4Serials Opendoc Document Management System

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1 4Serials Opendoc Document Management System

2 Chi siamo Opendoc Srl è una società milanese nata a seguito di un'importante esperienza per il Ministero per i Beni e le Attività Culturali che ha portato al lancio, nella primavera del 2003, dell'emeroteca Digitale della Biblioteca Nazionale Braidense, la prima biblioteca digitale pubblica di periodici via Internet. Il settore principale di attività della società è focalizzato sull'offerta, rivolta a biblioteche, archivi ed enti culturali, di soluzioni (software, hardware e connettività) per la preservazione in digitale e la pubblicazione via Internet di materiale documentale storico e contemporaneo. Tra i principali clienti della società si possono annoverare la Biblioteca Nazionale Braidense, la Mediateca di Santa Teresa, la Fondazione Corriere della Sera. Opendoc ha partecipato, nel corso del 2003, alla prima fase del progetto di digitalizzazione dell'archivio storico del Corriere della Sera. Opendoc Srl via Bernini, 5/ Corsico (Milano) tel./fax [email protected]

3 Cos è Opendoc DMS 4Serials Opendoc Document Management System (DMS) è la famiglia di applicazioni, di Opendoc Srl, per l'indicizzazione e la gestione conservativa di pagine digitalizzate di fondi documentali storici e contemporanei. Con il crescere dei progetti di recupero in digitale, è scaturita la necessità di disporre di strumenti software capaci di soddisfare esigenze specifiche di gestione documentale. In questo scenario si colloca l offerta DMS rivolta ad enti culturali e ai centri servizi, destinata ad affiancare, negli ambienti di produzione, le applicazioni di gestione delle apparecchiature di acquisizione. 4Serials (4S) è l applicazione client/server della famiglia DMS dedicata alla gestione dei periodici digitalizzati.

4 I moduli L applicazione è composta dai seguenti moduli funzionali: 1. Modulo gestione progetto 2. Modulo gestione dati catalografici 3. Modulo indicizzazione 4. Modulo esportazione

5 I moduli Modulo gestione progetto Opendoc DMS 4Serials E il modulo che consente di gestire i dati del progetto di digitalizzazione e dell agenzia responsabile. Questo modulo, studiato per le esigenze dei centri servizio, consente di organizzare i lotti documentali, oltre che per testata, per progetto e per agenzia. Caratteristiche generali: possibilità di gestire più agenzie; possibilità di associare più progetti ad un agenzia; campi informativi conformi allo schema MAG versione 1.0

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7 I moduli Modulo gestione dati catalografici Opendoc DMS 4Serials E il modulo che consente di gestire i dati catalografici di una testata (metadati descrittivi) secondo lo standard ISBD (CR). Permette inoltre di gestire le variazioni (i cambiamenti di alcuni dati di edizione) e la storia (i legami con altri documenti) di una data testata. Caratteristiche generali: attribuzione codice alfanumerico identificativo ad ogni testata; catalogazione secondo i campi ISBD (CR); gestione variazioni dati di edizione; gestione legami fra schede bibliografiche per la creazione della storia di una testata; possibilità di gestire l attività di catalogazione in modo indipendente dall attività di indicizzazione; funzioni di ricerca sul database delle testate

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9 I moduli Modulo indicizzazione Opendoc DMS 4Serials E il modulo che consente di indicizzare i file immagine importati mediante la creazione di tre differenti livelli gerarchici di oggetti informativi (tipicamente il volume, il fascicolo e gli elementi di spoglio) e l attribuzione a ciascun oggetto di metadati descrittivi specifici (i dati cronologici, di edizione, di nomenclatura e responsabilità). Un apposito modulo consente di indicizzare illustrazioni o fotografie, mediante strumenti di annotazione in grado di operare su specifiche aree della pagina. Caratteristiche generali: riconoscimento dei formati TIFF e JPEG; possibilità di creare un nomenclatura personalizzata per ogni oggetto informativo; associazione oggetti-pagine attraverso interfaccia dedicata; possibilità di modificare la sequenza delle pagine; importazione dei file direttamente all interno degli oggetti informativi di primo livello; attribuzione di numerazione alle pagine; visualizzazione della pagina con funzioni di pan, zoom e rotazione; attività di indicizzazione indipendente dalla presenza dei file; funzioni di ricerca nel database delle responsabilità

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12 I moduli Modulo esportazione Opendoc DMS 4Serials E il modulo che consente di esportare i dati di catalogazione/indicizzazione e i file immagine verso un sistema di archiviazione. Il modulo genera una sequenza di file organizzati in una o più cartelle corrispondenti agli oggetti di primo livello. Viene inoltre generato un file XML in formato MAG versione 1.0, contenente i dati catalografici (metadati descrittivi), i dati di struttura del documento (come la sequenza delle pagine e i dati di inizio/fine degli oggetti informativi che lo compongono) nonché le informazioni tecniche necessarie per la preservazione degli oggetti digitali (metadati gestionali-amministrativi). Caratteristiche generali: possibilità di selezionare gli oggetti informativi da esportare (uno o più volumi di una testata selezionata); raccolta automatica, in fase di esportazione, dei metadati gestionali-amministrativi previsti dallo schema MAG; possibilità di indicare il formato del supporto (CD, DVD o tape) per la creazione in automatico delle cartelle file di archiviazione;

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14 Caratteristiche tecniche 4S è un applicazione multi-utente per piattaforma Windows (versioni NT, W2K, XP). La base dati è gestita centralmente attraverso l applicativo DBRMS MySQL, installabile su piattaforma Wintel o Linux. Il sistema, client e applicazione database, può essere configurato e avviato su un solo PC oppure su macchine separate. L ambiente di produzione può essere potenziato nel tempo, mediante l aggiunta di nuove postazioni di indicizzazione. L inserimento dei dati in multi-utenza è protetto da un meccanismo di blocco sugli oggetti informativi di primo livello (tipicamente il volume). I dati di catalogazione e di indicizzazione sono trattati in esportazione secondo lo standard XML MAG schema versione 1.0.