, controllo granulare degli accessi e governace puntuale sulla condivisione dei contenuti. Con AscoCollabora potrete inoltre condividere una o più cartelle del vostro PC e sincronizzarle con il servizio AscoCollabora. Basta posizionare i propri contenuti all interno della cartella prescelta del proprio PC ed i contenuti saranno immediatamente sincronizzati sul Cloud AscoCollabora. Qualsiasi contenuto può essere condiviso tramite cartelle condivise o Business group. L applicazione mobile (Android, ios, Windows Phone e Blackberry) permetto di navigare, scaricare e caricare contenuti come foto e video. Sia che si utilizzi un device mobile, una postazione PC, o un client web, il servizio AscoCollabora da la possibilità di caricare contenuti in ogni momento, con semplicità, all interno di uno spazio dedicato, sicuro ed affidabile. Maggiori dettagli sulla soluzione AscoCollabora è disponibile sul portale FAQ di Ascotlc

4 Interfaccia Web Per connettersi al servizio AscoCollabora basta collegarsi al portale Una volta collegati, il browser restituirà la seguente pagina: Inserire il proprio nome utente e la propria password ricevuto dal proprio amministratore. Una volta cliccato su Accedi vi sarà presentata la dashboard

5 L interfaccia web comprende le seguenti parti: 1. Dashboard: pagina iniziale con contenuti personalizzabili dall utente tramite widget. 2. File manager: Gestione dei propri files. 3. Menu: gestione del proprio account (Widget, accesso ai propri public files, messaggistica) Files & Sincronizzazione Accesso ai propri file Il proprio spazio dedicato può essere raggiunto da qualsiasi piattaforma utilizzando l URL di collegamento. Ci sono altre opzioni per integrare il proprio spazio cloud con il proprio desktop. Di seguito verranno descritte nel dettaglio. Windows Via CloudTools Installando il client si avrà la possibilità di definire e controllare la sincronizzazione delle proprie cartelle all interno del proprio spazio dedicato sul cloud e la gestione di tutti i contenuti cloud direttamente dalla propria postazione. La versione aggiornata del client è disponibile qui. Il Client AscoCollabora Cloud Tools consiste in due parti: Cloud Sync (sincronizzazione di una o più cartelle con il cloud). Cloud Drive (accesso a tutti i propri contenuti via disco di rete).

6 Mobile Per connettersi al serizio AscoCollabora tramite il proprio mobile device basta collegarsi al portale: L applicazione ufficiale per utilizzare il servizio AscoCollabora è SME. L applicazione è disponibile per sistemi Android, Apple ios, Windows Phone e Blackberry. Per installare la propria applicazione vi consigliamo di collegarvi ai rispettivi portali ufficiali. Versioning dei contenuti AscoCollabora supporta la funzionalità di versioning dei files. Questa funzionalità è abilitata di default e crea automaticamente una copia di backup dei file, come mostrato qui di seguito: Sincronizzazione dei contenuti Per sincronizzare i propri contenuti all interno del servizio AscoCollabora, vi raccomandiamo l utilizzo dei client ufficiali per Windows. Una guida passo-passo in italiano è disponibile sul sito all interno dell area FAQ.

7 Condivisione dei contenuti Si può condividere qualsiasi files/cartella presente all interno del proprio spazio cloud. La condivisione può avvenire in tre modalità: 1. Nei confronti di altri utenti AscoCollabora appartenenti al proprio gruppo (Business groups) 2. Con collegamento. Condivisione pubblica dei contenuti, protetto da password o meno. Eventualmente si può delegare il sistema all invio di una mail precompilata contenente il link. Consigliamo di impostare sempre una data di scadenza per i contenuti condivisi. 3. Pubblicando i contenuti all interno dei proprio portale pubblico (public file) 1. Business Group: tasto destro sul file da condividere Group sharing Verrà proposto a quale gruppo associare il contenuto da condividere. Per definire un gruppo, andare sul tab Groups presente all interno del File Manager 2. Shared link: tasto destro sul file Generate Shared Link A questo punto sarà possibile impostare una data di scadenza ed una password di sicurezza.

8 3. Pubblicazione Web: tasto destro sul contenuto Make Public Il file verrà automaticamente collegato alla propria pagina web personale e sarà visibile a chiunque abbia in possesso il link URL così costituito + users/ + nomeutente. Nel caso dell utente l URL sarà: Un link sempre attivo per l accesso alla propria pagina web è disponibile sulla propria home page, in basso a destra

9 Encryption Qualsiasi dato caricato può essere criptato con una password. Il caricamento in modalità encryption può avvenire via web e via Cloud Sync. Via Web: all interno del File Manager, cliccare su Upload files. Verrà mostrata una nuova finestra che permetterà di selezionare i files da caricare. L ultima voce della finestra riguarda l encryption del dato. NB. Se la password viene smarrita non sarà più possibile leggere il dato crittografato.! Locking I file possono essere posti in stato di lock. Un file sottoposto a locking può essere scaricato e letto, ma solo il proprietario del file può modificarlo/caricarlo all interno dello spazio cloud. Anche qui, per abilitare lo stato di lock, tasto destro sul file Lock file

10 File view comment Per ogni file è possibile inserire commenti e visualizzare il dettaglio dei metadati. La funzionalità di commento è molto utile in ambiente collaboration. Per visualizzare i metadati o inserire un commento, tasto destro sul file File view o Comnet

11 Messages E possibile utlizzare il portale AScoCollabora per scambiarsi messaggi con gli utenti della propria organizzazione. Al interno della propria home page esistono due voci (Members e Messages) All interno di Members vengono elencati tutti gli utenti della propria organizzazione e cliccando sull icona è possibile inviare un messaggio. Attraverso la voce Messages è possibile visualizzare lo storico di tutti i messaggi inviati e ricevuti. AscoTlc Spa - Via Friuli, San Vendemiano (TV) Numero Verde Fax Mail

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