Checklist di valutazione sistemi di Gestione Documentale

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1 Checklist di valutazione sistemi di Gestione Documentale Le seguenti domande vi aiuteranno a valutare differenti sistemi di gestione documentale al fine di scegliere il sistema che soddisfa le vostre necessità Cattura Il prodotto lavora con una larga varietà di scanner? Potete utilizzare attrezzature di cattura ibride o specializzate tali come scanner fotocopiatori e scanner di microfilm? Il sistema autonomina i documenti durante le scansioni in funzione dell utente, data o altri valori? Potete scansionare pagine aggiuntive in documenti esistenti? Potete eseguire aggiustamenti delle immagini rimuovendo macchie, rimuovere linee, ritagliare, ruotare ed eseguire altre operazioni di pulizia dell immagine? Il sistema rimuove automaticamente pagine vuote? Potete archiviare documenti elettronici, incluse immagini, testi, fogli di calcolo, PDF, filmati, AutoCAD, e file sonori, nel loro formato nativo? Potete inviare documenti al sistema di Windows Explorer? Potete archiviare documenti da applicazioni Microsoft? Potete estrarre automaticamente i metadata dalle ? Il sistema supporta l acquisizione automatica dei metadata? Potete importare documenti elettronici e directory con il drag and drop? Potete esportare ed importare documenti, cartelle e i loro metadata utilizzando briefcase? Potete convertire documenti elettronici in immagini d archivio senza stamparle e scansionarle? Potete estrarre il testo dai documenti elettronici? Potete creare nuove cartelle direttamente dal dialogo di Importazione? C è allineamento del formato per un preciso Zone OCR? Potete estrarre schede di indicizzazione e dati di identificazione dalle immagini? Potete estrarre i dati da zone OCR, codici a barre o Optical Mark Recognition (OMR)? Potete utilizzare dati estratti per nominare il documento o la cartella, indicizzare o come input per altri processi? Il sistema identifica i documenti riconoscendo i formati o per confronto dei dati estratti? Il sistema utilizza identificazione per separazione del documento o processa mento individuale? Puoi improntare le immagini con numeri di Bates, lookup data o bitmap? Puoi fare un piano di lavorazione per caricare i documenti nell archivio? Sistema 1 Sistema 2 Sistema 3 1

2 Archiviazione E il posizionamento dei dati del documento pienamente configurabile ed archiviabile su qualunque volume di rete? C è una gerarchia di cartelle dei documenti separata dai volumi di archiviazione fisici? Potete configurare la dimensione del volume e fissare i limiti di sostituzione? C è pieno supporto per volumi riscrivibili, di sola lettura, rimovibili o fissi? Potete far migrare i documenti da differenti volumi fisici? Potete sistemare i file del contenuto dei documenti a sola lettura per supporto magnetico WORM? Potete trasferire volumi di archiviazione dei documenti con metadata e organizzazione delle cartelle intatti? Potete allegare grandi quantità di documenti tramite volumi portabili per sincronizzazione aggiuntiva? Il sistema archivia i documenti in formati non proprietari TIFF e ASCII? Indicizzazione Il sistema utilizza schede di indicizzazione per associare i metadata con documenti e cartelle? Potete creare schede di indicizzazione differenti per tipi distinti di documenti? Ci sono vincoli che forzano gli utenti ad entrare le informazioni nelle schede di indicizzazione in formati specifici? C è un codice di colori per distinguere i tipi di documento? Potete riassegnare od aggiornare le schede di indicizzazione o i campi in qualunque momento? Ci sono elenchi di selezione disponibili per standardizzare le voci delle schede di indicizzazione? Potete generare testo ricercabile da file PDF e CAD? Potete popolare automaticamente le informazioni delle schede di indicizzazione ai documenti da cartelle parenti? Il programma supporta OCR simultanei da multiple workstation? Quante lingue sono supportate dal OCR? 2

3 Ricerca e Recupero Sono supportate le ricerche dei campi delle schede di indicizzazione? Le ricerche full-text (testo completo) coprono l intero database? Sono supportate le ricerche con logica fuzzy? Potete far ricerche da tag di sicurezza, volumi, data di creazione o modifica, testo delle note o altri criteri? Potete salvare i criteri delle vostre ricerche per eseguirle di nuovo in futuro? Sono supportate le ricerche di prossimità? Potete fare ricerche del nome del documento o della cartella? Potete combinare criteri di ricerca per restringere i risultati (ricerca Booleana)? Potete limitare i risultati di ricerca per cartella? Sono i termini ricercati evidenziati per mostrare la loro precisa posizione nel documento trovato? Potete salvare i risultati di ricerca in cartella per un riferimento veloce e un facile accesso? C è una linea di visualizzazione del contesto che mostra come la parola o frase è usata senza recuperare l intero documento? Distribuzione Il software offre una configurazione sensibile di stampa? Ci sono scale accurate di stampa in modo che la stampa sia uguale al documento originale Potete inviare dei documenti archiviati in formato TIFF o PDF? E supportato il recupero da piattaforme differenti con standard Web browser? Potete distribuire ed archiviare record su media non cancellabili? Potete distribuire i documenti su CD e DVD royalty-free? I CD hanno un motore di ricerca nativo accessibile su qualunque PC? Ci sono capacità di gestione dei documenti con il Web browser (thin client)? Potete creare archivi pubblicabili basati sui risultati di ricerca? Potete drag and drop i documenti in una ? 3

4 Sicurezza Ci sono misure di sicurezza e archiviazione che supportano l adempimento dei regolamenti? Ci sono diritti privilegiati che controllano le funzioni amministrative? Ci sono diritti delle caratteristiche che controllano funzioni come la scansione, la stampa, la ricerca e l importazione? Ci sono diritti di accesso che determinano il livello di accesso per gli utenti o i gruppi? Ci sono diritti di accesso di volume che determinano il permesso di importare volumi di dati? Ci sono controlli di accesso al campo della scheda di indicizzazione che limitano l abilità dell utente di vedere e modificare i campi delle schede di indicizzazione? Sono i diritti applicabili per ambedue gli utenti e i gruppi? Potete applicare politiche di password, includendo lunghezza, complessità e durata della password? Potete configurare il tempo massimo di inattività prima che gli utenti siano automaticamente sconnessi? Potete permettere o negare esplicitamente i diritti di sicurezza attraverso l eredità? I tag di sicurezza mettono limitazioni speciali sui documenti e le cartelle? Potete mettere redazioni in modo sicuro a porzioni sensibili di documenti? Ci sono vari livelli di audit che tracciano gli adempimenti e le responsabilità? Potete controllare i permessi di sicurezza centralmente o delegare ai capi dipartimento? C è supporto nativo per la singola firma? Potete obbligare che le stampe includano filigrane di sicurezza per tracciare l origine? Potete richiedere agli utenti di indicare la ragione per esportare un documento? Workflow Potete modellare i processi di lavoro con un interfaccia grafica intuitiva? Potete automatizzare il movimento dei documenti con smistamento basato su regole? Potete mantenere la produttività con notifiche automatizzate? 4

5 Gestione Documentale C è una vista della cartella intuitiva che rende l organizzazione facile e flessibile? Potete mostrare nomi, campi della scheda di indicizzazione e informazioni del volume dei documenti nella navigazione della cartella? Potete personalizzare la vista dei metadati e della colonna nelle cartelle? Potete rinominare e riorganizzare i file dei documenti? Potete tracciare le versioni dei documenti e personalizzare come ricercare le versioni da mostrare? Ci sono capacità di check-in/check-out? Potete stabilire relazioni di collegamento fra i documenti? Potete evidenziare il testo e le immagini? Possono gli utenti piazzare fogli adesivi di note sui documenti con testo ricercabile e collegamenti ipertestuali? Potete timbrare le immagini con grafiche personalizzate o predefinite? Ci sono immagini di annotazioni che coprono l oroginale in modo di non modificarlo? Ci sono tag informativi che allertano gli utenti di speciali proprietà? Potete mostrare immagini in bianco e nero, colori o scala di grigi? Potete modificare i file di testo creati tramite OCR? Qual è il massimo zoom? Il software supporta il completo panning, rotazione e contrasto? 5